Møbler

Rammeavtale på møbler (åpen anbudskonkurranse) for Innlandet fylkeskommune med krav til leverandørens sortiment/tilgang, rådgivning og support, e-handel/punch out, prosjekt-/samordningsoppfølging, reparasjon/avhending samt detaljerte funksjonelle/tekniske produktkrav i prisskjema. Dokumentet inneholder også standard avtalevilkår for kjøp av varer/tjenester (4.4.2025) som regulerer bl.a. pris, levering, fakturering, garanti, mangler, forsinkelse, taushet, etisk handel/lønns- og arbeidsvilkår og tvisteløsning.

• Leverandøren skal være en fullsortiments leverandør innen møbelkategoriene nevnt i kravspesifikasjonens omfang (1.3) og kontraktsverdi i konkurransegrunnlaget.

  Dokumentasjon: Besvarelse/opplysninger i tilbudet som beskriver sortimentsbredde og tilgang til leverandører/produsenter og merker (beskrevet under kravet).

  Kilde: Kravspesifikasjon – «Sortiment» (avsnitt under 1.2/1.3 Omfang)

• Krav til besvarelse av krav i kravspesifikasjonen: Leverandøren skal bekrefte/besvare i høyre kolonne og legge ved vedlegg merket med samme pkt.nr. som i kravspesifikasjonen; besvarelsen skal gis i nummerrekkefølge og referere til pkt.nr.; det er ikke tillatt med lenker til nettsider (unntak for URL til gyldig miljøsertifikat i prisskjema).Kilde: Kravspesifikasjon – «Om kravene» (innledende avsnitt)
• Manglende oppfyllelse av minstekrav/vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Kravspesifikasjon – «Om kravene»
• Leverandøren må beskrive sortimentsbredde og gi detaljert beskrivelse av hvilke leverandører/ bruktmøbelleverandører/produsenter/merker som gir mål om minimum 25 % (brukte møbler), og beskrive tilgang til nettbutikker og grad av oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon – «Brukte møbler» (Dokumentasjon-krav)
• Leverandøren skal bekrefte rådgivnings-/kompetansekravet og beskrive tilbudt kundeteam: hvordan personer er tenkt brukt i avtaleperioden, tilgjengelighet for kundebesøk/oppfølging/utprøving/tegninger/tilbudsutforming.Kilde: Kravspesifikasjon – «Rådgivning/kompetanse» (Dokumentasjon-krav)
• Leverandøren skal fylle ut fanen «Kompetanse» i vedlegget Prisskjema og levere kompetanse-/erfaringsgrunnlag iht. evalueringsmodell (interiørarkitekt/interiørkonsulent/ingen formell utdannelse).Kilde: Kravspesifikasjon – «Rådgivning/kompetanse»
• Tilbudt support: bekrefte og dokumentere supporttjenestens innhold (tilgjengelighet og håndtering av henvendelser)Kilde: Kravspesifikasjon – «Support» (Tilbyder bes bekrefte og dokumentere kravet)
• Presentasjon av tilbud – vederlagsfri levering av tegning av møblering i 2D/3D: leverandøren skal legge ved forslag til 3D-tegning og mål med forklaringer samt pristilbud for angitte rom (møtebord, kontor, åpent landskap, lærerarbeidsplass).Kilde: Kravspesifikasjon – «Presentasjon av tilbud»
• Samordning leveranser/prosjektansvarlig: leverandøren skal bekrefte og beskrive gjennomføring av prosjektleveranser og legge ved eksempel på prosjektplan/sjekklister/plan.Kilde: Kravspesifikasjon – «Samordning leveranser» (Tilbyder bes bekrefte og beskrive…)
• E-handel/Punch Out: leverandøren skal legge ved demobruker for verifisering av krav.Kilde: Kravspesifikasjon – «E-handel/Punch Out…» (Dokumentasjon)
• Følgeseddel: leverandøren skal legge ved eksempel på følgeseddel.Kilde: Kravspesifikasjon – «Følgeseddel» (Tilbyder bes … legge ved eksempel)
• Garanti/vedlikehold og reparasjon: leverandøren skal vedlegge eksempel på steg-for-steg-instruksjoner for tilbudte kontorstoler (og vedlikehold/garantisak rutiner er beskrevet som bekreftelse/dokumentasjon).Kilde: Kravspesifikasjon – «Vedlikehold og reparasjon» (Dokumentasjon)
• Reservedeler og instruks: leverandøren må bekrefte og dokumentere kravene om tilgjengelighet og erstatningsløsninger for reservedeler.Kilde: Kravspesifikasjon – «Reservedeler»
• Dokumentasjon for produkt-/produktblad: mange minimumskrav krever produktblad/produktdokumentasjon for konkrete produkter (f.eks. bord hev/senk, kontorstoler) samt QR-/merkeopplysninger via prisskjema.Kilde: Kravspesifikasjon – «Krav til Funksjonelle og tekniske krav…» (Dokumentasjon for hvert produkt)
• Miljømerke type I (for produkter merket «ja» i prisskjema): leverandøren må i prisskjema oppgi type merkeordning, lisensnummer, URL til sertifikat (der mulig) og vedlegge sertifikat/alternativ dokumentasjon dersom URL ikke mulig.Kilde: Kravspesifikasjon – «Miljømerke type I» (Dokumentasjon)
• Produktinformasjonmerking: leverandøren må beskrive hvordan møbler blir merket og hvordan informasjonen blir tilgjengelig; beskrive grad av QR merking.Kilde: Kravspesifikasjon – «Produktinformasjon»
• Bruksanvisning/vedlikeholdsinstruks: leverandøren skal beskrive/legge til rette for digitale instruksjoner (inkl. eksempeldokumentasjon for kontorstoler og arbeidsbord med elektrisk hev og senk).Kilde: Kravspesifikasjon – «Bruksanvisning og vedlikeholdsinstruks» (Dokumentasjon)
• Transport- og øvrige krav: bekreftelse på oppfyllelse (flere delkrav krever «Tilbyder bes bekrefte kravet»; enkelte krever dokumentasjon/oversikt over kjøretøy ved forespørsel).Kilde: Kravspesifikasjon – flere punkter under «standarder og miljø»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Standard avtalevilkår gjelder hvis ikke annet er avtalt; endringer må være skriftlige og godkjent i KAV (kontraktsadministrasjonsverktøy).Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 1 «Innledende bestemmelser»
