Rammeavtale IKT-Utstyr

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av nytt IKT-utstyr til kommunene ITMidt (Melhus, Midtre Gauldal, Skaun), Leka, Nærøysund og Orkland. Avtalen dekker bl.a. klienter, skjermer, nettbrett, prosjektorer, dataromsløsninger, servere, møteromsutstyr og annet periferiutstyr. Rammeavtalen gir ingen kjøpsforpliktelse, men kommunene kan foreta avrop gjennom avtaleperioden. Tildeling skjer etter pris (50 %) og kvalitet (50 %) basert på prismodell og besvarelse/kravoppfyllelse samt vurdering av tilbudte produktmodeller.

• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten (vurderes ift. avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til slik virksomhet. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å innhente ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap m/ noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning).

  Kilde: Kap. 4.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet
• Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (gjelder kun norsk valgt leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist og uten restanser av betydning.

  Kilde: Kap. 4.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet
• Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker; leveres ved tilbudsinnlevering for oppdrag inntil 3 år tilbake. Leverandør har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Kap. 4.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør skal være godkjent lærebedrift og ha lærlinger ansatt under hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Attest/påvis at tilbyder er tilknyttet godkjent lærlingeordning.

  Kilde: Kap. 4.4 Krav til leverandør
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt integrert ESPD i Mercell for leverandør og eventuelle underleverandører/støtte fra andre samarbeidspartnere.

  Kilde: Kap. 4.1 Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen, og leveres etter den utforming Mercell angir.Kilde: Kap. 6 INNLEVERING AV TILBUD… (bl.a. 6.1, 6.4)
• Tilbudets personer som leverer elektronisk tilbud skal ha myndighet til å inngå tilbud på leverandørens vegne.Kilde: Kap. 6.2 Elektronisk tilbud
• Tilbud krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Kap. 6.3 Elektronisk signatur
• Leverandør må sørge for at lagret profil hos Mercell inneholder korrekte opplysninger.Kilde: Kap. 6 (før omtale av 6.1)
• Tilbudet skal utformes iht. angitt disposisjon: (1) fullstendig utfylt SSA-K med bilag og SSA-K med bilag, (2) fullstendig utfylt Vedlegg 1 med krav/besvarelse (inkl. forslag databehandleravtale ref. pkt. 1.10 i vedlegg), (3) fullstendig utfylt Vedlegg 2 pris- og produktskjema, (4) signert og utfylt Vedlegg 3 tilbudsskjema, (5) dokumentasjon på krav i Mercell knyttet til kvalifikasjonskrav.Kilde: Kap. 6.4.1.1 Tilbudets utforming
• ESPD skal fylles ut i Mercell også for underleverandør (dersom støtte/underleverandør brukes).Kilde: Kap. 4.1 ESPD (særlig 4.1.1 og 4.1.3)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalevarighet: avtaleperiode 01.08.2026–31.07.2028, med opsjoner 1+1 år og oppdragsgiverens ensidige rett til prolongering inntil 2 år.Kilde: Kap. 2.3 Kontraktens verdi og lengde
• Ingen kjøpsforpliktelse; volum er anslag og ikke bindende.Kilde: Kap. 2.3.1 Estimert volum / Kap. 2.2 Omfang
• Ingen anledning til alternative tilbud.Kilde: Kap. 2.8 Alternative tilbud
• Krav om kontrakts-/leveransevilkår: Levering DDP Incoterms 2020, fraktfri levering, og sporbarhet av alle forsendelser elektronisk.Kilde: Vedlegg 1 Krav 2.3 Sporingskrav og 2.4 Fraktfri levering DDP
• Bestillingsportal/punchout: løsning skal kunne kobles mot Visma Enterprise via punchout; roller (IKT-ansatte og innkjøpere) skal differensieres; krav til funksjonalitet inkl. prisvisning, sortimentsvisning, roller/ godkjenning, ordrehistorikk, flere leveranseadresser per kommune og egen pålogging per kommune.Kilde: Vedlegg 1 Krav 3.1 E-handel og Krav 3.2 Bestillingsportal
• Oppetid: garantert minimum 95 % for bestillingsløsning og tekniske løsninger som inngår.Kilde: Vedlegg 1 Krav 3.3 Oppetid
• Kundeservice/support: skandinavisk talende kundeservice 08:00–15:30; support via telefon/chat/e-post/webskjema; etablert ticket-system/serviceportal med tilgang for oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 1 Krav 4.1 Kundeservice og Krav 4.2 Serviceportal
• Garanti-/servicekrav (hovedsortiment): minst 3 års garanti på alle produkter i hovedsortimentet (unntak elevklienter), vederlagsfri inkludert reisekostnader, gratis feilretting/utskifting/arbeidstid; garantigjelder fra leveringsdato.Kilde: Vedlegg 1 Krav 4.3 Garanti
• Reservedeler: hovedsortiment minimum tilgjengelig reservedeler i minst 3 år regnet fra produksjonens opphør.Kilde: Vedlegg 1 Krav 4.7 Krav til reservedeler
• Miljøkrav i distribusjon og emballasje: levering mest miljøvennlig og lokalt med utslippsfrie kjøretøy der mulig; krav til utslippsstandard EURO for kjøretøy; krav til emballasjereduksjon/dobbeltemballasje unngås.Kilde: Vedlegg 1 Krav 5.1 Distribusjon, 5.2 Service kjøretøy, 5.3 Emballasje
• Produkter i hovedsortiment: TCO Certified eller tilsvarende; produkter skal ikke inneholde farlige stoffer i strid med RoHS/REACH/POPs.Kilde: Vedlegg 1 Krav 5.5 Miljømerke og Krav 5.6 Farlige stoffer
• Inventarsystem/tilgang til API: API skal minst tilgjengeliggjøre garanti- og leveringsinformasjon, ordrehistorikk og modell-/serienummer.Kilde: Vedlegg 1 Krav 1.6 Inventarsystem

