Rammeavtale på møbler og inventar

Rammeavtale om varekjøp (og avrop) av møbler og inventar til departementsfellesskapet, med formål kostnadseffektiv anskaffelse av nye og brukte møbler av høy kvalitet og miljøhensyn/sirkulær økonomi. Omfatter også tilleggstjenester som interiørbistand, reparasjon og vedlikehold, oppgradering/omtrekking, samt videresalg til ombruk. Avtalen er ikke delt i delkontrakter og er ikke eksklusiv. Varighet 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet (70/30).

• Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Firmaattest/utskrift fra Enhetsregisteret (norske) eller bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister eller henvisning til BRIS (utenlandske).

  Kilde: Kap. 4.2 / Ref. ESPD del IV A (Skatte- og registreringskrav)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap (inkl. kredittverdighetsgrad/rating og forklaring på ratingkode/skala), helst basert på siste årsregnskap, eller annen dokumentasjon.

  Kilde: Kap. 4.3 / Ref. ESPD del IV B
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig evne, kapasitet og erfaring til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante kontrakter for leveranser av møbler de siste tre årene, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker (hvis mulig).

  Kilde: Kap. 4.4 / Ref. ESPD del IV C
• Leverandøren skal ha et tredjepartsattestert miljøledelsessystem/-standard av typen EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Lisensnummer på sertifiseringen og kopi av attest; alternativt annen dokumentasjon som tilsvarer etter avtalt godkjenning (dersom attest ikke kan skaffes innen frist pga. forhold som ikke skyldes leverandøren).

  Kilde: Kap. 4.4 / Ref. ESPD del IV C

• Tilbudets utforming: Tilbudsbrev med opplysninger (navn/org.nr/postadresse, kontaktperson, dato), bekreftelse på vedståelse til utløp av vedståelsesfrist, avvik/forbehold/forutsetninger samt signatur.Kilde: Kap. 3.2-3.5 (Tilbudets utforming)
• Egenerklæring (ESPD) om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.Kilde: Kap. 3.2-3.3 / Kap. 4.5
• Skatteattest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder) som del av tilbudsdokumentasjonen.Kilde: Kap. 4.1
• Firmaattest. (Registreringsdokumentasjon)Kilde: Kap. 3.2 (Tilbudsbrev/innhold)
• Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. (Økonomi)Kilde: Kap. 3.2 (Tilbudsbrev/innhold) / Kap. 4.3
• Beskrivelse av referanseoppdrag samt miljøledelsessystem (som dokumentasjon jf. kvalifikasjonskrav).Kilde: Kap. 3.2 (Tilbudsbrev/innhold) / Kap. 4.4
• Eventuell forpliktelseserklæring fra annen virksomhet ved bruk av underleverandør/ressurser (ved støtte på kvalifikasjonskrav).Kilde: Kap. 3.2 (Tilbudsbrev/innhold) / Kap. 4.6
• Ved taushetsplikt: sladdet tilbud og eget dokument som begrunner sladding (vedlegg 1).Kilde: Kap. 3.7
• Innlevering av tilbud elektronisk i Mercell CTM (KGV) innen tilbudsfrist.Kilde: Kap. 3.3 (Innsending av tilbudet)
• Tilbudet skal signeres med digitalt sertifikat, eller leveres som «uten sertifikat» etter alternativ prosedyre.Kilde: Kap. 3.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaledekning/varer og tjenester: Rammeavtalen skal legge til rette for kjøp av nye og brukte møbler og interiør, samt service/vedlikehold/reparasjon, oppgradering/omtrekking og videresalg til ombruk.Kilde: Rammeavtale – Kjøp av møbler og inventar (formål/omfang) + Bilag 1.1-1.3
• Leasing som alternativ til kjøp: Leverandør skal kunne tilby leasing og vedlegge forslag til leasingavtale/vilkår/varighet (innen rammens rammer).Kilde: Bilag 1.3.1 Kravnr 16 (SK16) / Bilag rammeavtale varekjøp
• Levering og montering: Fritt levert oppdragsgivers varemottak og montering, kostnadsfritt. Levering innen angitte maksimaltider (6 uker for produkter i tilbud; 8 uker for spesialprodukter/større leveranser over NOK 100 000), og varsel ved avvik.Kilde: Bilag 1.3.2 Kravnr 17-19
• Leveranser via LOKS/regjeringskvartalet: Alle leveranser til LOKS for sikkerhetskontroll/registrering; deretter til regjeringskvartalet for montering/installasjon.Kilde: Bilag 1.2 Varemottak
• Elektronisk katalog og miljø-/klimaindikatorer: For nye/brukte møbler skal leverandør ha elektronisk katalog (ikke nettbutikk) og vise miljøvennlige alternativer, minimum produktets klimaavtrykk (f.eks. CO2-ekvivalenter) og miljømerke i katalogen.Kilde: Bilag 1.3.1 Kravnr 14-15
• Nullutslippskjøretøy (transportkrav): Leverandør skal bruke nullutslippskjøretøy for transport knyttet til levering/montering/service m.m., med implementeringsfrist 6 måneder fra kontraktsstart. Brudd kan gi dagbot etter kontraktsvilkår.Kilde: Bilag 1.3.5 Kravnr 28 + Rammeavtale punkt 3.7.1
• Miljømerking for produkter og forbud mot tropisk trevirke.Kilde: Bilag 1.3.5 Kravnr 27 og 31 (SK27/SK31)
• Klimafotavtrykk og EPD-krav: Leverandør skal øke andel produkter/unique EPDer med EPD-beregning etter frister (12/24/36 mnd) og tilgjengeliggjøre informasjon i bestillingsløsning/EHF; brudd kan gi dagbot.Kilde: Rammeavtale punkt 3.7.2
• Garanti og reservedeler: Minimum 5 års garanti på material- og fabrikasjonsfeil; liftomat livstidsgaranti (for stoler med liftomat); slitedeler tilgjengelig i minimum 10 år og tilgang innen 15 virkedager.Kilde: Bilag 1.3.4 Kravnr 24-26
• Kundeservice/reaksjonstid og serviceoppfølging i garanti: kundeservice innen normal arbeidstid, besvare henvendelser innen 24 timer alle virkedager, oppfølging/utbedring innen frister (f.eks. oppdrag på stedet i garantiperioden innen 2 virkedager hvis ikke annet avtales).Kilde: Bilag 1.3.1 Kravnr 2-5

