Rammeavtale Skadedyrbekjempelse og kontroll

Rammeavtale for skadedyrbekjempelse og kontroll for Melhus kommunes eiendommer/bygg (barnehager, skoler, helsebygg mv.). Inkluderer forebyggende tiltak, faglig rådgivning, inspeksjon/befaring og ad hoc utrykning ved akutte/andre skadedyrproblemer. Arbeid gjelder bl.a. rotter/mus, insekter (vegger/veggdyr, kakerlakker, skjeggkre, maur), fuglesikring og behandlinger med oppfølgingsbesøk. Kontrakt: 2 år (01.07.2026–30.06.2028) med mulighet for forlengelse (1+1 år). Det skal inngås avtale med én leverandør. Total ramme: 2 400 000 NOK eks. mva., uten forpliktelse for oppdragsgiver.

• Skatteattest (mva. og skatt) – gjelder norsk leverandør

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, og ikke ha restanser av betydning.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 (Skatteattest)
• God erfaring fra gjennomføring av tilsvarende leveranser/sammenlignbare oppdrag

  Dokumentasjon: Liste med oversikt og beskrivelse over leverandørens mest relevante oppdrag de 3 siste årene, minst: navn oppdragsgiver/mottaker, kontaktperson, oppdragets verdi/omfang, tidspunkt for leveransen, kort beskrivelse av leveransen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)

• Vedlegge skatteattest (dersom valgte leverandør er norsk)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
• Inngi liste over relevante oppdrag (de 3 siste årene) med angitt minimumsinformasjonKilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Elektronisk tilbud via Mercell (tilbudsfrist innen frist), med krav om korrekt utforming av dokumenterKilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1–5.3, 5.2
• Elektronisk signatur ved levering av tilbudKilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (Elektronisk signatur)
• Ferdig utfylt Bilag/Vedlegg som inngår i tilbudsdisposisjonen: Bilag 1–4 (leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. «Tilbudets utforming» (disposisjon)
• Ferdig utfylt Vedlegg 1 – PrisskjemaKilde: Konkurransegrunnlag pkt. «Tilbudets utforming» og pkt. 4.1
• Ferdig utfylt Vedlegg 2 – TilbudsskjemaKilde: Konkurransegrunnlag pkt. «Tilbudets utforming»
• Ev. avvik/forbehold må fremgå av Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (dersom relevante)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. «Forbehold og avvik»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Følge lover/forskrifter og gjeldende forskrift om skadedyrbekjempelse (HOD)Kilde: Bilag 1 (Gjennomføring av kontrakt og oppdrag)
• Bruke godkjente preparater og metoder i tråd med regelverk; alle oppdrag etter gjeldende forskrift om skadedyrbekjempelseKilde: Bilag 1 (Lover, forskrifter og standarder)
• Dokumentasjon/protokoll etter bekjempelse (inkl. kontaktinfo, skadedyrart, metode, evt. pesticider og begrunnelse ift. substitusjonsprinsipp). Bildedokumentasjon ved avvik som hindrer normal utførelseKilde: Bilag 1 (Kvalitetssikring, egenerklæring eller ferdigprotokoll)
• Personell: god kompetanse og relevant erfaring; kontaktperson for hele oppdraget; oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved saklig grunnKilde: Bilag 1 (Tilbud personells kompetanse og erfaring / Leverandørens kompetanse)
• Responstid: ordinære oppdrag – maks 3 arbeidsdager før påbegynnelse; hasteutrykning – oppmøte innen 4 timerKilde: Bilag 1 (Levering/Responstid)
• Arbeid utover standard omfang: forhåndsgodkjennes av oppdragsgiverKilde: Bilag 1 (Oppdrag utover standard)
• Elektronisk servicerapport for hvert besøk/oppdrag mv. tilgjengeliggjøres så fort som muligKilde: Bilag 1 (Digital rapportering)
• Statistikk/rapportering ved avslutning: bistå med detaljert statistikk basert på fakturaer/prisskjema/timelister mv., oversendes innen 30 dager etter skriftlig forespørsel; ingen særskilt betalingKilde: Bilag 1 (Utarbeiding av statistikk)
• Årlig miljørapport: oversikt over type/mengde bekjempelsesmidler, vurdering av miljøpåvirkning, evt. avvik og forbedringstiltakKilde: Bilag 1 (Miljørapportering)
• Substitusjonsprinsippet: lavest mulig skadevirkning for helse og miljø; farlige kjemikalier skal erstattes med mindre farlige/ufarligeKilde: Bilag 1 (Miljøkrav / Substitusjonsprinsippet)
• Farlige kjemikalier/gift: giftfrie metoder og godkjente kjemikalier fortrinnsvis; bruk av gift godkjennes av oppdragsgiver på forhåndKilde: Bilag 1 (Miljøkrav / Midler for bekjempelse)
• Kun registrerte/godkjente stoffer i Norge (Biocidforskriften); kjemikaliehåndtering etter Kjemikalieforskriften; sikkerhetsdatablad tilgjengelig på stedetKilde: Bilag 1 (Miljøkrav / Kjemikalier/biocider)
• Avfallshåndtering: leverandør fjerner alt avfall etter oppdrag, avhending etter lov/forskrift; farlig avfall behandles iht. anvisninger og kvittering kan fremvisesKilde: Bilag 1 (Miljøkrav / Krav til avfallshåndtering og miljø)
• Transport: ønskelig at personell bruker nullutslippskjøretøy (batteri/hydrogen)Kilde: Bilag 1 (Transport til og fra oppdrag)
• Utstyr: leverandøren skal selv sørge for nødvendig utstyr/verktøy/hjelpemidler og koste drift/vedlikeholdKilde: Bilag 1 (Krav til Leverandørens hold av utstyr mm)
• Ryddighet/avfall på lokasjon: lagring kun på avtalt plass; overflødige materialer og avfall fjernes snarest; rydding/rengjøring etter arbeidKilde: Bilag 1 (Bruk av Melhus kommunes lokaler og krav til ryddighet)
• HMS: arbeidsmiljøloven og forskrifter skal følges; kostnader skal være innkalkulert i prisenKilde: Bilag 1 (HMS-krav)
• Priser inkluderer samtlige kostnader; ikke administrativt påslag eller fakturagebyr. Priser eks. mva. i NOK.Kilde: Bilag 3 (Prisbestemmelser / Priser)
• Ingen forpliktelse/rettighet knyttet til total rammeverdi (2 400 000 NOK eks. mva.) – ramme gir ingen garanti for volumKilde: Bilag 1 (Avtalens totale ramme ... ingen forpliktelser/rettigheter)
• Fakturering: 30 dagers betalingsfrist; faktura via EHF (evt. alternativ e-post ved manglende EHF); rette feil ved bestridt faktura uten ugrunnet opphold med ny betalingsfristKilde: Bilag 3 (Fakturering / Feil og mangler ved faktura)
• Avrop: oppdragsgiver har rett men ingen plikt til å avrope; omfang i konkurransegrunnlaget er veiledende/estimatKilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 1.2 (Oppdragsgivers rett og plikt)
• Underleverandører ikke oppført med forpliktelseserklæring må forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver; oppdragsgiver kan kreve bytte ved saklig grunnKilde: Bilag 4 (Underleverandører og bruk av tredjepart)

