Rammeavtale for hvitevarer, brunevarer og elektriske artikler

Bufdir skal inngå rammeavtale (åpen anbudskonkurranse) om kjøp av hvitevarer, brunevarer og elektriske artikler til drift av barnevernsinstitusjoner, med levering og tilhørende tjenester som montering, service, reparasjon og reklamasjonshåndtering. Det er ikke adgang til deltilbud. Kontrakten har 2 års varighet fra signering, med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Tildeling skjer kun på lavest pris. Kommunikasjon og innlevering skal skje via KGV Artifik (EHF for samhandling).

• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse på registrering i foretaks-/fag-/handelsregister.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Ved saklig grunn: annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene med oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3 Kvalifikasjonskrav tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig kapasitet.

  Dokumentasjon: Dokumentere at leverandøren råder over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring) samt egne ESPD-skjema for aktuelle underleverandører/andre som støttes på.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.4 Underleverandører
• Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner skal erklæres i ESPD.

  Dokumentasjon: ESPD skjema skal leveres sammen med tilbudet. Ved fellesskap: separate egenerklæringer.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

• Tilbudet skal leveres elektronisk via KGV Artifik innen fristen.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 Innlevering av tilbud (særlig 6.1-6.2) og 'Frist for å levere tilbud' i punkt 1.5/Viktige datoer
• Tilbudet skal være i sin helhet utarbeidet etter KGVs utforming og innen tilbudsfrist. Avvisning ved innlevering per e-post/lignende.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Tilbudets utforming
• Levering av ESPD-skjema sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1-3.3 og 'Skal leveres sammen med tilbudet' (ESPD)
• Tilbudsdokumenter som skal fylles ut/leveres: Tilbudsbrev (Word/PDF), 'Bilag til rammeavtalen' (Word), 'Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema' (Excel), samt 'ESPD-skjema'.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Tilbudets utforming
• Prisark 'Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema' skal lastes opp som Excel-fil; dokumentasjon lastes opp som PDF dersom ikke annet format er spesifisert.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Tilbudets utforming
• Elektronisk signatur anbefales for autentisering ved innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.2 Elektronisk signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen reguleres av vedlagt rammeavtale med bilag (bilag 1-5).Kilde: Konkurransegrunnlag 'Kontraktsvilkår' og 'Kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp' (innledning/bilagoversikt)
• Leverandøren skal levere til alle lokasjoner i Norge (lokasjonsoversikt er dynamisk).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Leveringssteder
• Leveringstider: leverandøren skal garantere en maksimal tid fra vare sendes fra lager til den ankommer leveringssted; leverandøren skal beskrive garanterte leveringstider for Bufetats regioner.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Leveringstider
• Montering: montering skal utføres når bestilt, inkl. fjerning og borttaking av emballasje ved montering.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Montering og Håndtering av emballasje ved montering
• Garanti og reparasjon: garantier mot material-/fabrikasjonfeil; reparasjonsordning for produktgruppene; større varer skal kunne repareres på stedet eller hentes og leveres tilbake uten omkostninger.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Garanti og reparasjon
• Miljø - emballasje: medlemskap i produsentansvarsordning for håndtering av emballasje og rutiner for å minimere emballasjemengde; prioritere resirkulert emballasje når teknisk/økonomisk forsvarlig.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Miljø – Emballasje
• Miljø - retur av EE-avfall: medlemskap i produsentansvarsordning for retur av EE-avfall; rutiner for returordning for gamle/defekte hvitevarer og elektriske produkter.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Miljø – returordning
• Miljø - energiklasse: alle produkter skal ha energimerking; energiklasse minimum C. Energiklasse skal oppgis i pris- og produktskjema.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Miljø – energiklasse
• Miljø - statistikk: leverandøren skal årlig oversende statistikk over energiklasser fordelt på produktkategorier for faktisk kjøpte produkter (i tillegg til statistikkkrav i kontrakt).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Miljø – statistikk; Standard kontraktsvilkår -> Levering av statistikk mv.
• Kundeservice og kontaktperson: kundeservice per telefon og/eller e-post med responstider; fast kontaktperson for kontraktsadministrator.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Kundeservice og Kontaktperson
• Krav til bestilling/salgskanaler og tilgang til sortiment/rabatter: punch-out (ehandels-plattform) og 'kjøp over disk/klikk og hent' skal gi tilgang til sortiment til rabatterte priser; leverandøren skal beskrive løsning for begge. Faktura skal utstedes elektronisk og sendes av kontraktspart (gjelder også franchisepartnerutsalg).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Bestilling / kjøp av varer og Kjøp over disk/klikk og hent – fakturering
• Elektronisk samhandling/kvalitet i punch-out: leverandøren skal kvalitetssikre at produktinformasjon (navn, beskrivelse, bilder, UNSPSC-kategorisering, vedlegg m.m.) er tilgjengelig i punch-out.Kilde: Bilag 3 Samhandlingsavtalen -> 'Krav til kvalitet i punch out løsning' (matrise)
• Retur av varer: feil vare/kvantum skal kunne returneres og krediteres; retur grunnet feil/reklamasjoner skal hentes uten ekstra kostnader for oppdragsgiver.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser -> Retur av varer
• Etiske krav: etterlevelse av menneskerettigheter/arbeidslivskrav i leverandørkjeden, aktsomhetsvurderinger, rapportering og kontraktsoppfølging; sanksjoner ved brudd.Kilde: Bilag 5 Etiske krav

