Tilbudsforespørsel- Ny nettside for Storfjord språksenter

Teksten inneholder primært (1) krav-/avtalegrunnlag basert på SSA-K (kjøpsavtale programvare og utstyr) og SSA-V (vedlikeholdsavtale), samt (2) en prismatrise-mal for prismodell og priselementer, og (3) dokumentasjon om Storfjord språksenter som ikke synes å være del av anskaffelsens kontraktskrav. For SSA-K beskrives leverandørens ansvar for at leveranse oppfyller krav i bilag 1, dokumentasjon/ opplæring, leverings- og innvending/ godkjenningsprosess, garantiperioder (1 år programvare, 2 år utstyr), misligholdssanksjoner (prisavslag, dagbot, heving), samt betingelser for standardvilkår/lisenser og håndtering av fri programvare. For SSA-V beskrives vedlikeholdsleveranse (feilretting, brukerstøtte, rapportering, nye versjoner), etablerings-/samhandlingsplaner, tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner/timebøter, oppdatering av dokumentasjon, informasjonssikkerhet og databehandlerplikt, samt varighet/avbestilling/forlengelse og avslutningsbistand. Prismatrisen viser krav om prisoppstilling i NOK eks. mva, og at avvik fra prismatrise kan medføre avvisning, samt priselementer for nettside (ifm. kravspesifikasjon), etablering/oppstart, installasjon, opplæring og opsjonskursing.

