Rammeavtale for frisørmateriell til videregående skoler

Rammeavtale for levering av undervisningsmateriell/frisørmateriell til Innlandet fylkeskommunes videregående skoler. Omfatter primært hårpleie- og stylingprodukter samt produkter for kjemiske behandlinger (f.eks. farge, bleking, permanent). Avtalen gjelder også andre fylkeskommunale enheter med behov, og omfatter ikke verktøy/utstyr/inventar til frisør. Avtaleperiode 01.11.2026–30.10.2028, med ensidig forlengelsesrett 1+1 år (avtaleutløp senest 30.10.2030). Maksimalt uttak for de neste fire år er NOK 1 000 000 eks. mva. Bestilling og leveranser skal understøttes via e-handel/nnettbutikk/punch-out. Det kreves kvalitet, oppfyllelse av regelverk og sikkerhetsdatablad for relevante produkter, samt opplæring/kurs ved hver skole (minimum ett fysisk kurs per halvår).

• Firmaattest (Foretaksregisteret)

  Dokumentasjon: Firmaattest hentes automatisk via eBevis.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav pkt 1 (Firmaattest)
• Skatteattest (skatter og avgifter betalt)

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis (krever samtykke i Altinn).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav pkt 2 (Skatteattest)
• Økonomisk og finansiell stilling: god kredittverdighet minst tilsvarende Bisnode score A

  Dokumentasjon: Ingen dokumentasjonsvedlegg kreves; oppdragsgiver innhenter kredittvurdering/regnskapsdata. Alternativ dokumentasjon kreves kun ved behov (misvisende bilde/ikke kredittvurdert).

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav pkt 3 (Økonomi og finans)
• Erfaring fra tilsvarende rammeavtaler med tilhørende tjenester (samme art/kompleksitet/størrelse/omfang)

  Dokumentasjon: Liste over 3 viktigste relevante rammeavtaler siste 5 år: opplysninger om oppdragsgiver, verdi, tidspunkt og mottaker (navn/e-post), samt kort beskrivelse av leveransens innhold, omfang og forpliktelser.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav pkt 4 (Erfaring)
• Gjennomføringsevne og kapasitet

  Dokumentasjon: Redegjørelse for leverandørens organisering og ressurser (medarbeidere og utstyr) for gjennomføring av kontrakten.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav pkt 5 (Kapasitet)