• Leverandørens ansvar: plikt til å levere varer/tjenester iht. avtalen; underleverandører kan brukes, men engasjement/utskifting må skriftlig godkjennes; leverandør er ansvarlig for underleverandørens utførelse.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 3 «Leverandørens ansvar» (3.3)
• Lov- og forskriftskrav: varer/tjenester skal produseres i henhold til produsentlandets lov og være i overensstemmelse med norske lover/forskrifter; dokumentasjon ved behov.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 3 «Lov- og forskriftskrav» (3.4)
• Nøkkelpersonell/personellbytte: utskifting av nøkkelpersonell krever skriftlig godkjenning (ikke uten saklig grunn); leverandøren dekker kostnadene; kan også kreves bytte ved klanderverdig opptreden/uegnet personell.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 3 «Nøkkelpersonell» (3.6) og «Personellbytte»
• Pris: valuta i NOK; fast pris (reguleres ikke) med justering ved endring i skatte-/avgiftsbestemmelser som påvirker prisen; endring krever dokumentasjon; kampanjepriser: hvis leverandøren tilbyr markedet lavere priser, skal oppdragsgiver få samme pris.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 4 «Prisbestemmelser» (4.1-4.4)
• Valutaavhengige deler kan justeres ved valutakursendring på minst 5 % (varsel og ikrafttredelse etter en måned).Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 4.2
• Forskuddsbetaling ikke gitt; betalingsfrist 30 dager fra mottatt faktura som oppfyller krav; hver ordre faktureres separat; betaling innebærer ingen godkjenning; fakturering avsluttes senest innen 6 måneder etter levering; faktura i EHF via ELMA; faktura skal inneholde referanser (virksomhet, leveringsadresse, avtalenummer, ansattnummer).Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 5 «Fakturering og betaling» (5.1-5.4)
• Levering: varsle skriftlig ved manglende overholdelse av avtalt leveringstid; om levering skjer før avtalt tid skjer det på leverandørens risiko og regning; ved manglende mottak av varer skal oppdragsgiver underrette hvordan leverandør skal forholde seg og dekke merkostnader; DDP Incoterms 2020, ferdig losset på anvist sted.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 7 «Leveringsbetingelser» (7.2)
• Emballering, følgeresignal/dokumentasjon: følgeseddel skal vedlegges hver forsendelse; nødvendig dokumentasjon skal være på norsk; leverandør skal levere produktopplysninger og sikkerhetsdatablad når lovpålagt.Kilde: Kravspesifikasjon – «Følgeseddel» (krav) og pkt. 7.3-7.4 i standard avtalevilkår
• Retur av varer: rett til å returnere ubrukte varer i originalemballasje i fullgod stand og salgbare; melding innen 30 dager; oppdragsgiver betaler returkostnad; gjelder ikke spesielt produserte bestillinger; ingen gebyrer ved retur.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 8 «Returrett av varer»
• Garanti: 24 måneder etter levering (minimum ikke kortere enn vanlig for produktet); dekker bare feil ved riktig bruk/lagring; retting/omlevering gir ny garantitid.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 9 «Garanti»
• Mangler: varer/tjenester skal samsvare med avtalen; ved avvik kan oppdragsgiver kreve prisavslag, retting, omlevering og erstatning; kan foreta dekningskjøp; oppdragsgiver kan heve ved vesentlig kontraktsbrudd eller forventet vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 10 «Mangler»
• Forsinket levering: skal leveres til avtalt tid; ved forsinkelse uten force majeure kan oppdragsgiver kreve konvensjonalbot (0,5 % av verdien av forsinket del per virkedag, minst 1 000 NOK og begrenset til 20 %), samt erstatning og dekningskjøp.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 11 «Forsinket levering» og 11.1
• Force majeure: definerte hendelser; skal dokumenteres av leverandør med forklaring på årsak, hinder og tiltak; økt etterspørsel regnes ikke som force majeure.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 11.2
• Kontraktsbrudd fra oppdragsgiver: leverandør kan heve ved vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 12
• Taushetsplikt: leverandør skal behandle opplysninger som konfidensielle; omtalt i lys av forvaltningsloven § 13.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 13
• Transport/overdragelse av avtalen: ingen part kan overføre rettigheter/plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 14
• Etisk handel/lønns- og arbeidsvilkår: for arbeid i Norge kreves etter ILO 94 og norske allmenngjørings-/offentlige kontrakt-forskrifter; leverandøren skal kunne dokumentere på forespørsel (arbeidsavtale, lønnslipper, timelister, bankutskrift). Ved brudd kan dagbot 0,5 % av kontraktssum per dag inntil rettet, og oppdragsgiver kan heve.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 17 «Etisk handel/…» og 17.3 «Sanksjoner»
• Markedsføring: avtaletekst kan ikke brukes til reklame uten særskilt avtale.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 16
• Tvisteløsning: først forhandling; ellers ordinære domstoler med mindre voldgift; Hedmarken og Østerdal tingrett som verneting.Kilde: Standard avtalevilkår – pkt. 19.2

