Kantinetjenester til Fylkets hus Trondheim

Konkurranse etter konsesjonsforskriften del I for tjenestekonsesjon om kantinedrift til Trøndelag fylkeskommune ved Fylkets hus Trondheim (Erling Skakkes gt. 14). Leverandør skal ha ansvar for bemanning, innkjøp, produksjon og servering (daglig drift, møtemat og overtids-/arrangementsservering). Oppstart tidligst november 2026. Avtalen er en konsesjonskontrakt hvor alle inntekter tilfaller leverandøren; fylkeskommunen stiller lokaler/utstyr vederlagsfritt og dekker løpende kostnader (strøm/varme/vann/ventilasjon) samt yter månedlig driftstilskudd på kr 60 000. Avtaleperiode 02.11.2026–01.11.2028 med ensidig opsjon til forlengelse 1+1+1+1 år.

• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.1 – «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating med nøkkeltall basert på siste kjente regnskapstall (utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap/noter/styrets årsberetning/revisjonsberetning). Hvis saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet egnet dokument.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 – «Økonomiske og finansielle kapasitet»
• Internkontroll for mat skal være etablert i tråd med internkontrollforskriften (FOR 1994-12-15 nr. 1187) for å oppfylle næringsmiddellovgivningen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse som dokumenterer etablert internkontroll i tråd med forskriften.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 – «Tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Leverandøren skal ha erfaring fra drift av lignende kantiner (typen oppdrag, størrelse/omfang).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inkludere oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må selv dokumentere relevans; kan også dokumentere ved personell/kompetanse som leverandøren råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 – «Erfaring fra drift av lignende kantiner»
• Leverandør kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig kapasitet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring iht. tilbudsskjemaet for hver relevant underleverandør; dokumentere at leverandøren råder over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 – «Underleverandører»

