Rammeavtale for hvitevarer, brunevarer og elektriske artikler

Rammeavtale mellom Bufdir og leverandør for kjøp (og tilhørende tjenester som levering, montering, service/reparasjon og håndtering av reklamasjoner) av hvitevarer, brunevarer og elektriske artikler, primært til drift av barnevernsinstitusjoner (vanlige hjem). Omfatter vareleveranser til lokasjoner over hele landet samt rabatt-/tilgang til leverandørens sortiment innen rammeavtalens varegrupper. Avtalens estimerte verdi er NOK 12 mill. eks. mva., og maksimal verdi NOK 18 mill. eks. mva. Varighet 2 år fra signering med opsjon for forlengelse 1 + 1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i relevant register i etableringsstaten.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning). Alternativt annet egnet dokument dersom det er saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandør har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell og teknisk/faglige).

  Dokumentasjon: Ved støtte: dokumentere at leverandøren råder over nødvendige ressurser, f.eks. forpliktelseserklæring, jf. FOA. Egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.4 Underleverandører

• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet (eventuelt separate egenerklæringer ved felles deltakelse).Kilde: Kap. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD), samt 'Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet'.
• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Artifik) innen tilbudsfrist. E-post eller lignende gir avvisning.Kilde: Kap. 6 INNLEVERING AV TILBUD, pkt. 'Tilbudet skal leveres via Artifik' og avvisning ved e-post.
• Tilbudet skal leveres i den helhet etter KGV sin utforming innen tilbudsfristen og være bindende.Kilde: Kap. 6 INNLEVERING AV TILBUD, 'Tilbudet skal være bindende'.
• Fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; dokumentasjon lastes opp som PDF der ikke annet er spesifisert; prisark lastes opp som Excel.Kilde: Kap. 6.1 Tilbudets utforming.
• Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet: ESPD-skjema, Tilbudsbrev (Word/PDF), 'Bilag til rammeavtalen' (Word), 'Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema' (Excel).Kilde: Kap. 6.2 Elektronisk signatur + 'Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet' (samme del).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: Leveranser iht. leverandørens varetilbud i bilag 2 og kundens krav i bilag 1; ingen kjøpsplikt for oppdragsgiver om bestemte mengder.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, 'Anvendelse og omfang'.
• Avtaleperiode: 2 år fra ikrafttredelsestidspunkt/signering, med automatisk 1-års forlengelser (maks samlet 4 år), med oppsigelsesfrist 2 måneder før automatisk forlengelse.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, 'Varighet'.
• Avrop/bestilling via elektronisk bestilling (punch-out/EHF) eller 'kjøp over disk' og 'klikk og hent' hos utsalgssteder; leverandøren skal sikre at avtalesortiment, priser og produktinformasjon er oppdatert i punch-out-løsningen og at ordre/ordrebekreftelser utveksles i EHF-format.Kilde: Bilag 4 Endringer i den generelle rammeavtaleteksten, pkt. 3 'Avrop/Bestilling' og 'Elektronisk bestilling'.
• Levering: Fritt levert (DDP) iht. Incoterms 2020 (oppdatert). Leveranser skal være i samsvar med leverandørens leveringsløsning og garanterte leveringstider i bilag 2.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, pkt. '4.1 Leveringsbetingelser' (og Bilag 4 endring) + 'Alle produkter skal leveres ... innenfor ... garanterte leveringstider' (Bilag 4).
• Service/tilhørende tjenester: montering når bestilt, håndtering av emballasje (fjerne/ta med), samt garanti og reparasjonsordning. Reparasjon på stedet eller henting/levering uten omkostninger.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, 'Tilhørende tjenester', 'Garant og reparasjon', samt 'Montering' og emballasje ved montering.
• Retur: feil vare/kvantum skal kunne returneres og krediteres; retur ved feil og reklamasjoner hentes av leverandøren uten ekstra omkostninger.Kilde: Bilag 1, 'Retur av varer'.
• Miljøkrav i kontraktsperioden: medlemskap i produsentansvarsordning for emballasje og EE-retur, rutiner for å minimere emballasjemengde og prioritere resirkulert emballasje; rutiner for retur EE-avfall og tilrettelegging for gjenbruk; energimerking og minstekrav til energiklasser per produktkategori; årlig oversendelse av energistatistikk (energiklasser fordelt på produktkategorier).Kilde: Bilag 1, kap. 'Miljø – Emballasje', 'Miljø – returordning', 'Miljø – energiklasse', 'Miljø – statistikk' + Bilag 1 øvrige miljøkrav.
• Pris og betaling: priser ekskl. mva og som utgangspunkt inklusive levering/alle andre kostnader. Fakturering fortløpende per avrop; betaling per 30 kalenderdager, betalingsfrist løper først etter levering og mottak av godkjent faktura. Elektronisk faktura (EHF) kreves.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, 'Pris og betaling' + 'Faktureringsrutiner' og 'Fakturaformat og faktureringsadresse'.
• Mislighold: dagbot ved forsinket levering/mangel som hindrer bruk (0,15% av avtalte pris eks. mva knyttet til del som ikke kan tas i bruk; min 1.000 kr/dag; maks 100 virkedager). Ansvarsbegrensning 15% av total kontraktssum med unntak for forsett/grov uaktsomhet.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, 'Dagbot'.
• Underleverandører: krever skriftlig forhåndssamtykke; ingen delegering som forringer eller truer oppfyllelsen. Leverandøren er ansvarlig for underleverandørers ytelser.Kilde: 01 Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, 'Bruk av underleverandører'.

