Rammeavtale renholdsprodukter med opsjon for renholdsmaskiner og -roboter

Oppdragsgiver (OFA IKS m.fl. kommuner og utvalgte virksomheter) skal inngå rammeavtale for renholdsprodukter (varer), med opsjon på renholdsmaskiner og -roboter. Eksisterende avtale utløper 31.01.2027, og ny avtale skal starte 01.02.2027. Avtalen skal sikre stabil forsyning til ulike lokasjoner (bl.a. sykehjem, skoler, barnehager og kontorbygg) og dekke bredt produktspekter samt tilhørende leveranser, service, opplæring, kurs og rådgivning. Oppdragsgiver ønsker også mulighet for robotisert renhold som opsjon per maskin (inkl. produkter, opplæring og support), samt løsninger med redusert kjemikaliebehov og lav miljøbelastning (inkl. emballasje og transport). Det gjennomføres konkurranse med forhandling (FOA del I og III).

• Underleverandør: Opplysninger om støtte på underleverandører/samarbeidspartnere for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell og tekniske/faglige). Signert forpliktelseserklæring/avtale samt ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere og dokumentasjon for krav det støttes på.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale (mal i del I), ESPD-skjema for underleverandører/samarbeidspartnere, samt dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 (Underleverandør FOA § 16-1)
• Erfaring: Dokumentert erfaring med levering og oppfølging av renholdsprodukter og tilhørende sortiment (logistikk, sortimentsstyring, kundeservice, kontraktsoppfølging) samt erfaring fra leveranser til offentlige/større organisasjoner (kommuner, interkommunale selskaper, statlige virksomheter eller lignende innkjøpssamarbeid).

  Dokumentasjon: Redegjørelse maks 2000 ord med relevante referanser og korte beskrivelser av gjennomførte leveranser (omfang, oppdragsgiver og tilbyderens rolle).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 (Erfaring)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til å sannsynliggjøre evne til å gjennomføre avtalen. Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering; tilbyder kan ved saklig grunn fremlegge annen relevant dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering. Supplerende/annen dokumentasjon dersom relevant/saklig grunn.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Miljøledelsessystem: Leverandøren skal ha implementert miljøledelsessystem. Sertifikat etter ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.-parts verifisert kan vedlegges som dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av implementert miljøledelsessystem, evt. kopi av gyldig sertifikat/lisensbevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 (Miljøledelsessystem)
• Kvalitetssikringssystem: Leverandøren skal ha implementert og fungerende kvalitetssikringssystem. ISO 9001 eller tilsvarende 3.-parts sertifisering kan vedlegges.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem, evt. kopi av gyldig ISO-sertifikat/tilsvarende.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 (Kvalitetssikringssystem)
• Attest for skatt og merverdiavgift (ordnede forhold). Attest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester eller signert erklæring (av økonomidirektør/økonomiansvarlig).

  Dokumentasjon: Attest fra Altinn/Skatteetaten; for utenlandske: tilsvarende attester eller erklæring godkjent og signert av økonomidirektør/økonomiansvarlige.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 (Attest for skatt og merverdiavgift)