• Dokumentutdraget inneholder ikke fullstendig liste over alle kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner utover det som er vist (fx nasjonale avvisningsgrunner er nevnt generelt, men uten konkret opplisting av alle relevante forhold).
• Bilag 1 og rammeavtaledokumentet inneholder flere kontraktskrav, men teksten som er levert her viser ikke hele bilagene i full detalj (f.eks. enkelte krav utover de som er gjengitt).
• Oppgitte ‘kilde’henvisninger er basert på synlige kapittel-/kravnumer i utdraget; eksakt punktreferanse i rammeavtalens øvrige deler (uten bilag) kan ikke verifiseres fullt ut fra teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2, SK 18 «Leveransetid» står det at leverandør skal kunne levere fra mottatt bestilling og at leveringstid er maksimalt 6 uker (produkter priset i tilbud) og 8 uker (spesialprodukter og større leveranser over NOK 100 000). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan oppdragsgiver definerer «mottatt bestilling» i praksis (f.eks. når bestilling er lagt i avropssystem, når ordrebekreftelse er sendt, eller når nødvendige spesifikasjoner/tegninger er avklart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging og risiko i tilbudt leveringsevne, og dermed prising/kapasitetsoppsett.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens beskrivelse av leveranser (SK 18 Leveransetid)

2. I Bilag 2, SK 17 «Leveranser» og SK 18 «Leveransetid» er det angitt både krav til varsling (minst 7 virkedager før levering) og maksimum leveringstid fra bestilling. Kan oppdragsgiver avklare hva som gjelder dersom oppdragsgiver gir en bestilling med kortere varsel enn 7 virkedager – vil leveringstid (6/8 uker) da løpe fra samme tidspunkt, eller justeres fristen/leveringskravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring kan gi leverandøren uforholdsmessig risiko ved avropspraksis.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon (SK 17 Leveranser) og Bilag 2 (SK 18 Leveransetid)

3. I Bilag 1, punkt 1.2 (Varemottak) står det at alle leveranser skal til LOKS for sikkerhetskontroll og registrering, og at varene etter sikkerhetskontroll kjøres til regjeringskvartalet for montering. Kan oppdragsgiver spesifisere hvordan denne «før-monteringsprosessen» håndteres i forhold til leveringstid og kravet om ferdig montert innen 6/8 uker (f.eks. regnes tid i LOKS som del av leveringstiden, og hvor mye praktisk tidsrom kan forventes av LOKS-opphold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende for kostnadsbildet (logistikk, planlegging og bemanning) og for om levering/montering kan holdes uten avvik.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon av leveranser (1.2 Oppdragsgivere / Varemottak)

