Rammeavtale - Kommunikasjon- og markedsføringstjenester

Sandnes kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør for kommunikasjon- og markedsføringstjenester. Avtalen dekker bl.a. grafisk design/visuell kommunikasjon (analoge og digitale flater), rådgivning, utarbeidelse, implementering, evaluering og måling av kampanjer, digitale annonser (sosiale medier mv.), strategisk kommunikasjon/omdømmebygging, samt analyse og måling. Rammeavtale forventes oppstart 24.11.2026, varighet 2 år med opsjon 1+1 år. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud. Anskaffelsen er åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel. Stillingsannonser og filmproduksjon omfattes ikke.

• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift eller må ha godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Kap. 6.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Kap. 6.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; minimum vurdering «Kredittverdig».

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (basert på siste tilgjengelige regnskap) som viser «kredittverdig». Oppdragsgiver kan også innhente Commercial Delphi Score fra Experian.

  Kilde: Kap. 6.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av relevant art og omfang.

  Dokumentasjon: Liste over 3 viktigste relevante oppdrag de siste 5 år med: hva oppdraget omfattet, tidsrom, omfang i kroner, referanseperson (navn/telefon/e-post). Erfaring kan også dokumenteres via kompetanse i personell leverandøren disponerer.

  Kilde: Kap. 6.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandøren støtter seg på tredjemanns kapasitet (finansiell og/eller teknisk/faglig), skal det dokumenteres rådighet over nødvendige ressurser. Ved finansiell støtte kan det kreves solidarisk ansvar, med solidaransvarserklæring.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra relevante foretak ved teknisk/faglig støtte. For finansiell støtte: utfylt solidaransvarserklæring eller annen rettslig bindende bekreftelse. Oppdragsgiver angir at det kan være egenrapporterings-/ESPD-opplysninger i tillegg.

