Rådgivertjenester for bygg og eiendom - Rådgivende ingeniør brann - uavhengig kontroll (UK RIBr)

Rammeavtale for rådgivertjenester for bygg og eiendom innen fagområdet rådgivende ingeniør brann – uavhengig kontroll (UK RIBr) for Innlandet fylkeskommune. Avtalen omfatter kontroll av prosjektering og/eller utførelse, dokumentkontroll, fysiske kontroller, myndighetskontakt og deltakelse i møter/befaringer, med responstid og frister, og avrop via bestillingsskjema. Volum er estimert, uten kjøpsplikt. Enkelanskaffelser kan gjennomføres for oppdrag over 250 000 kr ekskl. mva.

• Leverandøren skal være registrert i faglig register/foretaksregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister i hjemlandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 (Firmaattest)
• God kredittverdighet, minst tilsvarende Bisnode score A, samt tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling for å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Ingen dokumentasjon vedlegges. Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering/regnskapsdata. Ved manglende kredittvurdering kan annen egnet dokumentasjon leveres med begrunnelse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 (Økonomisk og finansiell stilling)
• God erfaring fra sammenlignbare avtaler.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste rammeavtaler: oppdragsgiver, avtaletype, verdi, tidspunkt, mottaker (navn/e-post) og kort beskrivelse. Avtaler må ha pågått minst 2 år fra oppstart, og ikke vært avsluttet tidligere enn juni 2021.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 a (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet for å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for organisering og ressurser (medarbeidere og utstyr) for gjennomføring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 b
• Kvalitetssikringssystem relevant for leveransen (ISO 9001 eller tilsvarende tredjepartsverifisert system), alternativt redegjørelse for system/rutiner (inkl. HMS) relevant for leveransen.

  Dokumentasjon: Sertifikat etter ISO 9001 (eller tilsvarende). Alternativ: redegjørelse for system og rutiner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 a
• Miljøledelsessystem for lav miljøbelastning ved utførelse (Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende), alternativt beskrivelse av miljøledelsessystem med minimum elementer.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat eller beskrivelse som minimum omfatter miljømål/politikk, strategi og miljømessig forsvarlig utførelse (f.eks. avfallssortering/transport).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 b
• Eventuelt fellesskap av leverandører: samlet oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og nødvendig dokumentasjon per deltaker; solidaransvar/rolle skal beskrives.

  Dokumentasjon: Hver deltaker leverer selvstendig ESPD. Redegjørelse for fellesskapet/rolle per deltaker, erklæring om solidaransvar og tilsvarende dokumentasjon som for individuelle leverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.5
• Støtte fra andre foretaks kapasitet (kun for visse krav): leverandøren kan støtte seg på kapasitet hos samarbeidspartner/underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende foretak (eller annet bevis) som viser rådighet over ressurser. Skal angi solidaransvar ved økonomisk/finansiell støtte, og hvilke arbeider som støttende foretak skal stå for ved tekniske/faglige krav. ESPD skal oppdateres med bruk av underleverandør og selvstendig ESPD for denne. Kan ikke bruke støtte for kvalitetssikringssystem eller miljøledelsessystem.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.6

