Elektronisk pasientjournal (EPJ) til legekontor

Anskaffelse av elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) til legekontor for Herøy, Sande og opsjon for Volda. Løsningen skal leveres som web-basert SaaS (sky), integrere mot nasjonale e-helse-/helsedata- og meldingsløsninger (bl.a. Helsenorge/Norsk Helsenett), omfatte implementering, brukeropplæring, drift/vedlikehold og leveranse av SLA. Kontrakt: løpende tjenestekontrakt i 3 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen. Implementering planlegges høst 2026, ordinær drift senest 31.12.2026. Tildeling etter beste forhold mellom kvalitet og pris (kvalitet 70 %, pris 30 %).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / attest fra foretaksregister/faglig register/handelsregister (utenlandske).

  Kilde: Pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (vurderes bl.a. ut fra omsetning, soliditet og likviditet). Minstekrav: kredittvurdering «A» i Dun & Bradstreet Risk Guardian Suite.

  Dokumentasjon: Opplysninger i årsregnskap for 2025 og 2024. Norske leverandører: innhentning (Brønnøysund/Proff.no); eventuelt vedlegg ved manglende tilgang. Dersom årsregnskap gir feil bilde: begrunnelse og dokumentasjon. Kredittvurdering utføres av oppdragsgiver.

  Kilde: Pkt. 4.3
• Leverandøren skal ha et implementert og godt kvalitetsledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av system og metoder for kvalitetssikring (så detaljert at vurdering kan foretas). Alternativt: kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat ved sertifisering.

  Kilde: Pkt. 4.4
• Leverandøren skal ha et implementert og godt styringssystem for informasjonssikkerhet.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av system og metoder for informasjonssikkerhet, systematisering og dekning av prosesser (så detaljert at vurdering kan foretas). Alternativt: kopi av gyldig ISO 27001/tilsvarende sertifikat ved sertifisering.

  Kilde: Pkt. 4.4
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: leverandøren skal opplyse om støtte i tilbudsbrev og dokumentere ressursdisponering via forpliktelseserklæringer per virksomhet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring for hver støttende virksomhet; og separat ESPD-skjema i KGV per støttende virksomhet.

  Kilde: Pkt. 4.5
• Ved bruk av underleverandører for vesentlig del av kontrakten: underleverandører skal oppfylle samme kvalifikasjonskrav som leverandør; oppgis i tilbudet; skatte-/mva-attest m.m. kan kreves på forespørsel. Maks to ledd i leverandørkjeden som hovedregel.

  Dokumentasjon: Opplysninger i tilbudet; underleverandør dokumentasjon på skatte-/mva-attest m.m. ved forespørsel.

  Kilde: Pkt. 4.6

• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV innen tilbodsfrist. Tilbud sendt per post/e-post etter frist avvises.Kilde: Pkt. 6.2
• Tilbudet skal inneholde et tilbodsbrev.Kilde: Pkt. 6.3
• Tilbudsbrev skal bl.a. inneholde informasjon om leverandørens oppfyllelse av tekniske og faglige kvalifikasjoner slik det er kravd i pkt. 4.4.Kilde: Pkt. 6.3
• Signering: Leverandør må skrive ut skjemaet «Tilbodsskjema», signere og legge ved som PDF (anbudsløsningen støtter ikke signering med elektronisk sertifikat).Kilde: Pkt. 6.3
• Etterspurt dokumentasjon skal nummereres og scannes til PDF, iht. filoversikt (1-11), inkludert: 1 Tilbodsbrev, 2 Tilbodsskjema (vedlegg 2), 3 Skatteattest, 4 Firmaattest/foretaksregisterattest, 5 Prisskjema (vedlegg 3), 6 Utfylt/signert egenmeldingsskjema lønns- og arbeidsvilkår (vedlegg 4), 7 evt. forpliktelseserklæring (vedlegg 5), 8 ESPD-skjema (utfylles i KGV), 9 utfyllende svar på krav i kravspesifikasjon, 10 SLA, 11 annen dokumentasjon.Kilde: Pkt. 6.3
• ESPD: som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav/avvisingsgrunner/eventuell utvelgelse; ESPD leveres sammen med tilbudet (integrert i KGV).Kilde: Pkt. 3.1
• Prisfiling: Prisskjema (vedlegg 3) utfylles og det leveres priser for egne arkfaner for Herøy, Sande og (opsjon) Volda; konkurransesum = sum (celle F19) for de 3 arkfanene som evalueres.Kilde: Pkt. 5.4
• Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbodsfrist og skal bestilles i Altinn; gjelder også underleverandører ved kontrakter over kr 500 000 ekskl. mva.Kilde: Pkt. 2.7
• Eigenmeldingsskjema lønns- og arbeidsvilkår (vedlegg 4) skal fylles ut og signeres og lastes inn i tilbudet.Kilde: Pkt. 6.3 (listepunkt 6)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Løpende tjenestekontrakt i 3 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen. Implementering høst 2026, oppstart prosess snarast etter kontraktsignering, ordinær drift senest 31.12.2026.Kilde: Pkt. 1.4
• Kontrakten reguleres av SSA-L Generell avtaletekst med tilhørende bilag/tilpasninger; partene forplikter seg til samarbeid for effektiv gjennomføring.Kilde: Pkt. 1.4
• Leverandøren skal levere SLA (tenestenivåavtale) som del av tilbudet (og inngår i kontrakten) – inkluderer bl.a. oppetidsnivå, avgrensning av oppetid, supporttjenester og håndtering/frister for henvendelser, personvernbrudd, rapportering samt standardiserte kompensasjoner.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.6 og tilbudsvedleggsliste (SLA) i pkt. 6.3
• Lønn- og arbeidsvilkår: Kontrakt vil inneholde krav om at tilsette hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift 8. feb. 2008 nr. 112.Kilde: Pkt. 1.7; vedlegg 4/SSA-L pkt. 11.2
• Skatteattest/ mva-attest: valgt leverandør skal levere skatteattest for skatt og merverdiavgift; gjelder også underleverandører ved kontrakter over kr 500 000 ekskl. mva.Kilde: Pkt. 2.7
• Tilgangssikkerhet: Løsningen skal kreve tofaktorautentisering for alle brukere med tilgang til pasientjournaler; rollebasert tilgang.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.9
• Krav til databehandleravtale/databehandler: valgt leverandør skal utarbeide databehandleravtale mellom kunde og leverandør, signert senest samtidig med kontraktsignering.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.12
• Oppdateringer: skal varsles i rimelig tid før systemoppdatering, og oppdateringer skal gjøres uten nedetid og utenfor ordinær arbeidstid 08:00-16:00.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.7
• Regulatorisk etterlevelse: EPJ-løsningen skal være i samsvar med gjeldende krav til elektronisk pasientjournal (bl.a. helseregisterloven, pasientjournalloven, GDPR og forskrifter). Leverandøren skal kunne dokumentere etterlevelse innen 30 dager etter forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.1

