Rammeavtale for kontroll og vedlikehold av elektriske anlegg og ventilasjonsanlegg

Rammeavtale for kontroll/vedlikehold av elektriske anlegg (inkl. el-kontroll og termografering) og service/vedlikehold av ventilasjonsanlegg (inkl. kjøling/varmepumper og F-gass-kontroll) ved Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) sine gjenvinningsstasjoner og omlastingsstasjon «Kilden». Avtalen deles i 2 delkontrakter og kan tildeles samme leverandør på begge.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.1.

  Kilde: Konkurransebetingelser kapittel 4.1
• Delkontrakt 1: Leverandøren skal være registrert i DSBs Elvirksomhetsregister og oppfylle krav til virksomhet etter FEK (elektroforetak).

  Dokumentasjon: Bekreftelse på registrering i Elvirksomhetsregisteret, samt opplysninger om faglig ansvarlig (utdanning/sertifisering).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.1
• Delkontrakt 2: Personell som utfører F-gass-arbeid skal ha gyldig F-gass-sertifisering (selskapssertifikat der det kreves) iht. EU-forordning 517/2014 og norsk forskrift om fluorerte klimagasser.

  Dokumentasjon: F-gass-sertifikat for personell (og selskapssertifikat der krav gjelder).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.1
• Skatteattest (mva. og skatt) dersom leverandøren er norsk. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt (med evt. betalingsutsettelse dokumentert).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.2
• HMS-egenerklæring: Leverandøren skal oppfylle krav til helse, miljø og sikkerhet i virksomheten.

  Dokumentasjon: Signert HMS-egenerklæring (del av ESPD).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.3
• Økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (ikke eldre enn 6 måneder), rating kredittverdig eller høyere; utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon.

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.4
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3 leveranser siste 5 år).

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse inkl. kontraktverdi, tidspunkt, oppdragsgiver og innhold (maks 2 A4-sider, angitt format).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.5.1
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner inkl. nøkkelpersonell med nødvendige sertifikater/autorisasjoner og relevant kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: CV-oversikt for nøkkelpersonell + beskrivelse av kvalitetssikring (alternativt attest/ISO 9001 eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.5.2
• Miljøledelsessystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem og rutiner (alternativt attest/ISO 14001 eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 4.6

• Tilbudsbrevet (Vedlegg 1) skal fylles ut, signeres digitalt og lastes opp i Artifik sammen med øvrige tilbudsdokumenter.Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev», jf. konkurransegrunnlaget pkt. 6.2
• Angi hvilke delkontrakter tilbudet gjelder (Delkontrakt 1, Delkontrakt 2 eller begge).Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 2
• Oppgi underleverandører i tilbudsbrevet (og evt. ESPD del II).Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 3
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav: levere utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 5) og separat ESPD-skjema for hver virksomhet.Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 3; konkurransebetingelser pkt. 3.1.1
• Bekrefte erklæringer ved kryss i tilbudsbrevet: innsyn/aksept av konkurransegrunnlaget, aksept av må-krav, aksept av kontraktsvilkår, oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, ingen avvisningsgrunner, ingen russisk involvering (Vedlegg 6), tilbud utformet på norsk, vedståelse frem til 1. januar 2027.Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 4
• Føre inn forbehold/avvik i tilbudsbrevet dersom det finnes (presise og entydige).Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 5
• Vedlegg som skal leveres sammen med tilbudet (krysse av i tilbudsbrevet punkt 6): Vedlegg 3C, prisskjema (Vedlegg 4A/4B), Vedlegg 6, Vedlegg 5 ved behov, ESPD og dokumentasjonsbevis ettersendt ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» punkt 6; konkurransebetingelser pkt. 6.3
• ESPD-skjema fylles ut elektronisk i Artifik (faner: leverandør, avvisningsgrunner, kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransebetingelser pkt. 3 og pkt. 6.3 (Dok 08)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: gjelder fra 1. januar 2027 i 2 år; oppdragsgiver kan ensidig forlenge på uendrede vilkår inntil 1 + 1 år (maks 4 år totalt).Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 4; Tilbudsbrev vedståelsesfrist 1.1.2027
• Ikke kjøpplikt i rammeavtalen; estimert verdi er ikke bindende; avrop tilpasses behov og gjelder også selv om avrop strekker seg utover avtaleperiodens varighet.Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 3
• Befaring ved oppstart på hver lokasjon og utarbeidelse av årsplan innen 1. januar (egen frist for oppstartsåret). Varsle driftsansvarlig minst 5 virkedager før planlagte besøk.Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 5
• Responstid: planlagte oppdrag starter senest 14 kalenderdager etter skriftlig bestilling; tilleggsoppdrag innen 3 arbeidsdager; hasteoppdrag utrykning innen 4 timer etter bekreftelse og utbedring innen neste arbeidsdag kl. 12 ved bekreftelse etter kl. 12.00.Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale Del B punkt B.4 og Del C punkt C.5
• Beredskap/vaktordning og kapasitet skal beskrives i tilbudsgrunnlaget og blir del av kontraktsforpliktelsen (vurdert under tildeling).Kilde: Vedlegg 3A/3B E-krav 1.4; Vedlegg 3C kapittel 2.1
• HMS: leverandøren ansvarlig for HMS i utførelsen, bruk av HMS-/ID-kort der kreves, varsling av avvik med umiddelbar sikkerhetsrisiko, arbeid avtales og som hovedregel innen åpningstider.Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 12
• Kvalitet/rapportering: servicerapport etter hvert besøk; elektronisk rapportering som kan arkiveres/gjenbrukes og integreres i Oppdragsgivers FDV-/internkontrollsystem (Facilit). Målerapport ved el-kontroll; elektronisk FDV-dokumentasjon ved utskifting/nyinstallasjon.Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 15; Vedlegg 3A/B (rapportkrav)
• Avviksregistrering og timeregistrering skal gi oppdragsgiver innsyn på forespørsel (Må-krav i kravspesifikasjonene, del av kontrakten).Kilde: Vedlegg 3A punkt 4.1-4.2; Vedlegg 3B punkt 4.1-4.2
• Seriøsitet/lønns- og arbeidsvilkår/menneskerettigheter: oppfylle krav, kunne dokumentere på forespørsel; krav om bruk av lærlinger (min. 10 % av arbeidede timer i relevante fagområder).Kilde: Vedlegg 2 Rammeavtale punkt 14; Konkurransebetingelser pkt. 2.12

