EL-26-12 Konsesjonsavtale BPA

Elverum kommune skal videreføre brukervalgordning for brukerstyrt personlig assistanse (BPA) fra september 2026. Anskaffelsen gjelder en tjenestekonsesjonsordning der leverandører kan søke om konsesjon for å levere BPA-tjenester til brukere i kommunen. Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskrav, minimumskrav til tjenesten og aksepterer kontraktsvilkårene (inkl. fast prismodell) får tildelt konsesjon; brukerne velger deretter leverandør blant de godkjente.

• Skatteattest (skatter og avgifter betalt); verifiseres automatisk via eBevis (samtykke i Altinn).

  Dokumentasjon: Skatteattest via eBevis/Altinn (eventuelt filopplasting).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 1
• Etablert kvalitetssystem (inkl. helse-, miljø- og sikkerhet) relevant for kontrakten; ISO9001 eller tilsvarende kan dokumenteres med sertifikat.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikringssystem (eventuelt vedlegg gyldig sertifikat hvis tredjepartsverifisert).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 2
• Miljøledelsessystem for lav miljøbelastning ved utførelse; skal minst beskrive miljømål/politikk, strategi og miljømessig forsvarlig utførelse (avfallssortering/transport).

  Dokumentasjon: Beskrivelse/egenerklæring om rutinene; eventuelt sertifikat (Miljøfyrtårn/ISO 14001/EMAS eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 3
• Lovlig etablert foretak: norske firmaer med Firmaattest (Brønnøysundregisteret); utenlandske firmaer med registreringsattester i relevante faglige registre.

  Dokumentasjon: Firmaattest / utenlandske attester etter lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 4
• Tilstrekkelig økonomisk kapasitet til gjennomføring.

  Dokumentasjon: Utvidet rapport fra Bisnode (soliditet/soliditet.no), datert etter kunngjøringstidspunktet; kan innhentes av Abakus kostnadsfritt hvis ikke vedlagt.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 5
• Erfaring fra tilsvarende oppdrag: minimum 3 tilsvarende oppdrag siste 3 år.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon med navn på oppdragsgiver, omfang, innhold og leveringstidspunkt.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 6
• Tilstrekkelig gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Oversikt over total bemanning samt informasjon om etablerte samarbeidspartnere/underleverandører som påvirker leveransen.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 7