• Bilag til avtalen skal være utfylt/avkrysset (Ja/Nei) for alle rubrikker i SSA-malene. (Det fremgår ikke hvilke konkrete skjema som skal leveres i denne teksten utover bilagsstruktur.)Kilde: SSA-K 2024 – «Bilag til avtalen» (generell del) og «Bilag til avtalen» (SSA-V 2026).
• Pris skal oppgis i prismatrise i NOK eks. mva, og alle priselementer skal inngå i prismatrisen; avvik kan medføre avvisning.Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf – innledning/krav til prismatrise.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandørens ansvar: Utstyr og programvare skal oppfylle krav og beskrivelser i bilag 1; leverandøren har ansvar for at leveransen virker som avtalt og fungerer sammen slik det er beskrevet.Kilde: SSA-K 2024 – «Utstyr og programvare» (punkt 2.2.1).
• Tilpasninger/installasjon: Leverandør har ikke ansvar for kundetilpasninger/ installasjon etter overlevering med mindre det er beskrevet i bilag 1; ellers ytes bistand etter medgått tid basert på timepriser i bilag 7.Kilde: SSA-K 2024 – «Tilpasninger og installasjon mv.» (punkt 2.2.2).
• Dokumentasjon: Kunden skal få overlevert/elektronisk tilgang til standard produktbeskrivelse og annen dokumentasjon; datert og siste tilgjengelige ajourførte versjon; senest samtidig med programvare/utstyr (jf. bilag 4).Kilde: SSA-K 2024 – «Dokumentasjon og opplæring» (punkt 2.2.4).
• Opplæring: Leverandør skal bistå med nødvendig opplæring i den grad det er avtalt i bilag 1 og priset i bilag 7.Kilde: SSA-K 2024 – «Dokumentasjon og opplæring» (punkt 2.2.4).
• Levering/innvendinger: Kunden kan fremme skriftlige innvendinger innen 5 virkedager etter fysisk levering/tilgjengeliggjøring, med mindre annet fremgår av bilag 4; ved avtalt særskilt godkjenningsprøve skjer ikke levering før prøven er gjennomført og godkjent.Kilde: SSA-K 2024 – «Tid og sted for Leveransen» (punkt 2.2.5).
• Feildefinisjoner ved godkjenning (nivå A/B/C): kritiske, alvorlige, mindre alvorlige feil; C-feil er uvesentlige og kan ikke gi grunnlag for å nekte godkjenning hvis uvesentlige for kundens bruk.Kilde: SSA-K 2024 – «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» (punkt 2.2.6).
• Garantiperiode: 1 år for programvare og 2 år for utstyr, regnet fra tidspunkt levering anses skjedd; feil/mangler utbedres uten ekstra kostnad forutsatt reklamasjon innen garantiperioden.Kilde: SSA-K 2024 – «Garantiperiode og garantiytelser» (punkt 2.2.7).
• Mislighold og dagbot (SSA-K): Dagbot ved oversittelse av leveringsdag/frist (0,15 % av samlet vederlag eks. mva per kalenderdag, maks 100 dager). Heving mulig ved vesentlig mislighold; prisavslag/tilbakeholdsrett m.m.Kilde: SSA-K 2024 – «Dagbot» og «Sanksjoner ved mislighold» (kap. 9.4).
• SSA-K – standardvilkår/lisenser: Standardprogramvare skal leveres under standard lisensvilkår/standardvilkår (bilag 10) og standardvilkår ved disposisjonsrett går foran denne avtalen med mindre eksplisitt i bilag 8.Kilde: SSA-K 2024 – «Forholdet til standardvilkår (lisens- og avtalevilkår)» (punkt 2.2.3).
• SSA-K – fri programvare: Leverandør skal utarbeide oversikt over fri programvare i bilag 2; standard lisensvilkår vedlegges/refereres i bilag 10; leverandøren skal påpeke hvis krevd fri programvare er uegnet/krenker rettigheter.Kilde: SSA-K 2024 – «Fri programvare» (punkt 8.3).
• SSA-V – etablering: Leverandøren skal utarbeide plan for etableringsfasen i samarbeid med Kunden (roller/ansvar, aktiviteter, fremdrift, behov for informasjon/leveranser fra tidligere leverandør).Kilde: SSA-V 2026 – «Plan for Etableringsfasen» (punkt 2.3.1).
• SSA-V – samhandlingsplan: Leverandøren skal utarbeide/tilgjengeliggjøre samhandlingsplan, ferdigstilles i samarbeid med Kunden, med rutiner for feilhåndtering, endringshåndtering, møter og samhandling med andre leverandører/drift.Kilde: SSA-V 2026 – «Samhandlingsplan» (punkt 2.3.2).
• SSA-V – vedlikehold minimum: Med mindre annet fremgår av bilag 1, skal vedlikehold minimum omfatte feilretting og ytelser nødvendige for å opprettholde samvirke med annen vedlikeholdsberørt programvare.Kilde: SSA-V 2026 – «Omfanget av vedlikeholdstjenesten» (punkt 2.4.1).
• SSA-V – brukerstøtte: Skal beskrives i bilag 5; kan omfatte brukergrupper og (hvis avtalt) maksimalt årlig volum i fastpris og svarfrister.Kilde: SSA-V 2026 – «Brukerstøtte» (punkt 2.4.4).
• SSA-V – håndtering av feil og kompensasjon: Feil skal meldes av Kunden uten ugrunnet opphold; Leverandør bistår feilsøking/feilretting innen rammer i bilag 2 og tjenestenivå i bilag 5. Ved fristoversittelse kan standardisert kompensasjon kreves (bilag 5).Kilde: SSA-V 2026 – «Håndtering av feil» (punkt 2.4.5.1).
• SSA-V – installering av programrettelser og nye versjoner: Leverandøren installerer programrettelser hvis ikke annet fremgår av bilag 1; nye versjoner inkludert i fast vedlikeholdsvederlag med mindre særskilt priset i bilag 7.Kilde: SSA-V 2026 – «Installering av programrettelser» (punkt 2.4.6) og «Nye versjoner» (punkt 2.4.7).
• SSA-V – informasjonssikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, utilsiktet innsyn/sletting og redusere risiko for skadevoldende programvare; skal sikre tilsvarende forpliktelser for underleverandører ved tilgang til data.Kilde: SSA-V 2026 – «Informasjonssikkerhet» (punkt 7.2).
• SSA-V – personvern/databehandler: Hvis personopplysninger behandles, skal databehandleravtale inngås (bilag 11); databehandleravtale må være på plass før behandling starter; data kan ikke overlates til andre uten tillatelse; overføring utenfor EU/EØS krever rettslig grunnlag og dokumentasjon.Kilde: SSA-V 2026 – «Personopplysninger» (punkt 7.3).
• SSA-V – varighet/avbestilling/forlengelse: Standard varighet 3 år (med mindre annet i bilag 4), automatisk fornyelse 1 år; Kunden kan avbestille med 3 mnd varsel; avbestillingsgebyr 4 % av årlig vederlag (og vilkår for beregning). Leverandørplikt til forlengelse inntil 6 mnd ved kundens forespørsel hvis varsel gitt 60 dager før utløp.Kilde: SSA-V 2026 – «Varighet, avbestilling og midlertidig forlengelse» (kap. 4).
• SSA-V – mislighold sanksjoner: Prisavslag/tilbakeholdsrett og standardiserte kompensasjoner/timebot ved fristoversittelse/manglende oppfyllelse (timebot 0,2 % av samlet årlig vederlag per påbegynt time innenfor virkedager; maks grenser). Heving ved vesentlig mislighold og ved timebot øvre grense.Kilde: SSA-V 2026 – «Sanksjoner ved mislighold» (punkt 9.4).
• SSA-V – avslutningsbistand: Ved avslutning skal vedlikeholdstjenesten forbli fullverdig i avslutningsperioden; Kunden har krav på oppfølgende bistand inntil 60 dager etter at vedlikehold er etablert hos ny leverandør eller Kunden selv. Leverandøren skal bistå med avslutningsplan og kompetanseoverføring samt oppdatere dokumentasjon og overføre data/materiale.Kilde: SSA-V 2026 – «Generelt om avslutning…» og «Avslutningsplan» (punkt 2.6).

