Rammeavtale - Kommunikasjon- og markedsføringstjenester

Sandnes kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør for kommunikasjon- og markedsføringstjenester. Avtalen omfatter bl.a. grafisk design/visuell kommunikasjon (analoge og digitale flater), rådgivning og gjennomføring av kampanjer (inkl. analyse/måling), samt identitets- og omdømmebygging og rådgivning knyttet til digitale annonser og mediekanaler. Stillingsannonser og filmproduksjon er ikke omfattet. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) med tilbudsfrist 11.09.2026 kl. 12:00. Rammeavtalens forventet oppstart er 24.11.2026, varighet 2 år med opsjon 1+1 år (evt. kortere forlengelse ned til 6 måneder). Årlige estimerte verdier er oppgitt som ca. 1 200 000 NOK eks. mva., og total estimert verdi inkl. opsjoner ca. 4 800 000 NOK eks. mva. Maksimal kontraktsverdi er beregnet til 5 520 000 NOK eks. mva. (jf. punkt om EU-domstolen sak C-23/20). Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitative kriterier (pris 30 %, erfaring/referanse 40 %, løsningsforslag 30 %).

• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Kap. 6.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (for norske selskaper firmaattest; for utenlandske dokumentasjon på tilsvarende registrering).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på registrering (tilsvarende registreringsdokumentasjon).

  Kilde: Kap. 6.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; minimum vurdering «Kredittverdig».

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (basert på siste tilgjengelige regnskap). Oppdragsgiver vil også innhente kredittvurdering fra Commercial Delphi Score (Experian).

  Kilde: Kap. 6.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av relevant art og omfang.

  Dokumentasjon: Liste over de 3 viktigste relevante oppdragene de siste 5 år med: hva oppdraget omfattet, tidsrom, omfang i kroner, referanseperson (navn, telefon, e-post).

  Kilde: Kap. 6.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandøren støtter seg på tredjemannsressurser for tekniske/faglige eller økonomiske/finansielle kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere rådighet over nødvendige ressurser (forpliktelseserklæring/rettslig forpliktelse) og evt. solidaransvar (for økonomi/finans).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring(e) og/eller rettslig bindende bekreftelse; ved økonomisk/finansiell støtte: solidaransvarserklæring eller lignende.

