Forbruksvarer, kontor og renhold, Rammeavtale

Rammeavtale for forbruksvarer, kontor og renhold til Trondheim kommune og oppgitte samarbeidspartnere. Omfatter to delområder som evalueres samlet: (1) kontorrekvisita, skolerekvisita og spesialetiketter til etikettskrivere, samt (2) papir, plast og renholdsprodukter. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud. Avtalen gjelder 01.12.2026–01.12.2028 med opsjon 1+1 år. Bestillinger/avrop i avtaleperioden skjer uten ny konkurranse, basert på rammeavtalens vilkår, primært via e-handel/punch-out og EHF.

• Leverandør må fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD (integrert i Mercell). Innstilt leverandør må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav i Mercell.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 (ESPD) og pkt. 6 (Kvalifikasjonskrav)
• Oppfyllelse av avvisningsgrunner etter anskaffelsesforskriftens § 24-2 (inkl. rent nasjonale avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: ESPD del III (særlig nasjonale avvisningsgrunner i pkt. 5.2) og evt. etterfølgende dokumentasjon for innstilt leverandør.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.2
• Bruk av eBevis (samtykke) for å hente opplysninger om firmaattest/økonomisk kapasitet og skatter/avgifter; alternativt manuell innsendelse dersom leverandør ikke samtykker.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn for eBevis, ellers innsendelse av dokumentasjon Oppdragsgiver etterspør manuelt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet (økonomi/finansiell eller teknisk/faglig), må det dokumenteres at leverandøren råder over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon iht. Mercell-krav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6
• Ved bruk av underleverandør skal ESPD fylles ut også for underleverandør.

  Dokumentasjon: ESPD for underleverandør i Mercell.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfrist (etter ordningen i pkt. 9.3).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1 og 9.3
• Leverandør må ha elektronisk signatur for å bekrefte at aktuell leverandør har sendt inn tilbudet (skaffes via angitte tjenester).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.4
• Bekrefte i Mercell ved faneblad «Gi tilbud» (indikator om tilbud/ikke tilbud).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.5
• Tilbud skal utarbeides iht. Mercell-retningslinjer og konkurransegrunnlag/vedlegg. Vedlegg skal merkes tydelig. ZIP/MSG-filer skal ikke lastes opp.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.6
• Fylle ut Vedlegg 2 Tilbudsskjema for begge delene (Ark 1 og Ark 2) samt pris-/returavgiftslinjer; alle varelinjer må fylles ut. (Ark 3/andre oppgitte deler iht. krav i vedlegg/prisskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.4 samt Vedlegg 1 (Tildelingskriterier/Pris) og Absoluttkrav (henviser til Vedlegg 2)
• Utfylte miljøopplysninger for varelinjer (miljømerkeordning/lisensnummer/sertifikat) i Vedlegg 2 (Ark 1 og Ark 2) iht. absoluttkrav om dokumentasjon på miljømerking.Kilde: Vedlegg 1, Absoluttkrav Miljø og Transport, krav 7.4 og 7.10 samt krav i liste 1 og 2
• Fylle ut Vedlegg 6 Egenerklæring miljø.Kilde: Vedlegg 1, Absoluttkrav - Miljø og Transport, krav 7.10
• Fylle ut Vedlegg 5 Spesifisering av etiketter produktkrav (produktkrav krever vedlegg/produktblad); samt levere produktblad for tilbudte etiketter (for liste 1).Kilde: Vedlegg 1, Absoluttkrav Liste 1, krav 3.23
• Fylle ut Vedlegg 3 - liste over kjøretøy (euroklasse) og dokumentere registreringsnummer/tilsvarende for verifisering.Kilde: Vedlegg 1, Absoluttkrav - Miljø og Transport, krav 7.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 01.12.2026–01.12.2028, opsjon 1+1 år (forlengelse ensidig av oppdragsgiver) på uendrede vilkår; opsjon skal utløses 3 måneder før.Kilde: Kontrakt, pkt. 3
• Bestillinger skal skje elektronisk via e-handel; avtalen gjelder ikke før punch-out er klargjort. Leverandør må levere punch-out-løsning, tilpasse sortiment, støtte SSO, UNSPSC-koder og ha oppetid/ruting ved nedetid.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.2 og Vedlegg 1 (Absoluttkrav e-handel) samt Kontrakt, pkt. 12
• Leveringsbetingelse: DDP (Incoterms 2020) inkl. lossing til anvist sted, og levering innen maksimal leveringstid oppgitt i tilbudet.Kilde: Kontrakt, pkt. 11.1 og Vedlegg 1 (Absoluttkrav Levering krav 5.1)
• Service-/tilgjengelighetskrav: faste kontaktpersoner/kundekonsulent og avtaleansvarlig; levering/feilhåndtering og responstid for problemer med doseringsanlegg etter liste 2-krav (2 timer/1 driftsdøgn, inkl. helg/helligdag for Produksjonskjøkkenet).Kilde: Vedlegg 1, Absoluttkrav Service (2.3 og 2.5) samt Absoluttkrav Liste 2 (4.4 og 4.5)
• Lønns- og arbeidsvilkår: skal være i samsvar med allmenngyldige/lendsomfattende tariffavtaler; gjelder også underleverandører; dokumentasjon på forespørsel; sanksjoner ved brudd.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7 (Særlige vilkår) og Kontrakt, pkt. 6
• Menneskerettigheter/aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeden (kontraktsvilkår) og tilhørende sanksjonsregime ved brudd/manglende dokumentasjon.Kilde: Kontrakt, kap. 8 (pkt. 8.1–8.6)
• Miljø- og transportkrav i kontraktsperioden: ingen økning i total miljøbelastning i flåte; euroklasse 6/VI for kjøretøy; andel nullutslipp/biogass innen angitte vekt/kapasitetsintervaller; tomgangskjøring ikke tillatt; krav til kurs i økonomisk kjøring og dokumentasjon.Kilde: Kontrakt, pkt. 11.5.1 og Vedlegg 1 (Absoluttkrav Miljø og Transport pkt. 7.5–7.9)
• Varerstatning/erstatningsvarer: leverandør må dokumentere at erstatningsvarer/nytt sortiment holder tilsvarende kvalitet/funksjonalitet og pris, og erstatningsvarer skal ikke leveres før godkjenning; pris-/rabattkalkyle skal følge tilbudet.Kilde: Kontrakt, pkt. 11.4.1–11.4.2
• Rapportering: årlig rapport bærekraftsdata innen 1. april; leverandør skal rapportere statistikk til oppdragsgiver minst kvartalsvis (Excel/Google Sheets) og levere transportdata minst årlig på forespørsel.Kilde: Kontrakt, pkt. 9 (Bærekraft) og pkt. 11.7
• Fakturering: EHF elektronisk faktura i standardformat; krav til merking (OrderReferenceID/BuysersReference) og vedlegg PDF/TIF max 5MB.Kilde: Kontrakt, pkt. 13.1–13.3