• Fylle ut og levere ESPD (egenerklæring) i Mercell, som bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.8 og kap. 3 (ESPD)
• Levere dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ved forespørsel (gjelder etter at ESPD er levert).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.8
• Tilbudsbrev/aksept: bekreftelse på at alle krav og vilkår i konkurransegrunnlaget aksepteres; evt. unntak/forbehold; habilitetsopplysninger; evt. markering av forretningshemmeligheter; kort beskrivelse av tilbyder/underleverandører; definering av ord/uttrykk; navn (ikke signatur).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Tilbudsbrev)
• Oppgi kontaktopplysninger i tilbudet (tilbudsansvarlig og avtaleansvarlig mv.).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 (Kontaktopplysninger)
• Levere liste over viktigste rammeavtaler som del av dokumentasjon for teknisk/faglig erfaring (jf. kvalifikasjonskravet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 a (Dokumentasjonskrav)
• Levere CV og CV-mal fylles ut og benyttes for 2 tilbudte personer (kompetanse og erfaring).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Dokumentasjonskrav for tildelingskriteriet Kompetanse og erfaring)
• Levere ferdig utfylt prisskjema med timepris (én timepris for samtlige tilbudte personell).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Pris / timepris)
• Tilbud må leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist; sent innkomne tilbud avvises. Ikke last opp zippede vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.17 (Innlevering av tilbud)
• Ved eventuelt samarbeid/fellesskap eller støtte: levere forpliktelseserklæring og selvstendig ESPD for underleverandør/støttende foretak (der det er relevant).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.5 og 6.6 samt kap. 9 (Forpliktelseserklæring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 01.01.2026–31.12.2027, med ensidig forlengelsesrett 1+1 år (til utløp senest 31.12.2029). Maksimalt uttak NOK 6 000 000 over 4 år (estimert, ingen kjøpsplikt).Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Avtaleperiode og maksimalt uttak
• Avrop/bestilling: oppdrag bestilles via bestillingsskjema; før oppstart skal det foreligge skriftlig bestilling fra oppdragsgiver. Bestillingsskjema skal alltid legges ved faktura.Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Bestillingsrutiner og Vedlegg 3 – Faktura
• Responstid og frister: responstid på henvendelser innen 2 virkedager. Frist for pristilbud/kostnadsoverslag senest 5 virkedager fra mottatt forespørsel. Igangsettelse senest 10 virkedager fra bestilling (kan avtales annerledes ved forhåndsgodkjenning).Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Responstid og frister
• Kapabilitet/lojalitet ved avrop: oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved oversittelse av frister og kan kontakte andre ved manglende responstider/kapasitet; gjentatte brudd kan gi adgang til å bruke andre leverandører.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.5 (Avrop) og Vedlegg 3 (Dagmulkt ved manglende kapasitet/ frister)
• Utskifting av personell: tilbudt personell skal benyttes; utskifting krever skriftlig godkjenning før utskiftning. Ved utskifting uten oppdragsgivers årsak skal leverandør dekke merkostnader (opplæring/innføring i pågående oppdrag, systemer og rutiner). Oppdragsgiver kan også kreve utskifting ved manglende tilfredsstillende kompetanse/erfaring.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (OBS. om personell) og Vedlegg 3 (Utskifting av personell)
• Krav til erklæring av ansvarsrett: leverandøren må selv kunne erklære ansvarsrett for tiltaksklasse 2; for tiltaksklasse 3 kan kompetanse tilknyttes dersom leverandøren ikke selv innehar.Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Krav til erklæring av ansvarsrett
• BIM der oppdragsgiver ber om det, med IFC som filutvekslingsformat. Forutsetter nødvendig programvare/kunnskap (bl.a. Autocad og Revit).Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Generelt
• Miljø og materialvalg: velge løsninger med lav miljøbelastning gjennom livsløpet; hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser.Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Miljø
• Konfidensialitet/taushetsplikt og informasjonssikkerhet: leverandør skal behandle opplysninger konfidensielt; sikre informasjonssystemer; varsle oppdragsgiver ved mistanke om avvik.Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Sikkerhetsmessige forhold/taushetsplikt
• Reisekostnader: reisekostnader honoreres i utgangspunktet ikke for inntil 5 fysiske oppmøter pr prosjekt; timebruk ved reising honoreres ikke. Om flere oppmøter enn 5: reisekostnader etter statens satser. Reisekostnader skal inngå i timeprisen.Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) – Fysiske oppmøter - Reisekostnader
• Priser og prisregulering: priser i NOK eks. mva.; timepriser faste i avtaleperiodens to første år; ved forlengelse kan pris justeres iht. SSB Tabell 14335 (Produsentprisindeks for tjenester), inntil 1 gang pr år, med varsel og godkjenning minst 1 måned før iverksetting.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Priser og Prisreguleringer
• Fakturerings- og dokumentasjonskrav: faktura sendes pr bestilling, etterskuddsvis månedlig, EHF til ELMA-adresse. Faktura skal spesifisere minimum avtalenummer, bestillernummer, dato/tidsperiode, spesifikasjon pr varelinje (tjenestebeskrivelse, antall timer, antall fysiske oppmøter, timepris, summer) og legge ved bestillingsskjema. Timelister på personnivå med datoangivelse skal vedlegges.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Faktura
• HMS/arbeidsplasskrav på bygge- og anleggsplass: bære gyldig HMS-kort (Arbeidstilsynet) og følge byggherrens SHA-plan ved opphold på byggeplass; krav om verneutstyr og sikkerhetsopplæring; kommunikasjon på norsk skal ivaretas så manglende forståelse ikke gir sikkerhetsrisiko.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – HMS-kort og Internkontroll/SHA
• Pliktig medlemskap i StartBANK (eller tilsvarende register): leverandør og underleverandører skal ved kontraktsinngåelse oppgi StartBANK ID/registreringsbevis; grønn filterstatus minimumskrav; fullmakt til innhenting av SKAV-info.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Pliktig medlemskap i STARTBANK...
• Lønn/arbeidsvilkår og bankkrav: lønn til ansatte skal utbetales til konto i bank; tilsvarende bestemmelser i avtaler med underleverandører.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Krav om betaling til bank
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og dokumentasjon: leverandør ansvarlig for OTP for arbeidstakere som direkte medvirker; plikt til å dokumentere ved forespørsel; sanksjoner ved brudd (dagbot, tilbakeholdsrett, heving ved vesentlig mislighold).Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Krav til obligatorisk tjenestepensjon
• Dagmulkt: sluttfrist/ferdigstillelse 2 ‰ av kontraktssummen, minimum kr 1 000 pr hverdag (når standardavtale for oppdrag gjelder). Dagmulkt ved manglende responstider/kapasitet/oppmøte: kr 500 pr hverdag.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Dagmulkt knyttet til sluttfrist/ferdigstillelse og Dagmulkt ved manglende kapasitet...
• Ansvarsrett: leverandør skal ved behov fremvise aktsomhetsvurdering etter åpenhetsloven på oppdragsgivers anmodning.Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Løver, forskrifter og offentlige vedtak
• Kommunikasjon: all kommunikasjon mellom nøkkelpersoner på norsk (med krav til at ansatte også kan kommunisere slik at sikkerhetsrisiko ikke oppstår).Kilde: Vedlegg 3 (Standard avtaledokument) – Internkontroll/SHA

