Anskaffelse av reiselivstjenester

Anskaffelse av reiselivstjenester for Vestfold fylkeskommune (saksnr. 2026-25). Skal styrke Vestfold som reisemål gjennom én samlet leveranse med tre tjenesteområder: (1) Digital infrastruktur og nasjonal markedsføring, (2) Internasjonal markedsutvikling, og (3) Bærekraftig reisemål. Avtale med én leverandør, varighet 2 år med opsjoner (inntil 2 forlengelser à 1 år). Tildeling baseres på kvalitet i løsningsbeskrivelse, kompetanse hos nøkkelpersonell og leveranseorganisering/samhandling.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering/autorisasjon mv.).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Oppdragsgiver henter firmaattest fra Brønnøysundregisteret (ingen innsending). Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. hjemlandets lovgivning.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning fra to (2) siste avsluttede regnskapsår (Oppdragsgiver henter for norske). Kredittvurdering ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist fra anerkjent kredittvurderingsselskap (Oppdragsgiver kan selv innhente). Utenlandske: må selv levere tilsvarende årsregnskap. Helhetsvurdering av relevante nøkkeltall.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.2
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser innen regional reiselivsutvikling, destinasjonsledelse eller reisemålsmarkedsføring.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene. Dokumenteres ved utfylling av vedlagt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.3.1; Vedlegg 4
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem som viser implementering. Alternativt kopi av gyldig sertifikat ved sertifisering (EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller annet anerkjent).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.3.2
• Skatteattest (skatt og merverdiavgift) ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (for norske leverandører).

  Dokumentasjon: Skatteattest utstedt via Altinn. Utenlandske: tilsvarende attester/erklæring signert av økonomiansvarlig dersom attester ikke utstedes. Skatteattest skal også leveres for støttende foretak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.5; pkt. 8.2

• Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3; Vedlegg 1
• Utfylt Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (maks 5 A4-sider totalt, inkludert avsnitt «Kvalitet i Løsningsbeskrivelsen» og «Leveranseorganisering og samhandling»).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1; pkt. 7.3.1; pkt. 7.3.3; Bilag 2-teksten
• Evt. utfylt(e) forpliktelseserklæring(er) (Vedlegg 2), ved støtte fra andre virksomheter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3; pkt. 5.3.2
• Evt. skjema for avvik og forbehold (Vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3; Vedlegg 3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 5.4) og skatteattest (jf. pkt. 5.5).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriteriene (jf. pkt. 7.1), inkl. CV på tilbudt nøkkelpersonell (inntil 5 stk).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1; pkt. 6.3
• ESPD: komplett utfylt europeisk egenerklæringsskjema skal fylles ut elektronisk i KGV-systemet (og selvstendig ved leverandørfellesskap/støtte).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2; pkt. 5.3.1; pkt. 5.3.2
• Tilbudet må leveres elektronisk via KGV-systemet innen tilbudsfrist (12.10.2026 kl. 12:00).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4; pkt. 6.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtale: én leverandør, varighet 2 år, kan forlenges 1 år av gangen inntil to ganger (maks 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.3; Kontraktsvilkår (varighet)
• Leverandøren skal bistå i strategisk samarbeid og kunnskapsdeling; data/innsikt om gjester og digital atferd skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver gjennom avtaleperioden og ved avtalens opphør.Kilde: Bilag 1 (tverrgående krav) pkt. 2.1
• Samhandling og rapportering: delta i trepartssamarbeidet og rapportere på aktiviteter/resultater/ressursbruk etter avtalt struktur og frekvens.Kilde: Bilag 1 pkt. 2.3
• Samarbeid med nasjonale og internasjonale aktører (f.eks. Innovasjon Norge, klynge-/nettverksorganisasjoner og andre destinasjonsselskaper) der hensiktsmessig.Kilde: Bilag 1 pkt. 2.2
• Digital infrastruktur skal disponeres eller etableres ved kontraktsstart (plattformer/publiseringsløsninger/kanaler).Kilde: Bilag 1 pkt. 2.7
• Arbeidsspråk: nøkkelpersonell skal beherske norsk eller annet skandinavisk språk.Kilde: Bilag 1 pkt. 2.4
• Regional tilstedeværelse: leverandøren skal ha kapasitet og arbeidsform for å delta i relevante regionale arenaer gjennom avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 pkt. 2.5
• Synliggjøring av regionale konsepter/satsinger og grønn mobilitet på tvers av tjenesteområdene (prioritering avklares løpende).Kilde: Bilag 1 pkt. 2.6
• Minimumskrav TI1: drifte/videreutvikle regional digital plattform (turistinfo/distribusjon), drifte regional arrangementskalender, samordne visitnorway.com og relevante sosiale medier, samt levere innholdsproduksjon og sesongbaserte markedsaktiviteter.Kilde: Bilag 1 pkt. 3
• Minimumskrav TI2: B2B-bearbeiding mot internasjonale turoperatører i prioriterte markeder, delta på Norwegian Travel Workshop og andre møteplasser, gjennomføre visningsturer, utvikle flerspråklige digitale flater/innhold, og bidra med markedskunnskap til kompetanseheving.Kilde: Bilag 1 pkt. 4
• Minimumskrav TI3: lede merkearbeid med indikatorer/handlingsplan, følge opp resertifisering, koordinere regional reisemålsledelse (fylkeskommune/kommuner/næring), sikre alle seks kommuner forblir engasjert, utarbeide forslag til organisering/mandat/opgavefordeling, drive kompetanseheving/involvering.Kilde: Bilag 1 pkt. 5
• Nøkkelpersonell: tilbudt nøkkelpersonell skal delta; utskifting krever skriftlig forhåndsgodkjenning og nytt personell må ha tilsvarende eller bedre kompetanse/erfaring.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.7
• Bruk av underleverandører: skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver kreves, kan ikke nektes uten saklig grunn.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.8
• Tjenestene skal utføres profesjonelt, i samsvar med offentlige krav, relevante bransjenormer og levere resultatet med nødvendige godkjenninger/sertifikater; leveransen skal være fri for tredjemannskrav.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.1 (a-e) og 7.1 generelt