• Konkurransegrunnlaget oppgir ikke konkret innleveringsfrist, vedståelsesfrist eller evalueringsparametere utover at de ligger i Mercell/vedlegg; eksakte datoer/tall mangler i tekstutdraget.
• Vektingstabell for pris er delvis presentert med interne vekter (35% og 50%/65% og 50%); eksakt beregningsformel for poeng er ikke fullt gjengitt.
• Dokumentasjonskrav til konkrete kvalifikasjonskrav ligger «i Mercell-portalen» uten spesifikasjon i utdraget; tekst gjengir bare at ESPD skal fylles ut og at innstilt leverandør må dokumentere oppfyllelse.
• Tildelingskriteriet kvalitet sier vareprøver evalueres, men tekst utdraget spesifiserer ikke praktisk leverings-/innleveringskrav for vareprøver (dato, format, antall).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 under Absoluttkrav – Levering (pkt. 5.2) står det at det skal leveres varer inntil en gang per uke til oppdragsgivers leveringsadresser. Hvordan skal vi forstå «i praksis» for løpende bestillinger: gjelder dette som maksimal leveringsfrekvens (dvs. vi kan levere sjeldnere enn ukentlig ved behov), eller er det en forpliktelse til å levere minst én gang per uke per lokasjon uansett ordremengde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging, bemanning, ruteoppsett og dermed pris (og risiko for restordrer/avvik).

   Kilde: Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Levering, pkt. 5.2

2. Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Kvalitet (pkt. 1.3) sier at levering skal skje i tidsrommet 08.00–14.00, og for «Trondheim eiendom» skal sjåfør ta kontakt med avtalt kontaktperson minst 1 time før levering. Hvilke konkrete leveringsadresser/enheter faller inn under «Trondheim eiendom», og finnes det en oppdatert adresseliste og kontaktpunkter i Vedlegg 7 (Adresseliste) eller i Mercell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare leveringsvilkår for enkelte lokasjoner kan gi feil operasjonell plan og påvirke leveringspresisjon og kostnader.

   Kilde: Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Kvalitet, pkt. 1.3

3. Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Kvalitet (pkt. 1.2) angir bestillingsfrist «maksimalt 2 virkedager før levering ved bestilling senest 13.00». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «maksimalt 2 virkedager» (dvs. at leverandørens avtalte maksimal frist er 2 virkedager, men at bestiller kan bestille senere/lenger fram i tid)? Alternativt: er det en frist for bestillerens siste mulige bestilling (senest 13.00), og hvordan beregnes antall dager ved ukedager/helligdager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningen styrer leveringskapasitet og lager-/produksjonsstyring; feil tolkning kan øke sannsynlighet for avvik ved bestillingsgrunnlag.