• I utdraget fremgår ikke eksplisitt avvisnings-/skatteattestinnleveringsfrist eller nøyaktig fremgangsmåte for når valgte leverandør må levere skatteattester (det beskrives kun «på forespørsel» og at avvisning skjer ved manglende levering).
• Dokumenttype og vedleggsliste kan være ufullstendig i utdraget; endelig tildelingsmatrise/alle underkriterier kan ligge i Vedlegg 6/CV-mal og prisskjema (ikke vedlagt i tekstutdraget).
• Kontrakts-/utførelseskrav som knytter seg til konkrete NS-standarder (NS 8401/NS 8402) er nevnt som ofte brukt, men konkrete bestemmelser for UK RIBr er ikke gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument og i kravspesifikasjonen fremgår responstid (2 virkedager) og frister for pristilbud/kostnadsoverslag (5 virkedager) samt igangsettelse (10 virkedager). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete milepæler som starter «klokken» i hvert tilfelle (f.eks. tidspunkt for mottatt forespørsel/bestilling i Mercell, tidspunkt for e-post eller telefonsamtale, og om fristberegning starter på virkedag eller kalenderdag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av når fristene starter gir risiko for brudd og dagmulkt.

   Kilde: Vedlegg 2 (Responstid og frister)

2. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument står det at oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved oversittelse av responstider, frister og ved krav til oppmøte/oppmøtetider. Kan oppdragsgiver utdype hvilke «oppmøte»-krav som er relevante i praksis for UK RIBr (f.eks. hvor ofte, varighet, og hvordan oppmøtetider kommuniseres), og hvordan dagmulkten beregnes ved delvis fravær/ikke full kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver har flere dagmulktscenarioer; detaljer om beregning og trigger er viktig for prising og risikostyring.

   Kilde: Vedlegg A (Dagmulkt knyttet til manglende kapasitet, ikke overholdte responstider og frister, samt krav til oppmøte og oppmøtetider)

3. Kravspesifikasjonen oppgir at det for fysiske oppmøter skal påregnes inntil 5 oppmøter per prosjekt og at reisekostnader (inkl. timebruk ved reising og kjøring/diett) inngår i timeprisen. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette håndteres dersom et avrop blir endret (f.eks. flere befaringer enn først antatt) og om det finnes en mekanisme for regulering/kompensasjon utover «inntil 5», samt hvordan «pålagte oppmøter utover ovennevnte antall (5)» dokumenteres og prises?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timepris omfatter reisekostnader; uten klar endringsmekanisme kan leverandøren få uforutsette kostnader.

   Kilde: Vedlegg 2 (Fysiske oppmøter - Reisekostnader)

4. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument fremgår det at kommunikasjonskrav vedrørende nøkkelpersoner/ressurser er på norsk. Kan oppdragsgiver angi om dette kravet gjelder «alle» i prosjektet (inkl. underleverandører/kontraktsmedhjelpere), og om oppdragsgiver aksepterer at selve kontrollarbeidet kan utføres på andre språk, men med norsk skriftlig/muntlig i leveranser til oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkrav påvirker bemanning og planlegging; leverandøren trenger presisering for å unngå avvik.