• Dokumentasjonen for kompetanse hos nøkkelpersonell utover CV (innhold/format) er ikke detaljert i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav i Kontraktsvilkår er generelt (mislighold, dagbøter mv.), men konkrete krav til leveransemaler/prosesser for leveranseorganisering utover Bilag 1 og Bilag 2-veiledning er ikke fullstendig trukket ut her.
• Pris- og betalingsdetaljer (Bilag 3) inneholder primært faktureringskrav, men ikke prisstruktur/vederlagsmodell (ikke gjengitt).
• Bilag 2-teksten viser hva løsningsbeskrivelsen skal dekke, men ikke konkrete krav til metode/verktøy utover AI nevnt som kompetanse/innholdstema.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 oppgis en årlig ramme og veiledende fordeling mellom tjenesteområde 1 (0,9 MNOK), tjenesteområde 2 (1,35 MNOK) og tjenesteområde 3 (inntil 0,5 MNOK), og at partene årlig kan justere fordelingen. Kan Oppdragsgiver bekrefte (1) om fordelingene er styrende for ressursbruk i leveransen, eller kun veiledende, og (2) hvordan slik årlig omfordeling vil påvirke leverandørens vederlag og eventuelle leveranseforpliktelser innen hvert tjenesteområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om omfordeling gir endring i volum/innsats som kan påvirke pris og risiko.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kapittel 1 (Verdi/ramme og veiledende fordeling) og/eller kapittel 2 (Tverrgående krav).

2. I Bilag 1 pkt. 2.7 «Digital infrastruktur» stilles krav om at nødvendig digital infrastruktur (plattformer, publiseringsløsninger og kanaler) disponeres eller kan etableres ved kontraktsstart. Kan Oppdragsgiver spesifisere hvilke systemer/plattformer som i dag allerede er i bruk i Vestfold (navn og evt. leverandør/eierskap), og hvilke elementer Oppdragsgiver forventer at valgt leverandør etablerer fra null ved kontraktsstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og bemanning avhenger av om leverandøren skal videreføre eksisterende plattformer eller bygge opp ny infrastruktur.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, pkt. 2.7 Digital infrastruktur.

3. I Bilag 1 «Minimumskrav» for tjenesteområde 1 nevnes bl.a. «drifte og videreutvikle en regional digital plattform», «drifte regional arrangementskalender», «samordne tilstedeværelse på visitnorway.com og i relevante sosiale medier» samt «levere innholdsproduksjon og sesongbaserte markedsaktiviteter». Kan Oppdragsgiver oppgi minstestandard/omfang per tjenesteområde og eksempelvis (a) antall arrangementer/oppføringer kalenderen skal håndtere per år, (b) antall innholdsproduksjoner/leveranser per måned/sesong, og (c) hvilke konkrete sosiale kanaler og visitnorway-tilpasninger som forventes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig omfang vil leverandøren risikere feil prising av ressursinnsats og leveransekapasitet.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kapittel 3 (Minimumskrav – Tjenesteområde 1).

