Anskaffelse av reiselivstjenester

Vestfold fylkeskommune skal anskaffe reiselivstjenester som samlet leveranse (én leverandør) for tre tjenesteområder: (1) digital infrastruktur og nasjonal markedsføring, (2) internasjonal markedsutvikling og (3) bærekraftig reisemål. Formålet er kontinuitet og videreutvikling av det regionale reiselivsarbeidet (strategi 2026–2033, volum til verdi) innenfor en ramme på 2,75 MNOK eks. mva. per år. Avtalevarighet: 2 år, med opsjon for forlengelse inntil ytterligere 2 år (1 år av gangen, inntil to ganger).

• Krav til leverandørens registrering/autorisasjon mv. (lovlig etablert foretak; for norske leverandører via firmaattest, for utenlandske via registrering i bransje-/foretaksregister).

  Dokumentasjon: Norske: oppdragsgiver henter firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.1
• Krav til økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning fra de to (2) siste avsluttede regnskapsår (oppdragsgiver henter for norske). Kredittvurdering ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Utenlandske må selv levere tilsvarende årsregnskap. Helhetsvurdering av nøkkeltall (omsetning, likviditet, soliditet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.2
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene. Kravet dokumenteres ved utfylling av vedlagte mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.3.1 + Vedlegg 4
• Krav til miljøledelsessystem: dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem som viser implementering. Ved sertifisering (EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller annet anerkjent): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.3.2
• Krav til skatteattest (skatt og merverdiavgift) ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Norske: attest via Altinn. Utenlandske: tilsvarende attest/erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom attester ikke utstedes. Skatteattest gjelder også for støttende foretak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.5

• Tilbudet skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 (Tilbudets utforming)
• Evt. utfylt(e) forpliktelseserklæring(er) (Vedlegg 2) dersom støtte benyttes.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Evt. utfylt skjema for avvik og forbehold (Vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 5.4)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til skatteattest (jf. pkt. 5.5).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Dokumentasjon på oppfyllelse av konkurransens tildelingskriterier (jf. pkt. 7.1)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Løsningsbeskrivelse i Bilag 2 skal leveres som svar på tildelingskriteriene, separat for kriteriene, samlet maks. 5 A4-sider (inkl. seksjonene «Kvalitet i Løsningsbeskrivelsen» og «Leveranseorganisering og samhandling»).Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (innledning) + Konkurransegrunnlag pkt. 7.1/7.3.3
• Ved sladdet tilbud: ikke krav om komplett sladdet innlevering nå, men leverandør må kunne levere komplett sladdet tilbud på kort varsel (1 dag) ved innsynsbegjæringer.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtale om tjenestekjøp: én leverandør, varighet 2 år med forlengelse inntil 2 år (1 år av gangen).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.3 + Kontraktsvilkår (Varighet) pkt. 3
• Tverrgående krav til leveransen: strategisk samarbeid og kunnskapsdeling (data/innsikt tilgjengeliggjøres for oppdragsgiver), samarbeid med nasjonale/internasjonale aktører, samhandling og rapportering, regional tilstedeværelse, synliggjøring av regionale konsepter/satsinger og grønne mobilitetsløsninger, dokumentere digital infrastruktur, samt Merkeordningen bør oppfylles (destinasjonsselskap/forening).Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 2
• Minimumskrav Tjenesteområde 1: drifte/videreutvikle regional digital plattform (turistinfo på nett og distribusjonskanal), drifte regional arrangementskalender, samordne tilstedeværelse visitnorway.com og sosiale medier, levere innholdsproduksjon og sesongbaserte markedsaktiviteter.Kilde: Bilag 1 pkt. 3
• Minimumskrav Tjenesteområde 2: B2B-bearbeiding mot internasjonale turoperatører i prioriterte markeder, delta på Norwegian Travel Workshop og relevante møteplasser, gjennomføre visningsturer for turoperatører/presse, utvikle flerspråklige digitale flater og innhold tilpasset prioriterte markeder, bidra med markedskunnskap inn i kompetansehevende tiltak.Kilde: Bilag 1 pkt. 4
• Minimumskrav Tjenesteområde 3: lede løpende merkearbeid (indikatorer/handlingsplan/dokumentasjon/resertifisering), koordinere regional reisemålsledelse mellom fylkeskommune/kommuner/næring, sikre involvering av alle seks kommuner, utarbeide forslag til organisering (mandat/oppgavefordeling), drive kompetanseheving og involvering.Kilde: Bilag 1 pkt. 5
• Leverandørens plikter i kontrakten: utføre profesjonelt/med høy faglig standard; innhente nødvendige tillatelser; gjennomføre tjenester i henhold til frister/fremdrift; levere resultat som er i samsvar med lovgivning og med nødvendige godkjenninger; levere resultater fri for tredjepartskrav (oppdragsgiver får rettigheter ved betaling, med rett til endring/videreoverdragelse).Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp pkt. 7.1 og 7.4
• Nøkkelpersonell: tilbudt nøkkelpersonell skal delta; utskifting krever skriftlig forhåndsgodkjenning; nytt personell skal ha tilsvarende eller bedre kompetanse/erfaring.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.7
• Rapportering/rapportformat: rapportere på aktiviteter, resultater og ressursbruk (struktur og frekvens avtales ved kontraktsinngåelse).Kilde: Bilag 1 pkt. 2.3
• Underleverandører: krav om skriftlig forhåndssamtykke ved bruk; leverandøren er fullt og helt ansvarlig; leverandøren skal informere underleverandører.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.8 + Konkurransegrunnlag pkt. 6.2

