Leasing og administrasjon av kjøretøy

Bakgrunn

Trøndelag fylkeskommune skal inngå en ny rammeavtale med én leverandør for leasing og administrasjon av kjøretøy. Bakgrunnen for anskaffelsen er at dagens avtale utløper i november 2026, og fylkeskommunen har behov for å sikre en videreføring av tjenesten gjennom en helhetlig og framtidsrettet løsning.

Fylkeskommunen har et sammensatt behov på tvers av virksomhetsområder og lokasjoner, herunder skoler, veg, eiendom, tannklinikker, administrasjon samt drift og vedlikehold. Det er behov for felles administrasjon av bilparken for å oppnå god oversikt, enhetlig styring og en bilpark som er tilpasset ulike tjenestebehov.

Anskaffelsen skal også støtte fylkeskommunens mål om riktig kjøretøy til riktig formål, økt standardisering på tvers av virksomheten og en planmessig utvikling av bilparken basert på bruk, levetid og driftsbehov.

Beskrivelse av oppdraget

Oppdraget omfatter leasing og full administrasjon av fylkeskommunens kjøretøy gjennom en rammeavtale med én leverandør. Rammeavtalen skal gjelde for alle brukersteder og virksomhetsområder i Trøndelag fylkeskommune.

Leveransen skal omfatte både tjenestebiler, varebiler og spesialkjøretøy. Leverandøren skal håndtere den løpende biladministrasjonen fra bestilling og oppfølging til koordinering av service, vedlikehold og øvrige administrative oppgaver knyttet til bilparken.

Det etterspørres en løsning som gir fylkeskommunen løpende oversikt og styringsinformasjon for hele bilparken. Dette inkluderer blant annet elektronisk oversikt over kjøretøyene samt rapportering som gir grunnlag for oppfølging av bruk, kostnader, avvik og sammensetning av bilparken på tvers av virksomheter, lokasjoner og kjøretøytyper.

Nærmere krav til leveransens innhold og ytelse fremgår av kravspesifikasjonen.

Tilbudets utforming

Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene. Dokumentasjon skal lastes opp som pdf-filer dersom ikke annet format er spesifisert. Vedlegg 3 - Tilbudsskjema skal lastes opp som Excel-fil.

Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet er:

· Utfylt Vedlegg 1 - Tilbudsbekreftelse

· Utfylt Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon med eventuelle henvisninger til vedlegg

· Utfylt Vedlegg 3 - Tilbudsskjema

· Sladdet versjon av tilbudet