Rammeavtale om kjøp av ferskt kjøtt og kjøttprodukter

Rammeavtale om kjøp av ferskt kjøtt og kjøttprodukter til Oslo kommunes Sykehjemsetat (langtidshjem/helsehus og produksjonskjøkken). Kontrakten er en rammeavtale med én leverandør, kontraktsperiode 2 år fra kontraktsignering, med opsjon for forlengelse inntil 1+1 år. Maksimal rammeverdi oppgis til 22 000 000 NOK (retningsgivende).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister i henhold til lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.1
• Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittrating tilsvarende AA eller bedre (ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristen). Eventuelt annet egnet dokument ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.2
• Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av de viktigste leveransene de siste tre år (kontraktens verdi, tidspunkt for levering, navn på oppdragsgiver og oppdragets innhold).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem (evt. attest fra uavhengige organ, f.eks. ISO 9001:2015).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak som sikrer egnethet til å oppfylle kontraktens miljøbestemmelser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak. Evt. attester (f.eks. EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende; ISO 14001 el. tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal være egnet til å oppfylle kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg 7/svarskjema og faktisk dokumentasjon med henvisning til oppgitte krav til policy/retningslinjer, prosesser/rutiner og (ved bruk av underleverandører) suppliers code of conduct.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3, jf. Vedlegg 7

• Signert tilbudsbrev. Avvik skal være tydelig fremgått med henvisning til hvor i tilbudet avviket finnes (sidetall og punktnummer).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / Vedlegg 4
• Utfylt ESPD i KGV (eget ESPD for eventuelle foretak leverandøren støtter seg på).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / punkt 4.1
• Eventuell forpliktelseserklæring fra foretak som leverandøren støtter seg på for kvalifisering (vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / Vedlegg 3
• Dokumentasjon for krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv.: firmaattest (forutsatt krav til dette).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / punkt 4.2.1
• Dokumentasjon for økonomisk/finansiell kapasitet: kredittrating (AA eller bedre, ikke eldre enn 6 måneder) eller annet egnet dokument ved saklig grunn.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / punkt 4.2.2
• Dokumentasjon for tekniske og faglige kvalifikasjoner (beskrivelser): viktigste leveranser siste 3 år, arbeidsstyrke/ledelse, kvalitetssikringssystem, miljøledelsestiltak.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / punkt 4.2.3
• Utfylt vedlegg 7: Svarskjema kvalitfikasjonskrav/aktsomhetsvurderinger.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste) / Vedlegg 7
• Vareprøver for angitte produktnr (56, 12, 45, 58, 59, 60, 61, 62, 18, 57, jf. liste).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4.1 (Vareprøver)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Holdbarhet på ferdigpakkede porsjoner: minimum 21 dager.Kilde: Vedlegg 1 - kravspesifikasjon punkt 1.1
• Produktene skal ikke inneholde palmeolje.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.2
• Kjøttpålegg skal leveres ferdig oppskåret, og pris skal baseres på dette.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.3
• Leverandøren skal kunne samarbeide med produksjonskjøkkenet hvis sammensetningen av produkter må endres/tilpasses behov.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.4
• Leverandøren skal kunne tilby kjøttpålegg i pakninger på 100 g og 250 g, med lik kilopris for begge.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.5
• Kjøttkaker/karbonader/kjøttboller/steikte/røkte kjøttpølser/kjøttpudding/kålboller/medisterkaker skal leveres i ferdig vakuumpakkede sous vide-poser i angitte porsjonsstørrelser og tåle oppvarming opptil 120 °C.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.6
