463 Rammeavtale for kjøp av administrative tjenester

Rammeavtale (ikke eksklusiv) for kjøp av administrative tjenester til Norsk nukleær dekommisjonering (NND) og IFE NUK på to lokasjoner (Halden og Kjeller). Anskaffelsen gjennomføres etter FOSA del II som en to-trinns prosess: Trinn 1 kvalifisering og Trinn 2 tilbud, med avrop via minikonkurranser mellom rammeleverandører per delkontrakt. Rammeavtalens varighet er 2 år med automatiske forlengelser (1+1+1+1+1) til maksimalt 7 år. Delkontrakter 1–6 dekker bl.a. organisasjons- og lederstøtte, HR/personal, økonomi/regnskap, prosess/rapportering/forvaltning, prosjekt-/dokumentadministrasjon og analyser.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske: Firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.3 (tabell)
• Tilbyder og underleverandører skal være registrert i Norge eller i land med gyldig sikkerhetsavtale med Norge.

  Dokumentasjon: Vedlegg 6 – Egenerklæring sikkerhet (og leverandørens plikt til å forsikre seg om gjensidig sikkerhetsavtale).

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.3 (sikkerhet/registrering)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiavgiftsbetaling (kravet gjelder også virksomheter det støttes på).

  Dokumentasjon: Norske: attest for skatt og mva. ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Utenlandske: attest om ordnede skatte-/avgiftsforhold, eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom attester ikke utstedes.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.3 (skatt og mva.)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utstedt av anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist, basert på siste kjente regnskapstall; kredittverdighet (A eller tilsvarende). Alternativt annet egnet dokumentasjon dersom saklig grunn for ikke å fremlegge kredittvurdering.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.4
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra levering av tjenester innen aktuell delkontrakt.

  Dokumentasjon: Inntil tre referanseoppdrag for den enkelte delkontrakt fra de siste fem årene. For hvert oppdrag: oppdragsgiver, innhold/beskrivelse, rolle og ansvar, varighet og omfang, relevante regulatoriske/sikkerhetsmessige/virksomhetskritiske forhold, kontaktperson. Benytt Vedlegg 3 mal; vektlegging av relevans/kompleksitet/likhet/dokumentert rolle og faktisk bidrag.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.5 (Erfaring) + Vedlegg 3
• Leverandøren skal dokumentere tilgang til tilstrekkelige ressurser til å levere tjenester under den aktuelle delkontrakten, inkludert minimumskapasitet.

  Dokumentasjon: Oversikt over ansatte med angivelse av kompetanse, og forpliktelseserklæringer der leverandøren baserer seg på andre foretak. Minimum: delkontrakt 1, 3, 4 og 6: 8–10 ressurser; delkontrakt 2 og 5: 2–4 ressurser. Benytt Vedlegg 3.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.5 (Tilgang til ressurser)
• Leverandøren skal ha rutiner for ressursstyring og oppfølging (bemanningsmodell, kapasitetsoppfølging, håndtering av fravær/bortfall av nøkkelressurser, bruk av underleverandører/samarbeidspartnere, kvalitetssikring).

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse for de oppgitte punktene (bemanningsmodell, kapasitetsoppfølging, håndtering av fravær/bortfall, bruk av underleverandører/samarbeidspartnere, kvalitetssikring).

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.5 (Rutiner for ressursstyring og oppfølging)
• Leverandøren skal ha sikkerhet- og etterlevelsesrutiner relevante for aktuell delkontrakt.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for relevante rutiner og styringsmekanismer, hvordan krav til sikkerhet og etterlevelse håndteres i organisasjonen, samt eventuelle sertifiseringer/godkjenninger. (Se også egenerklæring sikkerhet i Vedlegg 6 og sikkerhetskrav i kap. 3.)

  Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.5 (Sikkerhet og etterlevelse)

• Søknad om å delta må leveres innen frist i EU Supply (absolutt frist).Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 8.2
• Søknaden skal ha korrekt filformat: PDF eller Office-kompatibelt. Lenker til nettsider skal ikke hensyntas.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 8.3 (Format)
• Søknadens filstruktur skal følge tabell (01–05) iht. Vedlegg 1 og dokumentasjonskrav for kap. 7.5 samt egenerklæring sikkerhet og leverandørens besvarelse på krav til ytelsen.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 8.4 (Struktur)
• Alle filer i søknaden skal være på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 8.5
• Egenerklæring om sikkerhet (Vedlegg 6) skal fylles ut, signeres og leveres som del av kvalifikasjonssøknaden; gjelder også underleverandører.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 3 (sikkerhet)
• Hvis leverandøren støtter seg på annet foretak for økonomi/finans eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, må dokumentasjon fra støttende foretak vedlegges samt relevante forpliktelseserklæringer (Vedlegg 4 og/eller Vedlegg 5).Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.2 + Vedlegg 4/5
• Søknaden skal inneholde/gi informasjon om hvilke og hvor store deler av kontrakten som skal tildeles underleverandører samt hvilke underleverandører som skal benyttes.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.2 (underleverandører - opplysningsplikt)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

