Anskaffing av ny rammeavtale for handverktøy

Vestland fylkeskommune (VLFK) skal inngå en ny rammeavtale for kjøp av handverktøy (og relatert utstyr) til hele organisasjonen, inkludert Bybanen AS. Rammeavtalen gjelder i 2 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi er NOK 4 500 000 eks. mva per år, og maksimal verdi NOK 22 000 000 eks. mva over 4 år. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet, med vekt: Pris 40 %, Service 30 %, Klima- og miljø 30 %.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Utenlandske selskap: dokumentasjon på registrering i relevante bransje-/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil i utgangspunktet innhente kredittvurdering/årsregnskap. Leverandør kan måtte levere årsregnskap (inkl. noter og styre-/revisjonsmelding) for siste år (norske) eller to år (utenlandske). Alternativt annet akseptabelt dokument dersom leverandøren ikke kan fremlegge etterspurt dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante oppdrag siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av de 3 mest relevante oppdragene i løpet av de siste 3 årene, inkl. verdi, tidspunkt og mottaker. Bruk av referanseskjema i Vedlegg 5. Samlet sett for de 3 referansene må kvalifikasjonskravet oppfylles.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.5 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar
• ESPD/egenerklæring og utfylling.

  Dokumentasjon: Hovedleverandør fyller ut elektronisk ESPD-skjema. Ved støtte fra andre virksomheter må det leveres separat ESPD for støttende virksomhet, samt ESPD-eigenerklæring og forpliktelseserklæring (Vedlegg 4) dersom det støttes på økonomisk/finansiell kapasitet eller tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6 Forpliktings- og eigenerklæring og punkt 3.7 Utfylling av ESPD
• Nasjonale avvisingsgrunner (inkl. angitte bestemmelser).

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert dokumentasjonsformat, men avvisingsgrunnene gjelder i henhold til ESPD del III, seksjon D, og presisering av avvisingsgrunner i anskaffingsforskriften § 24-2. I tillegg stadfestelse av at det ikke foreligger russisk eierskap/nasjonale avvisingsgrunner via Tilbodsbrev (Vedlegg 1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 Nasjonale avvisingsgrunnar

• Tilbodsbrev (Vedlegg 1) skal skrives ut, signeres og dateres og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 Innlevering av tilbod
• Vedlegg 2: Tilbydar sine atterhald og avvik skal leveres dersom leverandøren har forbehold/avvik.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.3 Atterhald og avvik; Vedlegg 2
• Vedlegg 3: Teiepliktige opplysningar og eigenerklæring om bortfall av teieplikt.Kilde: Konkurransegrunnlag Vedlegg og punkt 5.1 Innlevering av tilbod (opplistede vedlegg)
• Vedlegg 4: Forpliktingserklæring (gjelder støttende virksomhet hvis relevant).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6 Forpliktings- og eigenerklæring; Vedlegg 4
• Vedlegg 5: Referanseskjema skal brukes og leveres som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.5; Vedlegg 5
• Vedlegg C (Priser) i excel-format skal fylles ut og legges inn i henhold til pris- og evalueringsregler (inkl. rabattsats for kantsortiment og utfylling av gule felt).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 Tildelingskriterium (dokumentasjon) og punkt 5.1/5.2 (Vedlegg C - Prisar); Vedlegg C
• Vedlegg B: Leverandørens skildring av leveransen skal leveres (beskrivelse av tilbudt løsning/oppfyllelse av krav).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 Tildelingskriterium (Service og Klima- og miljø dokumentasjon); Vedlegg B
• ESPD-eigenerklæringsskjema (elektronisk dokument) skal fylles ut elektronisk i TendSign; separat ESPD for støttende virksomhet ved støtte.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.7 Utfylling av ESPD; opplisting i punkt 5.1 (Vedlegg 6 ESPD-eigenerklæring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet og opsjon: trer i kraft 01.10.2026, varer til 30.09.2028; oppdragsgiver kan forlenge 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Avtaledokument punkt AVTALEPERIODE
• Avrop/bestilling skal i utgangspunktet skje via oppdragsgivers innkjøpssystem (Visma ehandel). Leverandør skal kun akseptere bestillinger fra innkjøpssystemet og stadfeste skriftlig uten ugrunnet opphold.Kilde: Avtaledokument punkt AVROP PÅ RAMMEAVTALE (Generelt) og BESTILLING (Innkjøpssystem)
• EHF-katalog/varekatalog: leverandør skal levere og holde ved like elektronisk varekatalog (EHF-format via aksesspunkt) og sikre høy datakvalitet samt oppdatering av produkt og priser. Løsningen skal være levert senest 1 måned etter tildeling.Kilde: Avtaledokument punkt BESTILLING (Eksponering av sortiment og prisar)
• Levering: DDP iht. INCOTERMS 2020, forsvarlig pakking/merking; pakkeseddel med kravspesifikke opplysninger. Levering anses godkjent når varen levert i samsvar med avtale og transportør har fått signatur/mottak.Kilde: Avtaledokument punkt 5 LEVERING (Generelt)
• Leveringstid: innen normal arbeidstid før kl. 15.00 (med mindre annet avtales).Kilde: Avtaledokument punkt 5.2 LEVERINGSTIDER
• Retur/kansellering: oppdragsgiver kan kansellere uten varsel før skriftlig ordrebekreftelse; avbestilling før faktisk levering; retur av standard lagervarer krediteres med 70% av fakturaverdien ved uåpnet emballasje.Kilde: Avtaledokument punkt 6 KANSELLERING, AVBESTILLING OG RETUR AV VARER
• Pris og prisendringer: priser i NOK eks. mva og skal inkludere alle kostnader; prisendring krever varsel minst 1 måned før iverksettelse, godkjenning av oppdragsgiver og oppdatering i katalog; indeksjustering etter SSB KPI mulig én gang årlig etter avtalestart (ingen retroaktiv effekt).Kilde: Avtaledokument punkt 8 PRISAR (Generelt, Prisendring)
• Fakturering: elektronisk faktura i EHF via aksesspunkt; betaling innen 30 kalenderdager etter mottatt korrekt faktura; faktura skal baseres på innkjøpsordre og merkes riktig (avtalenummer, ordre-/artikkelhenvisning).Kilde: Avtaledokument punkt 9 FAKTURERING OG BETALING
• Miljøkrav: leverandør garanterer oppfyllelse av avtalens miljøkrav og relevant miljølovgivning; skal ha rutiner mot forbudte stoffer/maks konsentrasjoner, arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning, og kunne dokumentere ved forespørsel (egenrapportering/eigenrapporteringsskjema/revisjon).Kilde: Avtaledokument punkt 13 MILJØKRAV
• Revisjon og etterlevelse i leverandørkjeden: oppdragsgiver kan gjennomføre revisjoner/kontroller; leverandør plikter å bidra og iverksette korrigerende tiltak; underleverandør kan måtte skiftes hvis avvik ikke rettes.Kilde: Avtaledokument punkt 14 KONTROLL OG REVISJON
• Misligholdssanksjoner: dagbot ved forsinket levering/manglende oppfyllelse (inkl. dagbot for miljøkrav – beløp ikke utfylt i teksten), prisavslag og heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Avtaledokument punkt 16 MISLEGHALD og punkt 17 SANKSJONAR VED MISLEGHALD FRÅ LEVERANDØREN