• Kvalifikasjonskrav utover sortiment/fullsortiment er ikke eksplisitt skilt ut i teksten (kun identifisert ett tydelig kvalifiserings-/tjenesteomfangskrav).
• Tildelingskriterier: vekter er ikke oppgitt i utdraget; kun at bestemte krav merket «x» inngår i evaluering, og at flere produkttyper har evalueringspunkter.
• For enkelte standard avtalevilkår-seksjoner mangler innhold i utdraget (f.eks. deler av prisregler og noen av kontraktsadministrasjonsdetaljer er bare delvis gjengitt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren «må kunne levere brukte møbler» og at leverandøren ved hver forespørsel undersøker med sine underleverandører i hvilken grad det kan leveres brukt. Kan oppdragsgiver presisere hvilket minimumsnivå av tilgjengelighet forventes (f.eks. andel av etterspurte produktgrupper som skal kunne leveres som brukt, og hvordan dette vil bli kontrollert/evaluert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko knyttet til å prise riktig dersom graden av «kan leveres brukt» varierer betydelig per forespørsel. Leverandøren bør forstå forventet leveransemønster.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Brukte møbler» (sortiment/brukte møbler).

2. Kravspesifikasjonen sier at leverandører av brukte møbler skal ha nettbutikk med funksjoner, og at blant annet «God informasjon om produktene, herunder vedlikehold og renhold» er merket med x. Hvilket dokumentasjonskrav gjelder for «vedlikehold og renhold» (f.eks. krav til omfang, format, og om dette må være tilgjengelig per produkt i nettbutikken)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne bekrefte minstekrav og eventuelle evalueringspunkter må leverandøren vite hvordan oppdragsgiver verifiserer at nettbutikken faktisk oppfyller kravet.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Brukte møbler» (nettbutikkfunksjoner).

3. Rådgivningskravet beskriver inntil 4 konsulenter og at de 3 beste vil inngå i evaluering. Kan oppdragsgiver bekrefte om scoring kun gjelder konsulenter som er oppgitt i fanen «Kompetanse» i prisskjema, og hvordan poeng gis dersom leverandøren tilbyr flere enn 4 konsulenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt «inntil 4» og evalueringsgrunnlag kan påvirke bemanningsstrategi og utfylling i prisskjema.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Rådgivning/kompetanse» (inntil 4 konsulenter, 3 beste i evaluering).