• Sikkerhetskrav: Kontrakten er sikkerhetsgradert (høyeste aktuelle nivå «KONFIDENSIELT»), og leverandøren må være forberedt på bl.a. sikkerhetsavtale og behov for autorisert/sikkerhetsklarert personell. Manglende oppfyllelse kan medføre vesentlig mislighold/heving.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 3
• Underleverandørbegrensning: ikke mer enn ett underleverandørledd under kontrakten.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.2
• Krav til egenerklæring om sikkerhet gjelder også for underleverandører, inkludert når underleverandører kommer til under kontrakt.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 7.2
• Lønn- og arbeidsvilkår: avtalen/bilag stiller krav og dokumentasjon/sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (2008 nr. 112).Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 4
• Konfidensialitet/offentlighet: leverandøren skal angi hvilke opplysninger som kan være unntatt innsyn; leverandør er ansvarlig for at sikkerhetsgradert informasjon begrenses til autoriserte personer som har signert taushetserklæring.Kilde: Konkurransegrunnlaget kap. 5.1
• Ved behov kan oppdragsgiver kreve utskiftning av ressurser; skal skje uten ekstra kostnad og risiko for oppdragsgiver og uten forsinkelser (saklig grunn, bl.a. fristoverholdelse/samarbeid).Kilde: SSA-R Bilag 4 (sikkerhets-/admin bilagutdrag) / omtalt i Bilag 1-7-teksten (oppgir utskiftning)
• Minimumskapasitet i rammeavtaleperioden: enten selv eller via underleverandører skal leverandør til enhver tid ha minimum 2–4 og 8–10 ressurser innenfor delkontraktene nevnt i 7.5.Kilde: SSA-R Bilag 1-7-teksten (omtalt under avrops-/avtalevilkår - minimumskapasitet)
• Pris- og leveransevilkår: timepriser er maksimalpriser; reise og møter i lokaler Halden/Kjeller/Teams, reisetid dekkes ikke; reise-/diettkostnader skal inngå i timepris. Ingen administrasjonskostnader/påslag utover avtalte timepriser.Kilde: SSA-R Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser)
• Fakturering: elektronisk i EHF der det ikke er avtalt annet; betalingsfrist 30 dager etter mottak av korrekt faktura; krav om spesifikasjon av timer/underlag samt merking av referanser.Kilde: SSA-R Bilag 5 (Fakturering/Betalingsbetingelser)

• Dokumentasjonen for 'kontraktskrav' utover rammeavtale-/bilagshenvisningene er ikke fullstendig gjengitt i utdraget; SSA-R bilag 1–7 inneholder flere krav, men kun deler er eksplisitt synlige i teksten.
• Konkurransegrunnlaget viser til 'Bilag 1-7' og 'SSA-R bilag 4' for flere kontraktspunkter, men eksakt innhold for enkelte kontraktskrav (ut over sikkerhet, pris og noen administrative forhold) er ikke detaljert i den medfølgende teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kapittel 12.1 står det at «pris 100 %» er tildelingskriteriet for rammeavtalen (5 leverandører per delkontrakt). Kan dere bekrefte om dette innebærer at tildeling i tilbudsfasen skjer kun basert på laveste evaluerte pris, og at kriteriene kompetanse og oppdragsforståelse kun brukes ved minikonkurransene i avropsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken betydning kvalifikasjoner/ressurskvalitet har i tildelingen av rammeavtalen vs. i minikonkurranser for å prise og priselegge riktig.

   Kilde: Kapittel 12 Tildelingskriterier og evaluering (12.1) samt punkt 1.5 Avropsmekanisme

2. For delkontrakt 1, 2 og 4–6 fremgår vilkåret «Juniorkonsulentprisen kan ikke være under 65% av total timepris for seniorkonsulent». Kan dere bekrefte hvordan «total timepris for seniorkonsulent» skal forstås (kun i delkontraktens timepris-kategori, og uten andre påslag/utlegg), og om regelen gjelder per delkontrakt og per ressurskategori uansett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En presis forståelse av prisformatet er nødvendig for å unngå avvik/avvisning og for å kunne kalkulere bemanning og leverandørens prissettingsstrategi korrekt.

   Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (timepriser og 65%-kravet)

3. I bilag 5 «Reise og møter» står det at «Reisetid dekkes ikke» og at «reise og diettkostnader skal inngå i leverandørens timepriser». Kan dere bekrefte om alle reise-/diett-kostnader som oppstår i tilknytning til oppdrag (inkludert eventuelle reiser mellom Halden og Kjeller og/eller andre lokasjoner) skal innkalkuleres i timeprisene, og om det er noen unntak hvor utlegg kan godkjennes på forhånd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en entydig avklaring kan leverandøren risikere å underprise reise- og kostnadskomponenten, eller å levere et strukturert tilbud som senere ikke godtas.

