Rammeavtale for kjøp og installasjon av utstyr tilknyttet eksisterende Lenel OnGuardS2 adgangskontrollsystem

Rammeavtale for Bodø kommune om kjøp, installasjon, service/support, oppgradering og vedlikehold av utstyr og programvare tilknyttet eksisterende Lenel OnGuardS2 adgangskontrollsystem, inkl. nye lokasjoner i avtaleperioden. Omfatter også tilhørende FDV dokumentasjon og oppdrag via bestilling/avrop.

• Leverandøren skal ha Lenel OnGuard produsentsertifiseringer (VAR status) og tilgang til utstyr.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kravene skal vedlegges tilbudet.

  Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 2 (S) – «Absolutte krav …»
• Leverandøren skal ha ekomnettautorisasjon.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kravene skal vedlegges tilbudet.

  Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 2 (S)
• Leverandør skal dokumentere ansatte med Lenel Certified Professional, Access og Lenel Certified Professional, Database.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kravene skal vedlegges tilbudet.

  Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 2 (S)
• Underleverandør kan brukes dersom kravene tilfredsstilles ved bruk av underleverandør og det dokumenteres en bindende samarbeidsavtale i rammeavtalens varlighet.

  Dokumentasjon: Bindende samarbeidsavtale (for underleverandør) dokumenteres.

  Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 2 (S)

• Dersom det foreligger avvik/forbehold mot konkurransedokumentene skal avvik føres i Vedlegg 3 – Avvik og forbehold.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema.docx, avsnitt «Avvik»
• Leverandøren skal oppgi alle taushetsbelagte opplysninger i tilbudet dersom tilbudet inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt (bl.a. hvilke opplysninger, hvor de finnes og hvorfor taushetsplikt gjelder).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema.docx, avsnitt «Taushetsplikt»
• Dersom det leveres med hovedleverandør og underleverandør(er), skal leverandør fylle ut underleverandør(er) og hvilken del av kontrakten som er tiltenkt utført av hver underleverandør.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema.docx, avsnitt «Informasjon om leverandørkonstellasjon»
• Leverandøren skal vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kravene om VAR status/tilgang til utstyr, ekomnettautorisasjon og ansatte sertifiseringer.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 2 (S) – «Dokumentasjon … vedlegges tilbudet.»
• Leverandøren skal levere oversikt over personell disponibelt i rammeavtaleperioden og som oppfyller absolutte krav, inkl. respons (Ja/Nei) og «Sertifiseringsbevis og CV vedlagt» (J/N).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 - Kvalitet.docx, «Kvalitet – personell» (tabeller for absolutte krav)
• For personell som har høyere sertifiseringsgrad enn absolutte krav (gjenstand for evaluering), skal sertifiseringsbevis og CV vedlegges (Ja/Nei).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 - Kvalitet.docx, «Oversikt … høyere sertifiseringsgrad»
• Leverandøren skal oppgi personell med prosjekteringskompetanse (sertifiseringstype) og dokumentere respons og vedlegg av sertifiseringsbevis/CV (Ja/Nei).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 - Kvalitet.docx, «Tilbudt personell med prosjekteringskompetanse»
• Ved besvarelse av krav i kravtabell skal leverandøren bekrefte om hvert krav er oppfylt/ikke oppfylt (og for Bør-krav gi tilstrekkelig beskrivelse).Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, punkt «Kravtyper og kravbesvarelse»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen inkluderer kjøp og vedlikehold av utstyr (sentralutstyr, periferiutstyr, installasjonsmateriell, adgangskort, produksjonsutstyr og øvrige driftsmidler) inkl. installasjon og service/feilretting.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 1.1 (S)
• Rammeavtalen omfatter kjøp og vedlikehold av programvare for Lenel OnGuard, inkl. versjonsoppdatering (SUSP), utvidelser og teknisk bistand ved oppgraderinger/oppdateringer/ endringer/feil.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 1.1 (S)
• Sluttprodukt anses levert når det er levert iht. bestilling/avrop og nødvendig FDV-dokumentasjon er levert oppdragsgiver.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 1.2 (S)
• Forventning/krav under avtalen: primært benytte utslippsfrie kjøretøy. Leverandøren bør disponere utslippsfrie personbiler og varebiler; utslippsfri betyr fullstendig drevet på elektrisitet og/eller hydrogen.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 3 (B)
• Leverandøren skal oppgi alle kjøretøy (personbiler og varebiler) som vil være tilgjengelig til bruk under avtalen i SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 – Liste over kjøretøy.Kilde: SSA-R Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens krav og Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav 3 (B)