• Konkurransegrunnlaget viser at valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest, men krav til leveringstidspunkt eller detaljer utover 'ikke eldre enn 6 måneder' fremgår ikke fullstendig i utdraget.
• Flere detaljer om leveringstid (maksimaltid/definisjon) og konkrete responstider for kundeservice er ikke tallfestet i utdraget; kun krav om å beskrive/garantere.
• Konkrete garantivilkår (lengde, omfang) er ikke spesifisert i utdraget utover forventning om garanti og reparasjonsordning.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Leveringstider» skal leverandøren «garantere en maksimaltid fra den bestilte varen sendes fra leverandørens lager og frem til varen ankommer avtalt leveringssted». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «sendes fra leverandørens lager» (f.eks. ekspedert i transport, registrert avsendt i logistikksystem, eller hentet av transportør), og hvilken start-/sluttdefinisjon oppdragsgiver vil legge til grunn ved kontroll/mislighold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og risikobilde påvirkes av hvordan garantitiden måles. Ulik tolkning kan gi dagbot-/misligholdsrisko uten at leverandøren kan påvirke timingen.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Leveringstider»

2. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Leveringstider» skal leverandøren beskrive garanterte leveringstider for Bufetats fem geografiske regioner. Kan oppdragsgiver utdype om leveringstidene skal oppgis som (i) antall kalenderdager/virkedager, (ii) maksimaltid per region uansett varegruppe, og (iii) om det er egne satser/unntak for fjernlevering, helg/helligdager eller høytider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise levering og dimensjonere lager/transport må leverandøren vite hvordan tidene skal uttrykkes og hvilke unntak som gjelder.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Leveringstider»

3. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Garanti og reparasjon» forventes at større varer «skal kunne repareres på stedet» eller hentes og leveres «uten omkostninger». Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «større varer», og hvilke konkrete minimumskrav som gjelder for (a) garantilengde/garantiperiode, (b) responstid for reparasjon/reklamasjonssak, og (c) hvor lenge en reparasjons-/omleveringsløsning kan pågå før oppdragsgiver kan kreve alternativ ytelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget viser kun forventninger, ikke konkrete tall. Leverandøren trenger målbare garantiforpliktelser for å prise risiko og operativ kapasitet.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Garanti og reparasjon»

4. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Kundeservice» skal leverandøren «beskrive sin kundeservice, herunder responstider». Kan oppdragsgiver angi hvilke responstider som minst forventes (f.eks. innen X timer/døgn for mottak av henvendelse og innen X virkedager for løsning/tilbakemelding), og hvordan responstid måles (arbeidstid vs. døgn, ferier/helg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidskrav påvirker bemanning og kost. Uten tall kan leverandøren risikere avvik ved evaluering/oppfølging.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Kundeservice»