• Krav til dokumentasjon i Bilag 2 er oppsummert som «minimumskrav» og «akselrterer og bekrefter at Bilag 1 er oppfylt», men det fremgår ikke eksplisitt i teksten hvilken øvrige dokumentasjon utover sjekkpunktene som skal vedlegges for å dokumentere minimumskrav.
• Tildeling kun på pris (100 %), men ingen konkrete prismodeller/vekting per post fremgår utover at alt skal besvares i Vedlegg 1 – Prisskjema.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse står at vi skal dokumentere minimumskrav «gjennom aksept og etterspurt dokumentasjon», men det er uklart hvilken ytterligere dokumentasjon (utover sjekkpunktene i tabellen) som skal leveres for å dokumentere oppfyllelse av minimumskravene. Kan dere spesifisere nøyaktig hvilke dokumenter/vedlegg som skal lastes opp i Mercell for å dokumentere hvert enkelt minimumskrav i Bilag 2 (ja/nei)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning må leverandøren forstå nøyaktig hvilken dokumentasjon som faktisk skal leveres for å oppfylle minimumskravene.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse / «Minimumskrav»

2. I Bilag 2 – minimumskrav skal vi oppgi «List opp kjøretøy som vil bli benyttet i oppdrag for Melhus kommune». Er det tilstrekkelig å oppgi kjøretøyliste på et overordnet nivå (f.eks. type/egenskap som el/hybrid og evt. antall), eller må dere oppgi konkrete opplysninger som registreringsnummer og/eller førerkompetanse? Hvis dere har et ønsket format, kan dere dele mal/krav til hva som skal stå i feltene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart dokumentasjonsnivå kan gi feil utfylling eller avvik dersom kravene tolkes strengt.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse / Minimumskrav (kjøretøy)

