Anskaffing av ny rammeavtale for handverktøy

Rammeavtale for Vestland fylkeskommune om kjøp av handholdt verktøy og relatert utstyr til hele organisasjonen, inkl. elektronisk katalog (EHF/punch-out), service/reklamasjon, levering og statistikk. Verdien er estimert til ca. NOK 4 500 000 eks. mva per år (maks NOK 22 000 000 eks. mva over 4 år med opsjoner). Levering skal skje til mange navngitte lokasjoner/enheter.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Oppdragsgiver innhenter selv. Utenlandske selskap: dokumentasjon på registrering i relevant foretaks-/bransjeregister i hjemlandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 – Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering og vurderer mot omsetning, inntjening, soliditet og likviditet; ev. årsregnskap/noter med styre- og revisjonsmelding fra siste år. Utenlandske leverandører: årsregnskap for de siste to år.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 – Økonomisk og finansiell stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante oppdrag i løpet av de siste 3 år.

  Dokumentasjon: Skildring av 3 mest relevante oppdrag (verdi, tidspunkt og mottaker). Referanseskjema i Vedlegg 5 kan/skal brukes.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.5 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Hvis leverandøren støtter seg på andre for å oppfylle økonomiske/finansielle eller tekniske/faglige krav: forpliktelses- og ESPD-eigenerklæring for støttende virksomhet.

  Dokumentasjon: Forpliktingserklæring (Vedlegg 4) og separat ESPD-eigenerklæring for støttende virksomhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 – Forpliktings- og eigenerklæring / ESPD
• Ingen russisk eierskap / deltakelse i strid med sanksjoner (opplyses/stadfestes i dokumentasjon).

  Dokumentasjon: Stadfesting i tilbodsbrevet (Vedlegg 1) om at selskapet ikke har russisk eierskap iht. beskrevet kriterier.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3 – Sanksjoner mot Russland

• Utfylt og signert Vedlegg 1: Tilbodsbrev (tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 1
• Vedlegg 2: Tilbyders atterhald og avvik (kun hvis det finnes avvik/forbehold).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 2
• Vedlegg 3: Teiepliktige opplysninger og egen­erklæring om bortfall av teieplikt (kryss/utfylling).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 3
• Vedlegg 4: Forpliktingserklæring (kun ved bruk av støttende virksomhet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 4
• Vedlegg 5: Referanseskjema (3 referanser).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 5
• Vedlegg 6: ESPD-eigenerklæring for leverandør (og evt. støttende virksomhet), utfylles i TendSign (separat ESPD ved støttende virksomhet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 + Vedlegg 6 (beskrevet i punktliste)
• Vedlegg B – Leverandørens skildring av leveransen (må dokumentere oppfyllelse av krav i Vedlegg A; absolutt/poengsatte/ viktige krav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (dokumentliste) + Vedlegg B
• Vedlegg C – Prisar (Excel): alle relevante prisfelt må fylles ut; manglende priser kan medføre avvisning; kantsortiment-rabatt fylles ut i prosent (ikke evalueringsgrunnlag for 'Pris').Kilde: Vedlegg C – Prisskjema (arktekst) + Konkurransegrunnlag pkt. 4/5
• Vedlegg D – Einingar i avtalen: (oppgis som vedlegg i grunnlaget; ikke uttrykkelig innsendingskrav i teksten, men del av kontraktsgrunnlaget).Kilde: Avtaledokument – Vedleggsliste; Konkurransegrunnlag pkt. 6 – Vedlegg