• Elektronisk innlevering av tilbud.Kilde: Innleveringsvilkår (Elektronisk innlevering: Påkrevd)
• Elektronisk signering av tilbudet.Kilde: Innleveringsvilkår (Elektronisk signering: Påkrevd)
• Tillatt språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår (Tillatte språk: Norsk)
• Tilbud må være elektronisk signert av person med signaturrett/fullmakt; hvis signatar ikke har registrert signaturrett må fullmakt vedlegges.Kilde: Konkurranseregler nr. 11.4 (Aksept av konkurransens betingelser) / signaturkrav
• Ved innlevering: vurdere forretningshemmeligheter og levere sladdet versjon der påkrevd.Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding
• Opplysninger om avvik/forbehold skal oppgis i eget felt; hvis ingen avvik/forbehold: «Tilbudet inneholder ingen avvik eller forbehold».Kilde: Konkurranseregler nr. 11.5 (Avvik og forbehold)
• Taushetsbelagte opplysninger: oppgi om tilbudet inneholder opplysninger unntatt innsyn etter offentleglova § 13, eller erklæring om at ingen slike opplysninger finnes.Kilde: Konkurranseregler nr. 11.6 (Taushetsbelagte opplysninger)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart/implementering: Leverandøren skal ved kontraktsoppstart gjennomføre implementering, ha fast kontaktperson og levere oppstartsplan (senest i oppstartsmøtet) for alle relevante brukerenheter. Bekrefte oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 (Bestillingsrutiner)
• Digital bestillingsløsning: Beskrivelse av funksjonalitet (enkel/effektiv bestilling), mobil tilgjengelighet, funksjonalitet/brukervennlighet/oversikt over produkter, priser og produktopplysninger. Oppgi testtilgang ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon 1.2
• Nettbutikklogikk: tilhørende produkter/refiller skal vises under/tilknyttet hovedprodukt og motsatt; antall enheter per salgsforpakning skal fremgå.Kilde: Kravspesifikasjon 1.3-1.4
• Kundeservice: tilgjengelig alle virkedager (man–fre) kl. 08:00–15:00 med tilgang til avtalespesifikk informasjon og kontaktpunkter.Kilde: Kravspesifikasjon 1.5
• Bestillingsløsningen skal kunne tilpasses avtalte sortiment: OFA skal kunne begrense/fjerne produkter og varegrupper i løsningen.Kilde: Kravspesifikasjon 1.6
• Leveringsomfang: Leverandøren skal kunne levere til alle oppgitte brukerenheter i avtaleperioden, inkludert nye som kommer til innenfor organisasjonen (ja/nei-besvarelse).Kilde: Kravspesifikasjon 2.1
• Levering og plassering: alle leveranser innendørs og på avtalt/anvist sted; varer skal ikke settes igjen uten beskjed/overlevering til rett person.Kilde: Kravspesifikasjon 2.2
• Språkkrav for sjåfører: sjåfører skal kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk; ny sjåfør må informeres før oppstart (ja/nei-besvarelse).Kilde: Kravspesifikasjon 2.3
• Fullført leveranse: når ansvarlig person har kvittert mottak og antall kolli/emballasje er kontrollert; særskilt avtalt sted kan benyttes når mottaker ikke er til stede.Kilde: Kravspesifikasjon 2.4
• Leveringstid: maks 6 virkedager fra bestillingstidspunkt.Kilde: Kravspesifikasjon 2.7
• Leveringssvikt: ved manglende levering innen 6 virkedager skal oppdragsgiver varsles uten ugrunnet opphold og det skal tilbys erstatningsprodukt i samme kategori/bruksområde (pakning ±10%, tilsvarende miljømerking ved behov, ikke høyere pris).Kilde: Kravspesifikasjon 2.8
• Miljø/transport-tiltak: Leverandøren skal beskrive konkrete tiltak for redusert miljøbelastning knyttet til emballasje og transport (inkl. krympeplast og pallefri levering ved mulig). Rapportering/implementering skal beskrives.Kilde: Kravspesifikasjon 2.9
• Manuelle dispensere: kostnadsfri levering/montering/evt. demontering og retur av utskiftede dispensere/emballasje; innen 14 kalenderdager fra bestilling. (Våtrom: montør med gyldig våtromssertifikat).Kilde: Kravspesifikasjon 2.10
• Produktdokumentasjon: ved forespørsel skal leverandøren dokumentere kvalitet og egnethet for alle tilbudte produkter (inkl. ev. vareprøver); kunne fremlegges ved forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon 3.1
• Erstatning ved avvik fra produktinformasjon: leverandøren skal uten prisøkning erstatte dokumenterte avvik; erstatningsprodukt må godkjennes av oppdragsgiver før innlemming i avtalen.Kilde: Kravspesifikasjon 3.6
• Desinfeksjonsprodukter: lovlig omsatt i Norge og ha nødvendig godkjenning/registrering/samsvarsdokumentasjon (legemiddelverk/regelverk). Leverandør skal bekrefte oppfyllelse per produkt (biocid/evt. medisinsk utstyr der aktuelt).Kilde: Kravspesifikasjon 4.2
• Sikkerhetsdatablad/HMS: gratis gjøre oppdaterte sikkerhetsdatablad og brukerinformasjon tilgjengelig på norsk; tilgjengelig før bruk, lastbar i stoffkartotek (EcoOnline el. tilsvarende) og holdes oppdatert; varsel ved endringer.Kilde: Kravspesifikasjon 5.1
• CLP/merking: produkter skal være merket etter gjeldende CLP-forordning og ha tydelig funksjonsmerking på norsk.Kilde: Kravspesifikasjon 5.3
• Kjemi: hvis produkter forbyttes eller mister miljømerke skal leverandøren fremskaffe godkjente erstatningsprodukter omgående og informere oppdragsgiver før erstatning.Kilde: Kravspesifikasjon 6.1
• Opsjon maskiner/roboter: leverandøren skal kunne tilby opsjon per maskin (inkl. service, veiledning før bestilling og levering med batteri/lader).Kilde: Kravspesifikasjon 7.1
• Maskinlevering/montering og opplæring: leverandøren skal sørge for transport/levering/montering/installasjon/testing/fjerning av emballasje og gi opplæring (oppstart, bruk, vedlikehold, lading, feilsøking, sikker bruk). Medtaking av gammel maskin når avtalt.Kilde: Kravspesifikasjon 7.3
• Reservedeler: tilgang til reservedeler og kritiske komponenter i minst 5 år etter levering av hver maskin/robot.Kilde: Kravspesifikasjon 7.4
• Informasjonssikkerhet for oppkobling/integrasjon av roboter/IKT-krevende utstyr: løsning skal oppfylle krav til informasjonssikkerhet, databeskyttelse og sporbarhet; koordinering med oppdragsgivers IKT-tenhet; standard prosedyre for implementering. Databehandleravtale ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon 8.1
• Miljømerking av produkter: produkter som er markert med miljømerkekrav i prisskjema skal være merket med angitte ordninger (Svanemerket, EU Ecolabel, Blå Engel, Bra Miljøval, Green Seal el. likeverdig). Dok. med lisensnummer/sertifikat i prisskjema.Kilde: Kravspesifikasjon 9.1
• Utslippskrav til transport: Minst 80% (1. år), 92% (2. år) og minst 95% (3.–4. år) av leveranser skal skje med elektrisitet/hydrogen/biogass eller kombinasjon; øvrige kjøretøy minst Euro 6/VI; bruk av vedlegg «Kjøretøysrapport».Kilde: Kravspesifikasjon 9.2
• Opplæring om nye produkter: uten ekstra kostnad gi opplæring og tilgang til sikkerhetsdatablader før nye produkter tas i bruk (minimum bruk, dosering, oppbevaring, HMS og avvik).Kilde: Kravspesifikasjon 10.3
• Opplæring per deltakerkommune: minst 6 timer per kommune per kalenderår (uten ekstra kostnad), omfatte bruk/metoder/fagkunnskap; fysisk/digital eller kombinasjon; oppdragsgiver kan medvirke til tema.Kilde: Kravspesifikasjon 10.6

