Rammeavtale for konsulenttjenester

Rammeavtale for konsulenttjenester for Harstad kommune (med flere samarbeidskommuner). Oppdragene kan omfatte konsulent- og rådgivning innen branntekniske tjenester, byggtekniske tjenester (inkl. elektro/VVS), prosjektledelse/byggherreombud/ITB-koordinator, bygg- og prosessautomasjon, arkitekt-/tekniske tegninger, samt reguleringsplaner (opptil 6 delkontrakter totalt). Tilbud leveres i åpen anbudskonkurranse via Hyyr/KGV uten dialog/forhandling utover mindre avklaringer.

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig).

  Dokumentasjon: Opplyses via ESPD/egenerklæring (ESPD er aktivert). Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff Forvalt. Filopplasting tillatt.

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 1
• Leverandøren skal ha nødvendig kapasitet og kompetanse. Arkitekt: master i arkitektur eller sivilarkitekt. RI: utdannet ingeniør/sivilingeniør (bachelor/master).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser relevant bemanning (for fravær/sykdom mv.), organisasjonsplan. (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 2
• Ansvarsforsikring (krav om forsikring som dekker eventuelt ansvar relevant for tjenesten).

  Dokumentasjon: Forsikringsbevis/attest (filopplasting tillatt).

  Kilde: Delkontrakt 2 - Byggtekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 1; samt Delkontrakt 3 (nr. 2), Delkontrakt 4 (nr. 2), Delkontrakt 5 (nr. 3) og Delkontrakt 6 (nr. 2)
• Kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Egenerklæring om kvalitetssikrings-/styringssystem eller kopi av systemsertifikat (akkreditert) eller tilsvarende. (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 4; flere delkontrakter (varierer nr.)
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3 mest relevante siste 3 år).

  Dokumentasjon: Beskrivelse med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Relevans må dokumenteres av leverandør. Kan dokumenteres via kompetanse/personell leverandør kan råde over (filopplasting tillatt).

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 5; samt øvrige delkontrakter
• Skatteattest.

  Dokumentasjon: Skatteattest som bekrefter at skatter/avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn – samtykke).

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 6; samt øvrige delkontrakter
• Firmaattest.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret (registrering, signaturrett og prokura) – hentes automatisk via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1 - Branntekniske tjenester, Kvalifikasjonskrav nr. 7; samt øvrige delkontrakter
• Registrert i Foretaksregisteret.

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 5 - Arkitekt/Tekniske tegninger, Kvalifikasjonskrav nr. 1

• Elektronisk innlevering.Kilde: Innleveringsvilkår (felles), Delkontrakt 1/2/3/4/5/6: «Elektronisk innlevering: Påkrevd»
• Elektronisk signering.Kilde: Innleveringsvilkår (felles), Delkontrakt 1/2/3/4/5/6: «Elektronisk signering: Påkrevd»
• Tilbud/innsendt materiale skal være på norsk.Kilde: Innleveringsvilkår (felles), Delkontrakt 1/2/3/4/5/6: «Tillatte språk: Norsk»
• Ferdig utfylt excel-ark med må-krav, besvart/bekreftet ja/nei i excel-ark lastes opp som vedlegg. Alle må-krav må besvares.Kilde: Må-krav - Kravspesifikasjon (kontraktskrav), felles krav delkontrakt 1 (nr. 2.1) og delkontrakt 2-6 (nr. 2.1/2.1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør skal sikre at egne ansatte og ansatte hos underleverandører/innleide som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til relevante forskrifter/tariff (på forespørsel dokumentere på personnivå).Kilde: Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår.pdf (punkt 11.2 og tilhørende oppfølgings-/dokumentasjonsbestemmelser)
• Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår kan kreves (egenrapporteringsskjema), sendes innen én måned etter kontrakt/kontraktsperiode starter (kan kreves flere ganger).Kilde: Egenrapportering lønn og arbeidsforhold.docx (beskrivelse av egenrapporteringsplikt) / Kontraktskrav-vedlegg (oppfølging)
• Kvalitet på personell: Leverandør skal gi nødvendige opplysninger om faglige kvalifikasjoner; oppdragsgiver kan godkjenne og kreve bytte av personell innen 30 dager ved mangler.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser.pdf (punkt 6.1)
• Taushetsplikt for avtalens informasjon.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser.pdf (punkt 7)
• EHF-fakturering obligatorisk til Harstad kommune (og samarbeidskommuner).Kilde: EHF - krav merking av faktura.pdf (avsnitt 1 og krav til EHF/faktura)
• Fakturamerking for rammeavtale: faktura skal referere til avtalens kontraktsnummer og kravspesifikk merking (inkl. ordrenummer/bestillerkode/avdelingsnummer m.m.). Mangelfull merking kan medføre retur.Kilde: EHF - krav merking av faktura.pdf (forklaringer 1.1-1.4 og øvrige kravfelter) / Krav til merking av EHF-faktura.pdf
• For lønns- og arbeidsvilkårsbrudd: retting, mulig bøter (10% ved brudd) og heving ved vesentlige brudd; ved brudd i underleverandørledd kan oppdragsgiver kreve utskifting uten omkostning.Kilde: Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår.pdf (avsnitt om brudd/mislighold)