• Kravspesifikke detaljer i Vedlegg A (utover de som fremgår av teksten) er ikke fullt gjengitt; enkelte leverings- og miljøkrav kan ligge i tabeller som ikke er komplett i utdraget.
• I avtaledokumentet står dagbot for miljøkrav som «NOK x ekskl. mva per kalenderdag» (tall mangler i teksten), og dermed er eksakt sanksjonsnivå usikkert fra forelagt tekst.
• Det fremgår at «valde leverandør skal på førespurnad levere skatteattest»; tidspunkt/omfang er betinget av om valgte leverandør er norsk, men detaljer om prosess er ikke fullt spesifisert i utdraget.
• Kontraktsdetaljer om konkrete leveringstidsfrister/krav i Vedlegg A er ikke oppgitt her (det vises til Vedlegg A/B/D).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A (Klimakrav – krav nr. 20–26) ber vi om at dere presiserer nøyaktig hvordan dere vil dokumentere/evaluere «lang levetid» (krav nr. 20) og hva som anses som «reelt målbar» dokumentasjon for å oppfylle kravet.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø-/klimakriteriet evalueres, og leverandøren må vite hvilken dokumentasjon som gir poeng og hvordan den skal utformes for å unngå avvik/risiko.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, Klima- og miljø (30 %), krav nr. 20 og 21–26 (særlig 20 og dokumentasjon i pkt. 21).

2. Vedlegg A krav nr. 21 (Garanti): Kan dere bekrefte om kravet om minimum 3 års garantitid gjelder for hver enkelt varelinje/produktfamilie i Prisskjema, og om dere godtar garantiperioder som varierer mellom «forbruksvarer» og «ikke-forbruksvarer» definert hos leverandør – samt hvordan dere ønsker at dette avgrenses/dokumenteres i Vedlegg B?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og dokumentere riktig må leverandøren vite om garantikravet er uniformt eller avhengig av vareklassifisering, og hvilke bevis som kreves.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, Klima- og miljø (30 %), krav nr. 21 og Vedlegg B krav om dokumentasjon.

3. Vedlegg A krav nr. 22 (Moglegheit for reparasjonar): Hva regner dere som «kritiske komponenter» for handverktøy i denne avtalen, og hvilken dokumentasjon forventer dere at vi beskriver/leverer i Vedlegg B (f.eks. reservedels-tilgjengelighet, reparasjonsnettverk/verksted, leverings-/lead time for reservedeler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan påvirke både kostnader og hvordan tilbudet skal bygges for å oppnå evaluering/unngå avvisning ved manglende forståelse av begrepet «kritiske komponenter».