  Kilde: Kap. 6.5 Tredjemannsressurser

• Tilbudet skal leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfristen.Kilde: Kap. 3.1 Tilbudsfrist / Kap. 9.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets utforming ved levering: Utfylt og signert konkurransegrunnlag (inkl. forbehold, tredjemannsressurser og firmainformasjon/vedståelsesfrist).Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Svar på kvalifikasjonskrav i henhold til kapittel 5 og 6 (ESPD-skjema, skatteattest/firmaattest, referanseoppdrag og kredittvurdering).Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Utfylt «Vedlegg 3 – Prisskjema».Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Besvarelse av «Vedlegg 4 – Caseoppgave».Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Utfylt «Vedlegg 5 – Skjema for erfaring og referanseoppdrag» (for tilbudt fast personell).Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• Ved tilbud: Navneliste som viser hvem som har løst hver caseoppgave (case skal løses av tilbudt fast personell).Kilde: Kap. 7.2.2 Løsningsforslag
• Ved innlevering: ESPD skal fylles ut og bekrefte oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner; ved støtte på andre foretak skal separate ESPD-er leveres.Kilde: Kap. 5 ESPD, særlig 5.2-5.3 samt 6 ESPD del IV omtale
• Tilbudsspråk: Norsk (bistand/dokumentasjon på andre språk kan medføre avvisning).Kilde: Kap. 3.3 Språk
• Forbehold/avvik skal beskrives entydig og presist i eget følgeskriv merket «leverandørens forbehold», og det skal fremgå hvilke punkter forbeholdet gjelder.Kilde: Kap. 3.4 Leverandørens forbehold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: én leverandør; avtaleperiode 2 år fra inngåelse med opsjon 1+1 år, og evt. kortere forlengelse ned til 6 måneder. Oppstart forventet 24.11.2026.Kilde: Kap. 1.4-1.5 Avtaletype/Avtaleperiode
• Krav til minimumskvalitet (A-krav): Leverandøren må bekrefte forståelse og oppfyllelse av krav i punktene 4.3-4.9 (krav til leverandør, bemanning, kundeservice/tilgjengelighet/språk, bestilling/responstid/gjennomføring, pris, utstyr, trykking/levering).Kilde: Kap. 4 Kravspesifikasjon (4.3-4.9) – A-krav tabellene
• Bemanning: fast team med kompetanse innen idéutvikling, grafisk design og tekstproduksjon; én person kan dekke flere områder, og leverandøren må ha tilgang til ressurser innen omdømmebygging, analyse/måling og innholdsmarkedsføring. Tilgjengelighet i hele avtaleperioden; erstatning ved fravær med tilsvarende/betrer kompetanse til samme pris, og bruk av annet fast personell krever oppdragsgivers godkjenning før oppstart.Kilde: Kap. 4.4 Krav til bemanning
• Kundeservice/tilgjengelighet/språk: fast primærkontakt og sekundær kontakt; rådgivning per telefon/e-post; tilgjengelighet kl. 08.00–15.00 på ordinære arbeidsdager; god norsk muntlig og skriftlig kommunikasjon for tilbudt fast personell og øvrig personell ved behov.Kilde: Kap. 4.5 Krav til kundeservice, tilgjengelighet og språk
• Bestillingsrutiner: leverandør bekrefter mottak per e-post innen 2 virkedager; responstid (fra mottak til påbegynt arbeid) max 5 virkedager innen ordinær arbeidstid. Ved behov: leverandør deltar på avklaringssamtale og gir skriftlig kostnadsestimat (bindende +/- 15 %) som må bekreftes skriftlig av oppdragsgiver før prosess videreføres.Kilde: Kap. 4.6 Krav til bestilling, responstid og gjennomføring
• Pris-/fakturering: oppdrag faktureres etter avtalt timepris (kun medgått tid), uten tillegg for overtid/helg med mindre avtalt. Leverandør skal gi realistisk estimat før oppdrag (bindende +/- 15 %). Telefonsamtaler faktureres kun for faktisk tid.Kilde: Kap. 4.7 Krav til pris
• Utstyr/kontor: leverandør holder selv kontorplass og nødvendig utstyr/materiell.Kilde: Kap. 4.8 Krav til utstyr
• Trykking: leverandør skal bruke oppdragsgivers avtalepart for trykkeritjenester; oppdragsgiver bekrefter bestilling; leverandør kontakter avtalepart direkte; ferdigtrykk leveres til oppdragsgiver (avtalepart står for levering).Kilde: Kap. 4.9 Krav til trykking, samt levering av ferdigtrykket vare
• SSA-B (vedlegg 1/2) - generelle kontraktspliktpunkter (overordnet): faglig forsvarlig profesjonell bistand; samarbeid/varsling; nøkkelpersonell kan ikke skiftes uten kundens godkjenning; taushetsplikt; lønns- og arbeidsvilkår (allmenngjort tariff/landsomfattende tariff) samt dokumentasjonsplikt på forespørsel; misligholdssanksjoner (prisavslag, tilbakeholdsrett, heving/erstatningsbegrensning); opphavs- og eiendomsrett til resultater til kunden når betaling er skjedd.Kilde: Vedlegg 1 SSA-B (bl.a. pkt. 5.1-5.4, 8, 7) og Vedlegg 2 Bilag (bilag 4/5)

• Dokumentteksten inneholder ikke selve kontraktens bilag (5/6 detaljer) for prisberegning utover rammeprisbestemmelser i teksten; konkrete timepris-er/opsjonsmekanismer for enkelte tjenestetyper er ikke fullt gjengitt.
• Konkurransegrunnlaget sier at kapittel 4.3-4.9 er minimumskrav, men selve detaljerte A-krav utover bekreftelsespunktet er kun delvis synlig i utdraget; komplette kravformuleringer kan finnes i fulltekst i dokumentets øvrige sider.
• Tildelingskriteriene er beskrevet med vekter, men detaljer om hvordan «totalpris» beregnes/konkret feltstruktur i prisskjemaet (estimater) er ikke fullt ut forklart utover at pris finnes i Vedlegg 3.
• ESPD del 5-7 og konkrete nasjonale avvisningsgrunner etter FOA §24-2 er ikke listet med alle punkter; kun generelle henvisninger er gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kapittel 4.3 står det at leverandøren skal bekrefte at kravene i punkt 4.3 er forstått og vil oppfylles. Kan dere bekrefte at dette omfatter alle A-krav i kapittel 4.3–4.9 (og eventuelle underpunkt), og eventuelt oversende/henvise til fullstendig kravliste slik at vi sikrer korrekt utfylling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at leverandøren gir riktig JA/NEI-bekreftelse og ikke tar feil av rekkevidden av A-kravene før tilbud.

   Kilde: 4.3 Krav til leverandør

2. I kapittel 4.4 om bemanning står det at småjobber skal utføres uten prosjektledelse, og at flere ressurser kan engasjeres i enkelte tilfeller. Kan dere beskrive hvordan dere forventer at oppgaver klassifiseres som «småjobber» (typiske eksempler/omfangsterskel), og hvordan dette slår ut i bemanningskravet i praksis (f.eks. når prosjektlederrolle ikke skal brukes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klassifiseringen påvirker ressursbruk og kostnadsberegning, og kan gi avvik/avvisning hvis leveranse ikke er i tråd med oppdragsgivers forventning.