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaleperiode: 01.10.2026–30.09.2028, med opsjon 1+1 år (maks 4 år total), automatisk forlengelse med oppsigelsestid 2 måneder før opsjon.Kilde: Avtaledokument – Avtaleperiode
• Avrop/bestilling skal normalt skje via Vestland fylkeskommunes innkjøpssystem (Visma ehandelt); leverandøren skal kun akseptere bestillinger fra innkjøpssystemet.Kilde: Avtaledokument – Bestilling / Innkjøpssystem
• Elektronisk katalog i EHF-format (EHF-varekat.): levert senest 1 måned etter tildeling; oppdragsgiver kan velge at bestilling ikke starter før løsning er etablert og godkjent. Krav til datakvalitet, oppdatering av pris/produkt, UNSPSC m.m.Kilde: Avtaledokument / Bestilling – Eksponering av sortiment og prisar
• Levering (DDP iht. Incoterms 2020), forsvarlig pakking/merking, pakkeseddel lett synlig med ordrenummer, navn og leveringssted; transportør må sikre riktig plassering og ta med retur av emballasje.Kilde: Avtaledokument – Levering / Generelt
• Leveringstid: innen normal arbeidstid, før kl. 15:00 dersom ikke annet avtales med den enkelte enhet.Kilde: Avtaledokument – Leveringstider
• Levering til avtalt sted i Vedlegg D (lokasjoner/enheter); oppdragsgiver forbeholder endringer i Vedlegg D i avtaleperioden.Kilde: Avtaledokument – Leveringsadresse
• Levering i kravspesifikasjonen: mellom 0800 og 1500; minimum 2 ganger i uken; utenom dette må avklares med bestiller på forhånd.Kilde: Vedlegg A – Levering og leveringstid (A1)
• Merking/identifikasjon ved levering: pakkeseddel skal være lett synlig merket med ordrenummer, bestillers navn, ressursnummer, leveringsadresse og plassering.Kilde: Vedlegg A – Levering og leveringstid (A1) / Vedlegg B tilsvarende
• Retur ved feilbestilling/feil-levert: tilbyderen skal ha gode rutiner for retur av feilbestilling/feilleverte varer; retur av standard lagervarer med urørt originalemballasje: kreditere 70% av fakturaverdien.Kilde: Vedlegg A – Levering og leveringstid (A1) + Avtaledokument – Kansellering/avbestilling og retur
• Statistikk/rapportering: minst årlig og etter behov, sortert på enhet, produkt, produsent, produktkategori, varenummer, samt pris per enhet og totalt (inkl. bruktkjøp).Kilde: Vedlegg A – Rapportering (A1) + Avtaledokument – Statistikk/målepunkt
• Garanti og reparasjon (kontraktsmessig krav via Vedlegg A): garantitid min. 3 år for varer som ikke er rene forbruksvarer; reparerbarhet og tilgang på reservedeler/kritiske komponenter.Kilde: Vedlegg A – Garanti (A2) og Mulighet for reparasjon (A1)
• Miljøkrav: oppfylle avtalevilkår og gjeldende miljølovgivning; for EE-produkter oppfylle RoHS/Pops/REACH-krav; emballasjeprioritering; kjøretøykrav for last mile (Euro VI for tunge, helst nullutslipp for lette).Kilde: Vedlegg A – Klima- og miljø (krav 20–26) + Avtaledokument – Miljøkrav
• Betaling: 30 kalenderdager etter mottak av korrekt faktura; faktura skal være EHF og sendes med avtale-/ordrematching (innkjøpsordrenummer).Kilde: Avtaledokument – Fakturering og betaling

• Tekstutdraget inneholder ikke eksplisitt avvisnings-/ESPD-kriterier for alle kvalifikasjonskrav (kun deler av nasjonale avvisingsgrunner og noe om russisk sanksjon).
• Noen ‘Viktige datoar’ i konkurransegrunnlaget ser ut til å ha inkonsistens (f.eks. «Kunngjering 05.08.2020», «Frist for å levere 01.01.2020») – kan være en feil i teksten og er derfor ikke presisert.
• Avtaledokumentet gir ikke full detalj på alle operasjonelle kontraktskrav utover det som er vist; komplette punktlister kan ligge i deler av dokumentet som ikke er med i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I «Viktige datoar» punkt 1.4 står det «Kunngjering 05.08.2020» og «Siste dag for spørsmål til konkurransegrunnlaget 08.08.2020», men «Frist for å levere tilbod 01.01.2020, kl. 12:00». Kan oppdragsgjevar bekrefte korrekte datoar for frist for å levere tilbod, og eventuelle konsekvensar for vedståingsfrist?»

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte/inkonsistente datoar kan påvirke tilbudets gyldighet og leverandørens planlegging.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.4 «Viktige datoar»

2. Kan oppdragsgjevar presisere kva som skal rapporterast og i kva format for «Rapportering» i Vedlegg A, krav nr. (Rapportering/Statistikk), inkludert: om rapportering skal dekke heile varelinjene i Vedlegg C, og om det er krav til miljømerking/klimaindikatorar i den årlege statistikken?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig omfang og format for rapportering er nødvendig for å prise administrasjon og ressursbruk korrekt.

   Kilde: Vedlegg A «Rapportering» (Kravtabell)

3. I Vedlegg A krav om service (service 30%) og Vedlegg B står det at reklamasjonsrutinar skal skildrast i Vedlegg B, samt at leverandøren skal ha fast(e) kontaktperson(ar) og vere tilgjengeleg 08:00–16:00. Kan oppdragsgjevar spesifisere kva minimum som må inngå i reklamasjonsrutinane (t.d. responstid, frist for avhjelp/omlevering, krav til dokumentasjon, og eskalering ved gjentakande feil)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger av «gode rutinar» kan gi stor forskjell i kost og risiko; minimumskrav bør avklares før tilbud.

