53-BYM-2026 Rammeavtale for leie av elektriske tjenestebiler til Bymiljøetaten

Rammeavtale for leie av elektriske tjenestebiler til Bymiljøetaten (Oslo kommune) med ca. 30 biler fordelt på 4 biltyper. Kontraktsoppstart 6. november 2026. Minst 24 faste biler med 36 mnd varighet, øvrige biler kan endres. Leverandør skal levere komplett bilpool og kan evt. tilby midlertidige kjøretøy (maks 20) i inntil 6 måneder dersom endelige kjøretøy ikke er klare. Bildelings-/flåtestyringssystem inngår. Ikke-eksklusive opsjoner (f.eks. varsellys og bilvask) prises, men evalueres ikke. Det evalueres etter pris (40%) og kvalitet (60%), der leveringstid/tilgjengelighet og brukeropplevelse vektlegges, samt dokumentert kollisjonssikkerhet.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering).

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: godtgjørelse for registrering i bransje-/foretaksregister iht. hjemlandets regler.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.1
• Leverandøren skal være kredittverdig og ha økonomisk/finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder. Oppdragsgiver kan innhente på eget initiativ. Eventuelt annet egnet dokument dersom saklig grunn (f.eks. nystartet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.2
• Leverandøren skal være egnet til å oppfylle aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (UNGP/OECD).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av systemer/policy som omfatter forpliktelse om etterlevelse av krav til ansvarlig næringsliv, iht. UNGP og OECDs retningslinjer (inkl. formelle policy/retningslinjer).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.3
• Krav om innsending av ESPD (avvisningsgrunner) i KGV, inkl. eventuelle dokumentasjonsbevis ved behov.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema integrert i KGV. Eventuelt tilleggsdokumentasjon fra oppdragsgiver på forespørsel/ved behov.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (generelt om kvalifikasjonskrav)
• Ved støtte på annen virksomhets kapasitet må støttevirksomhet levere egen dokumentasjon og forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: ESPD for støttevirksomhet samt forpliktelseserklæring (DEL I Vedlegg 2) om rådighet over ressurser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag (avsnitt om støtte) + DEL I Vedlegg 2
• Skatteattester for valgt(e) leverandør(er) (norske).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/ delta i konkurransen. Ved betalingsutsettelse: vedlegg.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.2

• Signert tilbudsbrev og utfylte vedlegg i henhold til sjekklisten.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6 (SJEKKLISTE OG ØNSKET PRESENTASJONSFORM) + DEL I Vedlegg 3
• Utfylt ESPD i KGV (integrert) samt eventuell forpliktelseserklæring ved støtte fra andre foretak.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 og sjekklisten (Pkt. 4.1/vedlegg 2)
• Dokumentasjon for krav knyttet til kredittvurdering / økonomisk kapasitet.Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Pkt. 4.2.2)
• Dokumentasjon for krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner (ansvarlig næringsliv).Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Pkt. 4.2.3)
• Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen (DEL II Bilag 1) ferdig utfylt.Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Del II Bilag 1) + Bilag 1 kravspesifikasjon (om navngiving)
• Utfylt prisskjema (DEL II Bilag 3).Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Del II Bilag 3)
• Utfylt liste over tilbudte kjøretøy (DEL II Bilag 4), inkl. oppgitt leveringstid/klargjøringsdato og evt. midlertidige kjøretøy.Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Del II Bilag 4) + DEL II Bilag 4 arkbeskrivelse
• Utfylt databehandleravtale (DEL II Bilag 5) vedlagt i tilbudet (utfylt databehandleravtale/del-bilag punkter).Kilde: Konkurransegrunnlag sjekkliste (Del II Bilag 5)
• Sladdet versjon av tilbudet ved behov for unntak fra innsyn (forretningshemmeligheter), i tråd med veiledningen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.8/Offentlighet + DEL I Vedlegg 1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: 3 år fra 6. november 2026 til 6. november 2029, med opsjon på forlengelse inntil 1 år på uendrede vilkår.Kilde: Kontraktsformular / kontrakt pkt. 6.1
• Levering av kontraktsgjenstand (full bilbeholdning på totalt 30 kjøretøy) skal være levert og tilgjengelig senest 6. november 2026.Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon (avsnitt om oppfyllelsestidspunkt/fullstendig bilbeholdning)
• Minst 10 av 30 kjøretøy skal oppfylle kravene i kravspesifikasjonens punkt 2.2-2.5 senest 6. november 2026; hvis ikke, skal punkt 3 (midlertidige kjøretøy) fylles ut og krav oppfylles ved kontraktsoppstart.Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon (Oppfyllelsestidspunkt)
• Leverandørens flåtestyrings-/bildelingsløsning: webbasert desktopløsning og app for IOS/Android; nøkkelfri opplåsing; kartvisning; skaderegistrering m/bildeopplastning; multifaktorautentisering for alle brukere; eksport av aggregert nivå; informasjonssikkerhetsstyringssystem basert på ISO 27001 eller lignende (sertifikat/beskrivelse).Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon pkt. 2.4 (Flåtestyring og bildelingsfunksjon)
• Kundeservice: telefonkontakt 08:00-16:00 man-fre (helst norsk), og opplysninger i bilens dokumentmappe om håndtering ved akutte hendelser utenfor tidsrommet.Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon (Krav til kundeservice og andre tjenester)
• Erstatningskjøretøy ved driftsstans (planlagt): alternativt kjøretøy innen én virkedag / innen 24 timer i arbeidsuker etter rapportert driftsstans.Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon (Erstatningskjøretøy ved driftsstans)
• Lokasjon for service/vedlikehold: leverandør skal kunne reise til Karvesvingen 3 eller P-huset Krydderhagen 16 for planlagte service-/vedlikeholdsoppgaver (evt. ta med kjøretøy til egen lokasjon uten kostnad).Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon (Lokasjon for service og vedlikehold)
• Krav til kjøretøy (kontraktsgjenstand) – flere minimumskrav: godkjent for bruk på offentlig vei i Norge, sikkerhets- og komfortutstyr (ABS/antispinn/antiskli, airbags, nakkestøtter, ryggekamera/sensor, dekk, klimaanlegg osv.), ladeløsninger (230V mobil lader, CCS), nøkkel: 1 fysisk nøkkel per kjøretøy lagres hos oppdragsgiver, kaskoforsikring maks egenandel kr 12 000 per utbedringstilfelle, samt krav om tilkobling av gult varsellys som beskrevet.Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon pkt. 2.2 (Krav til kontraktsgjenstand)
• Ikke-eksklusive opsjoner (kontraktskrav hvis oppdragsgiver utløser): system for bompasseringer, montering av varsellys, rengjøring sommer og vinter (pris oppgis, evalueres ikke).Kilde: DEL II Bilag 1 kravspesifikasjon pkt. 4 (Ikke-eksklusive opsjoner)
• Samsvar med standard kontraktsvilkår for tjenester: leverandør skal levere til frister, ved avvik/underleverandør kreves samtykke, taushetsplikt, forsikring/ansvar, elektronisk faktura og betalingsvilkår (30 dager).Kilde: Standard kontraktsvilkår for kjøp av tjenester (oversiktsdokument)