• Dokumentteksten inneholder ikke konkrete kontraktssanksjoner/bestemmelser for klima/miljø ut over at anskaffelsen vurderes som uvesentlig og ikke omfatter egne tildelings-/kravkriterier for klima og miljø (men kontraktsvilkår kan likevel inneholde generelle samfunnshensyn).
• Kontraktsvilkår-delen er kun delvis utdraget; enkelte relevante kontraktskrav (f.eks. spesifikke KPIer, konkrete rapporteringskrav, fremdriftsdetaljer, opsjonsmekanikk) kan ligge i bilag 1/2/3/avtalevilkår som ikke er fullstendig gjengitt.
• Bilag 2 sin slutt inneholder ikke selve «kvalitet/organisering»-teksten fra leverandøren (det er kun instruksjons-/kravsiden), så konkrete forventninger til responsens innhold er delvis bare angitt som veiledning i dokumentet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1, pkt. 2.3 «Samarbeid og rapportering»: Hvilken konkret rapporteringsstruktur og frekvens er planlagt i avtaleperioden (f.eks. måned/kvartal/halvår), og hva skal rapporten minimum inneholde for hvert av de tre tjenesteområdene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudet og ressursbruken må prises og planlegges basert på faktisk rapporteringsomfang og leveranseinnhold.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 2.3 Samhandling og rapportering

2. I bilag 1, pkt. 2.1 «Strategisk samarbeid og kunnskapsdeling» og pkt. 2.2: Hvilke konkrete datakilder/markedsdata forventes at leverandøren skal innhente eller bearbeide (f.eks. fra leverandørens egne systemer, tredjepartsdata, eller via oppdragsgivers statistikk), og i hvilket format/kvalitet må data gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver og ved avtalens opphør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Data- og innsatsnivået bestemmer både bemanning, verktøy og kostnader, og påvirker leveransebeskrivelsen.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 2.1 Strategisk samarbeid og kunnskapsdeling; pkt. 2.2 Samarbeid med nasjonale og internasjonale aktører

3. I bilag 1, pkt. 2.7 «Digital infrastruktur»: Hvilke konkrete plattformer/publiseringsløsninger/kanaler eksisterer per kontraktsstart som leverandøren skal overta/drifte, og hvilke endringer eller videreutviklinger forventes (typ og omfang) i løpet av første avtaleår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet om å «disponeres eller etableres» kan gi stor kostnads- og implementeringsrisiko; avklaring trengs for korrekt prising.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 2.7 Digital infrastruktur