4. I Bilag 1 for tjenesteområde 2 står det at leverandøren skal «jobbe med B2B-bearbeiding mot internasjonale turoperatører i prioriterte markeder» og delta på Norwegian Travel Workshop samt «gjennomføre visningsturer for turoperatører og presse». Kan Oppdragsgiver presisere (1) hvilke prioriterte markeder/land som forventes for avtaleperioden 2027–2030 (eller hvordan markedslisten fastsettes), og (2) forventet antall og planlagte tidspunkt for visningsturer (turoperatører og presse) per år?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall og geografi styrer reise-/produksjonskostnader og planlegging av internasjonalt arbeid, som må prises riktig.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kapittel 4 (Minimumskrav – Tjenesteområde 2).

5. I Bilag 1 for tjenesteområde 3 beskrives arbeid med «Merket for bærekraftig reisemål», herunder resertifisering som milepæler, og at leverandøren skal dokumentere mot Innovasjon Norge. Kan Oppdragsgiver opplyse (a) når resertifiseringer forventes gjennomført i avtaleperioden (tidspunkt/år), og (b) hvilke leveransepakker/dokumentasjonskrav Oppdragsgiver forventer at leverandøren leverer (f.eks. indikator-/handlingsplan-dokumentasjon, statusrapporter og endringslogg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransen knyttet til sertifisering har typisk faste milepæler og dokumentasjonsleveranser som påvirker både ressursbruk og risiko.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kapittel 5 (Mål og Minimumskrav – Tjenesteområde 3).

6. I Bilag 1 pkt. 2.1 «Strategisk samarbeid og kunnskapsdeling» står det at data og innsikt som opparbeides skal være tilgjengelig for Oppdragsgiver gjennom avtaleperioden og ved avtalens opphør. Kan Oppdragsgiver avklare format og eierskap/tilgang for «data og innsikt» (hvilke datasett, hvor de skal lagres/deles, evt. API/filformat), samt om leverandøren kan beholde modeller/metodikk («know-how») separat fra data?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det må avklares hvilke data som skal overleveres og hvordan, for å kunne levere og prise riktig uten å gi fra seg unødig immateriell verdi.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, pkt. 2.1 Strategisk samarbeid og kunnskapsdeling.

7. I Kontraktsvilkår pkt. 7.7 «Nøkkelpersonell» fremgår det at nøkkelpersonell skal delta i utførelsen av tjenestene, og at utskifting krever skriftlig forhåndsgodkjenning fra Oppdragsgiver. Kan Oppdragsgiver presisere hvilke endringer som normalt vil anses som «utskifting» (f.eks. sykdom/permisjon, midlertidig erstatter, økning/nedskalering av team), og hvordan Oppdragsgiver vurderer «tilsvarende eller bedre kompetanse» i slike situasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite handlingsrommet for bemanning og hvordan nøkkelpersonrisiko håndteres i praksis.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 7.7 Nøkkelpersonell.

8. I Kontraktsvilkår pkt. 6.1 om fakturering står det at fakturering skal skje etterskuddsvis hver måned (med mindre annet er avtalt i bilag 3), og at betalingsfrist er 30 kalenderdager etter mottatt godkjent faktura. Kan Oppdragsgiver bekrefte (1) om det er egne milepæls-/delutbetalingsmekanismer i Bilag 3, og (2) hvilke krav til «godkjent faktura»/dokumentasjon som gjelder i praksis (hvilke vedlegg/rapporter må følge faktura)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris- og likviditetsrisiko påvirkes av faktureringsfrekvens, dokumentasjonskrav og eventuell kobling til godkjenning av leveranser.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 6.1 Faktureringsrutiner (evt. supplert av Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser).

9. I Kontraktsvilkår pkt. 9.2.2 «Dagbot ved forsinkelse» angis 1 % av vederlaget eks. mva. per hverdag for den delen av leveransen som påvirkes, begrenset til 20 dager, med minimum kr. 1000 pr. hverdag. Kan Oppdragsgiver avklare (1) hvilke konkrete «frister»/leveransemilepæler dagbøtene knyttes til (f.eks. faste leveranser per måned/sesong vs. kun kontraktsstart/slutt), og (2) hva som menes med «den delen av leveransen som påvirkes» i denne kontrakten (hvordan verdigrunnlaget beregnes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbøter kan gi stor økonomisk risiko hvis fristdefinisjonen og beregningsgrunnlaget er uklart for leverandør.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 9.2 Forsinkelse og spesielt 9.2.2 Dagbot ved forsinkelse.