5. I Bilag 3 Samhandlingsavtalen fremgår oppstartdato for elektronisk samhandling senest 04.01.2027. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser fremgår det også at «Kravet trer i kraft senest seks måneder etter kontraktsignering» for punch-out tilgang, med mulighet for bekreftelse i tilbudet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan disse tidspunktene skal forstås sammen (punch-out kan starte fra tilbudstidspunktet hvis bekreftet, men øvrig EHF/Samhandlingsavtale starter senest 04.01.2027)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite når de ulike integrasjons-/faktureringsforpliktelsene faktisk gjelder for å kunne planlegge og prise implementering og drift.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Kjøp av varer … punch-out-løsning» og Bilag 3 Samhandlingsavtalen – «Oppstartdato… 04.01.2027»

6. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Kjøp over disk/klikk og hent – fakturering» står det at «elektronisk faktura alltid utstedes fra leverandøren som er kontraktspart i avtalen», også ved franchisepartner. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal håndheves praktisk (f.eks. at franchisepartneren ikke skal fakturere uansett, og at leverandøren må stå som fakturautsteder i EHF), og om oppdragsgiver vil akseptere løsninger der franchisepartner kun forestår ekspedisjon/utførelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker organisering, EHF-rollen til kontraktspart og risiko for avvik i fakturaflyt.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Kjøp over disk/klikk og hent – fakturering»

7. I Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema er «Montering» priset som egen post per produktkategori. Kan oppdragsgiver bekrefte om montering er en opsjon som kun utløses ved bestilling, og om montering inkluderer alle typiske aktiviteter (f.eks. tilkobling som krever fagperson, avhending av emballasje/retur av tom emballasje) eller om dette må prises særskilt/innenfor de angitte leveringsprispunktene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Monteringsomfang vs. levering/tilleggstjenester må være avklart for å prise riktig og unngå uforutsette kostnader.

   Kilde: Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema – «Montering» samt Bilag 1 – «Tilhørende tjenester / montering»

8. I Bilag 4 Endringer i den generelle rammeavtaleteksten er Incoterms endret fra «Incoterms 2010» til «Incoterms 2020» og levering omtales også med «drop ved første hinder» i pris- og produktskjema. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som konkret menes med «drop ved første hinder» (hvor langt fra avtalte leveringsstedet som legges til grunn, og hvilke hindertyper som regnes som «første hinder»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet kan gi ulik praksis i felt. Avklaring reduserer risiko for at leverandørens faktiske leveringsforpliktelse blir tolket strengere enn planlagt.

   Kilde: Bilag 4 Endringer i den generelle rammeavtaleteksten – «4.1 Leveringsbetingelser» og Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema – «Levering»

9. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Retur av varer» fremgår det at feil/reklamasjoner skal hentes «uten ekstra omkostninger». Kan oppdragsgiver presisere hvilke frister som gjelder for (a) melding om feil/returgrunn etter levering, (b) henting/returplan etter melding, og (c) eventuelle begrensninger for hvor stort/vektmessig retur kan være per henting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returhenting og kostnadsdekning må være tids- og omfangsavklart for å kunne dimensjonere logistikk og reell enhetspris.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Retur av varer»

10. I Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser under «Miljø – energiklasse» kreves energiklasse C eller bedre. Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet gjelder for alle relevante kategorier i pris- og produktskjema (herunder også der EU-energimerking eventuelt har opphørte/endrede skalaer eller der produktet ikke har energimerkingsetikett), og hvordan leverandør skal dokumentere samsvar for slike tilfeller i praksis?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Energikrav påvirker utvalg og pris. Leverandøren trenger avklaring om hvordan kravet skal dokumenteres og håndteres ved variasjoner i energimerking.

    Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser – «Miljø – energiklasse»