3. Krav i Bilag 1 beskriver blant annet «Bildedokumentasjon skal inngå som en del av dokumentasjonen når det er avvik som gjør at jobben ikke kan utføres som normalt». Hva skal anses som «avvik» i praksis (eksempler), og skal bildedokumentasjon alltid oversendes til oppdragsgiver i samme leveranse/etter besøket, eller kan dette leveres etterskuddsvis (og i så fall innen hvilken frist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjons- og leveransetid påvirker både kapasitet og hvordan vi planlegger kvalitetssikring og rapportering.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon / Kvalitetssikring, egenerklæring eller ferdigprotokoll

4. I Bilag 1 står det «Ved bestilling av ordinære oppdrag skal maksimal responstid være 3 arbeidsdager før arbeidet er påbegynt» og «hasteoppdrag: oppmøte i løpet av 4 timer». Hvilke typer oppdrag kategoriseres som «ordinære» vs. «hasteoppdrag» for rammeavtalen (f.eks. maur/vegger/rotter vs. insekter som haster av helsehensyn)? Har dere en definisjon eller eksempel-liste dere legger til grunn ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidene er absolutte og har stor kostnads- og bemanningskonsekvens. Vi må vite kategoriseringen for å prise riktig og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon / Levering/Responstid

5. Bilag 1 sier «Arbeid og materiell utover standard omfang skal forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver». Hvor går grensen mellom «standard omfang» og «utover standard» per tjenestetype/produkter i Vedlegg 1 – Prisskjema? Hvis dere ikke har en tydelig grense, kan dere beskrive beslutningsprosessen og hvilke parametere oppdragsgiver normalt bruker for forhåndsgodkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart avgrensningsgrunnlag kan medføre at vi enten priser for høyt (for sikkerhets skyld) eller leverer uten godkjenning og risikerer avvisning/kontraktsbrudd.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon / Oppdrag utover standard

6. Tildeling skjer etter pris 100 %, men dokumentasjonen omtaler bare «Vedlegg 1 – Prisskjema» uten å beskrive hvordan evalueringen beregnes (f.eks. summering av poster, eventuelle vektfaktorer, behandling av opsjoner/avrop og hvordan «beregnet avtalepris» henger sammen). Kan dere bekrefte hvordan poeng/score beregnes fra Vedlegg 1 (inkl. om alle poster vektlegges likt, og om det finnes spesielle regler ved tomme/0-priser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere et konkurransedyktig og compliant pristilbud må vi forstå evalueringsformelen og hvordan prisskjemaet brukes i rangeringen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag / Tildeling og evaluering av pris

7. Prisskjemaet skal besvares «alle poster» og manglende besvarelse kan medføre avvisning. Samtidig står det i Bilag 1 at «Denne listen er ikke uttømmende» og at oppdragsgiver kan bruke «alle leverandørs tjenester og varer». Hvordan forventer dere at vi priser varer/tjenester som ikke fremkommer i Vedlegg 1, og skal disse prises kun med samme «prisnivå/rabatter/påslag» (jf. Bilag 3), eller skal vi også prise konkrete «ukjente» underkategorier i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan «ikke-uttømmende» sortiment håndteres i prissetting for å unngå avvisning eller senere tvist om priser ved avrop.

   Kilde: Konkurransegrunnlag / Beskrivelse av oppdragsgivers behov (ikke uttømmende) samt Bilag 3 – Prisbestemmelser

8. Kontrakten gjelder både arbeid og materiale, og oppdragsgiver sier total ramme 2 400 000 NOK eks. mva «medfører ingen forpliktelser». Samtidig reguleres responstid og oppmøtekrav. Kan dere bekrefte hvordan avrop typisk gjøres (frekvens/omfang) og om det finnes minimumsforpliktelser per måned/år, eller er leverandør fullt ut risikobærer for volumet innen ramme?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volumrisiko påvirker tilbudt bemanning, lager/utstyr og dermed prising. Leverandøren bør få avklart om det finnes eventuelle indirekte minimumsforutsetninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlag / Anskaffelsens omfang og avtalens varighet (ramme uten forpliktelser) og Bilag 1 / Levering/Responstid

9. I Bilag 1 står det at det «skal åpnes for mulighet til å avholde minst et brukermøte pr. år» der leverandør må stille kostnadsfritt. Kan dere bekrefte lokasjon/omfang (antall deltakere dere forventer, varighet og om dette faktureres aldri), og om brukermøtet kan være digitalt eller alltid fysisk i Melhus-kommunes lokaler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Møtekostnader må innkalkuleres. Uklare krav kan gjøre at tilbudet ikke matcher faktiske leveranseforpliktelser.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon / Frister og rutiner for møter