• Dokumentteksten gjengir ikke spesifikke punkter for hvordan forhandling gjennomføres (utover at forhandlingene er muntlige og revidert tilbud kan gis), og det foreligger ingen uttalt utvelgelsesgrense (f.eks. terskel) i utdraget.
• CPV-liste og verdier fremkommer, men «Konkurransedetaljer» har formateringsbrudd (f.eks. «Del III-anskaffelse - Over / EØS-terskelverdi»), noe som kan påvirke tolkning av enkelte administrative felt.
• Detaljene i prisskjemaet (Bilag 1: Prisskjema.xlsx) og eksakte pris-/påslagsmekanismer per varegruppe er ikke gjengitt i utdraget; kun at prisskjemaet brukes i prisvurdering og at netto prisliste skal etableres med påslagsprosent etter kontraktsinngåelse.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står at pris vurderes fra «Bilag 1: Prisskjema.xlsx», men det fremgår ikke hvilket konkret pris-/utfyllingsformat (kolonner, påslag, hvordan miljømerking og varenummer skal fylles ut) som skal brukes. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke felter i prisskjemaet som leverandøren må fylle ut, og hvordan prisskjemaet skal forstås for prisberegning (særlig ved miljømerkede produkter og eventuelle kategorier/opsjonsvarer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og unngå avvik/avvisning må leverandøren forstå nøyaktig hvordan prisskjemaet skal fylles ut og hvordan det inngår i evaluert pris.

   Kilde: Bilag 1: Prisskjema.xlsx / «Prisberegningsmetode»

2. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (40 %) angir at kriteriene vurderes på bakgrunn av «tilknyttede krav» i kravspesifikasjonen, men den konkrete koblingen til poeng/delkravsmatrisen fremgår ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver gi en oversikt over hvordan hvert relevant underpunkt (f.eks. 1.2, 2.9, 3.2–3.4, 4.3–4.4, 6.2, 7.2, 10.1–10.4) vektes/omfattes i poenggivningen innenfor 40 % kvalitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilke deler som faktisk gir poeng, slik at tilbudet prioriteres og beskrives riktig i forhandling/innlevering.