• Kvalifikasjonskravens eksakte delkontraktspesifikke omfang utover det som eksplisitt fremgår (f.eks. enkelte dokumentasjonskrav kan gjelde kun del 1 eller del 2) – tilgjengelig tekst viser hovedpunktene, men ikke hele kvalifikasjonskapittelet i detalj for alle underpunkt.
• Tildelingskriterier for konkrete scoringfaktorer utover at de er knyttet til E-krav i Vedlegg 3A/3B og besvares i Vedlegg 3C (detaljert evalueringsmodell for delkriterier er ikke komplett i teksten utover vekt/ramme).
• Praktiske krav til angivelse av vaktordning/beredskap (hvordan kort responstid verifiseres) er beskrevet som vurderingsgrunnlag, men verifiseringsmetode i kontraktstekst er ikke nærmere angitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Delkontrakt 1 (Vedlegg 3A pkt. 1.2): Når oppgis “oppstart” for planlagte oppdrag som senest innen 14 kalenderdager etter skriftlig bestilling – hvordan skal Oppdragsgiver forstå skillet mellom oppstart (befaring/planlegging) og eventuelt fysisk arbeid på lokasjon i praksis? Ønsker Oppdragsgiver en konkret definisjon av hvilke aktiviteter som skal være startet innen fristen (f.eks. at befaring må være gjennomført vs. kun planlagt), og hvordan skal vi dokumentere dette overfor dere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandør vite hva som faktisk utløser plikt innen 14 dager, og hvordan dette eventuelt kan bli målt/krevd i ettertid.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 1.2

2. Delkontrakt 1 (Vedlegg 3A pkt. 1.3): For hasteoppdrag – når Oppdragsgiver “bekrefter” hasteoppdrag og timen regnes: Skal bekreftelse anses som tidspunkt for e-post, for mottak i bestillingssystem, eller for telefonisk bekreftelse? Og dersom bekreftelse skjer etter kl. 12.00 – bekreftes da kravet om utbedring innen neste arbeidsdag innen kl. 12.00 som frist for full utbedring, eller kan deler/tiltak gjennomføres som midlertidig sikring innen fristen og full utbedring avtales separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker ressursdimensjonering og prising (beredskap, bemanning og plan for midlertidige tiltak).

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 1.3

3. Delkontrakt 2 (Vedlegg 3B pkt. 1.4): Hvordan ønsker Oppdragsgiver at leverandøren beskriver vaktordning/beredskap for akutte feil på ventilasjonsaggregatene for evaluering? Spesielt: Skal vi oppgi (a) konkret responstid i minutter for ulike kategorier (driftsstans/ sikkerhetsrisiko/ lovpålagte forhold), (b) maksimal reisetid før ankomst, og (c) hvordan eskalering håndteres (telefonkjede, definert kontaktpunkt, og hvem som kan autorisere tiltak) – eller er det tilstrekkelig å beskrive prosess og typiske responstider?

   Hvorfor det er verdt å spørre: E-kravet scores under Kvalitet, og verifiserbarhet av responstid/kapasitet må være tydelig før tilbud avgis.

