Rammeavtale renholdsprodukter med opsjon for renholdsmaskiner og -roboter

Oppdragsgiver skal inngå ny rammeavtale for renholdsprodukter fordi eksisterende avtale utløper 31.01.2027. Rammeavtalen skal sikre stabil forsyning av renholdsprodukter til kommunale og fylkeskommunale lokasjoner (bl.a. sykehjem, skoler, barnehager, kontorbygg) samt tilby varer og tilknyttede tjenester som service, kurs, opplæring, rådgivning og nødvendig bistand. Det ønskes også en opsjon per maskin for robotisert renhold, inkl. tilhørende produkter, opplæring og support. Det er vekt på kvalitet, egnethet og totaløkonomi, samt miljøvennlighet (bl.a. redusert kjemikaliebehov og lukt) (jf. «Anskaffelsens formål og innhold»).

• Tilbyder kan bruke underleverandører/samarbeidspartnere for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; krav til nødvendig dokumentasjon og signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale (FOA § 16-10).

  Dokumentasjon: ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere samt dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyderen støtter seg på.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 «Underleverandør FOA § 16-1»
• Erfaring med leveranse og oppfølging av renholdsprodukter/tilhørende sortiment (logistikk, sortimentsstyring, kundeservice, kontraktsoppfølging) samt erfaring fra leveranser til offentlige eller større organisasjoner (kommuner, interkommunale selskaper, statlige virksomheter eller lignende innkjøpssamarbeid).

  Dokumentasjon: Redegjørelse på maks 2000 ord med relevante referanser og korte beskrivelser av gjennomførte leveranser (omfang, oppdragsgiver, tilbyders rolle).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 «Erfaring»
• Tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet til å sannsynliggjøre evnen til å gjennomføre avtalen; vurderes mot avtalens verdi, ytelser, varighet, risiko og konsekvenser.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering; tilbyder kan ved saklig grunn fremlegge annen relevant dokumentasjon (supplerende informasjon kan innhentes av oppdragsgiver).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 «Økonomisk og finansiell kapasitet»
• Implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem; ved sertifisering ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn el. tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 «Miljøledelsessystem»
• Implementert og fungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem; ved sertifisering ISO 9001 el. tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 «Kvalitetssikringssystem»
• Ordnede skatte- og avgiftsforhold (skatt, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift).

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist) fra Altinn/Skatteetaten; utenlandske tilbydere: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 «Attest for skatt og merverdiavgift»

• ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) aktivert.Kilde: Kvalifikasjonskrav (innledning) / «ESPD er aktivert»
• Ved støtte på underleverandører/samarbeidspartnere: ESPD for disse skal leveres.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 «Underleverandør FOA § 16-1»
• Oppstarts-/tilbudsinformasjon skal leveres som del av tilbuds-/forhandlingsgrunnlag (ikke nærmere spesifisert i utdraget utover svar i kravstruktur og redegjørelser).Kilde: Kravspesifikasjon (for «Besvarelsen» og redegjørelser)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen skal sikre forsyning av renholdsprodukter til oppdragsgivers lokasjoner og dekke varer samt tilknyttede tjenester (service, kurs/opplæring, rådgivning, bistand) (inkl. ønske om robotisering som opsjon).Kilde: «Anskaffelsens formål og innhold»
• Digital bestilling: leverandøren skal beskrive bestillingsløsning (mobiltilgjengelighet, funksjonalitet/brukervennlighet/oversikt over produkter, priser og produktopplysninger).Kilde: Kravspesifikasjon 1.2 «Beskriv den digitale bestillingsløsningen…»
• Implementering ved kontraktsoppstart: gjennomføre implementering, stille fast kontaktperson og levere oppstartsplan; oppstartsplan senest i oppstartsmøtet og omfatter relevante brukerenheter.Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 «Leverandøren skal ved kontraktsoppstart…»
• Kundeservice i åpningstid (virkedager man–fre 08:00–15:00) og tilgang til avtalespesifikk informasjon og kontaktpunkter.Kilde: Kravspesifikasjon 1.5
• Tilpasning av bestillingsløsningen til avtalt sortiment: oppdragsgiver skal kunne begrense/fjerne produkter og varegrupper.Kilde: Kravspesifikasjon 1.6
• Leveransedekning: levere til alle oppgitte brukerenheter inkl. nye enheter som tilkommer i avtaleperioden.Kilde: Kravspesifikasjon 2.1
• Levering og plassering: alle leveranser plasseres innendørs/på avtalt sted; skal ikke settes igjen uten melding om ankomst til rett person på mottakssted.Kilde: Kravspesifikasjon 2.2
• Leveringstid: maks 6 virkedager fra bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon 2.7
• Ved manglende levering innen 6 virkedager: varsle uten ugrunnet opphold og tilby erstatningsprodukt i samme kategori/for samme bruksområde med krav til pakningsstørrelse (+/-10%), miljømerking og ikke høyere pris.Kilde: Kravspesifikasjon 2.8
• Kostnadsfri levering for oppdragsgiver og leveranse skal plasseres/anvises; samt kostnadsfri levering av dispensere og retur av utskiftede dispensere/emballasje.Kilde: Kravspesifikasjon 2.6 og 2.10
• Miljø/transport: krav til miljømerkede produkter (Svanemerket/EU Ecolabel/Blå Engel/Bra Miljøval/Green Seal el. likeverdig), samt dokumentasjon i prisskjema (lisensnummer/sertifikat).Kilde: Kravspesifikasjon 9.1
• Utslippskrav til transport: minst 80% (1. år), 92% (2. år) og minst 95% (3.–4. år) med elektrisitet/hydrogen/biogass (alternativt kombinasjon); øvrige minst Euro 6/VI; vedlegg «Kjøretøysrapport».Kilde: Kravspesifikasjon 9.2
• Emballasje og transport miljøtiltak: leverandøren skal beskrive tiltak for å redusere emballasjemengde, krympeplast og mulighet for pallefri levering samt rapportering/oppfølging.Kilde: Kravspesifikasjon 2.9
• Produktene skal ha relevante sikkerhetsdatablad på norsk; tilgjengelig i stoffkartotek (f.eks. EcoOnline) før bruk, holdes oppdatert og leverandør varsler om endringer.Kilde: Kravspesifikasjon 5.1
• Desinfeksjonsprodukter: lovlig omsatt i Norge og ha nødvendig godkjenning/registrering/samsvarsdokumentasjon (Statens legemiddelverk) for bruksområde i helse-/omsorgstjenesten; bekrefte oppfyllelse av biocidregelverk/evt. medisinsk utstyr der aktuelt.Kilde: Kravspesifikasjon 4.2
• Merking: produkter merkes i henhold til CLP-forordning; tekst på norsk.Kilde: Kravspesifikasjon 5.3
• Kjemi: ved produkter som senere blir forbudt eller mister miljømerke: leverandøren fremskaffer godkjente erstatningsprodukter omgående og oppdragsgiver informeres.Kilde: Kravspesifikasjon 6.1
• Opsjon maskiner/roboter: leverandøren skal kunne tilby maskiner som opsjon per maskin (inkl. service, veiledning før bestilling, levering komplett med batteri og lader).Kilde: Kravspesifikasjon 7.1
• Robot-/maskinlevering og opplæring: transport/levering/montering/installer/testing/fjerning av emballasje, samt opplæring (oppstart, bruk, daglig vedlikehold, lading, feilsøking, sikker bruk).Kilde: Kravspesifikasjon 7.3
• Reservedeler/komponenttilgang: minst 5 år etter levering for alle tilbudte maskiner/roboter.Kilde: Kravspesifikasjon 7.4
• Informasjonssikkerhet og personvern ved oppkobling/integrasjon for renholdsroboter/utstyr: databeskyttelse, koordinering med oppdragsgivers IKT, standardisert prosedyre; databehandleravtale ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon 8.1
• Service/opplæring: opplæring og tilgang til sikkerhetsdatablad før nye produkter tas i bruk (uten ekstra kostnad), samt opplæring til hver deltakerkommune minst 6 timer per år (totalt), og beskrevet faglig oppfølging i avtaleperioden.Kilde: Kravspesifikasjon 10.3 og 10.6 (og 10.1/10.2/10.4/10.7 som kvalitetstilnærming)