• Svar på kvalifikasjonskravene eller utfylt ESPD-skjema.Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets struktur
• Tilbudsbrev der eventuelle forbehold angis.Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets struktur
• Besvart kravspesifikasjon.Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets struktur
• Signert forpliktelseserklæring (kun hvis leverandør støtter seg på underleverandør/andre for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav).Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets struktur og pkt. 5.4 Underleverandører
• Egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet (inkl. begrunnelse for forretningshemmeligheter).Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets struktur og pkt. 3.5 Offentlighet
• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell MSS og signeres med digital signatur.Kilde: Pkt. 3.1 Innleveringssted og –form
• Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene; ikke alternative tilbud og ikke deltilbud.Kilde: Pkt. 3.6.1 Tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Pris: avtalt pris kroner 525,- eks mva per time faktisk utført assistanse; ingen gebyr; pris ikke anledning til å ta forbehold til.Kilde: NS 8435 Blankett A – punkt 5 og pkt. 2.4 Pris
• Kontraktsvarighet: tidligst 02.11.2026 til 01.11.2030 med kundestyrt opsjon på 2+2 års prolongering (total mulig varighet 8 år inkl. opsjoner).Kilde: Særlige bestemmelser til NS 8435 (varighet) og Konkurransedetaljer – Varighet/opsjoner
• Prisregulering: i samsvar med NS 8435 punkt 9.1; første prisregulering fra 01.04.2028 meddeles av oppdragsgiver.Kilde: Særlige bestemmelser til NS 8435 (punkt 9.1)
• Fakturering: etterskuddsvis per måned basert på faktisk utført og dokumentert assistanse; faktura skal ikke inneholde navn/fødselsnummer på bruker; timelister/dokumentasjon med personopplysninger skal oversendes separat (og ikke vedlegges faktura).Kilde: Særlige bestemmelser (punkt 9.2) og NS 8435 Blankett A – fakturakrav
• Tjenesten skal utføres i overensstemmelse med til enhver tid gjeldende lover og forskrifter; minimumskrav må være oppfylt gjennom hele kontrakts-/oppdragsløpetid.Kilde: Kravspesifikasjon 1.1, 1.2 og 2.1
• Kvalitets-/kompetansekrav: organisasjon egnet til administrering/bemanning/oppfølging, faglig ansvarlig med relevant BPA- og helse-/omsorgsregelverkskompetanse, rutiner for opplæring/veiledning, høflig og respektfull livssynsnøytral fremferd.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.1–3.6
• Assistentkrav: nødvendig opplæring for forsvarlig utførelse, tilstrekkelige norskkunnskaper, minst 18 år; leverandør har ansvar for rekruttering/ansettelse og aktiv rekruttering for å bemanne vedtak i samsvar med behov; nærstående begrenses og skal følges opp ved over tid/større omfang.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.7–3.12
• Vikardekning: rutiner for å bistå arbeidsleder med å skaffe nødvendig vikardekning og beskrive hvordan dette gjøres.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1–4.2
• Personopplysninger og journal: rutiner for innsamling/registrering/oppbevaring av sensitive personopplysninger; journalansvarlig; krav til journalføring og organisering.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.1–5.3
• Politiattest: kreves iht. helse- og omsorgstjenesteloven; ikke eldre enn 3 mnd; leverandør skal sørge for at alle assistenter leverer politiattest før tjenesten settes i gang.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 6.1–6.3
• Kapasitetstak: leverandøren skal tilby tjenester til brukere tildelt konsesjon; kan oppgi kapasitetstak (ikke lavere enn 350 timer/uke) som kan utvides; leverandør kan ikke si nei under nådd kapasitet med mindre kapasitetstak nådd; vedtak om utvidelse skal leveres uavhengig og kan medføre levering over kapasitetstak.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 7.1–7.4
• Markedsføring/forbud: leverandør skal ikke bruke tjenesteutførelse som arena for markedsføring eller påvirke bruker til endring; ikke bistå i konkrete prosesser knyttet til BPA; ikke markedsføre tilleggstjenester overfor brukere.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 8.1–8.2
• Forbud mot å motta gaver og øvrige etiske krav: kun gaver av ubetydelig verdi tillatt; avkall på testamentariske gaver; kommunens etiske retningslinjer gjelder.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 9.1–9.3
• Sosiale hensyn/lønns- og arbeidsvilkår: krav til dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår etter forskrift; egenerklæring innen 30 dager etter kontraktsinngåelse; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon når som helst.Kilde: Pkt. 6.1 Arbeidsvilkår for arbeidstakere
• Handlingsplan ved uregelmessigheter: leverandør skal innen frist utarbeide handlingsplan ved uregelmessigheter; manglende godkjenning kan medføre vesentlig mislighold/heving.Kilde: Kravspesifikasjon/Administrative bestemmelser pkt. 10.3
• Innsyn/rapportering og dokumentasjonsplikt: oppdragsgiver har rett til innsyn/kontroll/rapportering; leverandør skal ved forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår, gi status/plan for ivaretakelse av sosiale hensyn og meldes om avvik.Kilde: Kravspesifikasjon/Administrative bestemmelser pkt. 10.1, 10.2, 10.4, 10.7

• Kravspesifikasjonen og kvalifikasjonskravene er delvis oppgitt i utdrag; full dokumentasjon for enkelte punkter (særlig i EL-26-12 Konkurransegrunnlag.pdf) kan ligge i vedlagte kravspesifikasjon som ikke er helt gjengitt i teksten her.
• Tildelings-/forhandlingsregime varierer mellom dokumentene som er gjengitt: ett dokument beskriver ikke forhandlinger, mens Hyyr/HYyr-tekst i et annet konkurransegrunnlag nevner mulighet for dialog/forhandling etter tildelingskriteriene; avklaring kreves for hvilket som gjelder endelig i denne konkurransen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren skal sikre at arbeidsleder får nødvendig opplæring og støtte til å ivareta sin rolle (pkt. 3.3). Kan dere beskrive hva som forventes av opplæringen/støtten i praksis (omfang, format, ansvarlig person, og hvordan leverandøren dokumenterer at opplæringen er gitt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge drift og bemanning må leverandøren forstå faktisk arbeidsinnsats og dokumentasjonskrav knyttet til opplæring av arbeidsleder.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.3

2. Kravspesifikasjonen krever at leverandøren har rutiner for å bistå arbeidsleder med å skaffe nødvendig vikardekning (pkt. 4.1 og 4.2). Hvilke responstider forventes i vikarsituasjoner, og hvordan skal vikardekningen organiseres (f.eks. egen pott, innleie, tilkalling av vikarer)? Ber dere også om en konkret «vikarplan» per BPA-ordning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vikardekning er ofte kostnadsdrivende og må konkretiseres for å sikre at tilbudet oppfyller minimumskrav og at kapasitet kan leveres forsvarlig.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1–4.2

3. I kravspesifikasjonen står det at assistentene skal ha tilstrekkelige norskkunnskaper til å kunne kommunisere forsvarlig med bruker og arbeidsleder (pkt. 3.7), men det er ikke angitt nivå eller dokumentasjonsform. Hvilken dokumentasjon forventes (f.eks. vitnemål, norskprøve, intervjuerklæring), og har oppdragsgiver et minstekrav til nivå (eventuelt knyttet til stillingstyper/oppgaver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten et tydelig nivå-/dokumentasjonskrav blir det vanskelig å vurdere om personell oppfyller kravene og å planlegge rekruttering.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.7