• Dokumentteksten viser kun deler av kravspesifikasjonsmalen (utdrag per PRI-tabell) – fullstendig liste over alle PRI-krav utover utdraget kan ikke bekreftes fra teksten.
• Tildelingslogikken for «Kvalitet» refererer PRI A+/B-krav (og beregning av poeng per krav), men eksakt vekting mellom delkrav utover at A+/B vektes likt og total vekting 70 % fremgår ikke fullt for alle enkeltkrav i utdraget.
• Kontrakts-/SLA-kompensasjon og konkrete satser for økonomisk kompensasjon fremgår ikke i konkurransegrunnlagsteksten (forutsetter utfylling i vedlegg 4 / leverandørens SLA-vedlegg).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravsspesifikasjonsskjemaet pkt. 1.6 «Driftssikkerheit og SLA» krev det at vi leverer SLA med «standardiserte kompensasjonar» og at SLA skal beskrive metode for berekning av prisavslag ved brudd på tenestenivå, samt «storleiken på prisavslaget». Kan dere bekrefte hvor i konkurransedokumentene (vedlegg 4/eller andre steder) dere beskriver konkrete satser og beregningsmodell som skal/kan brukes, eller om leverandøren skal foreslå disse fullt ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør må vite om kompensasjonsnivåene er fastsatt av oppdragsgiver eller skal prises/fastsettes av leverandør i SLA, for å unngå avvik og feil prising.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.3; kravspesifikasjon PRI 1.6; vedlegg 4 (tenestenivå med standardiserte kompensasjoner) omtalt i konkurransegrunnlaget.

2. Konkurransegrunnlaget pkt. 5.3 beskriver at det blir gitt poeng basert på «beste løysing på kvart A+ og B-krav», og at A+ og B «vil bli vekta likt». Kan dere presisere hvordan evalueringen håndterer tilfeller der enkelte A+ eller B-krav ikke kan oppfylles «JA»/«NEI» (f.eks. delvis oppfyllelse), og om det finnes en konkret akseptanse-/minimumnivå før poeng settes ned til 1 poeng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling «Kvalitet» er basert på PRI A+/B, men presis evalueringsregel ved delvis oppfyllelse er kritisk for hvordan vi bør svare og beskrive løsningene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.3; kravspesifikasjon PRI (JA/NEI og kommentar) og poengmodell.

3. I prisskjemaet (vedlegg 3) fremgår at «pris for implementering» og «årleg driftskostnad» beregnes ut fra antall lokasjoner og stillinger i pkt. 1.3, og at «support skal være inkludert». Kan dere bekrefte hvilke kostnadselementer som er «inkludert» i årsprisen (for eksempel opplæring utover det som er priset i pkt. 2, re-konverteringer, mindre utvikling/konfigurasjon ved standardoppgraderinger, og løpende endringer i nasjonale e-helsespec)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris for SaaS/EPJ påvirkes sterkt av hvilke leveranseaktiviteter som er inkludert vs. faktureres separat; dette må være avklart for korrekt tilbudsprising.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4 (Pris) og pkt. 6.3 (SLA/vedlegg og dokumentasjon); prisskjema vedlegg 3 (kommentar om at «support skal være inkludert» samt pkt. 1-8).