• Dokumentdelen som inneholder konkrete kvalifikasjonskrav utover økonomi/ansvarlig næringsliv (f.eks. registrering) er ikke fullt detaljert i utdraget; eksakte punkter for 4.2.3 er delvis oppsummert i teksten.
• Tildelingskriterienes eksakte vekting mellom underkriteriene innen 'Kvalitet' (60%) er ikke angitt som prosent; det beskrives prioritert rekkefølge og skjønnsmessig vurdering.
• Det fremgår ikke av utdraget hvilke konkrete kontrakts-/avropsmekanismer utover 'direkteavrop med valgte leverandør' samt håndtering av pris ved avrop; detaljer kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget.
• Leveringstid evalueres på klargjøringsdato (bindende), men i DEL II Bilag 4 presenteres mal/tabell uten utfylte konkrete datoer; dermed kan ikke faktisk bindingsdato per tilbud leses fra teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen står det at alle poster markert i gult under «1. Priser for biltypene» i DEL II Bilag 3 må besvares, og at manglende besvarelse kan medføre avvisning. Kan dere bekrefte hvilke konkrete postnummer i DEL II Bilag 3 som er «gult», og hvordan dere vurderer eventuelle delvise tilbud (f.eks. om vi velger kun én modell per biltype)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at prisskjemaet besvares korrekt for å unngå avvisning.

   Kilde: Tildelingskriterier «Pris» (40%) / Grunnlag for evaluering – avsnitt om «poster markert i gult»; samt DEL II Bilag 3 Prisskjema.

2. Oppdragsgiver evaluerer «Brukeropplevelse» basert på prøvekjøring og oppgir at minst ett kjøretøy fra hver «Kategori/Biltype» (endelig kontraktsgjenstand) må være tilgjengelig. Kan dere presisere om vi må stille kjøretøyene som tilbys (de samme som i DEL II Bilag 4), eller om vi kan stille «tilsvarende» kjøretøy innen samme biltype/kategori ved prøvekjøring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker leverandørens planlegging av biltilgjengelighet og risiko knyttet til prøvekjøringen.

   Kilde: Tildelingskriteriet «Kvalitet» – «Brukeropplevelse» / prøvekjøring og tilgjengelighet; samt Krav til kontraktsgjenstand og DEL II Bilag 4.