• I utdraget foreligger ikke komplette innleveringskrav for selve «tilbudet» (f.eks. hvilke konkrete bilag/svarfelt som må fylles ut utover krav i kravspesifikasjonen), utover at elektronisk innlevering og elektronisk signering er påkrevd og ESPD er aktivert.
• Det er angitt tildelingslogikk for pris (DFØ-formel), men evalueringsmetode/poengdetaljer for kvalitet og miljø utover vekting og at kriterier delvis er i kravspesifikasjon er ikke ytterligere spesifisert i teksten.
• Varighet/opsjoner og rammeavtalerettslige oppstarts- og oppsigelsesvilkår er oppgitt, men detaljer om tildeling av delkontrakter innen rammeavtalen (egen bestillingsprosedyre) inngår ikke i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget er det oppgitt at prisberegningsmetode er «forholdsmessig (DFØ)» og en formel, men selve prisskjemaet (Bilag 1 Prisskjema.xlsx) og hvordan evaluert pris (Pe) beregnes er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver beskrive nøyaktig hvilke priselementer/kolonner som inngår i Pe, hvordan prisskjemaet vektes/summeres, og hvordan eventuelle opsjoner (maskiner/roboter) eventuelt påvirker evaluert pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette må avklares før tilbud slik at leverandøren priser riktig og forstår hva som gir utslag i evalueringen.

   Kilde: Tildelingskriterier (Prisberegningsmetode/formel) + Vedlegg Bilag 1 Prisskjema.xlsx (ikke gjengitt)

2. I kravspesifikasjonen fremgår flere «Må-krav» som må besvares med ja/nei, men det er ikke beskrevet eksplisitt hvordan «Kvalitet»-merkede krav vurderes ved avvik. Kan oppdragsgiver presisere om «Må-krav» automatisk medfører avvisning ved manglende oppfyllelse, og hvordan «Kvalitet»-krav følges opp (f.eks. om manglende oppfyllelse kan kompenseres gjennom bedre pris/kvalitet i andre deler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå konsekvensen av eventuelle avvik for å unngå utilsiktet avvisning og for å dimensjonere tilbudets risikoprofil.

   Kilde: Kravspesifikasjon (typer: Må-krav/Kvalitet/ Klima og miljø) + Forbehold og avvik (avvisning av vesentlige forbehold/avvik) (regler ikke presist for må-krav vs kvalitet i utdraget)

3. Oppdragsgiver planlegger å invitere «inntil 5» leverandører, og det fremgår også at «Maksimalt antall leverandører: 1», men utvelgelses-/forhandlingsmodellen for å ende med én leverandør er ikke beskrevet i utdraget. Kan oppdragsgiver beskrive (1) hvordan leverandører utvelges til tilbud i forhandlingen (poeng/terskler), og (2) hvordan det avgjøres hvem som ender med rammeavtale når maks antall leverandører er 1 (f.eks. endelig tildeling kun etter revidert tilbud, eller andre trinn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig strategi for å bli invitert og posisjonere seg i forhandlingen avhenger av den konkrete utvelgelses-/tildelingsmekanismen.