  Kilde: Kap. 6.5 Tredjemannsressurser

• Tilbudet skal utformes og leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfristen.Kilde: Kap. 3.1 Tilbudsfrist / Kap. 9.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal leveres i angitt struktur, herunder: utfylt og signert konkurransegrunnlag, ESPD (med opplysninger om kvalifikasjonskrav), utfylt Vedlegg 3 Prisskjema, besvarelse av Vedlegg 4 Caseoppgave, utfylt Vedlegg 5 Skjema for erfaring og referanseoppdrag, og utfylt Vedlegg 6 Egenrapportering for lønns- og arbeidsvilkår (nevnt som del av kontraktsoppfølging).Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering
• ESPD-skjema skal fylles ut og bekrefte oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner; ved støtte på tredjemann må separate egenerklæringer leveres.Kilde: Kap. 5 ESPD (særlig 5.1-5.3)
• Skatteattest/firmaattest/kredittvurdering/referanseliste mv. skal være tilgjengelig i tråd med kvalifikasjonskravene (foreløpig via ESPD, endelig dokumentasjon følger av kravet).Kilde: Kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Vedlegg 5 (erfaring og referanseoppdrag): skal ikke inneholde CV; skal inneholde informasjon om fast personells erfaring og tre (3) utvalgte referanseoppdrag per fagområde, samt visuelt materiell.Kilde: Kap. 7.2.1 Erfaring og referanseoppdrag + Vedlegg 5
• Vedlegg 4 (caseoppgave): skal besvares av tilbudt fast personell; navneliste skal vise hvem som har løst hver oppgave. Besvarelsen (prosesser og tre løsningsoppgaver) leveres ved tilbud.Kilde: Kap. 7.2.2 Løsningsforslag + Vedlegg 4
• Pris skal oppgis i Vedlegg 3 (Prisskjema) med timesatser eks. mva. i NOK; reisetid og reisekostnader skal være inkludert i timesatsene. Forbehold kan medføre avvisning pga. ikke-sammenlignbare priser.Kilde: Kap. 7.2.3 Pris + Vedlegg 3 Prisskjema
• Dersom dokumentasjon er utstedt av offentlig myndighet/offentlige registre i andre land, skal autorisert oversettelse vedlegges; ellers kan tilbudet avvises. Dokumenter med bindende uttalelser/fullmakter skal foreligge i original med signatur.Kilde: Kap. 3.2 Tilbudets utforming ved levering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: én leverandør. Ingen deltilbud/ingen alternative tilbud. Oppstart forventet 24.11.2026. Varighet 2 år fra inngåelse, med opsjon 1+1 år, alternativ forlengelse min. 6 måneder.Kilde: Kap. 1.4 Avtaletype / Kap. 1.5 Avtaleperiode
• Oppdrag skal utføres til avtalt kvalitet og tid, eventuelt fastpris, med god serviceinnstilling og ryddighet; alle leveranser skal tilpasses oppdragsgivers eksisterende løsninger (bl.a. sosiale medier og digitale systemer).Kilde: Kap. 4.3 Krav til leverandør + Kap. 4.4-4.9
• Fast team/bemanning: leverandør skal tilby et fast team med kompetanse innen idéutvikling, grafisk design og tekstproduksjon; også tilgang til omdømmebygging, analyse, måling og innholdsmarkedsføring. Tilgjengelighet i hele avtaleperioden; bruk av annet fast personell krever oppdragsgivers godkjenning før oppstart (kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Kap. 4.4 Krav til bemanning
• Kundeservice: fast primærkontakt og sekundærkontakt ved fravær. Rådgivning per telefon og e-post. Tilbudt fast personell tilgjengelig kl. 08.00–15.00 på ordinære arbeidsdager. God kommunikasjon på norsk muntlig og skriftlig.Kilde: Kap. 4.5 Krav til kundeservice, tilgjengelighet og språk
• Bestilling og responstid: leverandør skal bekrefte mottak per e-post innen 2 virkedager. Maksimal responstid (fra mottak av bestilling til oppstart) innen ordinær arbeidstid skal ikke overstige 5 virkedager. Leverandøren skal gi fremdriftsplan som viser når bestillingen planlegges ferdig.Kilde: Kap. 4.6 Krav til bestilling, responstid og gjennomføring
• Responstid/fremdrift og møte-/befaringsevne: fast personell skal kunne delta på møter/befaring på kort varsel med personlig fremmøte og være godt forberedt.Kilde: Kap. 4.6 Krav til bestilling, responstid og gjennomføring
• Prising/fakturering: timepris etter medgått tid (ingen tillegg for overtid/helg med mindre avtalt). Leverandør skal ved oppdrag gi realistisk estimat over timeforbruk og pris (bindende +/- 15%). Reisetid og reisekostnader inngår i timesatsene.Kilde: Kap. 4.7 Krav til pris + Vedlegg 3 Prisskjema + Bilag 4 Pris og prisbestemmelser
• Trykking: dersom trykketjenester benyttes, skal leverandør bruke oppdragsgivers avtalepart for trykkeritjenester; oppdragsgiver fungerer ikke som mellompart i bestillingsflyt; avtalepart leverer ferdigtrykkede produkter.Kilde: Kap. 4.9 Krav til trykking, samt levering av ferdigtrykket vare
• Lønns- og arbeidsvilkår/sosial dumping: leverandør skal levere Vedlegg 6 egenrapportering (innen 1 måned etter kontraktsstart, med mindre annet avtales), og skal ha system/rutiner for etterlevelse. Oppdragsgiver har rett til dokumentasjon og stedlige kontroller. Dagbøter ved brudd og kan medføre heving ved alvorlige/gjentatte brudd.Kilde: Bilag 2 SSA-B Bilag (punkt 5.4) + Vedlegg 6 Egenrapportering
• Statusmøter: leverandør skal minimum en gang per år (eller oftere ved behov) kostnadsfritt gjennomføre statusmøter i Sandnes kommune sine lokaler (med mindre annet avtales).Kilde: Vedlegg 2 SSA-B Bilag (Bilag 3 Administrative bestemmelser, pkt. 2.2)