• Dokumentet oppgir ikke konkrete oppgitte vekt-/poengformler for tildelingskriteriene (vektfelt er tomt i utdraget).
• Konkret kravtabell for alle øvrige «Skal-/Bør»-krav utover de tre nevnte (1.1, 1.2, 2, 3) er ikke inkludert i utdraget; kun bestemte krav er trukket ut.
• «Oppmøtefrist»/«Svarfrist» knyttet til responstid er beskrevet som minstekrav i kravspesifikasjonen, men tilbyders faktiske utfyllingsfelter/valg er ikke vist utover omtale av tabell for tilbudt responstid.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kundens krav 1.1 (S): Rammeavtalen skal inkludere «kjøp og vedlikehold av utstyr … inkludert installasjon og service/feilretting» samt programvare (inkl. SUSP), utvidelser og teknisk bistand ved oppgraderinger/endringer. Kan dere beskrive nærmere hvilke kostnadstyper som skal prises som del av rammeavtalen (f.eks. utstyrslister, lisens-/SUSP-kost, installasjon, reise) og hvilke som eventuelt faktureres som tillegg ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan prissetting/priselementer skal splittes ved avrop for å kunne gi riktig pris og unngå uforutsatt risiko.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 1.1

2. Kundens krav 1.2 (S): «Sluttprodukt er levert når … nødvendig FDV-dokumentasjon er levert oppdragsgiver.» Hvilken konkret FDV-dokumentasjon kreves (format, omfang og leveringsmåte), og hvor i avtale-/kravdokumentene er dokumentasjonskravet spesifisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver må kunne verifisere leveringsvilkåret. Manglende klarhet kan gi forsinkelser og tvist om leveringsdato/overlevering.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 1.2

3. Kundens krav 2 (S): Det stilles krav om Lenel OnGuard produsentsertifiseringer (VAR status) og tilgang til utstyr, samt ekomnettautorisasjon. Kan dere bekrefte hvilke dokumentasjonsbevis som skal vedlegges tilbudet for (i) VAR status/produsentsertifisering og tilgang til utstyr, og (ii) ekomnettautorisasjon (f.eks. sertifikat/registreringsdokument/kontraktsdokument)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må levere riktig dokumentasjon for å unngå at tilbudet avvises pga. mangelfulle vedlegg/feil dokumenttype.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 2

4. Kundens krav 2 (S): Kravene kan tilfredsstilles ved bruk av underleverandør «der det dokumenteres en bindende samarbeidsavtale i rammeavtalens varlighet». Hvilke punkter må samarbeidsavtalen minst regulere for at den skal anses «bindende» (f.eks. varighet, ansvar/solidaransvar, tilgjengelighet av sertifisert personell og tilgang til utstyr), og finnes det et krav til mal/vedlegg i konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet rundt hva som må inngå i underleverandøravtalen reduserer risiko for avvisning og feil tilbudsdokumentasjon.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 2

5. Kvalitet – personell (Vedlegg 2): Under «Responstid» konkurreres det på tilbud om kortere responstid innen Bodø sentrum (30 km) og utenfor (65 km). Hvordan skal radius beregnes i praksis (f.eks. kjøreavstand vs. luftlinje), og hvilke adresser/koordinater legges til grunn for «Bodø sentrum»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidsberegning påvirker både tildeling og operativ planlegging. Uavklart beregningsmetode kan gjøre at tilbudt responstid ikke kan etterprøves.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kvalitet (Responstid)

6. Kvalitet – personell (Vedlegg 2): I tabellen for tilbudt responstid står «Svarfrist mht om leverandøren påtar seg oppdraget». Kan dere presisere hva som menes med «svartfrist» (maks tid fra mottak av avrop til aksept/avslag), og om svar må gis på e-post/SSA-R system/telefon (og hva som regnes som gyldig tidspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og bemanne riktig må leverandøren forstå målepunktet for responstid og hva som ligger i «påtar seg oppdraget».

   Kilde: Vedlegg 1 – Kvalitet (Responstid)

7. Kvalitet – personell (Vedlegg 2): Responstidsskjemaet oppgir at «det vil kun bli gitt uttelling for personell som er tilgjengelig … innen oppgitte responstider». Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer tilgjengelighet ved overlappende oppdrag (f.eks. samtidige feil på ulike lokasjoner) og om leverandøren kan tilby prioritering/turnus?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite evalueringslogikken ved samtidighet for å kunne bemanne realistisk og redusere risiko for svikt i leveransen.

   Kilde: Vedlegg 1 – Kvalitet (avsnitt om evaluering av personell og tilgjengelighet)

8. Klimatiltak (BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 3): Kravet/bør-kravet gjelder forventning om å «primært benytte utslippsfrie kjøretøy» og leverandør skal «oppgi alle kjøretøy … i SSA-R Bilag 1 Vedlegg 2 – Liste over kjøretøy». Kan dere avklare hva som kreves i «Liste over kjøretøy» (felt/format) og om «primært» innebærer en prosentandel/terskel for andel utslippsfrie turer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor dokumentasjonsnivået ligger og om «primært» kan bli tolket subjektivt ved oppfølging/kontraktsforhold.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 3

9. Avtalen omfatter «utvidelser og teknisk bistand ved oppgraderinger, oppdateringer, endringer og feil» (Kundens krav 1.1). Kan dere opplyse hvilke typer endringer som er inkludert i avtalen uten særskilt bestilling (f.eks. standard software updates/parameterendringer), og hvilke endringer som normalt vil bli gjenstand for separat avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar grense mellom hva som er inkludert og hva som er avropbart er avgjørende for korrekt prissetting og forventningsstyring.

   Kilde: BILAG 1 VEDLEGG 1 – Kundens krav 1.1