• Endringslogg viser oppdateringer i Bilag 2 (V.2 til V.3) og tidsplan; eksakt ny tidsplan for frister etter forlengelser fremgår ikke i den inkluderte teksten utover at 'tidsrammene er oppdatert' (pkt. 1.5).
• Noen kontraktsdetaljer knyttet til praktiske 'leveringstider' er formulert som krav om at leverandøren skal beskrive garanterte leveringstider for Bufetats fem regioner, men konkrete tidsgrenser er ikke oppgitt i teksten (henvisning til bilag 2).
• Det konkrete innholdet i 'Bilag til rammeavtalen' er ikke gjengitt; innleveringskrav listes, men innhold/krav utover at bilaget skal leveres er ikke i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 «Leveringstider»: Kan dere bekrefte at maksimaltiden leverandøren skal garantere gjelder fra det øyeblikket varen sendes fra leverandørens lager til varen ankommer avtalt leveringssted, og at vi skal oppgi separate garanterte leveringstider for Bufetats fem regioner i tråd med lokasjonsoversikten? Hvis ja: Hva er forventet format (antall dager/antall timer), og gjelder garantien også i perioden når en vare har restordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig risiko/kostnad knyttet til garanterte leveringstider per region, og avklare om restordre/kapasitetsutfordringer påvirker garantien.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Leveringstider»

2. I Bilag 3 «Samhandlingsavtalen» under «Ordrebekreftelse»: Det står at ordrebekreftelse skal sendes innen 24 timer etter at bestilling er mottatt, men det fremgår ikke hva som anses som «mottatt» (Peppol/EHF innboks, tilgjengeliggjøring eller kvittering). Kan dere presisere hvilket tidspunkt som skal legges til grunn for 24-timersfristen (inkl. hva som regnes som arbeidsdager/klokkeslett), og hvordan vi skal håndtere manglende/feil EHF-validering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig friststart og teknisk håndtering kan gi uforutsigbar mislighold-/dagbot-eksponering.

   Kilde: Bilag 3 Samhandlingsavtalen, avsnitt «Bestilling» / «Ordrebekreftelse (leverandør)»

3. I Bilag 1 «Bestilling / kjøp av varer»: Oppdragsgiver skal ha tilgang til hele sortimentet til rabatterte priser via punch-out og via «kjøp over disk/klikk og hent». Kan dere bekrefte følgende for denne konkurransen: (1) At punch-out må vise kun avtalte produkter/priser, men likevel skal dekke «hele leverandørens sortiment» innen varegruppene i rammeavtalen; og (2) at det er nok at «rabatterte priser» fungerer i begge salgskanaler, selv om de interne systemene er ulike?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Balanseringen mellom «hele leverandørens sortiment» og «kun avtalte produkter/priser» må avklares for å kunne designe løsning og prise riktig.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Bestilling / kjøp av varer»

4. I Bilag 1 «Kjøp over disk/klikk og hent – fakturering»: Kravet sier at elektronisk faktura alltid skal utstedes fra leverandøren som er kontraktspart, også ved franchisepartner. Kan dere presisere hvordan dere forventer at vi løser fakturering der franchisetaker lager/foretar leveransen lokalt (f.eks. fakturamodell: videresalg/agent, fakturering via sentral enhet, eller kredit/debet mellom enheter)? Finnes det en standard prosess dere ønsker oss å følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en praktisk og juridisk kritisk avklaring som påvirker både gjennomføring og økonomisk risiko (særlig ved avvik i punch-out/fakturaflyt).

