Renholdstjenester til Mjøssenteret, Sykehuset Innlandet HF

Rammeavtale for renholdstjenester til Mjøssenteret ved Sykehuset i Innlandet HF. Avtalen gjelder i 2 år med opsjon/forlengelse inntil 1 år av gangen (maks samlet 4 år). Estimert forbruk/omfang: 1,8 millioner over 4 år. Kvalitetskrav beskrives bl.a. gjennom målbare renholdskriterier (NS INSTA 800 nivåer) og krav til metoder/frekvens. Det er krav til etisk handel og lønns-/arbeidsvilkår, samt oppfølging/egenrapportering.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten hvor tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) eller attest for lovbestemt registrering i etableringslandet (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.1 (Registreringer, autorisasjoner mv.)
• Tilbyder skal ha tilfredsstillende økonomisk soliditet (f.eks. positiv egenkapital og/eller tilfredsstillende kredittrating).

  Dokumentasjon: Siste årsberetning og eventuelle nyere opplysninger, samt siste årsregnskap iht. rapporteringsplikt.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandørens evne til å levere service og vedlikehold, inkludert responstid, vektlegges; leverandør skal kunne dokumentere erfaring og relevant kapasitet.

  Dokumentasjon: Vurderes bl.a. via: kort beskrivelse av teknisk personell/tekniske enheter; liste over viktigste relevante leveranser siste 3 år (verdi, tidspunkt, mottaker); beskrivelse av gjennomsnittlig arbeidsstyrke og ledelse siste 3 år; angi om underleverandører brukes og hvor stor del av kontrakten; ev. forpliktelseserklæring fra foretak det støttes på. Alle kulepunkter skal besvares.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Krav til kompetanse og systemer for lav miljøbelastning og høy sikkerhet (transport og arbeid).

  Dokumentasjon: Sertifisering iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn, eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske/internasjonale standarder sertifisert av organer som følger fellesskapets regelverk eller relevante standarder.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.4 (Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder)
• Støtte fra andre virksomheter (kapasitetsstøtte) er tillatt etter ESPD; tilbyderen skal dokumentere rådighet over nødvendige ressurser og håndtere solidarisk ansvar når relevant.

  Dokumentasjon: ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet. Forpliktelseserklæring for rådighet. Ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet: dokumentasjon på solidarisk ansvar. Ved støtte til utdanning/faglige kvalifikasjoner eller erfaring: støttende virksomhet skal utføre relevante tjenester/arbeid som krever kvalifikasjonene. Maks 2 ledd i leverandørkjeden.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.5 (Støtte fra andre virksomheter)