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, Klima- og miljø (30 %), krav nr. 22.

4. Vedlegg A krav nr. 25 (Køyretøy / last mile): Kan dere presisere hvilke konkrete transportkrav som gjelder i praksis i avtalen (f.eks. prosentandel av leveranser med Euro VI/nullutslipp, geografiske begrensninger, eller krav kun for bestemte lokasjoner/volum)? Dersom dere forventer et mål/andel, ber vi om å få tallfestet dette.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan medføre betydelig kostnads- og logistikkonsekvens; leverandøren trenger et operasjonelt målbilde for prising og etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, Klima- og miljø (30 %), krav nr. 25.

5. Vedlegg A krav nr. 24 (Emballasje): Ber dere spesifisere hva som forventes som «kort skildring» i Vedlegg B, og hvordan dere vil evaluere og kontrollere prioriteringen (gjenbrukbare alternativer, resirkulert plast/biobasert plast). Godtas f.eks. dokumentasjon i form av emballasjespesifikasjon/produktdatablad eller redegjørelse på foretaksnivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi riktig tilbud innen klima/ miljø må leverandøren vite både dokumentasjonsformat og evalueringslogikk for emballasjeprioritering.

   Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, Klima- og miljø (30 %), krav nr. 24 samt dokumentasjonskrav til krav nr. 24 i teksten.

6. Avtaledokumentet pkt. 17.2 og 17.7 (Dagbot ved miljøkrav): Kan dere bekrefte konkrete nivåer for dagbot «NOK x per kalenderdag» for mindre og større brudd på miljøkrav (tallene fremgår ikke i utdraget vi har mottatt), og hvordan «mindre» vs. «større» brudd skal vurderes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter er direkte økonomisk risiko; leverandøren må kjenne eksakt sanksjonsnivå og terskler for å prise og vurdere avvikskostnader.

   Kilde: Avtaledokument.docx, pkt. 17.2 Dagbot og pkt. 17.7 Dagbot ved misleghald av miljøkrav.

7. Avtaledokumentet pkt. 5.2–5.3 (leveringstider/leveringsfrister) viser til Vedlegg A/B, men fristene er ikke gjengitt i vårt utdrag: Kan dere angi hvilke konkrete leveringstidsfrister som gjelder (standardlevering etter bestilling, og eventuelle tillegg for restordre/kantsortiment), og om fristene varierer per varegruppe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid påvirker både servicekost og risikopris (dagbøter/avvik) og må være mulig å prise korrekt før tilbud.

   Kilde: Avtaledokumentet, pkt. 5.2 Leveringstider og pkt. 5.3 Leveringsfrister (henviser til Vedlegg A/B).

8. Avtaledokumentet pkt. 3.2 om parallelle rammeavtaler: Kan dere bekrefte hvordan dere praktiserer «parallelle rammeavtaler» for denne anskaffelsen (skal leverandør konkurrere på hver ordre, eller er det forventet at avtalen er primær leverandør)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kommersielle kalkyle (forutsigbarhet og volum) og dermed pris og bemanning/serviceoppsett.

   Kilde: Avtaledokumentet, pkt. 3.2 Parallelle rammeavtaler.

9. Vedlegg C prisskjema: Kan dere bekrefte hvilke felt dere vil bruke ved evaluering av «Pris» når vi oppgir både enhetspris per salseining og «Pris som blir evaluert» (samt hvordan vi skal fylle ut rabatt på øverig produktsortiment i prosent)? Dersom «prissom blir evaluert» skal beregnes av oss, ber vi om at dere bekrefter formel/forutsetning.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feilutfylling (som kan gi avvisning eller feil evaluering) trenger vi sikker tolkning av hvordan excel-feltene skal fylles og evalueringsmengder brukes.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Tildelingskriterier) + Vedlegg C – Info og Vareliste/Volumprodukter (utvalgte linjer og evalueringsformulering).

10. Avtaledokumentet pkt. 8.2–8.3 (Prisendring): For valuta/tollm.m. ber dere om at «vara som er angitt» i Vedlegg C kan få prisregulering, men vi ser ikke konkret hvilke varer/linjer som er markert for valutaeksponering. Kan dere angi hvilke varelinjer som er gjenstand for prisregulering pga. valuta/toll, eller hvor dette er spesifisert i vedleggene?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uten oversikt over hvilke varer som omfattes kan leverandøren ikke vurdere prisrisiko og prisingsstrategi korrekt.

    Kilde: Avtaledokumentet pkt. 8.2 Prisendring (Valutakurs/tollsats m.m.) og pkt. 8.2/8.3 henvisning til spesifikasjon i Vedlegg C.