• Bindende tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen fastsatt frist. E-post/andre innleveringer medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 – «Levering av tilbud»
• Tilbudet skal lastes opp som enkeltstående filer; ZIP/komprimerte formater skal ikke lastes opp ved innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1
• Tilbyder skal fylle ut alle relevante punkter i konkurransedokumentene. Dokumentasjon skal lastes opp som PDF dersom ikke annet er spesifisert.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2
• Leverandør skal levere/lastes opp med tilbudet: Utfylt Vedlegg 1 (Kravspesifikasjon), dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene, utfylt og signert Vedlegg 2 (Tilbudsskjema), skatteattest, kvalifikasjonsdokumenter (firmaattest, kredittvurdering/rating, internkontroll, erfaring), sladdet versjon av tilbudet og evt. andre vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 – «Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet»
• Skatteattest skal leveres sammen med tilbudet (gjelder norsk valgt leverandør) og være ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for å levere forespørsel om å delta/tilbudsfrist (som angitt i teksten).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.11 – «Skatteattest»
• Vedlagte erklæringer om taushetsplikt/unntatt offentlighet: fylle ut og signere «Erklæring om opplysninger unntatt offentlighet» og levere sladdet versjon ved innsynskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.13 – «Offentlighet – innsyn i tilbud»
• Vedståelse: tilbudet må vedstås til dato angitt i Mercell.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.9 – «Frister og viktige datoer»; Vedlegg 2 – «Vedstår oss tilbudet…»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Konsesjons-/enerett: Oppdragsgiver gir leverandør begrenset enerett til å drive kantine; leverandør har administrativ og økonomisk drift for egen regning og risiko og fullt personalansvar.Kilde: Vedlegg 4 – «Avtale om tjenestekonsesjon…» (Overordnet om avtalen)
• Leverandør skal drifte kantinen i samsvar med bilag 1 og bilag 2, med faglig forsvarlig kvalitet og standard.Kilde: Vedlegg 4 – «Leverandørens plikter – Utførelse og kvalitet»
• Etterlevelse av matlovgivning (Matloven) og relevante forskrifter om produksjon, bearbeiding og distribusjon av næringsmidler.Kilde: Vedlegg 4 – «Leverandøren skal… Matloven…»
• Begrense matsvinn og matavfall etter beste evne.Kilde: Vedlegg 4 – «Leverandøren skal etter beste evne…»
• Sikre tilstrekkelig og hensiktsmessig bemanning til å oppfylle krav til kvalitet, service og gjennomføring (inkl. meny- og mattilbud).Kilde: Vedlegg 4 – «Kapasitet og oppgaver»
• Ansvar for bl.a. innkjøp av råvarer; matproduksjon til kantine og møterom (levering/henting); mat til spesielle arrangement; ekspedering; renhold (produksjon/serveringslinjer, bord/spiseareal); håndtering/kildesortering av avfall; drift og vedlikehold av betalingssystemer; bemanning og personaladministrasjon.Kilde: Vedlegg 4 – «Leverandør er ansvarlig for:»
• Leveringstider for møtemat/arrangementer skal skje til tidspunkter angitt i bestilling.Kilde: Vedlegg 4 – «Leveringstider»
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør (og underleverandører) skal sikre vilkår i tråd med allmenngjøring av tariffavtaler og/eller forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; dokumentasjonsplikt på forespørsel; Oppdragsgiver kan heve ved mislighold og holde tilbake vederlag.Kilde: Vedlegg 4 – «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Krav til lærlinger: leverandøren skal ha tilknyttet lærlingeordning for hotell- og restaurantfaget ved kontraktens start; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; manglende oppfyllelse kan anses mislighold.Kilde: Vedlegg 4 – «Krav til lærlinger»
• Informasjonssikkerhet: følge kundens retningslinjer for informasjonshåndtering; behandling av person-/sensitiv informasjon iht. gjeldende personvernregelverk.Kilde: Vedlegg 4 – «Informasjonssikkerhet»
• Skadedyrkontroll: leverandør skal ha egen serviceavtale for skadedyrkontroll.Kilde: Vedlegg 4 – «Skadedyrkontroll»
• Lokaler/utstyr og kostnadsfordeling: Oppdragsgiver stiller kjøkkenlokaler med nødvendig utstyr/maskiner og spiselokaler vederlagsfritt, yter månedlig driftsstilskudd kr 60 000 og dekker løpende kostnader (strøm/varme/vann/ventilasjon) samt utgifter til reparasjoner/vedlikehold (unntatt uforsvarlig bruk). Leverandør er erstatningsansvarlig for skader/tap som ikke skyldes normal bruk/slitasje.Kilde: Vedlegg 4 – «Oppdragsgivers plikter» og «BRUK AV LOKALER OG UTSTYR»
• Renhold: leverandør har ansvar for daglig renhold i åpningstid (produksjonslokaler, serveringsområder, disker, kantinebord m.m., kjøkkenutstyr, gulv i salgsdel/rom/lager, løpende vask av bord/stoler i åpningstiden; rydding/sortering og bringe avfall til containere). Periodisk/hovedrenhold av gulv i spiseområder gjøres av Oppdragsgivers renholdsavdeling.Kilde: Vedlegg 4 – «Renhold»
• Varemottak: all varelevering skal skje til kantinen via publikumsinngang (Fylkeshuset Erling Skakkes gate 14).Kilde: Vedlegg 4 – «Varemottak»
• Pris ved leveranser til møter/arrangementer i fylkeskommunens regi: leverandør skal tilby varer til normal utsalgspris i kantina.Kilde: Vedlegg 4 – «Pris»
• Regulering av driftstilskudd: kan ikke økes første avtaleår; tidligst endres etter ett år; kan reguleres etter KPI (SSB konsumprisindeks) med varslingsfrist senest 2 mnd før endring; årlig regulering.Kilde: Vedlegg 4 – «Regulering av driftstilskudd»
• Vederlag/inntekt: all inntekt fra kantinedriften tilfaller leverandøren uavkortet.Kilde: Vedlegg 4 – «Vederlag»; samt konkurransegrunnlag kap. 1.2
• Fakturering: netto 30 dager; elektronisk fakturering (EHF); faktura skal sendes til oppgitt fakturamottak; betalingsrutine og krav til henvisninger/referanser; gebyrer tillegg aksepteres ikke med mindre avtalt.Kilde: Vedlegg 4 – «Pris og Fakturering»
• Mislighold: Oppdragsgiver kan kreve rettet, holde tilbake vederlag, kreve erstatning og heve ved vesentlig mislighold; heving ved vesentlig mislighold etter rimelig frist for retting (normalt).Kilde: Vedlegg 4 – «Mislighold» og «HEVING»
• Tvisteløsning: forhandlinger først; deretter rettslig behandling ved Trøndelag tingrett (verneting).Kilde: Vedlegg 4 – «tvister»