4. I Bilag 1, «Særlig om møbelleveranse til utenriksstasjonene» står det at leveransen skal skje samlet (eller etter annen avtale) til oppgitt speditør i Oslo, at faktura sendes bestiller uten mva., og at engelsk og norsk FDVU skal sendes elektronisk. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete dokumentasjonsleveranser som gjelder (FDVU-omfang pr produktgruppe og format/innholdskrav for norsk/engelsk), og om disse kravene også gjelder for møbler levert til «regjeringskvartalet/pedlerboliger» eller kun utenriksstasjonene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav kan variere, og påvirker kost og arbeidsomfang ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon (Særlig om møbelleveranse til utenriksstasjonene) og Bilag 2 (SK 9 Opplæring og veiledning / FDVU pdf)

5. I Bilag 2, SK 21 «Internasjonale standarder» fremgår det at leverandør på forespørsel skal dokumentere oppfyllelse med enten Møbelfaktasertifikat/«tilsvarende», lisensnummer knyttet til ISO 14024 Type I miljømerke eller testrapport fra akkreditert laboratorium. Kan oppdragsgiver utdype hvordan leverandør skal velge dokumentasjonsalternativ (om oppdragsgiver har preferanse eller om alle alternativer vurderes likt), og hvilke EN-standarder/«fastsatt nivå» som oppdragsgiver konkret viser til i Møbelfakta?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av dokumentasjonsvei kan være kritisk for hvor raskt leverandøren kan dokumentere og for risiko ved evaluering/avvik.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon (SK 21 Internasjonale standarder) / Bilag 2 (SK 21)

6. I Bilag 2, SK 26 «Reservedeler» kreves det at leverandør skal kunne skaffe slitedeler (herunder låser) i minimum 10 år etter innstallering, og at oppdragsgiver skal ha tilgang innen 15 virkedager etter feil er meldt, inkludert reparasjon dersom leverandør skal utføre dette. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «feil er meldt» dokumenteres (f.eks. e-post/CRM/ticketsystem) og hvordan fristen håndteres for deler som krever fabrikkbestilling/typisk ledetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig varslings-/feilmeldingsprosess og håndtering av lange ledetider påvirker leverandørens kost og serviceberedskap.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon (SK 26 Reservedeler) / Bilag 2 (SK 26)

7. I Bilag 1, SK 28 «Transport» kreves nullutslippskjøretøy for last mile og hele transport mellom leverandør kontor/hovedlager, oppdragsgivers logistikk- og kontrollsenter (Mastemyr) og kundens lokaler i Oslo, med implementeringsfrist 6 måneder fra kontraktsstart. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «leverandør kontor/hovedlager» i dette kravet (hvilke lokasjoner DSS legger til grunn), og hvordan kravet håndteres i overgangsperioden (når og hvordan kan leverandøren bruke konvensjonelle løsninger før 6 måneder er gått)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart geografisk/organisatorisk omfang og overgangsregler påvirker etterlevelsesrisiko og prising av logistikk.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens spesifikasjon (SK 28 Transport)

8. I konkurransegrunnlaget er det opplyst at tildelingskriteriet TK2 «Kvalitet» vurderes på prøveoppstilling for «kontorstoler BK 1». Kan oppdragsgiver avklare hvilke konkrete «kontorstoler BK 1» som omfattes (antall, produktnummer fra prisskjema som er rødt i kolonne A og/eller resten av BK 1), og om leverandøren står fritt til å tilby eventuelle alternative utførelser/tilbehør innenfor samme produktnummer eller om alt må være identisk med prisskjemaet som leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både tilbudt produktkonfigurasjon og kost for prøveoppstilling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 5 (Tildelingskriterier TK2) og Bilag 1 (BK 1 Prøveoppstilling kontorstoler)

9. I konkurransen er det oppgitt at TK1 pris evalueres etter «totalpris til evaluering» (fra forsiden på prisskjema i vedlegg 1 til bilag 5), og at påslagsprosenten tar utgangspunkt i prisene inngitt på møblene innenfor definerte kategorier (platemøbler, stoler og sofa, samt øvrig sortiment). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «totalpris til evaluering» beregnes (hvilke varelinjer og hvilke antakelser/volum som ligger til grunn), og om eventuelle «timespris» og «påslag» inngår proporsjonalt selv om omfang/antall ikke er bestemt i rammeavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsmatematikk kan gi feil prising og strategisk risiko i utfylling av bilag 5.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel 5 (Tildelingskriterier TK1 Pris) og Bilag 5 «Pris og prisbestemmelser» (henvist i TK1)