• Fylle ut og levere sladdet versjon av tilbud ved behov, samt fylle ut tabell/oversikt (hvilke opplysninger er sladdet, hvor de er plassert, og begrunnelse for unntak fra offentlighet/taushetsplikt).Kilde: Vedlegg_02 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud (avsnitt: Begrunnelse for sladding; samt krav om sladdet versjon og tabell)
• Levere sladdet versjon slik at opplysningene ikke kan finnes igjen; sladding må ikke fjerne linjer/sidetall/overskrifter/underoverskrifter.Kilde: Vedlegg_02 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud (avsnitt: Sladdingen av de unntatte opplysningene i tilbudet)
• Samtidig med tilbud: angi i Tilbudsbrev om det ikke finnes taushetsbelagte opplysninger, eller at sladdet tilbud er lagt ved (og at bruksanvisning er fylt ut).Kilde: Vedlegg_01 Tilbudsbrev (felt: Innsyn) / Konkurransebestemmelser pkt. 3.9 (Offentlighet)
• Levering av tilbud elektronisk i Ivalua-portalen før tilbudsfrist; siste versjon ved utløp av frist regnes som endelig tilbud.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudets filstruktur/filnavn må følge kravet (maks 40 tegn) og dokumentnavn: Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon, Prisskjema, Bruksanvisning/sladding, samt Sladdet versjon ved behov.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Tilbudets utforming)
• Alternativer aksepteres ikke; parallellle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3-3.4
• ESPD skal fylles ut i Ivalua som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4 (Kvalifikasjonskrav), samt henvisning til pkt. 4.1. (ESPD)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etisk handel: Leverandøren skal overholde kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD-rammeverk). Overholdelse gjelder hele kontraktsperioden, også hos underleverandører.Kilde: Vedlegg_07 Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsvilkår punkt 1-4)
• Kontraktsoppfølging/dokumentasjon: Leverandøren skal kunne fremvise policys og rutiner, oversikt over produksjonsenheter ved behov, besvare egenrapportering innen frist (6 uker med mindre annen frist), fremvise risikoanalyse og delta i oppfølgingssamtaler m.m.Kilde: Vedlegg_07 Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd: Rettelser/tiltaksplan (innen 4 uker med mindre annen frist), midlertidig stans kan iverksettes, bytte av underleverandør ved vesentlige/gjentakende brudd, og heving ved vesentlige brudd/ikke-overholdt tiltaksplan.Kilde: Vedlegg_07 Kontraktskrav etisk handel (Sanksjoner)
• Tilleggsbestemmelser renhold (lønn/arbeidsvilkår og underleverandør): Allmenngjort tariffavtale gjelder; leverandør skal sikre minst tilsvarende lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (innledning)
• Begrensning underleverandørledd: Kan ikke ha flere enn to ledd i kjede under seg (for EØS-terskel).Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Tilleggsbestemmelse til rammeavtalens punkt 3.2.3)
• Skatteattest ved underleverandørkontrakter over kr 500.000 eks. mva.: innhente skatteattest ikke eldre enn 6 måneder, og fremlegge ved forespørsel.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Tilleggsbestemmelse til rammeavtalens punkt 3.2.3)
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): Ansatte som direkte medvirker skal ha OTP; leverandøren skal dokumentere innmelding ved forespørsel.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Krav til obligatorisk tjenestepensjon)
• HMS-kort: Alle arbeidstakere som direkte medvirker skal bære gyldig HMS-kort (utstedt av Arbeidstilsynet). Søknadsskjema aksepteres ikke; manglende kort kan medføre bortvisning.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Krav til HMS-kort)
• Lønn/ godtgjørelse skal betales via bank/ betalingsformidling; dokumenteres ved kopi av bankutskrift på personnivå. Brudd kan medføre dagbot og tilbakeholdsrett.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Tilleggsbestemmelse til rammeavtalens punkt 3.2.6.4)
• Registreringsplikt i renholdsregisteret for leverandør og underleverandører av renholdstjenester, og oppfyllelse av krav i renholdsforskriften.Kilde: Vedlegg_04 Tilleggsbestemmelser akrim Renhold (Andre tilleggsbestemmelser: Registreringsplikt)
• Kvalitets- og metodekrav: Leverandøren skal utføre renhold iht. angitte metoder/definisjoner, frekvenser og kvalitetsnivåer (NS INSTA 800), inkl. målbar støvdekkeprosent (ikke over STØVNIVÅ 3 på noen flate) og oppfyllelse av 'synlig kvalitet' punkter.Kilde: Bilag_07 Kvalitetsprofiler NS Insta 800; Bilag_06 Metodevalg og utstyr; Bilag_05 Arbeids- og ansvarsfordeling (arbeidsutførelse pr rom/oppgaver)
• Renholdsplan/rom og frekvens: Arbeidet organiseres etter bilagets plan og romfrekvens (ikke detaljert i utdraget, men oppgis som bilag i avtale/konkurransegrunnlag).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.6 og Avtalebilagoversikt (Bilag 08 Renholdsplan - rom og frekvens)

• Konkurransebestemmelser-dokumentet viser bare indekser for kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, men selve innholdet i 'Kravspesifikasjon' (Bilag 01) er ikke vedlagt i utdraget; dermed er evalueringskrav for kvalitet og miljø ikke detaljert.
• Flere kontrakts-/utførelseskrav (f.eks. detaljer i Bilag 01-Kravspesifikasjon, Bilag 08-Renholdsplan, Bilag 05-arbeidsdetaljer utover utdrag) fremgår kun delvis i tekstgrunnlaget som er gitt.
• Avtalens varighet er oppgitt som 'DD.MM.26- DD.MM.28' i rammeavtaleutkastet; eksakte datoer fremgår ikke av utdraget, selv om konkurransebestemmelsene oppgir oppstart 01.10.2026.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdriftsgiver bekrefte de eksakte datoene for avtaleperioden (fra–til) i rammeavtalen (i forside/”Avtalens varighet”), og hvordan dette forholder seg til oppstart 01.10.2026 oppgitt i konkurransebestemmelsene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite korrekt avtaletidspunkt for bemanning, oppstartplan, pris-/risikoberegninger og eventuell prøvetid/organisering.

   Kilde: 1.4 Avtaleperiode (konkurransebestemmelser) og Vedlegg 03 Rammeavtale (”Avtalens varighet: DD.MM.26- DD.MM.28”).

2. I hvilke dokumenter og konkrete punkter er de evalueringskravene (merket ”E”) til tildelingskriteriet Kvalitet (vurdering 30%) nærmere beskrevet? Kan dere eventuelt oppsummere hvilke elementer som gir poeng innen kvalitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne levere et konkurransedyktig kvalitetstilbud må leverandøren forstå hva som faktisk evalueres og hvordan.

   Kilde: 6 Tildelingskriterier og evaluering (konkurransebestemmelser), samt Bilag 01-Kravspesifikasjon (”E i kravspesifikasjonen”).