4. Kravspesifikasjon PRI 1.6 og 2.4/2.8 stiller krav til svartid innen kl. 08:00–16:00 (chat og support). Kan dere opplyse hva som menes med «svartid» i SLA/kommunikasjonskanalene (f.eks. tid til første respons vs. tid til løsning/avslutning), og hvordan dette vil bli målt/rapportert i vedlegg 4?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av svartidsmåling kan føre til tilbudsavvik og feil forventninger til ytelse, samt risiko for mislighold/kompensasjon.

   Kilde: Kravspesifikasjon PRI 1.6; PRI 2.4 «Chat»; PRI 2.8 «Support»; konkurransegrunnlag pkt. 1.6 og vedlegg 4 (tenestenivå med standardiserte kompensasjoner).

5. Kravspesifikasjon PRI 1.7 krever at «Oppdateringar skal gjerast utan nedetid og utanfor ordinær arbeidstid 08:00-16:00». Samtidig inneholder SaaS typisk planlagte vedlikeholdsvinduer og kan gi «performance impacts» uten full nedetid. Kan dere presisere hva som aksepteres som «utan nedetid» (f.eks. ingen utilgjengelighet for sluttbruker, men tillatt redusert ytelse), og hvilke typer vedlikehold som ikke kan utføres i denne perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker driftsmodell, plan for oppdateringer og risiko; vi trenger presisjon for å kunne beskrive SLA og gjennomføringsplan korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon PRI 1.7 «Førehandsvarsling av systemoppdateringar».

6. Kravspesifikasjon PRI 1.8 «Overføring av data fra eksisterande system» krever overføring av pasientdata/journaler «utan tap av data». Kan dere spesifisere hva dere legger i «tap av data» (f.eks. krav om full historikk, dokumentasjon av konverteringsresultat, valideringsmetoder, og forventet akseptansetesting per datakategori), og om dere forventer at leverandør gjennomfører prøvekonvertering/test av data før endelig migrering innen 31.12.2026?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konvertering/migrering er ofte den største usikkerheten i EPJ-prosjekter; tydelig test- og akseptanskriterium er nødvendig for å prise risiko og planlegge bemanning.

   Kilde: Kravspesifikasjon PRI 1.8; prisskjema pkt. 1 (implementering inkluderer konvertering/prøvekonvertering); konkurransegrunnlag pkt. 1.6 og SSA-L om godkjenningsprøve (vedlegg 3).

7. Kravspesifikasjon PRI 4.2 «E-helseløysingar (obligatoriske)» lister flere integrasjoner (lab-bestilling, SFM, multidose, NOKLUS, SYSVAK, PLO-meldinger, NISSY, elektronisk helsekort, videokonsultasjon). Kan dere bekrefte hvilke av disse som skal leveres «kun integrasjon/meldingsutveksling», og hvilke som også krever funksjonalitet i brukergrensesnitt/arbeidsflyt i EPJ? (Vi ønsker en presisering av forventet omfang per integrasjon.)

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfang (ren meldingsflyt vs. full arbeidsflytintegrasjon) påvirker utvikling, test og kost; det må avklares for å gi korrekt og sammenlignbart tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjon PRI 4.2; tildelingskriterier «Funksjonalitet, dialog og integrasjonar» under Kvalitet (pkt. 5.1 / PRI-grupper 4-1 til 4-6).

8. Kravspesifikasjon PRI 4.8 «Vidareutvikling» sier at videreutvikling og lansering av nye moduler/integrasjonar skal være inkludert i drifts- og vedlikehaldskostnadene og følge nasjonale anbefalinger. Kan dere avklare om dette gjelder også «kommersielt nye moduler» som i markedet normalt lisensieres separat, og hvilke kostnader som i så fall kan kreves dekket som endring/tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uenighet om hva som er inkludert i drift/vedlikehold vs. betales som endring vil være en sentral økonomisk risiko i kontraktstiden.

   Kilde: Kravspesifikasjon PRI 4.8; SSA-L pkt. om vedlikehold/oppgradering og ytterligere utvikling; konkurransegrunnlag pkt. 1.3 og prisskjema (drift vs. oppstart).

9. SSA-L og konkurransegrunnlaget viser at kontrakten er «løpande tenestekontrakt» med varighet 3 år + 1 år automatisk forlengelse, men oppdragsgiver har også opsjon på tilslutning for Volda innen 3 år. Kan dere beskrive forventet konsekvens for prisskjema og opsjonsprisbruk: skal opsjonskommunen (Volda) bruke samme prisregelverk som de andre (implementering, drift og stykkpriser), og er alle enhetspriser allerede forutsatt i «arkfaner» i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvordan opsjonstilknytning slår ut i økonomi og kontraktsforpliktelser, særlig siden oppdragsgiver ikke garanterer at opsjonen brukes.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 og 1.5; prisskjema-arkfaner for Herøy, Sande og Volda (opsjon).