• Dokumentteksten inneholder kun innholdsfortegnelse og utdrag; selve SSA-B avtalens komplette kontraktbestemmelser utover de utdragsmessige delene er ikke fullt gjengitt.
• Kravspesifikasjonen gjengir flere «A-krav» som må bekreftes, men selve fullstendige underliggende kravpunkter (f.eks. hele tabellen for pkt. 4.3-4.9) er ikke presentert i detalj utover bekreftelseskravet og beskrivelsesparagrafene.
• Det framgår ikke av utdraget hvordan/om Vedlegg 6 (egenrapportering for lønns- og arbeidsvilkår) skal innleveres som del av tilbudet eller kun som kontraktskrav etter kontraktsstart (det omtales som del av kontraktsoppfølging).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen står det at Leverandøren skal «bekrefte at kravene i punkt 4.3 er forstått og vil oppfylles», men selve innholdet i punkt 4.3 (A-krav) fremgår ikke av utdraget vi har. Kan dere bekrefte at punkt 4.3 er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget, og eventuelt peke til eksakt underpunkter/beskrivelse dere mener vi skal sikre oppfyllelse av?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må prise og innrette tilbudet vårt etter riktige A-krav, og bekrefte riktig oppfyllelse i ESPD/besvarelsen. Utdraget vi har viser kun bekreftelseskravet, ikke full kravtekst.

   Kilde: Krav til leverandør (pkt. 4.3) samt A-krav bekreftelse under «Krav til leverandør».

2. Det fremgår også at vi skal «bekrefte at kravene i punkt 4.4 er forstått og vil oppfylles», og «bekrefte at kravene i punkt 4.5 er forstått og vil oppfylles». Kan dere bekrefte hvilke konkrete A-kravspunkter/bestemmelser som ligger i henholdsvis 4.4 og 4.5, slik at vi kan kvalitetssikre at vår besvarelse og vår bemanningsplan faktisk dekker alle krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: 4.4 og 4.5 framstår delvis gjengitt i utdraget, men vi trenger å sikre at alle A-krav som dere evaluerer/avviser etter, faktisk er dekket i tilbudet vårt.

   Kilde: A-krav bekreftelse under «Krav til bemanning» (pkt. 4.4) og «Krav til kundeservice, tilgjengelighet og språk» (pkt. 4.5).

3. I punkt 4.6 beskrives responstid og fremdriftsplan, men «maksimal responstid ved bestilling av oppdrag innenfor ordinær arbeidstid» skal ikke overstige 5 virkedager. Hvordan skal vi forstå og dokumentere responstid/fremdriftsplan for oppdrag som krever avklaringssamtale og/eller skriftlig kostnadsestimat (bindende +/- 15 %) før prosess tas videre? Skal vi da oppgi responstid til «påbegynt» etter at estimering er godkjent, eller til «påbegynt» innen 5 virkedager uavhengig av avklaringssamtale/godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart grensesnitt mellom bestilling, avklaringssamtale og godkjenning påvirker hvordan vi kan levere innen 5 virkedager og hvordan vi skal beskrive etterlevelse uten risiko for avvik.

   Kilde: Krav til bestilling, responstid og gjennomføring (pkt. 4.6).

4. I krav til pris (punkt 4.7) står det at det kun faktureres for medgått tid og at reisetid/reisekostnader skal inkluderes i timesatsene. Samtidig står det i SSA-B at reise og diett bare dekkes i den grad det er avtalt i bilag 5 (og at timeprisene/vederlaget skal følge bilag 5). Kan dere bekrefte hvilken modell som gjelder i praksis for denne konkurransen: (1) at alle reiser/utgifter alltid er «inkludert i timesatsene» og dermed ikke særskilt faktureres, eller (2) at det finnes/kan avtales særskilt dekning av reise og diett i bilag 5? Hvis (2), hvilke konkrete satser/rammer gjelder og hvordan skal dette prises i Vedlegg 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktstekst og prisskjema legger føringer som kan tolkes ulikt. Vi må vite om reise/diett er 100 % inkludert i timesats eller om det skal prises/særfaktureres etter andre regler.

   Kilde: Krav til pris (pkt. 4.7) samt SSA-B bilag 4 (prisbestemmelser) og SSA-B generell avtale/faktureringslogikk (utdrag av SSA-B og bilag 2–pris og prisbestemmelser).