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Kjøp over disk/klikk og hent – fakturering»

5. I Bilag 1 «Retur av varer»: Kan dere bekrefte at retur og kreditering gjelder både feil vare/kvantum og retur som følge av reklamasjon, og at dere ønsker at vi beskriver en standard prosess inkl. frister for opphenting og håndtering av transportkostnader? Videre: Hvilken dokumentasjon må oppdragsgiver/leverandør utveksle ved retur (f.eks. referanse til bestilling/ordrenummer, pakkseddel, RMA)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere en returprosess som oppfyller avtalen og prissette tilhørende administrasjons- og logistikkostnader.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Retur av varer»

6. I Bilag 1 «Miljø – energiklasse»: Dersom vi benytter unntak b) («Det finnes ikke produkter i påkrevd energiklasse som oppfyller øvrige spesifikasjoner i pris- og produktskjema»): Hvilken type dokumentasjon kan oppdragsgiver kreve, og må dokumentasjonen knyttes til hver enkelt linje (produkt) i pris- og produktskjemaet? Finnes det en akseptfrist for å levere slik dokumentasjon etter kontraktsignering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unntaksadgangen kan påvirke både produktvalg og tilbudspris. Krav til dokumentasjon og tidspunkt påvirker leverandørens kostnad og risiko.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Miljø – energiklasse» (unntak b)

7. I Bilag 2 vedlegg 1 «Pris- og produktskjema»: Evalueringen skjer på «Evalueringssum» (totalsum per varegruppe + montering + levering) multiplisert med 4 år, og «oppsjoner/øvrig sortiment inngår ikke i evalueringen». Kan dere bekrefte hvordan «Levering» prises i praksis: skal frakt-/leveringsprisene i matrisen brukes likt uansett lokasjon (slik veiledningen antyder), og om «drop ved første hinder» og «plassering på anvist sted, utpakking, retur av tom emballasje» er inkludert i alle avrop eller bare der det faktisk bestilles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi riktig tilbudspris må leverandøren vite om leveringskostnader er fullt inkludert for alle avrop eller kun i bestemte leveranseutførelser.

   Kilde: Bilag 2 vedlegg 1 Pris- og produktskjema, ark «Pris- og produktskjema» (seksjon «Levering») + veiledningstekst

8. I Bilag 2 vedlegg 1 «Pris- og produktskjema» samt Bilag 1 «Garanti og reparasjon»: Kan dere presisere hva dere regner som «større varer» som skal kunne repareres på stedet (eller alternativt hentes og leveres uten omkostning)? Er det produktkategorier/vekt-/størrelsesgrenser vi kan bruke som utgangspunkt for å prise tjenesten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klassifisering av hvilke varer som utløser ulike reparasjons-/logistikkløp er nødvendig for korrekt kostnadsestimat og tilbudsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers krav til leveranser, punkt «Garanti og reparasjon»

9. I Standard kontraktsvilkår «Dagbot» punkt 7.2 og 8/10 (samt Bilag 1 «Leveringstider»): Kan dere bekrefte at dagboten utløses ved konstatert forsinket levering og/eller mangel som gjør varen ubrukelig, og at dagbotens beregningsgrunnlag er «den avtalte pris eksklusive mva. som knytter seg til den del av leveransen som ... ikke kan tas i bruk», men samtidig minimum kr 1.000 per kalenderdag? Spørsmål: Hvordan skal «del av leveransen» avgrenses ved del-leveranser/restordre i samme bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotmekanismen er sentral for leverandørens risikobilde. Utydelig avgrensning ved del-leveranser gjør det vanskelig å prise.

   Kilde: Standard kontraktsvilkår rammeavtale varekjøp, punkt «Dagbot»