   Kilde: Bilag 5 (Utlegg, Reise og møter, Reisetid dekkes ikke)

4. Dere angir at «Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt mellom partene på forhånd». Kan dere utdype hvordan «på forhånd» praktiseres i minikonkurranser/avrop (f.eks. om godkjenning må skje i forkant som skriftlig avrop/ordre, eller om e-post/bestillingsrutine kan anses tilstrekkelig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke prosesser og dokumentasjonskrav som utløser refusjon av utlegg for å unngå tvist om fakturering.

   Kilde: Bilag 5 (Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt mellom partene på forhånd)

5. Ved gjennomføringen av kontrakten kan leverandøren komme i befatning med «sikkerhetsgradert informasjon», og det oppgis at høyeste nivå er «KONFIDENSIELT». Kan dere bekrefte hvilket eller hvilke konkrete informasjonstyper/leveranser som typisk vil kreve KONFIDENSIELT-tilgang (og ikke bare BEGRENSET), samt om det finnes en forventet andel av arbeidsomfanget som normalt vil være på hvert nivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetsnivå påvirker bemanningskost, klareringsbehov og planlegging. Leverandøren trenger et realistisk grunnlag for å prise risiko og ressursbruk.

   Kilde: Kapittel 3 Sikkerhetskrav mv. (inkl. «Høyeste aktuelle skjermingsnivå»)

6. I kapittel 7.5 fremgår det at leverandøren «skal levere en kort redegjørelse» for rutiner for ressursstyring/oppfølging og sikkerhet/etterlevelse, men det er ikke angitt lengde eller format. Kan dere bekrefte forventet omfang (f.eks. antall sider/tegn) og om EU-Supply-malene/vedleggene legger føringer for dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klare krav til besvarelsens omfang for å kunne utarbeide et konkurransedyktig og korrekt kvalifikasjonstilbud uten å bruke unødige ressurser eller risikere avvik.

   Kilde: Kapittel 7.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (Rutiner for ressursstyring og oppfølging; Sikkerhet og etterlevelse)

7. I kapittel 7.2 og bilag 4 (Administrative bestemmelser) stilles det krav om at det ikke tillates mer enn «ett underleverandørledd». Samtidig står det i kapittel 7.2 at leverandøren kan bruke underleverandører. Kan dere klargjøre hva som er tillatt i praksis for konsernselskaper/samarbeid (f.eks. om underleverandør kan være et konsernselskap som igjen bruker egne underleverandører, og hvor «ledd» telles)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig grensedragning for underleverandørkjede reduserer risiko for at leverandøren uforvarende bryter kravet og blir avvist.

   Kilde: Kapittel 7.2 Om bruk av underleverandører og støtte fra andre foretak; Bilag 4 Administrative bestemmelser (underleverandører/ett ledd)

8. I bilag 4 fremgår det at leverandøren må kunne påta seg innleieoppdrag, og at manglende registrering som bemanningsforetak innen 2 måneder etter kontraktssignering er vesentlig mislighold med rett til umiddelbar heving. Kan dere bekrefte om denne registreringsplikten gjelder for alle delkontrakter umiddelbart (selv om innleie ikke vil bli brukt i starten), og om dere kan presisere hvordan kontraktsoppstart/avrop håndteres dersom registrering ikke er på plass ved første avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere juridisk og operasjonell risiko knyttet til innleie og planlegge oppstart/ressursuttak i samsvar med kravet.

   Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser (Bemanningsforetak; 2 måneder etter kontraktssignering)

9. I kapittel 9 (Utvelgelseskriterier) er det oppgitt at vurdering gir poeng på skala 1–10, og at «meroppfyllelse» vektlegges. Kan dere beskrive hva som typisk vil gi høy score innen hvert delkriterium (Erfaring 30%, Tilgang til ressurser 30%, Rutiner 20%, Ressursstyring og oppfølging 20%, Sikkerhet og etterlevelse 20%) og om noen delkriterier overlapper (f.eks. rutiner vs. ressursstyring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig struktur/overlapp i utvelgelseskriteriene gjør det vanskelig å optimalisere dokumentasjonen i kvalifikasjonsfasen for å komme i toppsjiktet.

   Kilde: Kapittel 9 Utvelgelseskriterier (tabell med vekt og meroppfyllelse)

10. For minikonkurranser oppgis det at oppdragsgiver «kan» foreta intervju for å verifisere og/eller utdype kompetanse og oppdragsforståelse, og at «det er opp til oppdragsgivers skjønn» om intervju brukes. Kan dere bekrefte om intervju (dersom det gjennomføres) vil være standardisert (samme spørsmål/opplegg for alle inviterte) og om intervjuresultat påvirker evalueringen, eller kun brukes som verifikasjon?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Intervju kan påvirke leverandørens kost og risikoprofil, og leverandøren trenger å vite om det inngår i poengberegningen eller fungerer som kvalitetskontroll.

    Kilde: Kapittel 1.5 Avropsmekanisme – minikonkurranser; Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakter (intervju nevnt)