5. Under «Krav til trykking» (punkt 4.9) fremgår det at leverandør skal sørge for at trykking skjer hos oppdragsgivers avtalepart, at oppdragsgiver skal bekrefte bestilling før den sendes videre, og at oppdragsgiver mottar egen faktura fra avtaleparten. Kan dere beskrive den forventede flyten for: a) hvem som bestiller (leverandør eller oppdragsgiver) og b) hvem som «holder» beslutningspunktet «oppdragsgiver skal bekrefte bestilling», og c) hvordan dette påvirker leverandørens fakturagrunnlag (faktureres det kun arbeidstid hos leverandør, eller kan det oppstå kostnadspassasje/viderefakturering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Flyten påvirker risiko, tidsbruk og hvordan vi skal beregne og rapportere kostnader knyttet til trykkerileveranser.

   Kilde: Krav til trykking, samt levering av ferdigtrykket vare (pkt. 4.9).

6. I bilag 2 (SSA-B bilag til bistandsavtalen) står det at leverandøren skal fylle ut bilag 2 «Konsulentens spesifikasjon av bistanden», men selve utfyllingskrav (hva som skal beskrives i bilag 2) er ikke gjengitt. Kan dere bekrefte hvor i konkurransen/vedleggene innholdet i «bilag 2: Konsulentens spesifikasjon» faktisk skal fylles ut, og om caseoppgaven/arbeidsprosesser og teambeskrivelse også skal gjentas der, eller om dette kun skal legges i de nevnte vedleggene (Vedlegg 4 og Vedlegg 5/Prisskjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvilke dokumenter som skal være «komplett» sammen med tilbudet, for å unngå at vi leverer mangelfull eller dobbelt dokumentasjon som kan gi avvik.

   Kilde: SSA-B bilag 2 (Vedlegg 2 til avtalen) – «Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av bistanden» og tilbudsstruktur i konkurransegrunnlaget (pkt. 3.2).

7. For Vedlegg 5 «Skjema for erfaring og referanseoppdrag» står det at dere «ikke ønsker CV» og at «det skal ikke leveres CV». Samtidig står det i SSA-B at bilag 2 kan inkludere CV-er. Kan dere avklare om vi skal levere CV i denne konkurransen eller ikke? Dersom CV ikke skal leveres: hvor bør eventuelle stillingsbeskrivelser/roller dokumenteres for å støtte referansenes relevans?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom konkurranseoppsett og avtaleoppsett kan skape risiko for avvik i tilbudsinnhold og evaluering.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget (pkt. 7.2.1 og Vedlegg 5) samt SSA-B generell avtale – «Bilag 2 … her legges blant annet CV’er …» (utdrag).

8. Løsningsforslag/caseoppgaven (Vedlegg 4) har maksimerte omfang: «maksimalt 3 A4-sider» for arbeidsprosesser og «maksimalt 6 A4-sider totalt» for de tre løsningsoppgavene. Kan dere bekrefte om dette betyr 3 A4 totalt for hele kapittelet «Arbeidsprosesser» og 6 A4 totalt for oppgaveløsning 1–3 (altså at totalsummen arbeidsprosesser + 1–3 kan bli 9 A4-sider), eller om dere mener at samlet total for hele casebesvarelsen er 6 A4-sider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang påvirker hvordan vi prioriterer og formaterer besvarelsen. Feil forståelse kan gi et tilbud som ikke følger formalia og dermed risiko for dårligere evaluering.

   Kilde: Vedlegg 4 – Caseoppgave (Løsningsforslag / arbeidsprosesser og oppgaveløsning).

9. Tildelingskriteriet «Pris» (pkt. 7.2.3) sier at evalueringen bruker «totalpris» fra Vedlegg 3, og at metoden er lineær basert på prosentvis forskjell fra laveste totalpris. Kan dere spesifisere hvordan «totalpris» beregnes fra prisskjemaet når estimert antall timer vises som «0» i utdraget vi har, men oppdragsgiver ellers oppgir estimerte årlige verdier? Hvilke timeslag/volum legger dere faktisk til grunn i evalueringen for å gi totalpris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget av prisskjemaet viser ikke tydelig evalueringsvolum. For å prise riktig trenger vi eksakt volumgrunnlag/vekting som gir «totalpris» i evalueringen.

   Kilde: Krav til pris (pkt. 4.7), Tildelingskriterium Pris (pkt. 7.2.3) og Vedlegg 3 – Prisskjema.