Anskaffelse av konsulenttjenester for atomsikkerhet, inkludert håndtering av brukt brensel, strålevern og risikovurdering

Konsulentsamarbeid for DSA (nukleær sikkerhet og sikkerhet/anti-terror, strålevern og risikovurdering), herunder støtte til regulatoriske kjerneprosesser: råd/utvikling av veiledningsmateriale og kompetansebygging, samt gjennomgang og vurdering av dokumenter fra operatør(er). Arbeidet knyttes til blant annet bruktebrensel- og avfallshåndtering, transport av nukleært materiale og avviklings-/dismantling-aktiviteter for ulike typer fasiliteter (forskningsreaktorer, brensel-/lagringsanlegg, predisposisjonsanlegg og deponier). Oppdraget utløses på «call-off» etter avtalt team og estimert ressursinnsats; betales for faktisk tid og relevante utgifter opp til maks kontraktsverdi.

• Leverandøren skal være registrert i foretaks-/fagregister eller tilsvarende. Norske selskaper: registreringsbevis. Utenlandske: dokumentasjon for registrering i selskap-/fag-/handelsregister i etableringslandet. Sertifikat ikke eldre enn 12 måneder ved tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: R1: Certificate of registration / proof of registration i company/professional/trade register. (Krav om alder <= 12 måneder fra tilbudsfrist).

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R1: Supplier's Registration, Authorization, etc.)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell stabilitet som sikrer finansiell bæreevne gjennom hele kontraktsperioden. Krav om utvidet kredittvurdering/rapport fra offentlig godkjent kredittvurderings-/ratingfirma, ikke eldre enn 3 måneder, med rating A (creditworthy) eller tilsvarende, basert på siste kjente regnskap; alternativ dokumentasjon dersom gyldig grunn.

  Dokumentasjon: R2: extended credit assessment/report (ikke eldre enn 3 mnd) med rating A/tilsvarende eller annen dokumentasjon som oppdragsgiver anser egnet.

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R2: Economic and Financial Capacity)
• Leverandøren skal ha sterk erfaring med leveranser som er like (i henhold til spesifikasjonen i pkt. 1.2) fra siste 3 år. Skal oppgis med kontraktsverdi, tidspunkt og mottaker. Oppgi kontaktinfo for referanseperson som kan bekrefte opplysningene.

  Dokumentasjon: R3: beskrivelse av mest relevante leveranser (siste 3 år) inkl. kontraktverdi, tid og mottaker + kontaktopplysninger til referanse.

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R3: Technical and Professional Qualifications)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kapasitet til å utføre kontrakten. Kreves beskrivelse av tekniske fagpersoner/tekniske enheter, særlig de som har ansvar for kvalitetskontroll, samt samlet kapasitet (ikke kun enkeltpersoners CV).

  Dokumentasjon: R4: beskrivelse av tekniske fagpersoner/tekniske enheter og leverandørens samlede kapasitet (kvalitetskontroll omtales).

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R4)
• Leverandøren skal ha etablert og implementert gode kvalitetssikringsprosedyrer. Skal beskrive hvordan kvalitetsstyring er organisert, prosedyrer/rutiner for leveransekvalitet, håndtering av avvik/ikke-konformiteter og arbeid med kontinuerlig forbedring. ISO 19001/tilsvarende kan dokumentere med gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: R5: beskrivelse av kvalitetssikrings-/kvalitetsstyring + evt. ISO 19001-sertifikat (kopi av gyldig).

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R5: Quality assurance)
• Leverandøren skal ha etablert og implementert gode miljøstyringstiltak. Skal beskrive hvordan miljøstyring er organisert, rutiner/prosedyrer for å redusere miljøpåvirkning og arbeid med kontinuerlig miljøforbedring. ISO 14001/EMAS/tilsvarende kan dokumentere med gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: R6: beskrivelse av miljøledelse + evt. ISO 14001/EMAS-sertifikat (kopi av gyldig).

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R6: Environmental management)
• Leverandøren skal ha etablert og implementert et godt informasjonssikkerhets-/sikkerhetsstyringssystem i tråd med anerkjente standarder og beste praksis. Skal beskrive i fullstendig (dokumentasjon) hvordan sikkerhetsstyring implementeres og utvikles kontinuerlig i en tilbakevendende (resirkulerende) livssyklus. ISO 27001/NIST CSF/tilsvarende kan dokumentere med gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: R7: beskrivelse av sikkerhets-/informasjonsstyringssystem inkl. dokumentasjon om implementering og kontinuerlig utvikling; evt. ISO 27001/NIST CSF-sertifikat.

  Kilde: Del I, kapittel 5.3 (R7: Security management system)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist. Tilbudet skal inneholde bestemt innholdsstruktur (inkl. tilbudsbrev, ESPD, dokumentasjon for erfaring/kapasitet, m.m.).Kilde: Del I, kapittel 3.1 og 6.1
• Utfylt tilbudsbrev (Completed Bid Letter) iht. Part I Attachment 1 (mal).Kilde: Del I, kapittel 6.1 (Dokumentliste: Completed Bid Letter / Part I Attachment 1)
• Hvis relevant: Commitment Declaration (Declaration of Commitment) dersom leverandøren støtter seg på andre for kvalifikasjonskrav; vedleggs-mal Part I Attachment 2.Kilde: Del I, kapittel 6.1 samt 5.4
• Supplier Documentation on Experience and Capacity iht. mal Part I Attachment 3.Kilde: Del I, kapittel 6.1
• Registreringsbevis (company certificate) iht. R1.Kilde: Del I, kapittel 6.1 + 5.3
• Dokumentasjon for økonomisk og finansiell kapasitet iht. R2.Kilde: Del I, kapittel 6.1 + 5.3
• Dokumentasjon for tekniske og faglige kvalifikasjoner iht. R3/R4.Kilde: Del I, kapittel 6.1 + 5.3
• Dokumentasjon for ledelsessystemer iht. R5/R6/R7 (kvalitet, miljø, informasjonssikkerhet).Kilde: Del I, kapittel 6.1 + 5.3
• For norske leverandører: skatte- og merverdiavgiftsattest (tax and VAT certificates), ikke eldre enn seks måneder fra tilbudsfrist (iht. kravet).Kilde: Del I, kapittel 3.3 og 6.1
• Utfylt ESPD-skjema i Mercell (foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og ingen avvisningsgrunner). Skal være utfylt og samsvare med krav; oppdragsgiver kan kreve oppdaterte bevis før tildeling.Kilde: Del I, kapittel 5.2 og 6.1
• Utfylte SSA-B-vedlegg: Appendix 2 (leverandørens svar på kundens kravspesifikasjon), Appendix 3 (progress og fremdriftsplan), Appendix 4 (administrative provisions), Appendix 5 (priser og prisbestemmelser).Kilde: Del I, kapittel 6.1
• Part III – Attachment 1 Self-Declaration Ownership (egen-erklæring om eierskap) vedlagt tilbudet.Kilde: Del I, kapittel 6.1 (Part III - Attachment 1)
• CV for foreslåtte personell: oppdatert, tilpasset oppdraget, skrevet på engelsk, med formelle kvalifikasjoner og liste over relevante oppdrag inkl. angivelse av rolle, omfang og varighet.Kilde: Del I, kapittel 6.1 (CVs) + 6.2
• Tilbudsspråk: alle dokumenter i tilbudet skal være på engelsk; tilbud som ikke oppfyller språkkravet kan avvises.Kilde: Del I, kapittel 6.2
• Hvis leverandøren har forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget: skal oppgis i tilbudsbrev (reservesjoner/avvikstabell), med referanse til dokument, beskrivelse, begrunnelse og konsekvens.Kilde: Part I Attachment 1 Offer letter (Reservations to the invitation to tender documents)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsforhold reguleres av SSA-B (Standard Terms and Conditions SSA-B) med vedlegg (Appendices).Kilde: Del I, kapittel 2.2
• Kontraktsvarighet: «consultancy service agreement» løper etter tidsramme i vedlegg 3 (appendix 3).Kilde: Del I, kapittel 2.3
• Maks kontraktsverdi: NOK 25 000 000 over hele kontraktsperioden. Ikke eksklusiv; oppdragsgiver kan kjøpe tilsvarende tjenester fra andre. Betaling skjer på ‘call-off’ basis for faktisk tid og tilhørende utgifter opp til maksverdi.Kilde: Del I, kapittel 2.4 og kapittel 1.2 (call-off basis)
• Eksportlisens: Implementering kan kreve eksportlisens etter DEKSA. Utarbeidelse/innsendelse forutsetter at valgt leverandør signerer End User Statement (EUS) etter kontraktsignering. Forventet DEKSA-beslutning innen seks uker etter innsending.Kilde: Del I, kapittel 4.1
• Konflikt i leverandørens øvrige kontraktsforhold: valgt leverandør skal ikke ha aktive kontrakter med organisasjoner som er eller sannsynligvis vil være autorisert/lisensiert av oppdragsgiver (DSA).Kilde: Del I, kapittel 4.2
• Krav om lønn og arbeidsvilkår i kontrakten i tråd med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Del I, kapittel 3.2
• Fortrolighet: oppdragsgiver og ansatte plikter å hindre andre i å få tilgang til/innsyn i informasjon om tekniske innretninger/prosedyrer eller drifts- og forretningsforhold som er konkurransemessig viktig å hemmeligholde.Kilde: Del I, kapittel 3.4