   Kilde: Vedlegg A «Service (30%)», krav (A1) reklamasjonsrutinar / Vedlegg B

4. Vedlegg A stiller krav om at leverandøren skal tilby «fullsortiments varespekter» innan varegruppene i prisskjemaet, og at rabatt på kantsortiment skal leverast i Vedlegg C. Kan oppdragsgjevar bekrefte om «fullsortiment» betyr at leverandøren må levere alle varetypar/underkategorier innan varegruppene (slik de er definert i Vedlegg A), og korleis oppdragsgjevar vil kontrollere dette i praksis under avtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Fullsortiment» kan være uklart og kan gi betydelig leveranseforpliktelse; kontrollmetode påvirker kommersiell risiko.

   Kilde: Vedlegg A «Rabatt på kantsortiment» (A1)

5. I tildelingskriteria er «Klima- og miljø» 30% og vektes via Vedlegg B. Kan oppdragsgjevar utdype hvordan poengsettingen av krav 20–26 i Vedlegg A vil skje, spesielt for: (1) lang levetid (tåler røff behandling), (2) garanti (min. 3 år), (3) reparasjon/tilgang på reservedelar, (4) miljømerking/EE/RoHS/REACH, (5) emballasjeprioritering, og (6) miljørapportering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvordan evalueres og hvilke bevis/indikatorer som gir høyere score avgjør utforming av Vedlegg B og prissetting.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 «Tildelingskriterium», samt Vedlegg A «Klima- og miljø (30%)» krav nr. 20–26

6. Krav i Vedlegg A om leveringstid oppgir «Levering skal skje minimum 2 gangar i veka» og «Levering... mellom 0800 og 1500». Kan oppdragsgjevar presisere om dette kravet gjelder alle lokasjoner/alle bestillinger, og om leverandøren kan planlegge faste leveringsdager per område (f.eks. ruteplan), eller om hver ordre må leveres innen to faste ukedager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrekvens kan være dyrt; avklaring av hvordan kravet operasjonaliseres trengs for riktig kalkyle.

   Kilde: Vedlegg A «Levering og leveringstid» (Kravtabell), samt «Levering... minimum 2 gangar i veka»

7. I Avtaledokumentet punkt 2 «Avtaleperiode» står det at rammeavtalen trer i kraft 01.10.2026 (og varar til 30.09.2028). Samtidig oppgir konkurransegrunnlaget «estimert» årlig verdi og «maksimal verdi» over 4 år. Kan oppdragsgjevar bekrefte at pris-/prisendringsmekanismer (KPI 12 måneder etter avtalestart) skal beregnes fra 01.10.2026, og at leverandøren skal prise kontraktsforpliktelser tilsvarende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidslinjen påvirker prisregulering, planlegging og ressursallokering; feil antakelser kan gi kostnadsavvik.

   Kilde: Avtaledokumentet punkt 2 «Avtaleperiode», samt punkt 8 «Prisar»

8. Avtaledokumentet punkt 5.3 og Vedlegg A/B omtaler leveringsfrister «inkludert i Vedlegg A – Kravspesifikasjon / Vedlegg B». I det utdraget vi har ser vi ikke konkrete frister per vare-/ordretype. Kan oppdragsgjevar utdype hvilke leveringsfrister som gjelder (f.eks. standardleveringstid, frist ved tomt på lager, frist ved tilsvarende/betret vare, og frist for feilretting ved avvik/mangel) og hvor dette er spesifisert i dokumentene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er direkte koblet til dagbot og risiko; leveringsfrister må være klare for riktig tilbudspris.

   Kilde: Avtaledokumentet punkt 5 «Levering», særlig 5.3 «Leveringsfrister»

9. I Avtaledokumentet punkt 7 «Endringar» og punkt 8 «Prisar» står det om nye produkter og erstatning. Kan oppdragsgjevar presisere prosessen og tidsfristene for: (1) godkjenning av nye produkter i standardsortimentet, (2) dokumentasjonskrav for «same vilkår» ved erstatning, og (3) hvordan ny pris skal fastsettes ved nye produkter (skal den bygge på enhetspriser/struktur i Vedlegg C)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsmekanismene kan gi betydelig kommersiell og operativ usikkerhet; prosess/tidsfrister er nødvendig for å prise kapasitet og risiko.

   Kilde: Avtaledokumentet punkt 7 «ENDRINGAR» (7.2–7.4) og punkt 8 «PRISAR» (8.1–8.3 samt øvrige mekanismer)