   Kilde: Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Kvalitet, pkt. 1.2

4. Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Service (pkt. 2.1) krever at standard produktsortiment skal være lagervare, og unntak skal merkes i vedlegg 2 Tilbudsskjema kolonnen «Merknader for leverandøren». Kan dere bekrefte hvordan vi skal kategorisere og merke produkter som kun er lagerført i enkelte noder/lokasjoner, eller som har kort leveringstid fra lager hos underleverandør/partnere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Lagervare» og unntak kan tolkes ulikt; riktig merking er avgjørende for om tilbudet blir ansett som avvik/risikabelt ved leveringskrav.

   Kilde: Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Service, pkt. 2.1

5. Kontrakten punkt 11.4.2 («Leverandørens plikt til å justere priser etter faktisk kjøp») sier at produkter som prises om fra rabatterte til nettoprodukter (og motsatt) skal prises med tilsvarende kalkyler, med angitt rabatt for aktuell/sammenlignbar produktgruppe. Kan oppdragsgiver utdype hvordan dette praktisk skal håndteres når vi erstatter/introducerer nye varer (punkt 11.4.1), og hvordan «sammenlignbare» produktgrupper fastsettes i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan gi betydelig prisrisiko over tid ved sortimentsendringer og erstatningsvarer; leverandør må forstå referansegrunnlaget.

   Kilde: Kontrakt – Rammeavtale – Varekjøp, pkt. 11.4.1 og 11.4.2

6. Vedlegg 1 – Tildelingskriteriet Pris beskriver at returavgift/-frakt skal oppgis som egen varelinje (ark 1 og ark 2), og at dette inngår i evalueringen som del av priskriteriet. Kan dere bekrefte om returavgift/-frakt kun gjelder logistikk ved feilleveranse/feilbestilling (pkt. 5.3–5.4), eller om den også skal dekke standard retur-/restordrehåndtering ved senere uavhentede/avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forutsetning kan føre til feil priselement og mis-match mellom evaluering og faktisk kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1 – Tildelingskriteriet Pris (kapittel 8.1) og Absoluttkrav – Levering, pkt. 5.3–5.4

7. Kontrakt punkt 11.1 («Leveringsbetingelser») fastsetter DDP inkl. lossing, og Vedlegg 1 (pkt. 1.3) angir leveringstid 08.00–14.00. Kan oppdragsgiver bekrefte om «lossing» i praksis innebærer at sjåfør må utføre intern flytting (f.eks. inn på lager/til rett rom) eller kun lossing til anvist mottak/ytterkant av bygning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av lossing påvirker personell, tid per leveranse og dermed pris og kapasitet.

   Kilde: Kontrakt, pkt. 11.1; Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Kvalitet, pkt. 1.3

8. Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Miljø og Transport (pkt. 7.7) krever kurs i økonomisk kjøring for sjåfører senest seks måneder etter kontraktsinngåelse, og at kurs ikke kan være gjennomført for mer enn fem år siden. Hvordan forventer oppdragsgiver at vi dokumenterer dette for sjåfører som kun benyttes ved hasteleveranser/avvik (f.eks. vikarer eller sjåfører som settes inn midlertidig)? Finnes det et standard opplegg for dokumentasjon dere vil akseptere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav for “turnover” i sjåførressurs kan medføre operasjonell og administrativ risiko dersom oppdragsgiver ikke kan bekrefte forventet bevisnivå.

   Kilde: Vedlegg 1 – Absoluttkrav – Miljø og Transport, pkt. 7.7

9. Tildelingskriteriet Miljø (Vedlegg 1, pkt. 8.3) inkluderer miljømerking for tilbudt varesortiment og transporteffektivitet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan poeng gis når en varelinje oppfyller miljøkrav som absoluttkrav (f.eks. Svanemerket/Type 1) allerede, men likevel ikke har lisensnummer tilgjengelig på tilbudstidspunktet? Skal vi da oppgi «Nei» i miljøkolonnen (jf. pkt. 7.4), eller finnes det en akseptabel dokumentasjonsform?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøpoeng kan påvirkes av hvordan man fyller ut ved mangel på lisensnummer, selv om absoluttkrav er oppfylt; leverandør trenger en presis utfyllingsregel.

   Kilde: Vedlegg 1 – Tildelingskriteriet Miljø (pkt. 8.3.1 og 8.3.2) samt Absoluttkrav – Miljø og Transport, pkt. 7.4

10. Tildelingskriteriet Kvalitet (Vedlegg 1, kapittel 8.2) sier at oppdragsgiver vil velge ut vareprøver blant markerte varer i Vedlegg 2 etter tilbudsinnlevering, og at vi gis evalueringskriterier i arkene. Kan dere bekrefte hvem som skal levere vareprøvene (lokasjon og frist), hvordan vareprøvene skal merkes (ark/linjenr.), og om det er krav til antall/enhetsstørrelse per varelinje i utvalget?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøvehåndtering (antall, merking og leveringstid) påvirker kostnader og logistikk; uten tydelige rammer blir tilbudsrisiko høy.

    Kilde: Vedlegg 1 – Tildelingskriteriet Kvalitet, kapittel 8.2