• Teksten inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav (leverandørkrav) som skal evalueres; eneste eksplisitte krav som gjengis er prismatrisens prisoppstilling og avvisningskonsekvens ved avvik. Det er uklart om anskaffelsen(e) mangler ut over dette utdraget.
• Tildelingskriterier er ikke oppgitt i den vedlagte teksten (ingen vekting/scoremodell gjengis).
• «Nettside iht. kravspesifikasjonen» i prismatrise tyder på konkret leveranse utover SSA-malene, men kravspesifikasjonen og tildelingsformål fremgår ikke i teksten.
• Både SSA-K og SSA-V beskrives, men det er uklart om oppdraget gjelder kjøp, vedlikehold eller begge (dokumenttekst kan være samlet fra flere konkurranser/maler).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere presisere hva anskaffelsen faktisk omfatter (kjøp/levering, vedlikehold/service, eller begge deler), og hvilken SSA-mal som er ment å gjelde for leveransen (SSA-K 2024 eller SSA-V 2026)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår både elementer fra SSA-K og SSA-V, og hvilken kontraktsregime som gjelder påvirker risiko, ansvar, prisoppstilling, garantier og sanksjoner.

   Kilde: SSA-K 2024 (tittel og innledende bestemmelser) og SSA-V 2026 (tittel og 1.1/avtalens omfang i utdraget)

2. I prismatrisen står det «Ny nettside iht. kravspesifikasjonen». Kan dere oversende/peke på kravspesifikasjonen som prismatrisen viser til, inkludert relevante kravtabeller (f.eks. pkt. 1.5) for «Opplæring av administrator/redaktør»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisposter i prismatrisen (bl.a. opplæring knyttet til ref. kravtabell pkt. 1.5) må prises mot konkrete krav og omfang for å unngå feilprising og avvik.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (seksjon «Opplæring… (Ref. kravtabell pkt. 1.5)» og «Ny nettside iht. kravspesifikasjonen»)

3. Prismatrisen angir at «Pris skal inkl. alle kostnader i forbindelse med gjennomføring» for «Etableringkostnad, inkl. utvikling og implementering». Hvilket leveranseinnhold er inkludert i denne prisen (f.eks. utvikling, implementering, konfigurasjon, innholdsoppsett, integrasjoner, migrering, testing, prosjektledelse), og hva er eksplisitt unntatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare grenser mellom fastpris/etablering og etterfølgende timebaserte arbeidstjenester kan gi både økonomisk risiko og avvik i tilbud/kontraktsoppfølging.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (tabeller for «Installasjon»/«Etableringkostnad, inkl. utvikling og implementering» og «Pris skal inkl. alle kostnader…»)