• Dokumentteksten inneholder ikke fullstendig kravspesifikasjon (Vedlegg 1) eller konkrete evalueringspunkter utover henvisning til seksjons-/punktnumre i Vedlegg 1. Derfor er innholdet i meny-, bærekraft- og servicekrav kun identifisert på nivå av tildelingskriterienes punkt-henvisninger.
• Detaljer om åpningstider og eventuelle konkrete miljøtiltak/krav som står i Vedlegg 1 er ikke gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.2 og 1.3 angis «oppstart tidligst november 2026», samtidig som avtalen i vedlegg 4 har fast periode 02.11.2026–01.11.2028. Hva er korrekt forventet oppstartdato, og vil oppdragsgiver gi et oppstartvarsel eller bekrefte faktisk oppstart ved ferdigstillelse av ombyggingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av faktisk oppstartdato er nødvendig for bemanningsplan, innkjøp/klargjøring og prisfastsettelse.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål / 1.3 Avtalens omfang og varighet / Vedlegg 4 (Varighet)

2. Dere opplyser at det avholdes befaring 17. august og 19. august, men det fremgår ikke hvor mange timer det er satt av eller om befaringen inkluderer omvisning i planlagt kjøkken/produksjonsareal og serveringssoner. Kan dere presisere omfanget av befaringen og hva som vil bli vist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av anlegg og tilpasninger påvirker tilbudt servicekonsept, drift og kostnader.

   Kilde: 2.10 Befaring

3. Tildelingskriteriene (6.1) viser til konkrete pkt. i Vedlegg 1 for «Servicekonsept», «Meny», «Bærekraftige måltider» mv., men selve kravinnholdet i Vedlegg 1/tilhørende tabeller er ikke vedlagt i utdraget. Kan dere legge inn/oversende fullstendig Vedlegg 1 (Kravspesifikasjonen) eller bekrefte hvor i Vedlegg 1 de relevante underpunktene står slik at vi kan dimensjonere dokumentasjonen riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig/ikke tilgjengelig kravinnhold kan føre til at tilbudsdokumentasjonen ikke treffer evalueringsmatrisen og dermed svekker konkurranseevnen.

   Kilde: 6.1 Tildelingskriterier

4. I Vedlegg 4 «Pris og fakturering» står at «driftsstilskudd kan ikke økes første avtaleår» og at endring kan skje tidligst etter ett år fra avtaleoppstart, samt at endring kan kreves etter SSB KPI. Kan dere bekrefte: (i) om SSB-regulering gjelder både opp- og nedjustering, (ii) hvilket KPI-indeksnummer/indikator som skal brukes, og (iii) fra hvilken dato reguleringen beregnes (avtaleoppstart eller 01.11 årlig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reguleringsmekanismen påvirker leverandørens inntektsrisiko og må være korrekt priset og dokumentert.