• Dokumentet angir avvisningsgrunner (ESPD) generelt, men ingen eksplisitt liste over hvilke delkontrakter som har hvilke avvisningsgrunner utover at ESPD er aktivert; struktur/nummerering av kvalifikasjonskrav varierer mellom delkontrakter.
• Tekst utdyper ikke fullt ut alle «kvalitets»-krav for hver delkontrakt utover kravspesifikasjonens CV- og organiseringselementer; kun deler av delkontraktene er inkludert i utdraget.
• Innleveringskrav utover må-krav-excel-ark er ikke spesifisert (typisk tilbudsskjema/ESPD/andre bilag nevnes som vedlegg, men innleveringskravene beskriver kun elektronisk innlevering/signering samt må-krav-ark).
• Generelle innkjøpsbetingelser beskriver varekjøp/DDP og enkelte forhold (f.eks. levering/godkjenning/garanti) som kan være mindre direkte for rene konsulenttjenester; relevans for hver delkontrakt er ikke eksplisitt avgrenset i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 (Branntekniske tjenester): I kvalifikasjons-/tildelingskravet for tilbudt personell står det at «Maksimalt tre» og at CV skal følge vedlagte mal. Kan dere bekrefte om dere skal vurdere og poengsette kvalitet ut fra inntil 3 personer, og hvordan dere håndterer tilfeller der tilbyder legger ved færre enn 3 CV-er eller legger ved mer enn 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren bemanner tilbudet og hvordan innsendingen bør optimaliseres for evaluering.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1 – «1.1 Prosjektledelse og rådgivning… Maksimalt tre» samt «NB: CV skal følge vedlagte mal»

2. For delkontrakt 2 (Byggtekniske tjenester): Det står at tilbyder bes «spesifisere hvilke delfag innen elektro…» og «spesifisere hvilke delfag innen VVS…» som er sortert inn under det enkelte oppdrag. Kan dere beskrive konkret hva som menes med «delfag» i denne konkurransen (f.eks. hvilke fagområder/arbeidspakker dere forventer) og om dette skal fylles ut i et bestemt felt i CV-/tilbudsskjemaet eller i fri tekst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig tolkning av «delfag» kan gi avvik i tilbudsutførelse og redusere uttelling i kvalitetskriteriet.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 2 – «1.2 Elektrotekniske tjenester… Tilbyder bes om å spesifisere hvilke delfag innen elektro…» og «1.3 VVS-tjenester… Tilbyder bes om å spesifisere hvilke delfag innen VVS…»

3. For delkontrakt 3 (Prosjektledelse/byggherreombud/ITB-koordinator): I delkontraktens beskrivelse brukes flere roller («byggherreombud», «byggeledelse», «ITB-koordinator»). Kan dere bekrefte om disse rollene skal evalueres samlet som ett kvalitetsspor (én person-/CV-pakke for hver av inntil tre konsulenter), eller om dere skiller mellom roller i evalueringen? Hvis dere skiller, hvilke roller skal tilbys og hvordan skal det merkes i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig rolle-/bemanningsstrategi og struktur på CV-er påvirker kvalitetsevalueringen direkte.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 3 – «1.1 Prosjektledelse og rådgivning, byggherreombud, byggeledelse/ ITB-koordinator»

4. I alle delkontrakter: Kvalitet evalueres med 50% vekt og «Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav.» I utdraget ser vi bare krav om CV (inntil tre) og at CV skal følge mal. Kan dere utdype hvilke elementer i CV-en som faktisk vil bli vurdert og gitt poeng (f.eks. relevans, omfang/verdier, tverrfaglighet, dokumenterte resultater, prosjektkompleksitet), og hvordan dere behandler overlapp/likhet mellom leverandørens referanser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsgrunnlaget er ellers beskrevet overordnet; utdyping er nødvendig for å kunne gi et konkurransedyktig og riktig fokusert tilbud.

