Desinfeksjonsservietter til helseforetakene i Norge

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for desinfeksjonsservietter til teknisk overflate. Det skal inngås nasjonal rammeavtale med én leverandør. Anskaffelsen gjelder for helseforetakene i Norge (kunden). Estimert verdi er NOK 1 500 000 per år, maksverdi NOK 7 200 000. Avtalen har varighet 2 år, med opsjon for forlengelse inntil 1 år av gangen (2 ganger), maks samlet 4 år. Det er ingen delkontrakter (ikke delt opp).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Pkt. 5.1 «Registreringer, autorisasjoner mv.»
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene, og det er et krav om positiv egenkapital.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. Dersom ikke kan fremlegges: godtgjørelse ved saklig grunn, f.eks. morselskapsgaranti, bankgaranti el. annet dokument.

  Kilde: Pkt. 5.2 «Økonomisk og finansiell kapasitet»
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet gjennom levering; dokumentert via relevant erfaring siste tre år.

  Dokumentasjon: Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner (fylles ut) med informasjon om de viktigste og mest relevante leveransene siste tre år (verdi/tidspunkt/mottaker). Dokumentasjon innleveres med tilbudet.

  Kilde: Pkt. 5.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» (delvis utfylt i teksten)
• Ved støtte på kapasitet fra andre virksomheter må ESPD fylles elektronisk for både tilbyder og støttende virksomhet(er), og tilbyder må legge frem forpliktelseserklæring om rådighet over ressurser.

  Dokumentasjon: ESPD for tilbyder og støttende virksomhet(er), samt forpliktelseserklæring. Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: solidansvar dokumenteres via forpliktelseserklæring (solidansvar) i tillegg.

  Kilde: Pkt. 5.4 «Støtte fra andre virksomheter»
• Tilbyder skal levere utfylt egenerklæring om russisk involvering med tilbudet; tilbydere som omfattes av sanksjonsregelverket skal avvises.

  Dokumentasjon: Utfylt «Egenerklæring om russisk involvering» og evt. ytterligere dokumentasjon på forespørsel.

  Kilde: Pkt. 2.4 «Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering»

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist).Kilde: Pkt. 3.1 «Innlevering av tilbud»
• Tilbud vedlegges/leveres med oppgitte dokumenttyper og filformat (Tilbudsbrev, Prisskjema, Kravspesifikasjon, Bruksanvisning/ begrunnelse for sladding, sladdet versjon, eventuelt forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti, grossist-/tilvirkertillatelse, Egenerklæring om russisk involvering, Utfylt krav ved risiko for brudd på folkeretten).Kilde: Pkt. 3.2 «Tilbudets utforming»
• Tilbudet skal leveres med filnavn i angitt struktur (dokumentnavn og format).Kilde: Pkt. 3.2 «Tilbudets utforming»
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Pkt. 3.3 «Alternative tilbud»
• Vareprøver skal leveres innen frist (25.09.2026) i minimum innerforpakning, merkes med varelinjenummer og navn iht. prisskjema samt tilbyders navn.Kilde: Pkt. 3.10 «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving»
• Sladdet versjon av tilbud skal leveres sammen med «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud» når det er taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Pkt. 3.9 «Offentlighet»
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet (PDF).Kilde: Pkt. 3.2 (vedleggsliste) + Pkt. 2.4
• Skatteattest (for valgt leverandør ved norsk selskap) leveres på forespørsel, ikke eldre enn 6 måneder fra forespørselfrist.Kilde: Pkt. 2.3 «Skatteattest»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 2 år, med forlengelse inntil 1 år av gangen (2 ganger), maks samlet 4 år. Automatisk forlengelse på likelydende vilkår med mindre annet initiativ tas.Kilde: Pkt. 1.4 «Avtaleperiode»
• Kunde er ikke forpliktet til å kjøpe bestemt volum per delkontrakt; omfang/type produkter kan påvirkes av endringer i rutiner/praksis, økonomiske rammevilkår og markedssituasjonen.Kilde: Pkt. 1.2 «Anskaffelsens formål og omfang»
• Oppdragsgiver kan be valgt leverandør levere skatteattest på forespørsel (kun norsk).Kilde: Pkt. 2.3 «Skatteattest»
• Tilbyder må etterleve internasjonale sanksjonsbestemmelser; tilbydere som omfattes kan avvises. Leverandør pliktes å levere egenerklæring om russisk involvering; oppdragsgiver kan be om ytterligere dokumentasjon ved behov.Kilde: Pkt. 2.4 «Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering»
• Klima- og miljøkrav operasjonaliseres som minstekrav i kravspesifikasjonen (stoffer på utfasingsliste over 0,1 vektprosent skal være fraværende; emballasjekrav).Kilde: Pkt. 6.4 «Klima og miljø»
• Kommunikasjon i prosessen skal skje via KGV-meldingsfunksjon; annen kommunikasjon med beslutningsdeltakere er ikke tillatt.Kilde: Pkt. 2.2 «Kommunikasjon»