4. For opplæringsposten «Opplæring av administrator/redaktør (Ref. kravtabell pkt. 1.5)»: Kan dere beskrive planlagt opplæringsinnhold og varighet per kurs/gruppe (antall timer), samt antall deltakere og eventuelle forutsetninger (reise, timeplan, materiell) som skal være inkludert i tilbudsprisen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opplæring er priset som én «kurs»-enhet, men prismatrisen sier at reise/reisetid/diett/opp-hold/timepris skal inkluderes «hvis relevant». Leverandøren trenger konkret omfang for å prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (seksjon «Opplæring» og merknad om reise/reisetid/diett/opphold/timepris)

5. Prismatrisen sier at kurs («Opplæring 1)») «ligger til grunn for evaluering av pris» og at «Priser skal inkl. alle kostnader…». Hvordan vil dere evaluere prispostene i praksis: er det kun «Sum installasjon» og «Sum opplæring» som inngår, eller også andre linjer (f.eks. «konsulenter»/timepris) dersom det finnes flere priselementer enn de som vises i utdraget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke priselementer som evalueres for å optimalisere tilbudet og unngå at ikke-evaluerte timepriser påvirker konkurranseevnen.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (omtale: «Sum installasjon… (ligger til grunn for evaluering av pris)» og «Opplæring… (ligger til grunn…)» samt fotnote om timepriser ikke brukt i evalueringen)

6. I prismatrisen står det «Opsjon: Kursing av redaktører og superbrukere». Kan dere bekrefte om opsjonen er (i) obligatorisk å prise, (ii) valgfri for dere å utløse, og (iii) om opsjonen er tenkt som tillegg til «Opplæring 1)» eller delvis overlappende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsstruktur påvirker både tilbudsstrategi og kontraktsrisiko (f.eks. overlapp i leveranse og dobbel- eller manglende inkludering av kostnader).

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (seksjon «Opsjon: Kursing av redaktører og superbrukere» og merknader)

7. Prismatrisen inneholder «Timepris: Konsulenter 2)». Kan dere spesifisere hvilke typer arbeid som dere forventer å bestille på timepris etter «eventuelt kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med oppfølging/ vedlikehold/ utvikling», og om timeprisene kan brukes til å endre omfang/pris for allerede inkludert «etablering» eller «opplæring»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis timepriser kan brukes til å utvide eller kompensere for ikke-inngått innhold, må dette avklares før tilbud for å unngå uforutsigbar kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (fotnote 2) og tabell «Timepris Konsulenter…»)

8. Kan dere oppgi estimerte omfang/volum for opplæring og eventuelt kurs (antall kursdager/halvdager, antall deltakere, antall redaktører/superbrukere) som dere legger til grunn, siden det kan påvirke reisekostnader og ressursbruk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opplæring er priset som fast «kurs»-enhet, men uten oppgitt volumgrunnlag blir det vanskelig å prise og gir høy risiko for at leveransen blir dyrere enn kalkulert.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (seksjoner «Opplæring 1)» og «Opsjon: Kursing… 3)»)

9. Vedr. «Installasjon» i prismatrisen: Hvilke tekniske og praktiske forutsetninger for installasjon/oppstart må leverandøren legge til grunn (tilgang til miljø, eksisterende leveransegrunnlag, testmiljø, domene/hosting, eventuelle integrasjoner)? Kan dere liste opp Kundens medvirkningspunkter som påvirker installasjonskostnaden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Installasjons-/oppstartsarbeid kan bli sterkt påvirket av tilgjengelighet, miljøforutsetninger og kundens ansvar. Leverandøren trenger dette for å prise etablering korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2_Prismatrise_versjon2.pdf (seksjon «Installasjon»/«Etableringkostnad… inkl. utvikling og implementering» samt SSA-malens medvirkningslogikk i utdraget)