Elektronisk pasientjournal (EPJ) til legekontor

Anskaffelsen gjelder elektronisk pasientjournal (EPJ) til legekontor for Herøy kommune og Sande kommune, med opsjon for Volda kommune. Løsningen skal leveres som web-basert SaaS (skybasert over internett), med integrasjoner mot bl.a. Helsenorge, Norsk Helsenett og flere e-helse-/laboratorie-/legemoduler, samt drift/vedlikehold, ajourhold og brukeropplæring. Det er ønsket implementering høsten 2026, oppstart etter kontraktsignering og løsning i ordinær drift senest 31.12.2026. Kontrakten er en løpende tjenestekontrakt på 3 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske foretak) / attest fra fødselsregister/faglig register/handelsregister (utenlandske foretak).

  Kilde: Pkt. 4.2 Organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (vurderes bl.a. ut fra omsetning, soliditet og likviditet). Minimum kredittvurdering «A» i Dun & Bradstreet Risk Guardian Suite.

  Dokumentasjon: Opplysninger i leverandørs årsregnskap for 2025 og 2024. For norske leverandører innhenter oppdragsgiver årsregnskap (Brønnøysund/Proff.no); hvis ikke mulig, vedlegges regnskap. Begrunn og dokumenter ved avvik i økonomibilde. Kredittvurdering gjennomføres av oppdragsgiver via Dun & Bradstreet.

  Kilde: Pkt. 4.3 Økonomisk og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha et implementert og godt kvalitetsledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av system og metoder for kvalitetssikring (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere). Ved ISO 9001 (eller tilsvarende): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Pkt. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et implementert og godt styringssystem for informasjonssikkerhet som dekker alle prosesser for informasjonssikkerhet i leveransen.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av system og metoder for informasjonssikkerhet (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere). Ved ISO 27001 (eller tilsvarende): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Pkt. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet (økonomi/teknisk-faglig), men må opplyse og dokumentere ressursdisponering (forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: I tilbudsbrev: opplysning om støtte. Vedlegg forpliktelseserklæring for hver virksomhet det støttes på. Separate ESPD-skjema i KGV per støttende virksomhet.

  Kilde: Pkt. 4.5 Stønad fra andre verksemder
• Ved plan om å overlate en vesentlig del av kontrakten til underleverandører: leverandør er ansvarlig for underleverandørers kvalifikasjon. Maks to ledd i leverandørkjeden.

  Dokumentasjon: Opplysninger om underleverandører i tilbudet. Underleverandører skal ved forespørsel kunne legge frem skatte-/mva-attest m.m. (samme kvalifikasjonskrav).

  Kilde: Pkt. 4.6 Underleverandører

• Tilbud skal leveres elektronisk via konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) innen tilbodsfrist; tilbud sendt per post/e-post avvises; EU-Supply etter frist er ikke mulig.Kilde: Pkt. 6.2 Levering av tilbod og tilbodsfrist
• Tilbudet skal inneholde tilbodsbrev.Kilde: Pkt. 6.3 Levering av tilbod
• Tilbudsbrev skal inneholde informasjon om leverandørens oppfylling av tekniske og faglige kvalifikasjoner som krevet i kravspesifikasjon/dokumentasjon (pkt. 4.4).Kilde: Pkt. 6.3 Levering av tilbod
• «Tilbodsskjema» skal skrives ut, signeres og legges ved som PDF (ingen elektronisk sertifikatsignering i anbudsløsningen).Kilde: Pkt. 6.3 Levering av tilbod
• Etterspurt dokumentasjon skal nummereres og scannes til PDF, med filnavn/nummerering som angitt: (1) Tilbodsbrev, (2) Tilbodsskjema (vedlegg 2), (3) Skatteattest, (4) Firmaattest/foretaksregister, (5) Prisskjema (vedlegg 3), (6) Utfylt/signert egenmeldingsskjema løns- og arbeidsvilkår (vedlegg 4), (7) Eventuell forpliktingserklæring (vedlegg 5), (8) ESPD-skjema utfylles i KGV, (9) Utfyllende svar på krav i kravspesifikasjonen, (10) SLA, (11) Annen tilleggsdokumentasjon.Kilde: Pkt. 6.3 Levering av tilbod
• Leverandøren skal levere skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist) som en del av dokumentasjonen.Kilde: Pkt. 2.7 Attest for skatt og meirverdiavgift + pkt. 6.3 dokumentliste
• Leverandøren skal levere firmaattest/foretaksattest som en del av dokumentasjonen.Kilde: Pkt. 4.2 + pkt. 6.3 dokumentliste
• Ved avvik/atterhald: avvik skal opplyses presist, eintydig og med referanse til relevante vedlegg/punkter; avvik må være beskrevet i tilbudsskjema og evt. vedlegg.Kilde: Pkt. 6.1 Generelt om atterhald og avvik
• Tilbudet er bindende i 60 dager (vedståingsfrist).Kilde: Pkt. 6.4 Vedståingsfrist