• Dokumentteksten inneholder ikke konkrete kravspesifikasjonsdetaljer for desinfeksjonsservietter (kun at kvalitet evalueres mot «vedlegg – kravspesifikasjon»).
• «Utfylt krav ved risiko for brudd på folkeretten» og «Kontraktskrav etisk handel» er nevnt i vedleggslisten, men selve kontrakts-/dokumentkravene er ikke gjengitt i utdraget.
• Datoer for frist for å stille spørsmål og frist for å levere tilbud er angitt som «Se Ivalua» uten konkrete datoer i teksten.
• Prisskjemaets formel for forholdsmessig prisscore er ikke gjengitt (står kun at formel følger).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For rammeavtalen: Vi ser at leveransebetingelser angir levering DDP Incoterms® 2020 og at risiko går over når varen er levert som avtalt. Kan dere presisere hva som regnes som «levert» i praksis (f.eks. ved regionalt forsyningssenter / kontrollstasjon / hos den enkelte kunde), og hvilken enhet/mottaker som avgjør passering av risiko for hver delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsrisiko og praktisk leveringssted påvirker logistikkoppsett, kostnadsallokering og risiko ved forsinkelse/mottaksfeil.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp – kapittel 3.6 «Generelle leveringsbetingelser»

2. I avtalens krav til elektronisk samhandling for Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst fremgår det ulike frister/krav til ordrebekreftelse (for HSØ: innen 4 timer etter mottatt ordre i ordinær åpningstid; for HMN: innen 1 virkedag etter mottak, inntil annet er avtalt). Hvilken av disse fristene skal legges til grunn for den konkrete delkontrakten(e) dere forventer at leverandør priser/opererer etter, og gjelder dette likt på tvers av alle helseforetakene innen hver region?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avvikende frister kan gi ulik operasjonell belastning og feilprising dersom man ikke vet hvilken regional prosess som gjelder for den aktuelle avrop/kontraktskjeden.

   Kilde: Elektronisk samhandlingsavtale (HMN) – punkt «Ordrebekreftelse (oppdragsgiver)*/ Ordre (selger)»; Elektronisk samhandlingsavtale (HSØ) – punkt «Ordrebekreftelse»

3. For konsignasjonslager: Vi ser at rammeavtalen sier at leverandør skal gjøre uttatte produkter tilgjengelig innen 3 virkedager etter bestilling, mens avtalevilkår for konsignasjonslager/utlån beskriver 48 timer på virkedager (også «innen 48 timer på virkedager dersom ikke annet»). Hva er korrekt frist som gjelder, og hvordan skal den måles (fra bestilling/ordre tidspunkt i bestillingssystemet, til fysisk tilgjengelighet på konsignasjonslageret)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik frist gir direkte utslag på beredskap, lagerdimensjonering og kost ved hastetransport/avvik.

   Kilde: Rammeavtale – kapittel 2.2 «Konsignasjonslager», punkt 2.2.4 «Uttak fra konsignasjonslager»; «Konsignasjonslager og utlån av instrumenter» – punkt «Tilgjengelighet»

4. For konsignasjonslager: Rammeavtalen sier at produkter på konsignasjonslager minimum skal ha holdbarhet i 12 måneder ved levering til konsignasjonslager, og at leverandør skal erstatte kostnadsfritt ved utløp. I tillegg beskrives i konsignasjonslagervilkårene oppfølging av holdbarhet ved kontroll. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at vi håndterer situasjoner der vi ved leveranse til konsignasjonslager ikke kan oppnå 12 måneder (f.eks. grunnet produksjons-/batchsyklus), og om det finnes mekanisme for avviksgodkjenning eller justert erstatningsansvar?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Holdbarhetskravet påvirker innkjøpsplanlegging, batchstyring og avtalt kostnadsdeling ved avvik.