   Kilde: Vedlegg 3/Standard avtaledokument (Internkontroll/SHA – kommunikasjon/dialog på norsk)

5. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument står det at leverandøren må selv kunne erklære ansvarsrett for tiltaksklasse 2, mens tiltaksklasse 3 kan løses ved å tilknytte nødvendig kompetanse. Kan oppdragsgiver bekrefte (1) om alle avrop forventes å ligge i tiltaksklasse 2, 3, eller begge, og (2) hva som kreves dokumentasjonsmessig for å vise at tiltaksklasse 3-kompetanse er «tilknyttet» (f.eks. i avtaleperioden før første avrop eller per avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ansvarsrett påvirker kvalifikasjonsevne og oppstartskapasitet; uklart scope kan gi tilbudsrisiko.

   Kilde: Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter (Krav til erklæring av ansvarsrett)

6. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument kreves StartBANK ID/registreringsbevis og «Grønn filterstatus» som minimumskrav for alle som skal utføre arbeider på bygge- og anleggsplassen. Kan oppdragsgiver presisere om denne kontraktsvilkårsforpliktelsen gjelder for (a) kun leverandørens egne ansatte, (b) også underleverandører/innleide som kun leverer rådgivning uten fysisk oppmøte, og (c) om «arbeider på bygge- og anleggsplassen» tolkes strengt slik at UK RIBr-bistand uten adgang til byggeplass ikke utløser kravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang for StartBANK kan kreve kostbar compliance før første avrop.

   Kilde: Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter (Pliktig medlemskap i STARTBANK...)

7. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument og kravspesifikasjonen fremgår omfattende krav til internkontroll, HMS-kort og at arbeidstakere kan bli bortvist fra byggeplass uten HMS-kort. Kan oppdragsgiver tydeliggjøre (1) om UK RIBr-oppdrag alltid innebærer fysisk tilstedeværelse på byggeplass, eller om det finnes avrop uten slik tilstedeværelse, og (2) om oppmøteplanen (inkl. hvilke personer som deltar fysisk) alltid bekreftes på forhånd slik at HMS-kort kan sikres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: HMS-betingelser kan påvirke leveringsmodell og oppstart; leverandøren må vite hvor ofte dette utløses.

   Kilde: Vedlegg A (HMS-kort) og Vedlegg 2 (Gjennomføring av oppdrag / Fysiske oppmøter)

8. I tildelingskriteriene (Vedlegg 8.1) vektes «kompetanse og erfaring» 60 % og det oppgis at erfaring med kvalitetssikring ikke gir uttelling, samt at tilbudt personell må ha gjennomført «utførende kontroll av prosjektering». Kan oppdragsgiver presisere hvilke typiske oppgaver/arbeidsformer som regnes som «utførende kontroll» (f.eks. kontroll i henhold til bestemmelser i prosjektering, dokumentkontroll, stikkprøver, uavhengig kontrollrutiner), og hvordan oppdragsgiver vil skille dette fra roller som fagansvarlig/oppdragsleder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon er nødvendig for å levere riktig type CV-innhold og unngå avkorting.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 (Kompetanse og erfaring)

9. I tildelingskriteriene fremgår at tilbudt personell må ha master innen relevant ingeniørfag, og at det skal leveres CV for to personer (Vedlegg 6/«CV-mal»). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke «utfyllingskrav» som gjelder i CV-malen (f.eks. hvilke felt som må fylles, og hvilke dokumentasjonsbevis som kan/ikke kan erstatte CV), og om det er adgang til å vise til offentlige profil/LinkedIn for mindre deler av CV-opplysningene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare CV-krav kan føre til avvisning/trekk; leverandøren må vite hva som faktisk etterspørres.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 (Kompetanse og erfaring) og Vedlegg 6 (CV-mal)

10. I Vedlegg 3/Standard avtaledokument fremgår prisregulering etter SSB Tabell 14335 Produsentprisindeks for tjenester, første justering basert på siste kjente indeks før tilbudsfrist (2025 K2). Kan oppdragsgiver spesifisere (1) hvordan «en gang i året» praktiseres ved fornyelse/forlengelse, og (2) fra hvilket tidspunkt prisendring gis virkning (dato for varsel/godkjenning eller dato for avtalt justering), og hvordan dette vil påvirke beregning av day-mulktsbeløp/dagmulkt dersom kontraktssummen justeres?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisreguleringsmekanisme og virkningstidspunkt påvirker både økonomi og risiko for mislighold.

    Kilde: Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter (Prisreguleringer) og (Dagmulkt knyttet til sluttfrist/ferdigstillelse)