Leasing og administrasjon av kjøretøy

Trøndelag fylkeskommune skal inngå ny rammeavtale med én leverandør for leasing og full administrasjon av kjøretøy/bilpark. Avtalen omfatter bl.a. tjenestebiler, varebiler og spesialkjøretøy, samt løpende biladministrasjon (bestilling, oppfølging, koordinering av service og vedlikehold) og rapportering/oversikt for hele bilparken. Varighet 2 år (oppstart 23. november 2026) med opsjoner 1+1 år (maks total 4 år). Utførelsessted er «hvor som helst i Norge».

• System for miljøledelse og rutiner (miljøledelsestiltak egnet til å redusere miljøbelastning).

  Dokumentasjon: Gyldig tredjepartsverifisert sertifikat (ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende), eller beskrivelse av miljøledelsestiltak og rutiner (miljømål, organisering/ansvar, oppfølging/evaluering, relevante miljøtiltak). Skal leveres som PDF sammen med tilbud.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 1 System for miljøledelse og rutiner
• Kredittvurdering: minimum rating A («kredittverdig») hos Dun & Bradstreet eller tilsvarende nivå.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med rating, basert på siste tilgjengelige regnskapstall, utført av kredittopplysningsforetak, ikke eldre enn 6 måneder fra kunngjøringsdato. Skal leveres som PDF sammen med tilbud.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 2 Kredittvurdering
• Virksomhetserfaring: minimum to og maksimum fire sammenlignbare oppdrag siste tre år.

  Dokumentasjon: For hvert referanseoppdrag: oppdragets art/omfang, tidsrom, oppdragsgiver/mottaker inkl. kontaktperson og kontaktinformasjon. Dokumenteres i Hyyr eller ved utfylling av vedlegg «Referanser»/tilsvarende; eventuelle vedlegg som PDF. Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 3 Virksomhetserfaring
• System for kvalitetssikring implementert, tilpasset oppdragets kompleksitet, risiko og målsetting.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for ISO 9001 eller tilsvarende tredjepartssertifisering, eller beskrivelse av system for kvalitetssikring (prosesser/aktiviteter, relevante prosedyrer, risikostyring/avvik, oppfølging/forbedring). Skal leveres som PDF sammen med tilbud.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 4 System for kvalitetssikring

• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene. Dokumentasjon lastes opp som PDF, med mindre annet format er spesifisert.Kilde: Tilbudets utforming – «Tilbudets utforming»
• Vedlegg 3 – Tilbudsskjema skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Tilbudets utforming – «Tilbudets utforming»
• Vedlagt inn i tilbudet: Utfylt Vedlegg 1 – Tilbudsbekreftelse.Kilde: Tilbudets utforming – «Dokumenter som skal fylles ut og leveres…»
• Vedlagt inn i tilbudet: Utfylt Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon (med eventuelle henvisninger).Kilde: Tilbudets utforming – «Dokumenter som skal fylles ut og leveres…»
• Vedlagt inn i tilbudet: Utfylt Vedlegg 3 – Tilbudsskjema.Kilde: Tilbudets utforming – «Dokumenter som skal fylles ut og leveres…»
• Vedlagt inn i tilbudet: Sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Tilbudets utforming – «Dokumenter som skal fylles ut og leveres…»
• Utfyllelse av kravspesifikasjon: Leverandøren skal fylle ut og levere komplett besvarelse i Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon (gitt som evaluerings-/kravpunkt 1.1).Kilde: Kravspesifikasjon – pkt. 1.1 Utfyllelse av kravspesifikasjon
• Elektronisk innlevering: Påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – «Elektronisk innlevering: Påkrevd»
• Tillatt språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – «Tillatte språk: Norsk»
• Sladding/forretningshemmeligheter: Leverandøren må ta stilling til taushetsbelagte opplysninger og levere sladdet versjon der påkrevd (for innsyn og taushetsplikt).Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding + Veiledning sladding (generell prosess)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én leverandør; Oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å foreta avrop (estimater er veiledende).Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 4.1 og 4.3
• Varighet: 2 år fra oppstart, med ensidig opsjon forlengelse inntil 1+1 år (maks total 4 år). Frist for å utløse opsjon 3 måneder før utløp.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 4.5
• Leverandørens leveringsplikt: levere ytelser omfattes av kontrakten etter forutgående avrop.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 4.2
• Taushetsplikt for leverandør ved gjennomføring av kontrakten.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 4.7
• Lover/forskrifter og nødvendige tillatelser: leverandør plikter å overholde relevante lover/forskrifter og selv innhente/opp­rettholde nødvendige tillatelser/sertifikater.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 4.10
• Prisregime: pris fast (ingen økning første avtaleår), tidligst endring etter 1 år; prisregulering kan skje iht. SSB-indeks/alternativ angitt i avtalen.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 5.3
• Betalingsbetingelser: netto 30 dager; elektronisk fakturering (EHF/PEPPOL) kostnadsfritt; faktura må sendes/leveres med krav til referanser.Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale pkt. 5.4 (og Vedlegg 5 standardbetingelser pkt. 7)