   Kilde: Vedlegg 4 (Regulering av driftstilskudd)

5. I Vedlegg 4 fremgår det at alt inntekt fra kantinedriften går uavkortet til leverandøren, men det fremgår også at dere yter månedlig driftstilskudd kr 60 000. Kan dere opplyse hvordan driftstilskuddet utbetales ved oppstart som ikke faller på 1. i måneden (pro rata), og om driftstilskuddet bortfaller dersom kantinen ikke kan åpne/ha full drift i deler av en periode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart/ombyggingsavvik kan gi likviditets- og inntektsmessig risiko som må avklares før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 4 (Fylkeskommunens plikter / Pris og fakturering – regulering og vederlag) / 1.2 og 1.3

6. Ved mislighold fra leverandøren har oppdragsgiver rett til å holde tilbake vederlag og heve ved vesentlig mislighold, men det er ikke angitt nivå/prosent eller varslings-/prosedyrer for tilbakehold. Kan dere beskrive praksis/prosedyre: (i) hvordan tilbakehold beregnes, (ii) varslingsfrist, (iii) hvor lenge tilbakehold kan stå, og (iv) om tilbakehold kun gjelder omtvistet del?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkår med potensiell betalingsrisiko må forstås konkret for riktig risikopåslag og leveranseevne.

   Kilde: Vedlegg 4 (Mislighold)

7. Dere stiller krav til «internkontroll for mat» i henhold til FOR-1994-12-15 nr. 1187. Kan dere opplyse hvilken dokumentasjon dere forventer levert som del av tilbudet (f.eks. HACCP/risikoanalyse, rutinebeskrivelser, avviks- og temperaturkontrollskjema), og om dere har mal/eksempel vi kan følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt og akseptabel dokumentasjon for kvalifikasjonskravet reduserer risiko for avvisning og forenkler tilbudsarbeidet.

   Kilde: 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

8. Kravspesifikasjonen refereres i tildelingskriteriene til «alternative betalingsløsninger» og «rabattordning til ansatte», men i utdraget sees ikke hvilke konkrete alternativer som etterspørres. Hvilke alternative betalingsformer skal minst tilbys (f.eks. kort/kontant/Apple Pay/klartak/bedriftsavtaler), og hvilke rammer gjelder for rabatt til ansatte (prosent/struktur og eventuelle begrensninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelige krav er avgjørende for systemvalg (POS/betaling), kostnader (gebyrer) og utforming av tilbudt kundeordning.

   Kilde: 6.1 Tildelingskriterier / Vedlegg 1 pkt. (referanser: 2.3, 2.6, 2.7, 8.3, 9.4 og meny-/miljøpkt. samt «alternative betalingsløsninger» og «rabattordning til ansatte»)

9. I Vedlegg 4 om lærlinger står at leverandøren skal ha tilknyttet lærlingeordning ved kontraktens start og kan dokumentere oppfyllelse på forespørsel. Kan dere avklare hva som anses som «tilknyttet» (antall lærlinger, avtaletype, opplæringskontor), og om kravet innebærer opplæring i kantineperioden fra dag 1 uavhengig av oppstartdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et konkret forståelsesnivå for lærlingekravet påvirker bemanning og etterlevelse fra oppstart.

   Kilde: Vedlegg 4 (Krav til lærlinger)

10. I Vedlegg 4 «Eventuell avvik fra kontraktsdokumentene» (ved motstrid) er det oppgitt prioritet mellom bilag 1 og bilag 2, men det fremgår ikke hvordan endringer i «Oppdragsgivers krav til leveransen» håndteres hvis leverandørens tilbud avviker. Kan dere bekrefte at krav i bilag 1 alltid går foran bilag 2 ved motstrid, og gi et kort eksempel på hvordan dette tolkes i praksis for drifts- og menyforpliktelser?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Forenkler leverandørens risikovurdering ved å forstå hvilken del som «vinner» ved uklarheter mellom tilbud og krav.

    Kilde: Vedlegg 4 (Avtalens dokumenter – rekkefølge ved motstrid)