• Elektronisk innlevering av tilbud: påkrevdKilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår (Elektronisk innlevering: Påkrevd)
• Prisskjema skal fylles ut og leveres elektronisk (Excel-skjema). Skjemaet kan ikke endres.Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier/kriteriet Pris (fyll ut prisskjema i Excel-skjema)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leveringstid: normal leveringstid skal ikke overstige 3 arbeidsdagerKilde: Kravspesifikasjon – 1.5 Bestilling og levering
• Bestillingsløsning: brukervennlig løsning (nettbutikk eller tilsvarende), med tydelig produktinfo (pris, lagerstatus, leveringstid)Kilde: Kravspesifikasjon – 1.5 Bestilling og levering
• Leveranser skal merkes godt med bestillers navn og være forsvarlig emballertKilde: Kravspesifikasjon – 1.5 Bestilling og levering
• Opsjon/kurs: minimum ett fysisk kurs per halvår ved hver skole (Hamar katedralskole, Gjøvik vgs, Lillehammer vgs avd. Nord, Sentrum vgs). Kurs skal være relevante for elever og faglærere; leverandør skal stille med kvalifiserte kursholdereKilde: Kravspesifikasjon – 1.8 Opplæring og kurs
• Opplæring/bistand: leverandør skal tilby opplæring/kurs og bistand i avtaleperiodenKilde: Vedlegg A / Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter – Opplæring
• Opplæring i bruk av produkter/teknikkerKilde: Kravspesifikasjon – 1.8 Opplæring og kurs
• Sikkerhet og regelverk: produktene skal oppfylle gjeldende norsk og europeisk regelverk; forsvarlig merket på norsk/skandinavisk språk; sikkerhetsdatablad tilgjengelig for relevante produkter; dokumentasjon på kvalitet/opprinnelse/bruksområde kan legges vedKilde: Kravspesifikasjon – 1.1 Produktene skal oppfylle gjeldende regelverk
• Sortimentkrav: må omfatte farge og bleking; samt sjampo, kur og stylingprodukterKilde: Kravspesifikasjon – 1.2 og 1.3
• Kjemiske produkter: tilgjengelig brukerveiledning og nødvendig produktinformasjon på norsk/skandinavisk språkKilde: Kravspesifikasjon – 1.4
• Håndtering av reklamasjoner og avvik: skal ha rutinerKilde: Kravspesifikasjon – 1.7 Service og oppfølging
• Dedikert kontaktpersonKilde: Kravspesifikasjon – 1.7 Service og oppfølging
• Miljø og bærekraft: bevisst forhold; produkter oppfylle miljøkrav der relevant; bør være miljømerkede der ordninger finnes; bør tilby produkter med redusert miljøbelastning og redegjøre for transporttiltakKilde: Kravspesifikasjon – 1.9 Miljø og bærekraft
• Kursfrekvens og gjennomføring ved hver skoleKilde: Kravspesifikasjon – 1.8 Opplæring og kurs
• Priser skal oppgis i NOK eks. mva.; prisregulering mulig etter ett år basert på kostnadsendringer/KPI pr 15. i måneden før avtalen trådte i kraft, inntil én gang årlig. Oppdragsgiver varsles minst 1 måned før og må godkjenne; ingen tilbakevirkende kraftKilde: Vedlegg A / Priser og prisreguleringer
• Gebyrer aksepteres ikke (fakturagebyr eller andre gebyrer)Kilde: Vedlegg A / Gebyrer
• Fraktkostnader: varer skal leveres fraktfritt til bestillers leveringsadresseKilde: Vedlegg A / Fraktkostnader
• Fakturering: faktura sendes pr bestilling; skal spesifisere avtalereferanse/avtalenummer, bestiller, leveransedato og varelinjedetaljerKilde: Vedlegg A / Faktura
• Elektronisk faktura: EHF via ELMA (EHF), samt krav om bestillerreferanse (6 siffer) – manglende referanse medfører returKilde: Vedlegg A / Fakturaadresse og bestillerreferanse
• Elektronisk handel: leverandør skal implementere for elektronisk avrop; leveranser skal kunne skje via katalog og/eller punch-out; bestillingsnummer skal benyttes som referanse på ordrebekreftelse, pakkseddel og fakturaKilde: Vedlegg A / Elektronisk handel
• Katalog/punch-out ved prisendringer: oppdaterte kataloger senest 30 virkedager før prisendring; ved punch-out varsling 30 dager før ikrafttredelse og prisene oppdateres i nettbutikk før kl. 08.00 samme dag; endringslogg på dato/tid detaljertKilde: Vedlegg A / Elektronisk handel (katalog/punch-out)

• Dokumenttekst for konkurransegrunnlaget inneholder tildelings- og kvalitetskriterier som viser at miljøkriterier skal defineres i kravspesifikasjonen, men miljøkrav er dels beskrevet som 'bør' og dels som evaluerbare beskrivelser; eksakt evalueringsmatrise/vekting innen kvalitet for punktene er ikke fullt gjengitt i utdraget.
• I avtalesiden står det 'Produksjon spesielt for oppdragsgiver' og returregler; detaljer om hva som regnes som 'produsert spesielt' framgår ikke.
• Flere opplysninger om prisskjema/vedlegg (prisregime, hvilke varelinjer) er ikke inkludert i teksten, kun at prisskjema skal leveres i Excel.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet (Bilag 3) skal priser oppgis eks. mva., fritt levert oppdragsgivers oppgitte leveringsadresse, og uten å medregne rabatt i evalueringen. Kan dere bekrefte hvordan «pris eks. mva. pr stk» og «rabatt øvrig sortiment» skal forstås i forhold til GRIP-evalueringen, og om rabatt/øvrig sortiment skal fylles ut i andre kolonner enn de som brukes til evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at Excel-prisskjemaet fylles ut slik at både prisene og felt for rabatt behandles riktig i evalueringen, og unngå at leveransen blir feilkomponert.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Pris 40%) / Kvalifikasjonskrav og Kravspesifikasjon – Pris og GRIP

2. Kvalitetskriteriet (60%) evalueres på «tilknyttede krav» med lik innbyrdes vekting og poeng 0–5, men evalueringsmatrisen fremgår ikke fullt ut i utdraget. Kan dere oversende/konkretisere hvilken dokumentasjon/beskrivelsesformat som forventes for hvert punkt 1.5–1.10 i kravspesifikasjonen, og hvordan dere gir poeng innen hvert delpunkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hva som vektlegges og hvordan tilbudet bør struktureres for å oppnå høy kvalitetspoeng.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier (Kvalitet 60%) / Kravspesifikasjon pkt. 1.5–1.10