• Kjøttkaker og kjøttboller: 60 g pr. stykk.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.7
• Leverandøren ansvarlig for at produksjon og leveranse er i overensstemmelse med norske lover/forskrifter/pålegg for produktområdet (inkl. hygiene, merking, innholdsdeklarasjon, transport, sporbarhet, tilbakekalling).Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.1
• Leverandørens virksomhet skal være registrert hos Mattilsynet.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.2
• Leverandøren skal ha innført system for IK-MAT/HACCP.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.3
• Levering: to ganger per uke; leveringstid til produksjonskjøkken 07:00-12:00 og til institusjoner 08:00-14:00; faste dager avtales med hver institusjon.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.4
• Varene til produksjonskjøkkenet skal leveres i rullecontainere.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.5
• Alle leveringskostnader/avgifter skal være inkludert i produktprisene.Kilde: Vedlegg 1 punkt 3.3
• Pris på ikke-avtalefestede/nye varer/erstatnings-/sesongvarer skal være konkurransedyktig, og påslag skal ikke avvike vesentlig fra påslag for mest nærliggende fastprisede vare; leverandør skal kunne dokumentere ny pris ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 punkt 3.1
• Leverandøren skal benytte kun nullutslipps- eller biogasskjøretøy i rammeavtalen.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.1; Kontraktsformular punkt 11.1
• Leverandøren skal være medlem i Grønt Punkt Norge (eller tilsvarende returordning).Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.2
• All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar; leverandøren skal etter hver levering fjerne emballasje som ikke er naturlig å beholde, og tilby retur av pant/papp/paller/pallebur; panteordninger for emballasje aksepteres ikke.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.3
• Leverandøren skal tilby økologiske produkter i sitt sortiment.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.5
• Leverandøren skal samarbeide med produksjonskjøkkenet ved utvikling av oppskrifter, inkl. erstatning av deler av kjøttet i farseprodukter med plantebaserte ingredienser.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.6
• Leverandøren skal sørge for god dyrevelferd i tråd med regelverk/bransjeregelverk.Kilde: Vedlegg 1 punkt 5.1
• Leverandøren skal på forespørsel rapportere hvordan dyrevelferd ivaretas.Kilde: Vedlegg 1 punkt 5.2
• Leverandøren skal på forespørsel kunne levere oversikt over gårder som leverer kjøttprodukter til Sykehjemsetaten; stedlig kontroll kan gjennomføres i kontraktsperioden.Kilde: Vedlegg 1 punkt 5.3
• Nullutslipps-/biogasskrav til transport gjentas som kontraktsmiljøkrav.Kilde: Kontraktsformular varer punkt 11.1
• Leverandøren skal betale tilbake/holde tilbake emballasje i henhold til returordning: leverandøren skal etter hver levering fjerne emballasje som ikke er naturlig for mottaker å beholde og tilby retur; panteordninger aksepteres ikke.Kilde: Kontraktsformular punkt 11.5; Standard kontraktsvilkår punkt 4.5
• Leverandøren skal sørge for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (UNGP/OECD); skal senest 6 måneder etter kontraktsignering ha organisert arbeidet etter angitte minstekrav.Kilde: Kontraktsformular punkt 12 (Krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv)
• Oppdragsgiver kan kreve deltagelse i oppfølgingssamtaler, besvare egenrapporteringsskjema (innen 4 uker), fremleggelse av policy/rutiner, dokumentasjon og oversikt over produksjonsenheter; revisjoner/kontroller kan gjennomføres fra kontraktsinngåelse til 6 måneder etter sluttfaktura.Kilde: Kontraktsformular punkt 12.2-12.3
• Dagmulkt ved forsinket levering: standard 1,5 ‰ av total kontraktssum (min. 1 000 pr. hverdag) inntil levering; samlet dagmulktsansvar begrenset til 15% av total kontraktssum.Kilde: Standard kontraktsvilkår punkt 9.2; Kontraktsformular innhold (TOC viser 10)