   Kilde: Vedlegg 3B pkt. 1.4

4. Delkontrakt 1 (Vedlegg 3A pkt. 4.4): For integrasjon i Facilit – hva forventer Oppdragsgiver som “enkle dokumentasjoner kan gjenbrukes og legges inn i Facilit”? Er det tilstrekkelig at vi leverer kontrollrapporter i PDF/Excel med fast mal og struktur, eller ønsker dere at feltene i rapportene følger en bestemt mal/metadata slik at dere kan importere/registrere direkte? Dersom dere har en eksempelmal for Facilit-innlegg (bruker dere importskjema, feltlogg, vedleggslister el.l.), ber vi om at dere viser hvilken struktur dere vurderer som best.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporterings- og dokumentasjonssystemet er et E-krav (tildelingsscore). Konkret forventning til struktur påvirker både kost og leveransekvalitet.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 4.4

5. Delkontrakt 2 (Vedlegg 3B pkt. 4.4): For rapportering som skal omfatte filterlister, F-gass-loggføring og avvik over tid – hvilke konkrete dokumenttyper og filformater ønsker Oppdragsgiver (f.eks. egne PDF-vedlegg for hver servicerapport, Excel for historikk, separate filterlister per aggregat, osv.) for å kunne arkiveres og gjenbrukes i Facilit? Og finnes det et fast skjema eller mal dere bruker/foretrekker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette E-kravet vurderes under Kvalitet og påvirker hvordan dere løser dokumentasjonsflyt og historikk, som igjen påvirker tilbudets kost.

   Kilde: Vedlegg 3B pkt. 4.4

6. Delkontrakt 1 (Vedlegg 3A pkt. 3.1 og pkt. 4.3): Ved kontrollrapportene skal dokumentasjon leveres elektronisk og være importvennlig i Facilit. Har Oppdragsgiver krav til hvilket elektronisk filformat som er “vanlig, gjenbrukbart” utover eksemplene (PDF/Excel), og er det krav til filnavnekonvensjon per lokasjon/anlegg/år? Vi ber om deres anbefalte filstruktur/mal for å sikre at rapportering faktisk kan gjenbrukes og importeres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå risiko for feil leveranse og kost til etterarbeid må leverandør forstå hvilke praktiske krav som gjelder for import og arkivering.

   Kilde: Vedlegg 3A pkt. 4.3 og 3.1

7. Delkontrakt 1 (Vedlegg 3A pkt. 7.1 og pkt. 6.1): Oppdragsgiver kan justere termografering til 1 gang per år “dersom det blir behov” (jf. Del B punkt 7.2). Hvilken beslutningsprosess bruker dere for å justere hyppighet (skriftlig varsel, endringsordre, oppdatert årsplan), og hvordan påvirker dette avtalte enhetspriser/fastpriser? Skal vi legge til grunn at termografering alltid faktureres etter enhetsprisen per termograferingspunkt også ved endret hyppighet, eller finnes det alternativ prisregulering/justering i prissettet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endret frekvens kan gi både mer/mindre arbeid; leverandør må vite hvordan endringen slår ut økonomisk og prosessuelt.

   Kilde: Del B pkt. 7.2 samt Vedlegg 3A pkt. 6.1/7.1

8. Delkontrakt 2 (Vedlegg 3B pkt. 3.2 og Vedlegg 4B prisskjema): Det står at lagerhold skal dekke “vanlige forbruksdeler til å dekke planlagte kontroller” (forventes bl.a. filtre) og at øvrige reservedeler kan fremskaffes innen avtalt tid. Hvilke konkrete deler ønsker dere at leverandøren skal ha på fast lager (spesifisert ved frekvens/volum eller liste over “vanlige forbruksdeler”)? Hvis slike lister ligger i et vedlegg eller filter-/komponentliste, ber vi om at dere bekrefter hvor de finnes og hvordan de blir oppdatert gjennom avtaleperioden.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en konkret “lagerliste” er det vanskelig å dimensionere lagerkost og transport/anskaffelseskost, særlig siden prisregime bygger på innkjøpskost og påslag.

   Kilde: Vedlegg 3B pkt. 3.2 og Delkontrakt 2 prisskjema

9. Begge delkontrakter (Vedlegg 2 Rammeavtale pkt. 5/19/20 og kravspesifikasjonenes responstider): Hvordan håndheves dagmulkt dersom det oppstår forsinkelse som følge av Oppdragsgivers medvirkning (adgang, tekniske rom ikke tilgjengelig, pålagt arbeid utenfor åpningstid)? Finnes det en praktisk “trigger” eller rutine som avgjør når frist forlenges (jf. punkt 6 i rammeavtalen), og hvilken dokumentasjon forventes fra leverandør for å begrunne fristforlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan mislighold/dagmulktsanksjon kobles mot oppdragsgivers medvirkning for å prise risiko korrekt.

   Kilde: Rammeavtale Vedlegg 2 pkt. 5 og 6, samt pkt. 19-20