   Kilde: 4.4 Krav til bemanning

3. I kapittel 4.5 står det at tilbudt fast personell skal være tilgjengelig kl. 08.00–15.00 på ordinære arbeidsdager, og kunne kommunisere godt på norsk muntlig og skriftlig. Kan dere bekrefte om «tilgjengelig» betyr at leverandøren skal kunne starte oppdrag innenfor dette tidsrommet (uten karens), eller om kravet kun gjelder at kontakt/kommunikasjon kan håndteres i tidsrommet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvilket nivå av beredskap som faktisk kreves, som igjen påvirker bemanning og priselementer.

   Kilde: 4.5 Krav til kundeservice, tilgjengelighet og språk

4. I kapittel 4.6 beskrives bestillingsrutinen og at leverandør skal bekrefte mottak innen 2 virkedager, samt at maksimal responstid for å påbegynne oppdrag innen ordinær arbeidstid ikke skal overstige 5 virkedager. Kan dere utdype hvordan responstid skal beregnes ved (i) bestillinger mottatt etter kl. 15.00, (ii) bestillinger mottatt i ferieperioder/helligdager, og (iii) hvis det kreves avklaringssamtale før arbeid kan starte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir grunnlag for korrekt risikovurdering og prising av oppstart/kapasitetsplanlegging.

   Kilde: 4.6 Krav til bestilling, responstid og gjennomføring

5. I kapittel 4.6 fremgår det at leverandør skal gi et skriftlig kostnadsestimat (bindende +/- 15 %) basert på ambisjonsnivå. Samtidig faktureres oppdrag etter avtalt timesats, og forbehold kan påvirke sammenlignbarhet. Kan dere bekrefte hvordan «bindende +/- 15 %» skal praktiseres når oppdrag faktureres etter medgått tid (f.eks. om estimatet gjelder total pris uavhengig av timeforbruk, og hvordan avvik håndteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentralt for kontraktsrisiko og for å kunne prise timepris/tidsforbruk riktig.

   Kilde: 4.6 Krav til bestilling, responstid og gjennomføring

6. I kapittel 4.7 om pris står det at det «skal kun faktureres for medgått tid» og at det ikke gis tillegg for overtid/helgetillegg dersom ikke annet er avtalt på forhånd. Kan dere presisere om det finnes en definert prosess for å avtale på forhånd unntak fra timepris (og eventuelle tillegg), og hvilken terskel dere bruker for å vurdere «på forhånd avtalt» (f.eks. skriftlig e-post, bestillingsnummer, endringsordre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer dokumentasjonskrav og risiko for at arbeid i perioder med overtid/helg ikke blir betalt.

   Kilde: 4.7 Krav til pris

7. I kapittel 4.9 om trykking står det at leverandør skal sørge for trykking hos avtalepart og benytte denne for trykking. Kan dere beskrive forventet leveransemodell og prisflyt: (i) om avtaleparts faktura kommer til oppdragsgiver direkte eller via leverandør, (ii) om leverandør kan ta påslag/provisjon, og (iii) om leveringstid og kvalitetsspec bestemmes av oppdragsgiver eller leverandør (og hvem som har risiko ved trykkfeil/leveranseforsinkelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Trykkedelen kan ha egne kostnader og ansvarslinjer; riktig modell må inn i tilbudets prismekanikk.

   Kilde: 4.9 Krav til trykking, samt levering av ferdigtrykket vare

8. I Vedlegg 1 (SSA-B) og Vedlegg 2 (SSA-B bilag) fremgår det bl.a. avbestilling med 30 dagers varsel (bilag 5 endrer 4.2), samt oppdragsgiver kan kreve midlertidig stans med 5 dagers varsel og at det kan løpe dagbøter ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår. Kan dere bekrefte hvilke kontrakts-/bilagspunkter som regulerer (i) avbestilling i denne konkrete avtalen, (ii) hvordan stans påvirker fakturering/timeforbruk, og (iii) om dagbøter i praksis er et fast beløp (jf. bilag 2 punkt 5.4) eller om det finnes ytterligere justeringer i andre bilag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer de mest økonomisk risikable kontraktsvilkårene før leverandøren fastsetter tilbudskalkyle.

   Kilde: Vedlegg 1 SSA-B / Bilag 5 og Vedlegg 2 SSA-B bilag 2026 punkt 5.4

9. I konkurransen er tildelingskriteriet «Pris» basert på laveste «totalpris», men prisskjemaet i vedlegg 3 viser bare timepriser og estimert antall timer, med totalsum 0 i utdraget. Kan dere bekrefte (1) nøyaktig hvordan «totalpris» beregnes fra prisskjemaets felter (inkl. hvilke estimerte timer som inngår for hver ressurskategori), og (2) om case/øvrige oppgaver har særskilte priselementer utenom timepriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt totalpris-formel kan leverandøren ikke sikre konkurransedyktig og korrekt prising.

   Kilde: 7.2.3 Pris og Vedlegg 3 Prisskjema