4. Under «Montering/demontering» står det at estimert tidsbruk ikke kan overskride med mer enn 20 % ved utførelse, og at fakturering skal skje per påbegynte halvtime. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette håndteres dersom tidsforbruket avviker pga. forhold leverandøren ikke rår over (f.eks. manglende tilgjengelighet på lokasjon, uavklarte forhold, eller at bestillingen endrer seg etter at estimat er gitt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikofordeling ved avvik for å kunne prise riktig og unngå konflikt i kontraktsoppfølging.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Montering/demontering» (tidsbruk +/-20 % og fakturering).

5. For «Leveringsbetingelser» står det at leveranser over NOK 30 000 skal være fraktfritt DDP Incoterms 2020, og at leverandøren «kan belaste oppdragsgiver opp til 8 % av ordresummen i fraktkostnader». Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette praktisk henger sammen med DDP/«fraktfritt» for ordreverdi over 30 000 (dvs. hva slags fraktkostnader det eventuelt kan belastes 8 % for, og i hvilke tilfeller)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er en mulig motsetning som kan gi vesentlig prissvingning og feil kalkyle av fraktkostnader.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Leveringsbetingelser» (DDP Incoterms 2020, fraktfritt og 8 % beløpsramme).

6. Kravspesifikasjonen sier «leveringstid menes tiden fra bestilling er sendt fra oppdragsgiver til varen er levert og montert». Samtidig står det at standard leveringstid skal fylles i prisskjema. Kan oppdragsgiver bekrefte om oppgitte leveringstider i prisskjema alltid skal inkludere montering (og eventuell demontering), eller om dette kun skal inkluderes der det uttrykkelig bestilles som tjeneste?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er kritisk for kommersiell vurdering, og må tolkes likt for å gi riktig pris og realistisk leveranseplan.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Leveringsbetingelser» (definisjon av leveringstid) og «Presentasjon av tilbud»/prisskjema (standard leveringstid).

7. Under «Reparasjon» skal leverandøren levere en skriftlig vurdering av levetid og kostnader på oppussing kontra kjøp av brukte eller nye møbler. Kan oppdragsgiver beskrive forventet metode/omfang for vurderingen (f.eks. minimum dokumentasjon, hvilke kostelementer som skal inngå, og om det er krav til modell/standard skjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart arbeidsomfang kan gi ulik tilbudsprising og kan bli en tvist ved igangsetting av reparasjonsvurdering.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Reparasjon» (skriftlig vurdering av levetid og kostnader).

8. I «E-handel/Punch Out/nettløsning» står det at leverandøren skal kunne motta fritekstbestillinger for øvrige bestillinger. Kan oppdragsgiver konkretisere hvilke typer fritekstbestillinger som er forventet (eksempler på varebeskrivelser/krav til spesifikasjon), og om leverandøren må gi omgående prisbekreftelse innen en fast frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fritekstbestillinger kan kreve manuell håndtering og påvirker responstid/ressursbehov og prising av støtte og rådgivning.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «E-handel/Punch Out løsning/nettløsning» (motta fritekstbestillinger).

9. I «Garanti» i kravspesifikasjonen står det 5 års garanti for alle produkter, og 10 års garanti for nye kontorstoler og skrivebord med elektrisk hev og senk. Kan oppdragsgiver bekrefte om garantiperioden er identisk med standard avtalevilkår sin garantibestemmelse (som ellers beskriver 24 måneder), og hvordan motstrid håndteres dersom standard avtalevilkår og kravspesifikasjonen angir ulike garantiperioder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å avklare hvilket garantinivå som faktisk gjelder, da det påvirker kalkyle, risiko og tilbudsforutsetninger.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Garanti» samt «Standard avtalevilkår Innlandet fylkeskommune» (Garantibestemmelse).

10. Standard avtalevilkår sier at konvensjonalbot ved forsinket levering er 0,5 % per virkedag og minimum 1 000 kr per virkedag, og er begrenset til 20 % av forsinket leveransedel. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette praktiseres når «leveringstid» omfatter både levering og montering (jf. kravspesifikasjonen), og om boten beregnes av ordreverdi eller av enhets-/delverdi knyttet til det som er forsinket?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise risiko riktig må leverandøren forstå botens beregningsgrunnlag og hva som utgjør «forsinket del» i møbler/montering.

    Kilde: Standard avtalevilkår (punkt 11.1 «Konvensjonalbot»), samt Bilag 1 – Kravspesifikasjon «Leveringsbetingelser» (definisjon av leveringstid).