4. I bilag 1, pkt. 3 «Tjenesteområde 1»: For minimumskravene (regional digital plattform/turistinfo, arrangementskalender, samordning på visitnorway.com og sosiale medier, og innholdsproduksjon/sesongbaserte markedsaktiviteter): Hva er forventet leveransenivå målt i praksis (f.eks. antall oppdateringer, antall innlegg/kampanjer, antall arrangement i kalenderen, og frekvens per kanal per år) innenfor rammen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelings- og prisbidrag avhenger av forventet volum/aktivitet; dokumentet gir mål, men ikke operasjonelt nivå.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 3 Tjenesteområde 1 – Digital infrastruktur og nasjonal markedsføring

5. I bilag 1, pkt. 4 «Tjenesteområde 2»: Hvilke prioriterte internasjonale markeder og målgrupper forventer oppdragsgiver at leverandøren skal prioritere, og finnes det føringer for varighet/vekting (f.eks. hvilke markeder som skal prioriteres først i avtaleperioden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren skal foreslå markeder/målgrupper og begrunne valgene, men realistisk plan og kost forutsetter eventuelle føringer/prioriteringer fra oppdragsgiver.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 4 Tjenesteområde 2 – Internasjonal markedsutvikling

6. I bilag 1, pkt. 5 «Tjenesteområde 3»: Hva menes med «indikatorer og handlingsplan» og «resertifisering» i denne anskaffelsen – hvilke konkrete indikatorer forventes, hvordan rapporteres fremdrift, og hva er ønsket milepelsplan (f.eks. tidspunkt for resertifisering i avtaleperioden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Milepæler og dokumentasjonsarbeid kan være styrende for bemanningskost og risiko; dette bør tydeliggjøres før tilbud.

   Kilde: Bilag 1, pkt. 5 Tjenesteområde 3 – Bærekraftig reisemål

7. I kontraktsvilkårene: Punkt 7.2 «Tidspunkt for utførelsen av tjenestene» og pkt. 7.11 «Varslingsplikt»: Hvordan defineres «avtalte frister og avtalt fremdrift» i praksis i denne kontrakten (finnes det en årlig/kvartalsvis leveranseplan), og hva er forventet varselstid ved hindringer/risiko for avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten kjent leveranseplan og forventet varslingsnivå er det vanskelig å styre og prise forsinkelser og misligholdsrisk.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 7.2 Tidspunkt for utførelsen av tjenestene; pkt. 7.11 Varslingsplikt

8. I kontraktsvilkårene pkt. 9.2.2 «Dagbot ved forsinkelse»: Hva regnes som «den delen av leveransen som påvirkes av forsinkelsen» når leveransen består av løpende aktiviteter innen tre tjenesteområder (skal dagbot beregnes av hele vederlaget, eller finnes en prosentsats/fordeling per tjenesteområde)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregning av dagbøter kan gi vesentlig økonomisk risiko; oppklaringen trengs for korrekt risikopåslag og forståelse av kontraktens mekanikk.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 9.2.2 Dagbot ved forsinkelse

9. I kontraktsvilkårene pkt. 8.1 «Klima og miljø»: Selv om oppdragsgiver mener klima/miljø er uvesentlig og ikke stiller egne kriterier, hvilke konkrete «tiltak i henhold til kontrakten for å ivareta klima og miljø» må leverandøren faktisk gjennomføre i denne anskaffelsen (hvilke tiltak er fastsatt i bilag 1/kravspesifikasjonen eller bilag som ikke er inkludert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør må vite hvilke konkrete tiltak som er kontraktsplikt, ellers blir det uklart hvilken kost/leveranse som ligger i samfunnshensynskravet.

   Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 8.1 Klima og miljø

10. I bilag 3 «Pris og betalingsbetingelser» (ikke inkludert i utdraget): Hvilke pris- og betalingsmekanismer gjelder (f.eks. fast månedlig beløp per tjenesteområde, timepriser, eller milepælsbetaling), og hvordan håndteres justering av ressursfordeling mellom tjenesteområdene i styringsdialogen gitt at rammen er fast?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig betalingsmekanikk er nødvendig for å prise likviditetsbehov, ressursstyring og eventuelle endrings-/justeringsscenarioer.

    Kilde: Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser