Anskaffelse av skrivere og multifunksjonsmaskiner med sikker print

Leveranse av skrivere og multifunksjonsmaskiner med sikker print, som løpende tjenestekjøp over internett (as-a-service), med tilhørende drift/vedlikehold, dokumentasjon/opplæring, etableringsfase der behov, og håndtering av informasjons­sikkerhet/personvern. Avtalegrunnlag følger SSA-L 2018, med tekniske krav og lokasjonsoversikt i bilag (bl.a. bilag 1 og bilag 10/vedlegg).

• Ikke identifisert kvalifikasjonskrav i vedlagt tekst.

  Dokumentasjon: —

  Kilde: Ingen seksjonsreferanse (kun tilbudsskjema/SSA-L/bilag)

• Leverandøren skal fylle ut og signere tilbudsskjemaet med opplysninger om virksomhet, organisasjonsnummer, kontaktperson og elektronisk signatur/fullmakt.Kilde: A.01 Tilbudsskjema – Vedlegg 1 (Opplysninger om leverandøren; signatur/fullmakt)
• Dersom leveransen/tilbudet inneholder avvik/forbehold mot konkurransedokumentene, skal avvik/forbehold føres i Vedlegg 3 – Avvik og forbehold (kryss av i skjemaet og lever avviksliste).Kilde: A.01 Tilbudsskjema – Avvik (spørsmål om Ja/Nei; Vedlegg 3)
• Dersom tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal leverandøren angi hvilke opplysninger, hvor de finnes og hvorfor de er taushetsbelagte (skjemaets felt).Kilde: A.01 Tilbudsskjema – Taushetsplikt (spørsmål og utfylling)
• Leverandøren skal vedstå tilbudet til og med 01.12.2026.Kilde: A.01 Tilbudsskjema – Erklæring og signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Tjenesten leveres som løpende as-a-service over internett. Tjenesten kan omfatte installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner dersom spesifisert i bilag 1; leverandøren skal levere i henhold til bilag 1 og 2 innen frister i bilag 3.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 1.1 og pkt. 2.1
• Drift av tjenesten er inkludert i vederlaget. Uønskede hendelser etter leveringsdag håndteres etter bilag 4.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 2.1
• Ved behov: leverandøren skal utarbeide plan for etableringsfase i samarbeid med kunden (roller, ansvar, fremdriftsplan) og ev. installasjon/integrasjoner; plan eventuelt i bilag 3.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 3.1
• Leveransemelding: Leverandøren skal sende skriftlig melding når tjenesten kan tas i bruk. Kunden gjennomfører godkjenningsprøve i 10 virkedager (hvis ikke annet i bilag 3), med regler for godkjenning/underkjenning og leveringsdag.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 3.2-3.3
• Dokumentasjon/opplæring: Norsk (hvis ikke annet avtalt) og datert/siste versjon. Dokumentasjon leveres normalt senest når godkjenningsprøven starter. Leverandøren bistår med nødvendig opplæring dersom avtalt i bilag 1/2; priser i bilag 6.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 3.4
• Oppgraderinger/vedlikehold: Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget med mindre annet er særskilt angitt i bilag 6; leverandøren tester og foretar nødvendige standardoppgraderinger i avtaleperioden.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 3.5
• Videreutvikling: Kunden kan bestille videreutvikling innen rammene i bilag 1/2; vederlag etter timesatser i bilag 6 (med mindre annen vederlagsmodell). Godkjenningskriterier/fremdriftsplan avtales.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 3.6
• Informasjonssikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet/robusthet (særlig krav for personopplysninger), hindre uønsket endring/sletting, og beskyttelse mot virus/skadelig programvare; data skal holdes atskilt fra tredjepartsdata.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 6.1 og pkt. 6.2
• Personopplysninger: Leverandøren skal beskrive behandling i bilag 2; dokumentere tilfredsstillende sikkerhetstiltak på forespørsel; kan ikke overlate personopplysninger til andre uten skriftlig tillatelse; databehandleravtale skal inngås før behandling.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 6.2
• Eiendomsrett til data: Kunden beholder eiendomsrett til data; leverandøren har kun tilgang når nødvendig; leverandøren kan ikke utøve tilbakeholdsrett i kundens data.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 7.2
• Rekonstruksjon av data: Ved tap/ødeleggelse skal leverandøren gjenopprette/rekonstruere uten ugrunnet opphold; ansvar/kostnadsdeling avhenger av årsak (leverandør vs kundens forhold vs tredjepart).Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 8
• Mislighold: Avhjelp/prisavslag ved mangelfull tjeneste; dagbot ved forsinkelse (0,15 % av avtalt vederlag per dag i inntil 100 dager, med vilkår); brudd på tjenestenivå gir økonomisk kompensasjon etter bilag 4; heving ved vesentlig mislighold (inkl. vesentlig forsinkelse basert på dagbot- og tilleggsfrist-regler).Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 9.2.1-9.2.5
• Betalingsbetingelser: Løpende vederlag forfaller etter faktura per 30 kalenderdager (første gang tidligst 30 dager etter leveringsdag). Krav om elektronisk faktura i godkjent standardformat; manglende etterlevelse kan gi betalingshold tilbake inntil levert.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 4.2
• Prisendringer: Årlig ved årsskifte iht. SSB konsumprisindeks (hovedindeksen) med angitt første gang; også endringer ved offentlige avgifter; tredjepartsleveranser gir ikke prisendringer med mindre særskilt avtalt i bilag 6.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 4.5
• Varighet: Avtalen gjelder 3 år fra leveringsdag (hvis ikke annet i bilag 5) og fornyes automatisk 1 år om gangen, med oppsigelsesvarsler (kundens 3 mnd før fornyelse; leverandørens 12 mnd før fornyelse).Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 5.1
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 3 mnd skriftlig varsel; kunden skal betale tilgode for gjennomført del, nødvendige dokumenterte direkte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader samt et avbestillingsgebyr (10 % av vederlaget fakturert siste tre måneder, med mindre annet i bilag 6).Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 5.2
• Avslutningsplikt og overgang: Leverandøren skal bistå i oppfølgingsperiode inntil 30 dager og legge til rette for overføring av kundens data, lisenser og andre relevante materialer; kunden betaler for ytelser etter timepriser i bilag 6.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 5.3
• Forlengelse: Leverandør plikter å forlenge i inntil 6 måneder hvis kunden ber om det, med krav om varsel minst 60 dager før utløp.Kilde: B.00 SSA-L 2018, pkt. 5.4

• Tildelingskriterier er ikke oppgitt i vedlagt tekst (kun tilbudsskjema, SSA-L generell avtaletekst og lokasjons-/modelloversikt).
• Kvalifikasjonskrav er ikke identifisert i vedlagt tekst (kan ligge i andre vedlegg som ikke er med her).
• Konkrete krav til tjenestenivå/standardkompensasjoner og detaljer for etableringsfase, godkjenningsprøve og dagbotsatser er henvist til bilag 3 og 4, men disse bilagene er ikke vedlagt i teksten her.
• Bilag 10 (bestillingsskjema og kontraktsvilkår for leie av utstyr) er nevnt, men innholdet er ikke vedlagt; dermed kan ikke utstyrs-/leieforpliktelser verifiseres fra teksten gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 3 (Plan for etableringsfasen/leveransefrist og leveransemelding): Hva er konkret fristene for (i) tilgjengeliggjøring, (ii) leveransemelding, og (iii) gjennomføring av godkjenningsprøve (antall virkedager), for hver lokasjon/utstyrsenhet? Hvis det finnes ulike frister pr. kommune/modell, ber vi om at fristmatrise eller referanse til tabell fremgår i endelig grunnlag.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig planlegging og prising av etablering/overlevering avhenger av konkrete tidslinjer per enhet og eventuelle variasjoner mellom lokasjoner.

   Kilde: SSA-L pkt. 3.2–3.3 og Bilag 3

2. I bilag 4 (tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner): Hvilke konkrete responstider, oppetidsmål/tilgjengelighet og kategorier av avvik legges til grunn for «brudd på avtalt tjenestenivå», og hvordan beregnes kompensasjonen (satser/metode) for hver type brudd? Ber også om at terskler for A/B/C-feil som påvirker mislighold og sanksjoner vises tilhørende bilag.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå SLA/kompensasjonene for å prise riktig og for å vurdere kommersiell og operasjonell risiko.

   Kilde: SSA-L pkt. 9.2.4 og pkt. 3.3 samt Bilag 4

3. I bilag 6 (Samlet pris og prisbestemmelser) og prisskjema: Hvilke prislinjer gjelder for (i) leie av utstyr/anskaffelse av skrivere, (ii) sikker print-tjenester/abonnement, (iii) installasjon/konfigurering, (iv) opplæring, (v) vedlikehold/oppgraderinger, og (vi) eventuelle integrasjoner? Ber om at oppdragsgiver bekrefter hvilke kostnadskomponenter som inngår «med mindre annet er særskilt angitt».

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite nøyaktig hvilke aktiviteter og kostnader som er inkludert i vederlaget vs. prissettes særskilt.