3. Kan dere gi en konkret presisering av hvordan oppgitt ”estimert forbruk/omfang 1,8 millioner over 4 år” skal brukes ved prising i Bilag 02 Prisskjema (f.eks. hvilken del av prisskjemaet som styres av estimatet, og om det er egne satser for daglig renhold vs hovedrenhold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at prisingen matcher faktisk avrop/volumforventning og tildelingsmodell, slik at risiko og lønnsomhet blir riktig.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang samt 6 Tildelingskriterier (daglig/hovedrenhold), og Bilag 02 Prisskjema.

4. Hvilke ”nøkkelpersonell”/rollekrav (hvis angitt) gjelder for tjenestene, og hvordan praktiseres godkjenning av utskifting i praksis (typisk responstid, dokumentasjonskrav og om Kunden kan avvise uten saklig grunn i konkrete tilfeller)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til personell og utskifting kan gi betydelig operasjonell og kontraktsmessig risiko; leverandøren må forstå prosess og terskler.

   Kilde: Vedlegg 03 Rammeavtale punkt 3.2.2 Leverandørens personell (særlig utskifting og godkjenningskrav).

5. Kan Oppdriftsgiver presisere hvordan avvik/uklarheter håndteres ved levering (retting innen frist) og hvordan dette eventuelt slår ut i prisavslag/tilbakehold/”dekningskjøp” i rammeavtalen for renholdstjenester? Finnes det konkrete nivåer eller eksempler i bilag (f.eks. Bilag 08 Renholdsplan eller avviks-/kvalitetsoppfølging)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Renhold er prosessbasert; leverandøren må vite hva som regnes som avvik og hvilke økonomiske konsekvenser som er mest relevante.

   Kilde: Vedlegg 03 Rammeavtale punkt 7.3 Retting av avvik og 7.4 Misligholdsbeføyelser (prisavslag, tilbakehold, dekningskjøp).

6. Under tildelingskriteriet Miljø (30%): Hvilke konkrete leveranser/dokumentasjon og eventuelle ”E”-krav inngår i poenggivningen for miljø (miljøstyring, materiell- og ressursbruk, transport og logistikk samt avfallshåndtering), og hvor er dette beskrevet i vedleggene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere og prise riktig det som faktisk gir uttelling under miljøkriteriet, ikke bare oppfylle minstekrav.

   Kilde: 6 Tildelingskriterier og evaluering (miljø 30% og fokusområder) og Bilag 01-Kravspesifikasjon (”E i kravspesifikasjonen”).

7. Kan Oppdriftsgiver forklare hvordan kravet til miljøledelsessystem (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller annen tilsvarende) skal dokumenteres i denne konkurransen (gjelder det sertifikater for hele virksomheten, for spesifikk avdeling i renhold, eller for geografisk leveranseområde)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger kan påvirke kvalifikasjonsoppfyllelse og hva som må leveres som dokumentasjon/vedlegg.

   Kilde: 4.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder (konkurransebestemmelser).

8. Kan dere beskrive hvordan ”Prøvetid” på 6 måneder i avtaleperioden operasjonaliseres for Kunden (rett til oppsigelse/omfang), og om det i renholdskontekst innebærer spesielle måle-/evalueringstester i perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvetid kan gi risiko for rask avslutning; leverandøren trenger å forstå forventet leveransekontroll og terskler.

   Kilde: Vedlegg 03 Rammeavtale punkt Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse (”De første 6 måneder… prøvetid”).

9. Renholdsplanen (Bilag 08) og metodevalg (Vedlegg 07 Metodevalg og utstyr) angir frekvenser og metoder: Skal leverandøren kunne prise innenfor et fast oppgavevolum, eller kommer renholdsplanen i avrop til å endres (f.eks. perioder med ombygging/tilleggsrom) uten prisendring? Hvis endringer kan komme: hvilke mekanismer brukes (endringsordre/prisjustering) og hvor er dette regulert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis renholdsobjekter/frekvenser varierer, påvirker det ressursplan og prisrisiko. Leverandøren må kjenne endringsmekanismen for kost-/bemanningsstyring.

   Kilde: Vedlegg 03 Rammeavtale punkt 5 Endringer (rammer, skriftlig avtalt før iverksettelse) og Bilag 08 Renholdsplan - rom og frekvens (samt Bilag 06 Metodevalg og utstyr).

10. Ved elektronisk samhandling: Kan Oppdriftsgiver bekrefte om leverandør må kunne sende ordrebekreftelse iht. EHF-format ”innen 4 timer” fra avtaleoppstart 01.10.2026, og hvilken praktisk overgang/beredskap forventes dersom implementering/testing ikke er fullt gjennomført før oppstart?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om 4-timers ordrebekreftelse kan kreve teknisk og organisatorisk beredskap; leverandøren må vite hva som gjelder ved implementeringsforsinkelser.

    Kilde: Vedlegg 10 Elektronisk samhandlingsavtale (ordrebekreftelse: innen 4 timer, samt overgang ved avtalestart).