• Dokumentteksten viser innholdsfortegnelse og utvalgte krav, men selve «Appendix 1» til tildelingskriterier (SSA-B evaluering) og detaljer i vedlegg (bl.a. Appendix 3 og SSA-B vedlegg) er ikke inkludert i utdraget. Vekting/krav kan derfor være mer detaljert i disse vedleggene enn det som fremgår her.
• Det framgår at kontraktsvarighet følger «appendix 3» og at innhold i SSA-B-appendix 2/3/4/5 må fylles ut, men de konkrete tidsintervallene og kravspesifikasjonens detaljer er ikke gjengitt i teksten.
• «The offer's validity period» oppgis (31. desember 2026), men «section 0 above» er referert; avvik i nummerering kan medføre at eksakt referanse i dokumentet ikke er komplett i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at «The consultancy service agreement runs according to the timeframe set out in appendix 3», men det konkrete varighets-/tidsrommet er ikke angitt i utdraget. Kan dere bekrefte forventet kontraktsperiode (start og endedato eller antall måneder/år) samt hvordan eventuelle opsjoner (hvis relevant) er strukturert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise korrekt og vurdere ressursplanlegging når avtales varighet/opsjonsstruktur ikke er tydelig i grunnlaget.

   Kilde: 2.3 Duration; 6.1 (Appendix 3: Progress and progress schedule)

2. Tidslinjen etter tilbudsåpning er oppgitt som «provisional» og flere datoer kan endres (Evaluation, Notifications, Expiration of grace period, Conclusion of contract). Kan dere presisere om dette kan påvirke oppstartstidspunkt og/eller start av arbeid, og hvordan leverandøren skal forholde seg til eventuelle endringer i kontraktsinngåelse opp mot tilbudets gyldighetsperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare datoer kan påvirke planlegging av personell, tilgjengelighet og levering/oppstart.

   Kilde: 2 Deadlines; 6.7 The Offer's Validity Period

3. Under «Contract Value» står det at avtalens maksimumsverdi er NOK 25 000 000 og at anskaffelsen skjer på call-off basis «up to the maximum value of the contract», samt at «chosen supplier cannot require purchase for the above estimate depending on the total contract period including options». Kan dere bekrefte (i) om det finnes et estimert minimum volum/forpliktelse, og (ii) hvordan «maximum contract period» og eventuelle opsjoner (hvis relevant) påvirker maksimumsverdien i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risiko for lavt uttak og eventuelle forpliktelser før prising og kapasitet settes.