• Tilbuds-/innleveringsfrist er ikke oppgitt i teksten (henvises til Doffin/TED).
• Eventuelle detaljer i «Avvik»/avvisning utover at vesentlige avvik ikke tillates, er ikke gjengitt konkret med punktvis avvisningskonsekvens.
• Prisregulering: KPI-angitt, men reguleringsmekanisme (formel/frekvens/tidspunkt) er ikke beskrevet i teksten.
• Kontraktsvilkår om reklamasjonsfrist/garanti er tomt i kontraktsformularen (overskrift «Utvidet garanti» og «Absolutt reklamasjonsfrist» uten innhold i utdraget).
• Vareprøverlevering: dato er oppgitt (tirsdag 4. august), men årstall fremgår ikke eksplisitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan Oppdragsgiver bekrefte nøyaktig dato og tidspunkt for tilbudsfrist (innlevering via KGV), samt hvilken tidssone KGV bruker for fristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig innleveringstidspunkt er avgjørende for at tilbudet ikke skal bli avvist.

   Kilde: 3.3 Tilbudsfrist

2. Vennligst spesifiser hvordan KPI (konsumprisindeksen) skal brukes til prisregulering: hvilken KPI-indikator (f.eks. total KPI/undergruppe), hvilken referanseperiode, reguleringsfrekvens (år/halvår/måned) og tidspunkt for første regulering.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregulering påvirker prising av rammeavtalen og risiko over kontraktsperioden.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontraktsformular (punkt 8.2 Prisregulering) / Standard kontraktsvilkår (punkt 7.2 Prisregulering)

3. I kontraktsformularen står «Utvidet garanti» og «Absolutt reklamasjonsfrist» uten innhold i utdraget. Kan Oppdragsgiver bekrefte hva som faktisk gjelder for (i) utvidet garanti, (ii) absolutt reklamasjonsfrist (lengde og starttidspunkt), og om dette avviker fra standardvilkårenes reklamasjonsfrist (2 år)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reklamasjons- og garantiløpetid er sentralt for leverandørens kommersiell og operasjonell risiko.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontraktsformular (punkt 9 Leverandørens garanti/absolutt reklamasjonsfrist)

4. Vareprøver: Hvilket år gjelder leveransen til «tirsdag den 4. august» for vareprøvene, og fra hvilket tidspunkt forventes mottak/overlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart årstall kan skape feil planlegging av produksjon og innlevering.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 3.4.1 Vareprøver / vareprøveavsnittet

5. Vareprøver og dokumentasjon: For produktdatablader som skal leveres for de resterende produktene før oppstart av kontrakt—kan Oppdragsgiver presisere (i) krav til format (PDF/annet), (ii) hva databladene minimum må inneholde, og (iii) om datablader kan være fra produsent/leverandørkjede eller må være spesifikt til Oslo-materialet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsdrivere og tidsplan avhenger av hva som kreves i produktdatablader.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 3.4.1 Vareprøver

6. Levering to ganger pr. uke: Kan Oppdragsgiver presisere om faste leveringsdager er de samme for alle institusjoner, eller om tilbyder må legge opp til ulike faste dager per institusjon, og hvordan dette skal planlegges (f.eks. mandag/onsdag vs. tirsdag/fredag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlegging og logistikk (kostnad og bemanning) avhenger av leveringsfrekvens og mønster per leveringssted.

   Kilde: Vedlegg 1 Krav til levering og bestilling (punkt 2.4)

7. Ordrebekreftelse: Kontrakten sier at levering skal bekreftes «så snart som mulig» per e-post. Hva regnes som tilfredsstillende responstid (innen X timer/dager etter bestilling), og gjelder det samme responstid for alle typer bestillinger (ordinære vs. rest/haste)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid påvirker drift, avvikshåndtering og kan bli grunnlag for mislighold/poeng i evaluering.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontraktsformular (endring i standardvilkårene punkt 4.3 Ordrebekreftelse) samt evaluering «rutiner på bestillinger, leveringer og rest/hasteleveranser»

8. Klima- og miljøhensyn i evaluering: Hvordan dokumenteres og vektes «Miljøvennlig mat» og «Matsvinnhensyn» i praksis—vil Oppdragsgiver bruke konkrete kravspunkter i kravspesifikasjonen (f.eks. 4.5 økologiske produkter, 4.7 kortreiste råvarer, 4.8 system for å minske matsvinn), og hvilke elementer forventes å fremgå av «utfylt kravspesifikasjon»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare dokumentasjons- og vurderingsgrenser gjør det vanskelig å gi konkurransedyktig tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 5.1/5.2 Tildelingskriteriene «Klima- og miljøhensyn» samt Vedlegg 1 Krav knyttet til klima- og miljøhensyn (punkt 4.5, 4.7, 4.8)

9. Aktsomhetsvurderinger: Kontrakten sier at leverandøren skal være organisert i tråd med UNGP/OECD «senest fra 6 måneder etter kontraktsignering». Kan Oppdragsgiver bekrefte om kravet i praksis betyr at leverandøren ikke må ha fullt operativt system klart ved tilbudstidspunkt, men at man skal beskrive hvordan systemet etableres innen 6 måneder (tiltaksplan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skiller mellom «beskriv/plan» og «implementert system nå» påvirker tilbudets innhold og ressursbehov.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontraktsformular punkt 12.1/12. Kvalifikasjonskrav/krav til aktsomhetsvurderinger (særlig «senest fra 6 måneder etter kontraktsignering»)

10. Oppdragsgivers bruk av rammeavtalen: Kan Oppdragsgiver oppgi forventede volumfordelinger mellom de 21 institusjonene og produksjonskjøkkenet (f.eks. andel til produksjonskjøkken vs. andel til institusjoner), og hvordan avrop historisk fordeler seg på ukedager?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Volum- og avropsmønster påvirker kostnadsmodell, bemanning og leveringsplan, og kan påvirke evalueringen av leveringsrutiner.

    Kilde: Konkurransegrunnlaget Innledning/Omfang (leveringssteder) og Vedlegg 5 Kontraktsformular «Møter/statistikk og informasjon» samt Vedlegg 1 «rutiner på bestillinger, leveringer og rest/hasteleveranser»