3. I kvalitetskriteriet «Leveringstid og tilgjengelighet» står det at komplett kjøretøy-beholdning (kontraktsgjenstand eller deler + midlertidige) skal være levert og tilgjengelig innen 6. november 2026. Kan dere utdype hvordan dere scorer tilbud der vi leverer alle 30 biler innen 6. november, men med ulik andel av midlertidige biler (f.eks. 0, 10, 20 midlertidige) og ulik varighet innenfor maks 6 måneder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Scoringslogikken for underkriteriet kan få stor økonomisk effekt og bør avklares før tilbudsprising.

   Kilde: Tildelingskriteriet «Kvalitet» – «Leveringstid og tilgjengelighet»; samt «Forutsetninger for midlertidige kjøretøy».

4. For midlertidige kjøretøy åpner dere for at de kan tilbys i maks 6 måneder, og at maks 20 midlertidige biler kan tilbys. Kan dere bekrefte om «maks 20» gjelder samlet antall midlertidige biler samtidig (i en periode), eller totalt antall midlertidige biler i løpet av hele oppstartperioden frem til endelig kontraktsgjenstand er levert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens oppsett og kostnadsestimat for en mulig midlertidig løsning.

   Kilde: Krav til midlertidig(e) tilbudt(e) kjøretøy – «Forutsetninger» (maks 20 midlertidige biler, maks 6 måneder).

5. I kravspesifikasjonen står det at minstealder/antall år sjåfør har hatt førerkort ikke er et krav (for både kontraktsgjenstand og midlertidige). Samtidig nevner dere «aksepterer» ikke krav til sjåfør-egenskaper. Kan dere bekrefte at leverandøren ikke vil bli stilt krav til opplæring/sertifisering av sjåfører eller dokumentasjon knyttet til sjåførens kvalifikasjoner, utover det som følger av vanlig utleie av kjøretøy?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om det finnes skjulte forutsetninger knyttet til sjåførkompetanse som kan gi kostnads- eller ansvarspådrag.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.2.25 (kontraktsgjenstand) og punkt 3.2.14 (midlertidige).

6. Kravspesifikasjonen stiller krav om kaskoforsikring med maksimal egenandel på kr 12 000 per utbedringstilfelle, og at leverandør må dekke differansen ved høyere egenandel. Kan dere bekrefte om dette egenandelkravet gjelder samme kjøretøy/alle skadetyper (inkl. glass/understel/dekke) og om «per utbedringstilfelle» betyr per skadetilfelle uavhengig av antall komponenter som skades?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forsikringsvilkår påvirker både risiko og prissetting; leverandøren bør avklare tolkning av egenandel og skadedefinisjon.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.2.26 (kontraktsgjenstand) og punkt 3.2.15 (midlertidige); samt Forsikring i kontraktsdokument/standardvilkår (relevante forsikringsbestemmelser).

7. I tildelingskriteriet «Kvalitet» (kollisjon) står det at evalueringen vektlegger dokumentert kollisjonssikkerhet (Euro NCAP eller tilsvarende). Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon dere godtar for «tilsvarende», og hvordan dere håndterer tilfeller der tilbudt bilmodell ikke har Euro NCAP-score for akkurat samme variant/batteriutgave?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker om leverandøren faktisk kan dokumentere kollisjonsegenskaper for alle tilbudte biltyper/varianter.

   Kilde: Tildelingskriteriet «Kvalitet» – «Kollisjonstest».

8. Oppdragsgiver skriver at flåtestyringssystemet må være «helhetlig utprøvd og testet», fungere tilfredsstillende, og ha vært i bruk/utviklet/forbedret i minimum 3 år. Kan dere presisere hva dere forventer som dokumentasjon for disse tre dimensjonene (i bruk, utviklet/forbedret, testet), og om dere for eksempel aksepterer kunde-/driftsreferanser og/eller teknisk testdokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse av et «må»-krav som samtidig krever skjønnsmessig vurdering og evaluering.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon – flåtestyring og bildelingsfunksjon (krav under 2.4, bl.a. helhetlig utprøvd/testet i minimum 3 år).

9. I databehandleravtalen står det at leverandøren skal sørge for obligatorisk multifaktorautentisering (MFA) for alle kategorier brukere, og at systemet også skal støtte rollebasert tilgangsstyring. Kan dere bekrefte hvilke brukerroller dere forventer minst (f.eks. «administrator», «lese/skriv», «kun les») og om dere har en foretrukket implementasjon/standard for MFA (appbasert, SMS, hardware-token), eller om «støttet MFA» er tilstrekkelig uavhengig av metode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rolle- og MFA-krav påvirker løsningens kost/risiko og dermed tilbudets gjennomførbarhet.

   Kilde: Databehandleravtale / «Tilgang til data og personvern» i kontraktsdokumentet samt Bilag til databehandleravtalen (sikkerhet/tilgangsstyring og MFA-krav).