• Kravspesifikasjonens konkrete innhold (krav 4.1.1–4.6.1 i Vedlegg 2) er ikke gjengitt i utdraget; evaluering og dokumentasjonskrav knyttet til disse punktene er derfor bare delvis utledet fra teksten.
• Det fremgår ikke i utdraget alle konkrete kontraktsytelser/SLAs for leasing og administrasjon (ut over generell beskrivelse) siden «kravspesifikasjonen» er henvist til men ikke inkludert.
• Opsjonsutløsning og avrop-/bestillingsrutiner er angitt delvis i rammeavtalen, men detaljer i konkurransegrunnlag/avrop fremgår ikke fullt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon vises det til punktene 4.1.1–4.6.1 som inngår i evalueringen av «Kravspesifikasjon. Utfylling» under både pris og ikke-pris (ref. tildelingsmatrise). Kan dere bekrefte hvor nøyaktig disse kravene er beskrevet i Vedlegg 2 (og eventuelt oppgi kapittel/underpunkt i Vedlegg 2), slik at vi kan sikre at Vedlegg 3 (Tilbudsskjema) fylles ut korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsevalueringen henviser til konkrete kravspunkter (4.1.1–4.6.1), men utdraget viser ikke innholdet. Leverandøren må ha riktig forståelse av hvilke utfyllinger som gir poeng.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Pris 65% og Ikke-Pris 35%)

2. Når priskravene evalueres forholdsmessig etter formelen (p_max = høyeste tilbudte pris × 2, p_min = laveste tilbudte pris), kan dere avklare hva som utgjør «tilbudt pris» i denne konkurransen (f.eks. sum i Vedlegg 3 Tilbudsskjema ark 2, eller annen beregningskolonne/formel i Vedlegg 3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisformelen er oppgitt, men beregningsgrunnlaget for «tilbudt pris» må være entydig for at leverandøren skal kunne prise riktig og sikre korrekt utfylling.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Prisberegningsmetode og formel)

3. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 4.3 står det at avrop skal skje «i henhold til de rutiner/instrukser som fremgår av Konkurransegrunnlaget». Kan dere oversende/peke til konkrete avropsrutiner (lenke/kapittel i konkurransegrunnlaget) som beskriver bl.a. bestillingskanal, avropstyper, frister for respons/levering, og hva som kreves for at en avrop skal anses bestilt/akseptert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsprosessen påvirker leveringskapasitet, bemanning, og kostnadsnivå. Uten konkrete rutiner er det vanskelig å prise risiko og etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 4.3 Kontraktens avrop

4. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.1 fremgår det at ved vederlag gjort opp i medgått tid skal alle timer forhåndsgodkjennes av Oppdragsgiver før faktura utsendes. Kan dere avklare om leasing/administrasjon i denne avtalen faktisk innebærer timebaserte kostnader (med forhåndsgodkjenning), eller om all vederlagsprising i praksis er faste priser/prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring kan vi prise feil (administrasjonskost og arbeidsflyt) og feilaktig anta timesatser vs. fastpris.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.1 Priser

5. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.3 om prisendring: kan dere bekrefte hvilken «SSB-indeks for aktuelle tjenester/konsumprisindeksen» som skal brukes (navn/indeks-ID), og om prisjustering kun kan gjøres i samsvar med Oppdragsgivers reguleringsmodell eller om Leverandør kan kreve/varsle endring i begge retninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisjusteringsmekanismen kan gi vesentlig økonomisk utslag. Indeksen og omfanget av initiativ/retning må være kjent for riktig pris- og kontraktsberegning.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.3 Prisendring

6. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.4 og 5.4 (fakturering) står det bl.a. at faktura må referere til bestiller og sted, og at det «skal kun faktureres for levert kvantum». Kan dere beskrive hvilke faktureringsenheter/volumgranularitet som forventes i praksis for biladministrasjon (f.eks. pr. kjøretøy, pr. fraksjon, pr. måned, pr. avrop), og hvordan vi skal håndtere overgang ved endringer i bilpark (tilkomne/avgåtte kjøretøy)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Administrasjonskost og kontantstrøm påvirkes av faktureringslogikken og av hva som anses «levert kvantum».

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 5.4 Betalingsbetingelser og fakturering

7. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 6 (forsikring) er kravet ansvarsforsikring min. NOK 3 millioner per skadetilfelle. Kan dere avklare om dette er tilstrekkelig også for eventuelle datarisk/IT-samhandling knyttet til elektronisk oversikt/rapportering, eller om det i kravspesifikasjonen finnes tilleggskrav til forsikring (f.eks. profesjonsansvar/cyber)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransen omtaler elektronisk oversikt og styringsinformasjon; eventuell ekstra risiko bør prises og dekkes riktig.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 6 Forsikring

8. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 8 (kvalitet, internkontroll og HMS) og øvrige kontraktsbestemmelser: kan dere spesifisere hva som forventes for dokumentasjon av «aktivt og fungerende HMS system» og eventuelle tidsfrister for å fremlegge slik dokumentasjon ved forespørsel (antall dager/frist), slik at vi kan planlegge intern prosess?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det finnes krav om dokumentasjon og innsyn på forespørsel, men ingen konkrete tidsfrister i utdraget. Tid påvirker operativ gjennomføring og risikopris.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 9 KVALITETSSIKRING, INTERNKONTROLL OG HMS

9. I Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 8 om lønns- og arbeidsvilkår står det at Oppdragsgiver kan holde tilbake beløp tilsvarende to ganger besparelsen, og at dagmulkt kan utløses ved fristoverskridelse for dokumentasjon (i utdraget fremgår dagmulkt også). Kan dere avklare hvordan «besparelsen» skal beregnes i denne konkrete avtalen (f.eks. hvilken sammenligningsgrunnlagssats/modell, og om beregningen dokumenteres skriftlig før tilbakehold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbakeholdsretten knyttet til «besparelse» er en økonomisk risiko som må forstås for å kunne vurdere margin og kontraktsrisiko korrekt.

   Kilde: Vedlegg 4 – Rammeavtale punkt 8 KRAV TIL LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR FOR LEVERANDØRENS ANSATTE