   Kilde: SSA-L pkt. 1.1 og 3.4–3.6 og pkt. 4.1–4.5 samt Bilag 6

4. I bilag 10 (Bestilling og kontraktsvilkår for skrivere og multifunksjonsmaskiner): Hvordan skal bestilling/igangsetting gjennomføres i praksis (bestillingsskjema, kontaktpunkter, hvilke dokumenter som følger bestillingen), og finnes det særskilte vilkår for levering/akseptasjon utover SSA-L punkt 3? Ber også om at eventuelle opsjoner/skalering (tillegg/utskifting av enheter) beskrives med utløsningsvilkår og prislogikk.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransegrunnlaget peker mot bestillingsmekanikk og utstyrsvilkår i bilag 10; dette påvirker både gjennomføring og prising av endringer/tilvekst.

   Kilde: SSA-L pkt. 1.1–1.2 (Bilag 10) og Bilag 10

5. I bilag 2 (oversikt lokasjoner og printere) og bilag 1 (kundens krav): For lokasjoner hvor samme adresse/lokalt navn fremstår med flere modeller (f.eks. flere rader med ulike Canon/Konica Minolta-modeller på samme lokasjon): Er dette ment som (i) samtidige enheter, (ii) valgmuligheter/erstatning ved tilbudt modell, eller (iii) avvik som skal avklares før tilbudslevering? Ber om at oppdragsgiver bekrefter antall enheter per lokasjon som skal leveres i avtaleinngåelses-/etableringsfasen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare volum/antall enheter per lokasjon gir direkte utslag i tilbudets pris og leveranseplan.

   Kilde: Bilag 1 Vedlegg 2 (Bilag 1 Vedlegg 2: Oversikt lokasjoner og printere) og Bilag 1

6. I SSA-L pkt. 4.1 og 4.5 (revisjon av tjenestebruk og prisendringer): Skal revisjon gjennomføres mot faktiske volum (bruk/antall utskrifter), antall brukere/lokasjoner, eller annen metrikk? Og for prisendringer: Bekreft hvilke KPI(er) og hvilke kostnadsdrivere som faktisk brukes, samt om prisjusteringer kun gjelder årsoppgjør eller også kan utløses av endringer i offentlige avgifter/regelverk i løpet av avtaleåret.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendrings- og revisjonsmekanismen kan påvirke lønnsomhet betydelig; leverandøren må forstå hvilke data som blir grunnlag og når justering skjer.

   Kilde: SSA-L pkt. 4.1 og 4.5

7. I SSA-L pkt. 6.2 (personopplysninger) og Bilag 2/Databehandleravtale (bilag 11): Hvilke av de konkrete printer-/sikker print-løsningene innebærer behandling av personopplysninger, og hvilke roller legger oppdragsgiver til grunn (behandler/selvstendig behandlingsansvarlig)? Ber om at oppdragsgiver viser til hvordan underleverandører/landoverføring er håndtert i den vedlagte databehandleravtalen/tilhørende bilag.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikker print og dokumentflyt kan involvere persondata; riktig vurdering av databehandlerroller og eventuelle tekniske/kontraktsmessige avgrensninger er nødvendig for risikoprising.

   Kilde: SSA-L pkt. 6.2 og Bilag 11

8. I SSA-L pkt. 9.2 (misligholdssanksjoner): Hvordan vil oppdragsgiver håndheve «gjentatte forsøk» før prisavslag etter 9.2.1, og finnes det i bilag 4/evt. bilag 3 en definisjon av antall eller varighet før avvik kan gi prisavslag? Ber også om hvordan reklamajonsfrist «rimelig tid» praktiseres i denne anskaffelsen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige terskler for når mislighold gir økonomisk sanksjon kan skape betydelig kommersiell usikkerhet for leverandøren.

   Kilde: SSA-L pkt. 9.2.1 og pkt. 9.1 samt Bilag 3–4

9. I SSA-L pkt. 3.3 (godkjenning) og pkt. 3.5 (standardoppgraderinger): Skal Kunden kunne underkjenne leveransen ved feil som faller i kategori B, og hvordan avgrenser oppdragsgiver «uvesentlige for Kundens bruk» i denne anskaffelsen? Videre: For standardoppgraderinger—kreves det ny godkjenningsprøve etter oppgradering, eller anses tjenesten som oppdatert uten ny formell aksept dersom tjenestenivået opprettholdes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveranse-/akseptansvar og risiko for forsinkelser/underkjenning samt kostnader og drift ved oppgraderinger i avtaleperioden.

   Kilde: SSA-L pkt. 3.3–3.5