3. Når det i kravspesifikasjonen pkt. 1.5 står at «Normal leveringstid skal ikke overstige 3 arbeidsdager», hva skal forstås som startpunkt og leveringsdato: bestillingsdato i deres e-handelssystem (ordrer), ordredato i punch-out, eller dato leverandør registrerer bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsen til leveringstid påvirker leverandørens planlegging, lagerstrategi og risiko/forventninger ved avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.5 Bestilling og levering

4. Kravspesifikasjonen pkt. 1.8 angir «minimum ett fysisk kurs per halvår ved hver skole», og skolene oppgir bl.a. «Sentrum videregående skole». I avtaleutdraget/avtalesiden listes andre skoler (bl.a. Skarnes videregående skole, samt ikke «Sentrum vgs»). Kan dere bekrefte hvilke skoler som faktisk omfattes av avtalen for kursplikt (samlet liste) og om kursforpliktelsen gjelder alle skolene til enhver tid i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kursomfang og tilhørende ressurskostnader må prises korrekt, og det er kritisk å avklare faktisk skoleomfang.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.8 Opplæring og kurs / Avtaleside – «Skolene og antall elever …»

5. Avtalesiden (Bilag 2) sier: «Produksjon spesielt for oppdragsgiver» og «Returrett gjelder ikke ved bestillinger som er produsert spesielt for oppdragsgiver», men kriteriene for hva som regnes som «produsert spesielt» er ikke tydelig i utdraget. Kan dere beskrive hvilke situasjoner som faller inn under «produsert spesielt» (f.eks. egenproduserte blandinger, private label, tilpasninger, bestillingsspesifikke batcher), og om leverandøren kan definere/avgrense dette i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returrett påvirker risiko ved feilbestilling/udsolgt vare, og leverandøren må forstå terskelen for når retur blir utilgjengelig.

   Kilde: Avtale/Standard avtalevilkår – Retur og reklamasjon (Bilag 2 / Standard avtalevilkår pkt. 8. Returrett av varer)

6. I standard avtalevilkår pkt. 7.2 står det DDP Incoterms 2020 («ferdig losset på anvist sted») og i avtalesiden står det «Varer skal leveres … fraktfritt». Kan dere bekrefte at leverandøren skal ta hele frakt-/leveringskostnaden og ansvaret helt frem til oppgitte leveringsadresse (inkl. lossing), og at dette er innbakt i prisskjemaet (fritt levert) uten tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Innlevering av korrekt prisforutsetning er avgjørende for å unngå tap på logistikken og for å sikre samsvar med GRIP-prisgrunnlaget.

   Kilde: Standard avtalevilkår pkt. 7.2 Levering (DDP Incoterms 2020) / Avtaleside – Fraktkostnader

7. Kravspesifikasjonen pkt. 1.10 om «Kvalitet hårfarge» sier at tilbyder skal oppgi anbefalt forbruk (ml/gram) pr behandling i prisskjemaet, og at lavt og dokumentert forbruk vil vektlegges. Kan dere avklare hva som regnes som «dokumentert» forbruk (f.eks. teknisk datablad, testprotokoll, produsentens anbefalinger), og om det forventes dokumentasjon ved tilbudsinnlevering eller ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både tilbudets kvalitetspoeng og hvilken type underlag leverandøren må ha klart (og når).

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.10 Kvalitet og brukervennlighet

8. Miljøkriteriene er angitt som «Definer i kravspesifikasjonen», og pkt. 1.6, 1.9 og 1.10 bruker både «bør» og «kan» formuleringer. Kan dere bekrefte hvordan miljøtemaene inngår i poengsettingen (hvor mye av 60% kvalitet som faktisk påvirkes av miljøbeskrivelsene), og om det finnes en minimum forventning som må møtes for å få poeng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om miljøbeskrivelsene er «winning factors» eller mer generelle forhold, slik at ressursbruk i tilbudet blir riktig.

   Kilde: Konkurransedetaljer – Miljøkriterier (Definer i kravspesifikasjonen) / Kravspesifikasjon pkt. 1.6 og 1.9

9. Elektronisk handel: Avtalen sier leverandøren skal implementere forpliktelser for ehandel, tilby «punch-out» eller katalog, og at oppdaterte kataloger skal være fylkeskommunen ihende minst 30 virkedager før prisendring. Kan dere beskrive hvilken løsning dere forventer i denne anskaffelsen (katalog vs punch-out) og om det er krav til oppstart/Go-live-tidspunkt før avtaleperiode (01.11.2026)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjons- og oppstartskrav kan gi betydelige kostnader og må planlegges i forkant av avtaleoppstart.

   Kilde: Avtale/Avtaleside – Elektronisk handel og Avtaleopplysninger og varekatalog