   Kilde: Tildelingskriterier (felles) – «Kvalitet 50%… Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav.» samt CV-/kvalitetskrav i delkontraktene

5. I alle delkontrakter: Pris beregnes med en lineær formel som kan gi negative poeng ved >100% prisgap. Kan dere bekrefte hva som er definisjonen av «evaluert pris (Pe)» i prisskjemaet (er det summen av timepriser, en indeks-/vektet beregning, eller et avropsscenario), og om «p_min» er laveste totale prissum fra prisskjemaet for den aktuelle delkontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå beregningsgrunnlaget for å prise riktig og vurdere risiko for negativ score.

   Kilde: Tildelingskriterier (felles) – «Prisberegningsmetode: Lineær» (formel) og «Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema.»

6. I alle delkontrakter: Må-krav innebærer «Ferdig utfylt excel-ark med må-krav - besvart/bekreftet ja/nei i excel-ark skal lastes opp… Alle må-krav skal besvares». Kan dere bekrefte hvilken konsekvens det får om en tilbyder setter «ja»/«nei» på en måte som skiller seg fra faktisk leveransekapabilitet, og om det finnes eksempler på tolkning/utfyllingsmåte for excel-arkene (f.eks. hvordan «ja» skal dokumenteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil i må-krav utfylling kan føre til avvisning eller lavere score; leverandør trenger praktisk veiledning.

   Kilde: Kravspesifikasjon (felles del «2. Må-krav 2.1») – «Ferdig utfylt excel-ark med må-krav - besvart/bekreftet ja/nei…»

7. For delkontrakt 6 (Reguleringsplan): Det kreves «Beskrivelse av hvilke konsulenter som skal utføre oppdraget, og hva de enkelte skal bidra med. Maksimalt tre» og at dere vurderer kvalitet basert på tilknyttede krav. Kan dere avklare om det er forventet at tilbyder tilbyr spesifikke roller/kompetanser innen reguleringsarbeid (f.eks. planfaglig leder, juridisk/kommunal saksbehandler-støtte, dokumentasjons-/prosesskompetanse), eller om dere utelukkende vurderer generisk prosjekt-/tverrfaglig CV-relevans?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reguleringsplanarbeid kan kreve mer spesifikk kompetanse enn «prosjektledelse»-begrepet; avklaring reduserer feil bemanning.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 6 – «1.1 Utarbeidelse av reguleringsplaner»

8. I kontraktsvilkår vedrørende fakturering/tjenesteleveranser: EHF-kravene beskriver bl.a. kontraktsnummerformat og fakturalinjer (timepriser, antall timer per konsulent). Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at fakturering skal gjøres for avrop som leveres som «pakker/leveranser» (ikke per time) – skal vi da bryte ned i timer på linjen, eller finnes det en annen standardisert måte å fylle EHF feltene på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart faktureringsformat kan skape feilmeldinger/retur av faktura og økonomisk friksjon i oppstart.

   Kilde: Krav til merking av EHF faktura.pdf – «3.2 Fakturalinjer… dersom en konsulent skal fakturere per time…» og «Kontraktsnummer/ ContractDocumentReference/ID»

9. Forbehold/avvik og rangert rekkefølge: Konkurransegrunnlaget sier at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjøre mindre avvik, og dokumentrang angir rekkefølge mellom anbudsinnbydelsen og leverandørens tilbud. Kan dere bekrefte om eventuelle avvik/forbehold fra leverandørens side kun bør fremmes dersom dere eksplisitt åpner for avvik, og i så fall hvor i Hyyr/tilbudsoppsettet dette skal gjøres i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om og hvordan eventuelle avvik skal håndteres for å unngå at tilbudet blir tolket som ikke i samsvar med kravene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag (generelt) – «Forbehold og avvik» og «Dokumentrang»

10. Flere steder oppgis både «maksimalt antall leverandører» og «avropsmåte: rangert rekkefølge». Kan dere beskrive hvordan rangeringen brukes ved avrop (f.eks. om dere alltid starter med #1, og hvordan dere håndterer kapasitetssvikt/fravær; og om det finnes varighets- eller avløserregler knyttet til opsjoner 1+1 år)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsmekanismen påvirker inntektsrisiko, planlegging av bemanning og kontraktsstrategi over rammeavtalens periode.

    Kilde: Rammeavtaleinnstillinger (felles) – «Avropsmåte: Rangert rekkefølge» og «Opsjoner: 1 + 1 år»