4. Kravet om politiattest sier at politiattesten skal ikke være eldre enn 3 måneder (pkt. 6.2) og at leverandøren skal sørge for at alle som skal tjenestegjøre legger politiattest før tjenesten settes i gang (pkt. 6.3). Kan dere presisere hvordan dere forventer at dette håndteres ved vikarer, korttidsoppdrag og ved utskifting i løpet av kontraktsperioden (rutine for innhenting, lagring og kontrollfrekvens)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rutinen for politiattest ved løpende bemanningsbehov påvirker både administrasjon og leveringsevne, særlig ved vikarbehov.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 6.2–6.3

5. Kravspesifikasjonen har flere forhold knyttet til journal og personopplysninger, herunder krav til journalansvarlig (pkt. 5.2) og at leverandøren skal beskrive hvordan personopplysninger håndteres i tråd med gjeldende regelverk (pkt. 5.3). Når dere sier at dere «på forespørsel» kan få innsyn (beskrevet i konkurransegrunnlaget punkt 2.3), forventer dere at det foreligger databehandleravtale på forhånd i oppstarten, eller gjennomføres den først dersom dere krever det?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite når GDPR-krav og avtaleforhold må være på plass for å kunne drive tjenesten fra oppstart og unngå forsinkelser.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3 og kravspesifikasjon pkt. 5.2–5.3

6. I kravspesifikasjonen punkt 7.2–7.4 framgår det at leverandøren kan oppgi et kapasitetstak (minimum 350 timer/uke) og at leverandøren ikke kan si nei til ny bruker før kapasitetstaket er nådd (med unntak for brukere som får vedtak om utvidelse, pkt. 7.4). Kan dere bekrefte: (1) om kapasitetstak er «absolutt» på tvers av alle BPA-ordninger, (2) hvordan dere måler/registrerer timer per uke, og (3) hva som skjer operativt hvis flere vedtak om utvidelse kommer samtidig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetstak påvirker risiko og planlegging. Leverandøren må forstå målemetode og håndtering av samtidige vedtak for å unngå brudd på minimumskrav.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 7.2–7.4

7. Under «markedsføring» står det at leverandør ikke skal bruke tjenesteutførelsen som arena for å promotere seg selv, og heller ikke bistå i konkrete prosesser eller gi individuell veiledning knyttet til BPA (pkt. 8.1). Kan dere utdype hva som regnes som «individuell veiledning» i denne konkurransen (eksempler på hva som er tillatt/ikke tillatt overfor bruker og pårørende)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et praktisk og kontrollert område. Klare eksempler reduserer risiko for avvik og uønsket kontraktbrudd.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 8.1

8. I kravspesifikasjonen pkt. 10.3 står det at leverandøren innen frist oppdragsgiver fastsetter skal utarbeide handlingsplan for forbedringer ved uregelmessigheter, og at manglende godkjenning er vesentlig mislighold. Hvilke typer brudd/uregelmessigheter utløser krav om handlingsplan (typiske eksempler), og hvordan settes fristen i praksis (dager/uker)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå misligholdsrisiko og forventet prosess for å kunne etablere intern etterlevelse og beredskap.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 10.3

9. I konkurransegrunnlaget punkt 2.3 vises det til at kontrolleres at leverandørene oppfyller sine forpliktelser i henhold til arbeidsmiljøloven, og at leverandøren etterspurt kan bli avkrevd dokumentasjon (samtidig finnes detaljer om rapportering/dokumentasjon i kravspesifikasjonen pkt. 10.4–10.9). Kan dere beskrive forventet dokumentasjonsformat og «minimum sett» dere vanligvis etterspør (f.eks. timelister/arbeidslister, lønnsslipper) og hvordan ofte det normalt etterspørres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav er kostnads- og ressursdrivende. Leverandøren trenger å forstå faktisk kontrollnivå for å prise korrekt og etablere rutiner.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3 og kravspesifikasjon pkt. 10.4–10.9

10. Det fremgår at pris per time faktisk utført assistanse er fast (kroner 525,- eks mva) og at det ikke kan tas forbehold til prisen (punkt 2.4 og blankett 8435 A). Kan dere bekrefte om timeprisen inkluderer alle kostnader knyttet til tjenesten (herunder opplæring av arbeidsleder, vikardekning, administrasjon og rekruttering), eller om det finnes kostnadstyper som kan belastes/avregnes i tillegg (selv om det ikke er «gebyr»)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om timeprisen er fast, er det avgjørende å avklare hva som inngår i timeprisen vs. kostnader som eventuelt håndteres særskilt for å sikre riktig kalkyle og etterlevelse.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4 og blankett 8435 A (pkt. 5–6)