• Dokumentteksten over viser kun deler av vedlegg/krav; konkrete kontrakts-/leveringsfrister og eventuelle SLA-tillegg for møteromsutstyr, serverrom og kantsortiment er ikke fullt gjengitt i utdraget.
• Manglende eksakt henvisning til enkelte kontraktsledd i SSA-K/SSA-R (f.eks. detaljer om avhending, undersøkelsesplikt/godkjenningsprøve for dette konkrete utstyret) fordi disse ligger i øvrige bilag som ikke er inkludert i teksten du ga.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 krav 1.3 «Oppdragsgiver skal ha innsynsrett i leverandørens innkjøpsfaktura, kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes»: Hvilke dokumenter kan oppdragsgiver konkret be om (inkl. format/perioder), og hvordan skal leverandøren dokumentere innkjøpskost (kostpris) uten å dele sensitiv informasjon utover det som er nødvendig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå rekkevidden og praktisk gjennomføring av innsynsretten for å prise inn kostnader og sikre etterlevelse uten unødig risiko for forretningshemmeligheter.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 1.3

2. I Vedlegg 1 krav 1.5 «Minikonkurranser på hovedsortiment»: Hvilke konkrete prosedyrer og beslutningsfrister gjelder for første minikonkurranse (tidsløp, hvem inviteres, hvordan rangeres/velges, og hva anses som gyldig grunnlag for at oppdragsgiver kan beholde eller endre produkter etter resultatet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Minikonkurranser kan påvirke sortiment, prisgrunnlag og administrative kostnader. Avklaring av prosess og frister er nødvendig for korrekt planlegging og risikovurdering.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 1.5

3. I Vedlegg 1 krav 1.6 «Inventarsystem»: Kan dere spesifisere hva dere forventer av «API» (f.eks. hvilke datapunkter/endpoint-struktur), standard for integrasjon (REST/SOAP, autentisering), tilgjengelighetskrav for API, og hvilke konkrete formater dere ønsker for ordrehistorikk og garanti-/leveringsinformasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan medføre betydelig implementeringsarbeid. Leverandøren må vite teknisk omfang og integrasjonsforutsetninger for å gi et realistisk tilbud (og ev. avklare at dette kan leveres som del av avrop).

   Kilde: Vedlegg 1, krav 1.6

4. I Vedlegg 1 krav 2.1 «Leveringstid hovedsortiment bør ikke overstige 10 virkedager»: Hva regnes som «virkedager» og «levering» i deres praksis (fysisk levering frem til lokasjon vs. klargjort/overlevert hos transportør)? Videre: Finnes det et SLA-nivå/reaksjon ved leveransebrudd som skal forstås sammen med SSA-tekstens dagbot/mislighold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et priskritisk element. Uten presisering av start/slutt for måling og kobling til sanksjoner, kan leverandøren prise inn feil risiko.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 2.1 (og samspill med SSA-K/SSA-R om frister og mislighold)

5. I Vedlegg 1 krav 3.1 «E-handel / punchout»: Kan dere bekrefte hvilken e-handelsportal (Visma Enterprise: hvilken modul/versjon) som skal integreres mot, hvilke punchout-flows som forventes (f.eks. katalog, handlekurv, bestilling, ordrestatus), og hvorvidt dere krever testmiljø/sertifisering samt tidsfrist for leverandørens leveranse av integrasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjon mot e-handelspunchout påvirker både tidsplan og kost. Presisering av tekniske krav og test/sertifiseringsløp er nødvendig for å kunne prise og levere innenfor avtalt start.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 3.1

6. I Vedlegg 1 krav 3.3 «Oppetid garantert minimum 95 %» og krav 3.3.1: Hva menes med «garantert oppetid» (måleperiode, definisjon av nedetid, planlagt vedlikehold), og hva er forventet «alternativ bestillingsløsning» ved nedetid utover 95 % (f.eks. e-postordre, manuell katalog, midlertidig portal), inkludert respons-/implementeringstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av oppetid og alternativ løsning gjør det vanskelig å vurdere leverandørens operasjonelle kostnader og avtalebrudd-/SLA-risiko.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 3.3 og 3.3.1

7. I Vedlegg 1 «Service, support og rådgiving» krav 4.1 «Kundeservice skandinavisk talende 08:00–15:30» samt krav 4.2 om serviceportal: Kan dere spesifisere hvilke kanaler som er minimum (telefon/chat/e-post) for å være innenfor kravet, forventet svartid/åpning av tickets, og om dere krever spesifikke rapporter eller SLA-beregninger i serviceportalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger operasjonelle SLA-er og rapportkrav for å dimensjonere support og prise riktig (og for å unngå at «minimumskrav» tolkes for strengt).

   Kilde: Vedlegg 1, krav 4.1 og 4.2

8. I Vedlegg 1 «Garanti» krav 4.3 og 4.4 samt 4.5: For leverandørens dekning av garantisaker på stedet («reparasjon … på stedet i oppdragsgivers lokaler i normal arbeidstid») – hvilke geografiske begrensninger gjelder (innenfor Trøndelag/fylkesspesifikt eller nasjonalt), og hvordan skal leverandøren håndtere situasjoner der «reparasjon ikke kan utføres innen 15 virkedager» (logistikk/overlevering av erstatningsenhet og krav til kompatibilitet/konfigurasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Geografisk omfang og erstatningsenhetskrav påvirker direkte kost og servicekapasitet. Avklaring reduserer risiko for avvisning eller uriktig prising.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 4.3, 4.4 og 4.5

9. I Vedlegg 1 «Krav til reservedeler» 4.7 og «Serverroms- og nettverksutstyr» krav 10.1.2/10.8.3 («reservedeler tilgjengelig i minst tre/7 år»): Kan dere bekrefte om dette gjelder alle underkomponenter (f.eks. PSU, vifter, backplanes, kabinettkomponenter) eller kun hovedkomponenter, og hvordan dokumentasjonen for reservedels-tilgjengelighet skal leveres (EOL/EOS-publikasjoner, produsentbrev el.l.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et presist omfang for reservedelskravet er avgjørende for leverandørens lager/risiko og for å kunne levere dokumentasjon som oppdragsgiver faktisk aksepterer.

   Kilde: Vedlegg 1, krav 4.7 og 10.1.2 / 10.8.3

10. I Vedlegg 1 «Leveringstidspunkt og andre frister» (ref. også bilag 4): Kan dere oppgi konkrete frister/detaljer for «levering til lokasjon» per avropstype (volumbestillinger fra krav 1.8, ordinære avrop, og store møteroms/AV-leveranser), inkludert om det finnes krav til planlegging, bestillingsvinduer eller behov for befaring før installasjon?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet viser at bilag 4 og enkelte SLA/fristdetaljer kan mangle i utdraget. Leverandøren må vite faktisk avrops- og leveringslogistikk for å gi korrekt kapasitet, bemanning og pris.

    Kilde: Vedlegg 1, krav 1.8 og henvisning til bilag 4 (Leveringstidspunkt og andre frister)