   Kilde: Tildelingskriterier / «Kvalitet 40 %»

3. Krav 3.5 sier at etter kontraktsinngåelse skal partene utarbeide «en komplett netto prisliste» basert på tilbudt påslagsprosent og dokumenterbare innkjøpspriser. Kan oppdragsgiver utdype hvilke dokumentasjonskrav som vil bli lagt til grunn for «dokumenterbare innkjøpspriser», og hvordan avvik håndteres dersom innkjøpsprisen leverandøren oppgir ikke aksepteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kalkyle og risiko i prising av sortiment og fremtidige bestillinger.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.5

4. Krav 2.8 innebærer at dersom leverandøren ikke kan levere innen 6 virkedager, skal oppdragsgiver varsles og det skal tilbys et erstatningsprodukt med krav til pakningsstørrelse +/- 10 %, miljømerking og ikke høyere pris. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren også kan tilby erstatningsproduktet som en midlertidig løsning (leveres ved senere tidspunkt) mens avviket avklares, eller om kravet innebærer levering innen samme frist/uten avbrudd? I tilfelle: hvordan skal erstatningsproduktet bestilles/aksepteres i systemet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkningen av «tilbys et erstatningsprodukt» og tidskravet har direkte konsekvenser for logistikk, kundehåndtering og kostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.8

5. Krav 9.1 krever at miljømerkede produkter (kolonne N) skal være merket med angitte ordninger, og at dokumentasjon i prisskjemaet skal gis ved lisensnummer/sertifikat. Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandøren skal dokumentere «likeverdige» merkeordninger (når de ikke er Svanemerket/EU Ecolabel/Bra Miljøval), og om oppdragsgiver vil gi akseptkriterier/verifiseringsmetode for slike likeverdige ordninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig dokumentasjon av miljømerking er avgjørende for både avklaring av tilbudets kvalitet/poeng og for å unngå avvisning eller prisjustering.

   Kilde: Kravspesifikasjon 9.1

6. Krav 2.9 og 6.2 ber om beskrivelser med konkrete tiltak, forventet miljøeffekt og implementering/oppfølging/rapportering (maks 2000 ord). Kan oppdragsgiver oppgi hvilke rapporteringsformat/indikatorer de forventer i kontraktsperioden (f.eks. emballasjeandel, pallefri leveringsandel, estimert kjemikaliereduksjon), og hvem som må levere data (leverandør vs. oppdragsgiver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beskrivelsen må støtte en etterprøvbar rapportering; uten tydelige indikatorer blir risikoen for manglende samsvar høy.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.9 og 6.2

7. Krav 8.1 krever oppfyllelse av informasjonssikkerhet ved oppkobling/integrasjon for roboter og utstyr som håndterer data, inkludert sporbarhet og forsvarlig lagring, samt standardisert prosedyre for implementering. Kan oppdragsgiver angi hvilke konkrete sikkerhetskrav/prosesser som gjelder i OFA-kommunenes IKT-miljø (særlig for DDV/IKT Agder) og om leverandøren må følge bestemte standarder/kravdokumenter ved integrasjon (f.eks. krav til autentisering, logging, datalagringslokasjon og eventuelle godkjenninger før idriftsettelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både tekniske leveranser og tidsplan for installasjon, test og aksept.

   Kilde: Kravspesifikasjon 8.1

8. Krav 7.4 sier at reservedeler og kritiske komponenter skal være tilgjengelige i minst 5 år etter levering. Kan oppdragsgiver presisere om tilgjengeligheten gjelder «normale reservedeler» og/eller «kritiske komponenter» som kan være en begrenset liste, og om oppdragsgiver forventer at leverandøren kan levere reservedeler innen en bestemt responstid (f.eks. X virkedager) eller til definert pris-/prisregime?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt reservedels-omfang og leveransetid kan gi betydelig kommersiell og operasjonell risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon 7.4

9. Krav 10.6 krever minst seks timer opplæring per deltakerkommune per kalenderår, og at tema kan velges og oppdragsgiver kan bestille og ta i bruk. Kan oppdragsgiver avklare hvordan bestilling skal skje (frekvens/tidsfrist), og om leverandøren kan planlegge opplæring «rullerende» basert på løpende behov eller om det forventes faste datoer/fast plan for hele avtaleåret ved oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planleggings- og kapasitetsbehov må kalkuleres for å sikre at kravet kan oppfylles uten ekstra kostnad.

   Kilde: Kravspesifikasjon 10.6

10. Det fremgår at avtalen har oppstart 1. februar 2027 og at oppdragsgiver kan si opp avtalen med 3 måneders varsel før utløpet av hver avtaleperiode. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette håndteres praktisk for bestillinger og leveranser (særlig ved varer/materiell som må bestilles inn eller produseres), og om leverandøren kan få kompensasjon for bestillinger/produksjonskostnader som er påløpt før en eventuell oppsigelse? Eventuelt: hvilke vilkår gjelder for slike sunk costs?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå risiko ved tidskritiske innkjøp og hvordan kommersielle forpliktelser blir effektuert ved oppsigelse.

    Kilde: Konkurransedetaljer / «Varighet» og «Tilleggsinformasjon: Oppdragsgiver har rett til å si opp...»