   Kilde: 2.4 Contract Value

4. Tildelingskriteriet «Quality (E)» skal evalueres basert på «Requirements for Competence and Experience – Consulting Team and Team Lead» samt «Requirements for Execution of Defined Scope» i «SSA-B Appendix 1». I utdraget fremgår kun vekting (50/50) og at dere vurderer svar på E. Kan dere utdype hva som konkret inngår i E (typiske obligatoriske elementer), hvilke terskelkrav som kan gi 0 poeng, og hvordan dere forventer at teamleder/ressursallokering skal dokumenteres i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluert innhold gjør det vanskelig å designe tilbudet for å nå terskler og få riktig score.

   Kilde: 7.1 Award Criteria; SSA-B Appendix 1 (ikke inkludert i utdraget)

5. Pris evalueres i Appendix 5 («Price and pricing provisions») som timesatser per ekspert/senior/junior, med vekting 75/15/10 og en hybrid kalkyle der laveste pris får 10 og øvrige får lavere uten negative utslag ved «evaluated twice the price». Kan dere bekrefte hvordan «realistic number of hours» fastsettes for evaluering (hvilket timeantall per kategori og eventuelle antakelser), og om leverandøren kan anta at disse timeantallene tilsvarer faktisk forventet uttak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris kan variere mye hvis evaluerings-timegrunnlaget er uklart eller ikke samsvarer med faktisk forbruk.

   Kilde: 7.2 Evaluation Method; 7.1 Price; 6.1 (Appendix 5: Prices and price provisions)

6. I kravene til kvalifikasjon R3 («deliveries in the last 3 years») er «similar deliveries» definert som leveranser i tråd med spesifikasjon i 1.2. Kan dere presisere hva dere anser som «similar» i denne anskaffelsen (f.eks. type prosjekter: review/assessment av regulatoriske søknader, sikkerhetsanalyser, spent fuel management, avvikshåndtering/kompetansebygging), og om referansekravet forventer levering direkte til nukleære aktører/regulator, eller om tilsvarende leveranser til andre myndigheter/industri er akseptable?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bedre forståelse av referansegrunnlag øker sannsynlighet for å møte R3 uten unødige tilbudsreserver.

   Kilde: 5.3 Qualification Requirements (R3)

7. Krav R4 sier at leverandøren må ha «sufficient technical and professional capacity» og at dere ber om beskrivelse av «overall capacity, not an overview of individual personnel’s qualifications». Samtidig krever tilbudsdelen CV-er som er «tailored to this assignment». Kan dere avklare hvordan dere skiller mellom (i) hva som skal beskrives i R4 (organisatorisk kapasitet) og (ii) hva som skal dokumenteres med CV-er for proposed personnel, slik at tilbudet ikke blir oppfattet som utenfor kravbildet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid/uklar avgrensning mellom R4 og CV-krav kan gi avvisning eller lav kvalitetsscore.

   Kilde: 5.3 Qualification Requirements (R4); 6.1 Bid Preparation (CVs for proposed personnel)

8. Under «Export License» i 4.1 fremgår det at implementering forutsetter eksportlisens, og at dere etter kontraktsignering vil innhente EUS (End User Statement) og at DEKSA forventes å fatte beslutning innen seks uker etter at søknaden er innlevert. Kan dere beskrive (i) hvem som utarbeider og leverer hvilket underlag til eksportlisenssøknaden, (ii) hva som skjer dersom lisensen ikke innvilges eller forsinkes, og (iii) om det finnes en kontraktsmessig konsekvens/-mekanisme for oppstart/framdrift ved eksportkontrollprosessen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan innebære betydelig gjennomførings- og oppstartsrisiko som må avklares før tilbud og ressursbinding.

   Kilde: 4.1 Export License; 2.2 Contract provisions (SSA-B)

9. I 4.2 «Conflict of Interest» står det at valgt leverandør ikke skal ha aktive kontrakter med organisasjoner som er, eller sannsynligvis vil bli, autorisert/lisensiert av DSA. Kan dere presisere hvordan dere vurderer «likely to be authorized or licensed» (f.eks. tidsvinduer/planlagte saker), og om det finnes en prosess/opplysningsplikt for å avklare leverandørens nåværende oppdrag før kontraktsignering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart habilitets-/interessekonfliktregime kan medføre senere avslag, mislighold eller tvister som gir økonomisk risiko.

   Kilde: 4.2 Conflict of Interest