   Kilde: Prosedyre (utvalg inntil 5), Konkurranse-detaljer (Maksimalt antall leverandører: 1) og Tildeling (ikke utdypet)

4. Krav 2.8 sier at dersom leverandøren ikke kan levere innen 6 virkedager, skal oppdragsgiver varsles og det skal tilbys erstatningsprodukt med bestemte betingelser, og kravet besvares med ja/nei. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som «samme produktkategori og for samme bruksområde» i praksis for renholdsprodukter (hvilke kategorier/produktgrupper det er snakk om), og om erstatningsproduktet også skal oppfylle eventuelle miljømerkinger og sikkerhetsdatakrav tilsvarende som i opprinnelig ordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en praktisk definisjon av «produktkategori/bruksområde» er det vanskelig å garantere oppfyllelse og prise korrekt erstatningsstrategi.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.7–2.8 (Leveringstid og erstatningsprodukt)

5. Krav 9.2 inneholder utslippskrav til transport og bruk av vedlegget «Kjøretøysrapport», men selve vedlegget og hvordan oppfølging/rapportering skal skje er ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver opplyse hvordan «minsteandelen» (80%/92%/95%) måles (antall leveranser, tonn, km, fakturert omsetning, eller annet), og hvilken datakilde/rapportstruktur «Kjøretøysrapport» forventes fylt ut med?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere datagrunnlag og operasjonell oppfyllelse for å unngå brudd i kontraktsperioden.

   Kilde: Kravspesifikasjon 9.2 Utslippskrav til transport + Vedlegg «Kjøretøysrapport» (ikke gjengitt)

6. Krav 2.10 gjelder manuelle dispensere: levere, montere og ved behov demontere, retur av utskiftede dispensere og emballasje, og gjennomføring innen 14 kalenderdager fra bestilling (med mindre annet er avtalt). Kan oppdragsgiver avklare hva som forstås med «ved behov demontere» (hvem beslutter demontering og når), samt hvilke krav som gjelder for retur (f.eks. håndtering av personvern-/HMS-krav, returfrister og tilstandsvurdering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både bemanning, logistikkoppsett og kostnadsberegning, spesielt ved utskiftninger og utløp/avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.10 (manuelle dispensere)

7. Krav 1.1 om implementering ved kontraktsoppstart sier at leverandøren skal levere oppstartsplan innen oppstartsmøtet og omfatte alle relevante brukerenheter, samt ha fast kontaktperson. Kan oppdragsgiver gi en oversikt over forventet antall brukerenheter/leveringssteder og typisk planlengde/aktivitetsnivå de forventer i oppstartsplanen, slik at vi kan utarbeide realistisk plan og ressursestimat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planens omfang og realistisk ressursbruk avhenger av startbilde (antall enheter/brukergrupper) og forventet detaljnivå.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 (Implementering/oppstartsplan)

8. Krav 1.2 og øvrige punkter beskriver digital bestilling og nettbutikk, og det vektlegges funksjonalitet, brukervennlighet og oversikt over produkter/priser/oppslysninger. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke minimumsfunksjoner dere forventer (f.eks. ordrehistorikk, søk/filter, bestillingsbegrensninger per enhet, mobil visning, kvitteringsflyt/feilhåndtering), og om dere forventer integrasjon mot bestemte systemer (ERP/IKT/DDV/andre) for bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Digital løsning kan variere stort; presisering av minimumskrav og integrasjonsforventninger påvirker både leveringsevne og kostnad.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.2 (digital bestilling/nettbutikk) + 1.6 (tilpasning til avtalt sortiment)

9. For maskiner og roboter: krav 7.4 sier tilgjengelighet til reservedeler og kritiske komponenter i minst 5 år etter levering av den enkelte maskin/robot. Kan oppdragsgiver avklare om dette gjelder alle komponenttyper (inkl. forbruksdeler) eller kun «reservedeler/kritiske komponenter», og om dere forventer at leverandøren kan tilby reservedelspakker/alternativer dersom spesifikke komponenter utgår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å vite hvilke deler som omfattes for å kunne ta riktig lager-/servicekostnad og sikre etterlevelse i praksis.

   Kilde: Kravspesifikasjon 7.4 (reservedeler/kritiske komponenter i minst 5 år)