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktslengde: 3 år løpende tjenestekontrakt, automatisk forlengelse 1 år av gangen. Implementering høsten 2026; løsning i ordinær drift senest 31.12.2026.Kilde: Pkt. 1.4 Kontrakt og varigheit
• Kontrakten reguleres av SSA-L Generell avtaletekst med relevante bilag/tilpasninger; partene forplikter seg til samarbeid for effektiv leveranse.Kilde: Pkt. 1.4 Kontrakt og varigheit
• Krav om lønns- og arbeidsvilkår: ansatte hos leverandør og evt. underleverandører som direkte medvirker skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (jf. pkt. 2. del grunnlag).Kilde: Pkt. 1.7 Løns- og arbeidsvilkår + vedlegg egenerklæring
• Leveransen skal inkludere ajourhold og brukeropplæring, samt integrering med Helsenettet og krav til moderne EPJ-løsning, arkivering og informasjonssikkerhet.Kilde: Pkt. 1.3 Anskaffinga sitt formål og omfang
• Opsjon: Volda kommune er ikke bindende, men har opsjon på å tiltre kontrakten på samme vilkår innen 3 år fra kontraktsstart; oppdragsgiver garanterer ikke at opsjonen brukes; leverandøren skal tilby priser/vilkår som også gjelder ved tilslutning.Kilde: Pkt. 1.5 Opsjon

• Dokumentteksten oppgir at kravspesifikasjonsskjemaet i to dokumenter (Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx) inneholder detaljer om A/A+/B, men konkurransegrunnlaget viser kun deler av totalen; eksakt liste over alle PRI-krav utover utsnitt er ikke fullstendig med i teksten du ga.
• SSA-L vilkår er svært omfattende; kontraktspesifikke sanksjoner/betingelser (f.eks. dagbøter, prisavslag, SLA-kompensasjon) er omtalt, men konkrete satser/parametere står i vedlegg som ikke er med i tekstutdraget (f.eks. vedlegg 4/tenestenivå fylles i).
• Ingen uttrykkelig avvisningsliste ut over generelle henvisninger (FOA §24-1, 24-2, 24-8); eksakt terskel-/mekanikk for avvisning ved avvik er ikke fullt spesifisert utover henvisning.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonsskjemaet (EPJ.docx) er PRI-krav klassifisert som A, A+ og B, men hvilke konkrete PRI-krav anses som «minimumskrav A+» der manglende oppfyllelse normalt medfører avvisning—og hvordan vil dere praktisere dette når et krav er formulert som «skalgjeres»/«MUST» vs. «bør»/«BØR» (f.eks. for krav 1.3, 1.6 og 3.1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hvilken manglende oppfyllelse som gir avvisning, for å kunne utforme tilbudsdokumentasjon og vurdere eventuelle avvik riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx – innledning om PRI (A/A+/B) samt pkt. 1.3, 1.6 og 3.1; konkurransegrunnlag pkt. 5.1 og 5.3

2. Krav 1.6 i EPJ-kravspesifikasjonen krever SLA med «standardiserte kompensasjonar», metode for beregning av prisavslag ved brudd på tenestenivå, og mekanismer for varsler/eskalering. Kan dere bekrefte at alle relevante satser/parametere for beregning av prisavslag og kompensasjon ligger i SLA (vedlegg 4 eller tilhørende dokumentasjon) og ikke i ukjente/ikke vedlagte deler—og utdype hvilke konkrete SLA-metrikker som alltid vil være grunnlag for kompensasjon (oppetid, svartid, personvernbrudd m.m.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SSA-L viser at kompensasjon/dagbøter/økonomisk kompensasjon styres av vedlegg; leverandøren må vite hvilke SLA-elementer som faktisk utløser økonomiske virkninger og hvordan de beregnes.

   Kilde: Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx pkt. 1.6; Konkurransegrunnlag pkt. 5.1, 6.3 og SLA finnes som vedlegg 10 i tilbudsfilrekkefølgen; SSA-L kap. 9 (særlig 9.2.3 og 9.2.4) samt vedlegg 4 (tenestenivå)

3. I konkurransegrunnlaget punkt 6.3 står det at leverandøren skal legge ved «SLA (tenestenivåavtale)» i punkt 10 i filstrukturen. Samtidig fremgår det at SLA/tenestenivå kan være «standardisert» og ligge i bilag/vedlegg. Hvilken versjon forventer dere at leverandøren legger ved som dokument i tilbudet: (a) utfylt og signert SLA for hver kommune, (b) leverandørens standard SLA uten signering, eller (c) bare beskrivelsen i kravsskjemaet med referanse til vedlegg—og hvilken filtype/omfang ønsker dere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig innsendingsform for SLA påvirker tilbudets kompletthet og risiko for avvisning/etterspørsel av dokumentasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 (filrekkefølge pkt. 10) og EPJ-kravspesifikasjon pkt. 1.6; SSA-L vedlegg 4 (tenestenivå)