   Kilde: Rammeavtale – kapittel 2.2 «Konsignasjonslager», punkt 2.2.6 «Holdbarhet på produkter på konsignasjonslager»; «Konsignasjonslager og utlån av instrumenter» – punkt «Oppfølging av holdbarhet/kontroll»

5. For minikonkurranser (når produkter rangeres/rerangeres): Vi ser at tildelingskriteriene er «Pris» og «Kvalitet», men vekting fremgår av konkurransebestemmelsene som ikke er synlig i utdraget. Kan dere opplyse eksakt vekting (prosent) mellom pris og kvalitet i minikonkurransene for de relevante delkontraktene, og hvilke deler av «kvalitet» som faktisk evalueres (f.eks. leveringspresisjon, tekniske parametre, dokumentasjon), samt om vektingen kan variere mellom delkontrakter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig vekting er nødvendig for å prise og dokumentere kvalitets-/tjenestedeler riktig for å optimalisere tilbudet i konkurranse om avrop.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp – avsnitt om «Minikonkurransen vil bli gjennomført med følgende tildelingskriterier: a) Pris b) Kvalitet»

6. Avrop og rangering: Rammeavtalen omtaler parallell rammeavtale og unntak fra hovedregel om avrop, inkludert at avrop kan skje hos høyest rangert tilbyder som tilbyr kompatibelt utstyr (ved tekniske vanskeligheter), samt at det kan skje rerangering ved gjennomføring av vitenskapelige studier og ved manglende oppdaterte elektroniske varekataloger innen avtalefestet tid. Kan dere presisere hva som anses som «avtalefestet tid» for oppdatering av elektroniske varekataloger, og hvem som avgjør om teknisk kompatibilitet foreligger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompatibilitet og katalogoppdateringsfrister påvirker leverandørens etterlevelses- og kostnadsrisiko, samt forventet volum-/avropsandel.

   Kilde: Rammeavtale – avsnitt «Unntak fra hovedregel om avrop», punkter om kompatibilitet og «mangler oppdatert de elektroniske varekatalogene…»

7. Leveringstid/leveringsdyktighet: Vi ser krav om at leverandør må være leveringsdyktig på avtalesortimentet senest fra avtalestart, og for varer til regionale forsyningssenter 4 uker og til kontrollstasjon 9 uker før avtaleperiodens oppstartsdato. Kan dere oppgi hvilke delkontrakter som typisk går til hhv. «regionalt forsyningssenter» og «kontrollstasjon» i denne avtalen, og om disse fristene gjelder likt for konsignasjonslager og ikke-konsignasjonsprodukter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig plan for produksjons-/logistikkløype og innmelding i katalog/ERP avhenger av hvilke leveringsløp som faktisk brukes per delkontrakt.

   Kilde: Rammeavtale – kapittel 3.3 «Implementering», tekst om leveringsdyktighet 4/9 uker før oppstartsdato

8. Forsinkelse og dagmulkt: Vi ser dagmulkt på 0,25 % (regnet av avtalte pris av det totale avropet som på grunn av den forsinkede varen ikke kan tas i bruk), med minimum/fast beløp uttrykt som «kr 5 000» (høyeste sats for kunden som regel). Kan dere bekrefte hvordan «det totale avropet» beregnes i praksis når avropet består av flere varelinjer, og hvordan «ikke kan tas i bruk som forutsatt» vurderes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar beregningsmetode er avgjørende for å vurdere risiko for kostnader ved forsinkelser og sette interne leveringsbuffer.

   Kilde: Rammeavtale – kapittel 9.2.6 «Dagmulkt»

9. Elektronisk varekatalog: I samhandlingsavtalen for HMN angis at ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel kan følge en fasevis innføring, og at leverandør kan sende ordrebekreftelser innen 1 virkedag, mens HSØ har 4 timer på ordrebekreftelse. Kan dere bekrefte hvilke katalog-/masterdatakrav som må være oppdatert før første avtalestart (masterdata, artikkelnavn, UNSPSC nivå, bilder/lenker, GTIN ved behov), og om det finnes en akseptanseprøving av varekatalogen før vi anses som «kontraktsoppfyllende»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare «go-live»-forutsetninger for masterdata/katalog kan føre til avvik, avvisning/utsettelse av ordre og feilprising av implementeringskost.

   Kilde: Elektronisk samhandlingsavtale (HMN) – punkt «Elektronisk produktkatalog», «Prosess/oppdatering av katalog»; Elektronisk samhandlingsavtale (HSØ) – vedlegg «Krav til korrekt masterdata og varekatalog», samt avsnitt om verifisering/test ordre

10. Prisjustering: Rammeavtalen beskriver prisjustering som kan kreves, med beregningsmetoder basert på I44 (60%) og KPI (40%), og at prisjustering har effekt på dato for avtalestart i påfølgende år. Kan dere bekrefte (1) om både I44 og KPI brukes samtidig ved hver justering eller om det er valgt regime per delkontrakt/produktkategori, og (2) hvordan vi skal håndtere prisjustering ved avrop som bestilles i perioden mellom varsel og ikrafttredelse?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare prisjusteringsregimer og ikrafttredelse påvirker prissetting, ordregrunnlag i katalog og faktureringspresisjon.

    Kilde: Rammeavtale – kapittel 5.2 «Prisjustering», punktene 5.2.2–5.2.3 og beregningsmetodeavsnitt