4. Krav 1.8 i EPJ-kravspesifikasjonen krever konvertering/overføring uten tap av data og at eventuell involvering av Kunde opplyses. For å kunne prise implementeringen riktig: hvilke konkrete datakategorier fra dagens EPJ (felter/datatabeller) forventer dere at skal konverteres (f.eks. journalinnhold, dokumenter/vedlegg, strukturert historikk, logging, takster, opplysninger om pasientregister m.m.), og hva er akseptert «konverteringsmetode» (full migrering vs. indeksering med senere rekonstruksjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising av EPJ-implementering avhenger sterkt av hva som faktisk skal migreres og hvorvidt «uten tap» gjelder alle datatyper eller bare utvalgte.

   Kilde: Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx pkt. 1.8; Prisskjema vedlegg 3 pkt. 1 (implementering)

5. Pris-/faktorene for variable elementer (SMS, videokonsultasjoner og etablering av brukerident) er oppgitt som estimater (med «stor usikkerhet»). Kan dere bekrefte hvordan dere behandler avvik mellom estimat og faktisk forbruk i kontraktsperioden (3 år + evt. 1 år): er prisene stykkbaserte pr. enhet (faktisk volum), og vil oppstart-/lisens-/integrasjonskostnader være uavhengig av volum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisfastsettelsen for variable enheter for å sikre korrekt kommersiell risiko og tilbudsberegning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4 (prismodell) og prisskjema vedlegg 3 (pkt. 5–7, samt tekst om ingen kjøpsforpliktning); SSA-L kap. 4.1 og bilag 6 (samla pris og prisreglar)

6. For integrasjoner (EPJ pkt. 4.2 og 4.5) og «obligatoriske» integrasjoner: kan dere spesifisere om det er leverandørens ansvar å etablere nødvendige tekniske koblinger/testmiljø mot hver integrasjonssamarbeidspartner innen implementeringsfristen 31.12.2026, eller om det finnes en delt ansvarsmodell (f.eks. kommunen leverer testtilgang/avklarer koblinger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig ansvarsdeling mellom leverandør og oppdragsgiver påvirker både plan, risiko og kostnadsnivå i implementeringsfasen.

   Kilde: Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx pkt. 4.2 (obligatoriske integrasjoner) og pkt. 4.5; Konkurransegrunnlag pkt. 1.4 (drift i ordinær drift seinast 31.12.2026) og SSA-L kap. 3 (etableringsplan/leveransefrist)

7. Tildelingskriteriet «Kvalitet» evaluerer «meir er betre» og vekter likt A+ og B krav, og gir 10 poeng til beste løsning på hvert A+ og B-krav. Kan dere bekrefte hvilket evalueringsdokument/poengmatrise (f.eks. i vedlegg) som ligger til grunn, og hvordan dere scorer når leverandør oppfyller A+ likt, men ikke kan dokumentere «kvalitet utover minstekrav» (f.eks. manglende e-læring/B-chat utover minstekrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende evalueringsmatrise/scorelogikk kan gi feil prioritering av tilbudsinnhold og risiko for lav kvalitetsscore.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1, 5.3 og pkt. 5.4 (pris evalueres med forholdsmessig modell)

8. Krav 2.1–2.8 knytter innføring/opplæring/support til kontrakten (gjennomføringsplan og opplæringsplan inn som vedlegg 3). Kan dere opplyse om det skal leveres egne opplærings-/innføringsplaner per kommune (Herøy, Sande og eventuelt Volda-opsjon), eller én samlet plan som dere tilpasser ved kontraktstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tids- og kostnadsestimering for innføring og opplæring avhenger av om planarbeidet og leveransen må differensieres per lokalitet/kommune.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.6 (tidsrammer), pkt. 6.3 (vedlegg og dokumentrekkefølge), og EPJ-kravspesifikasjon pkt. 2.1–2.8; prisskjema vedlegg 3 pkt. 2 (tilpassa opplæring)

9. Det foreligger et krav om tofaktorautentisering for alle brukere med tilgang til pasientjournal (EPJ pkt. 1.9), og at autentiseringsmetoden skal oppfylle «til enhver tid gjeldende nasjonale krav til helse-IT, jf. Norm». Kan dere bekrefte hvilke «måtekrav» dere forventer at leverandøren dokumenterer i tilbudet (f.eks. Type/leverandør av identitetsløsning, hvorvidt eIDAS/BankID/NKS/HELSID brukes, og hvordan dere vurderer etterlevelse av Norm i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Autentiseringskrav kan være teknisk og avhengig av hvilke konkrete nasjonale føringer som gjelder; leverandøren må vite hva som forventes dokumentert for å bli scoret og unngå avvisning/avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjonsskjema EPJ.docx pkt. 1.9 og pkt. 3.2 (IT-Norm)