Rammeavtale for renholdsutstyr, papir-, plast - og storhusholdningsprodukter

Anskaffelsen gjelder renholdsutstyr samt papir-, plast- og storhusholdningsprodukter til kommuner (Telemark Innkjøpssamarbeid). Leverandøren skal bl.a. levere produkter fritt levert (DDP Incoterms 2020), tilby nettløsning/punch-out, håndtere reklamasjoner/retur, gjennomføre implementering/informasjonsmøter, og oppfylle detaljerte krav til produktkvalitet, HMS, miljømerking og dokumentasjon av sikkerhetsdatablader.

• Implementeringsplan skal leveres sammen med tilbudet og vise hvordan leverandør planlegger å gjennomføre implementeringsfasen.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 1 (Implementering av avtalen)
• Tilbyders beskrivelse av faglig bistand og kurs innen faglig bistand/kurs skal leveres. Besvarelsen skal beskrive kompetanse/erfaring, kurs/opplæring, omfang og oppfølging, rådgivning/faglig støtte og eventuelle tilleggstjenester. Maks 1200 ord.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 2 (Faglig bistand og kurs)
• Leverandør skal levere/tilby informasjon som gjør at produkter kan bestilles via e-handel/punch-out/roundtrip og oppfylle tilhørende nettbutikkkrav (synlighet, merking, miljømerking, faremerking, avtalte produkter/avtalte priser).Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 35 (Nettbutikk)
• Skal erklære oppfyllelse av minstekrav i kravspesifikasjonen (egenerklæring kravspesifikasjon).Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev.docx (egenerklæring kravspesifikasjon)
• Forpliktelseserklæring skal fylles ut dersom leverandøren benytter underleverandører.Kilde: Vedlegg H - Tilbudsbrev.docx (Forpliktelseserklæring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Informasjonsmøter ved oppstart: leverandøren skal for egen regning gjennomføre informasjonsmøtene og ha gjennomført/avtalt dato for møte med hver kommune innen 6 uker etter signert avtale. Leverandør skal oppgi 1 fast kontaktperson (reserve ved behov).Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 1 (Implementering av avtalen)
• Kundeservice/ordrebekreftelse: tilgjengelig per telefon og e-post kl. 08:00-15:00; ordrebekreftelse automatisk via nettbutikk/e-handelsløsning eller ved manuell bestilling innen 2 timer; support på norsk/svensk/dansk.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 3 (Kundeservice og ordrebekreftelse)
• Dispenser/kompatibilitet: hovedregel kompatible produkter; ved behov for utskifting av dispensere ved oppstart eller i lokasjoner i avtaleperioden skal egnede dispensere leveres og monteres kostnadsfritt (avtales nærmere). Kostnadsfri levering gjelder eksisterende lokasjoner, ikke nye lokasjoner/nyetableringer.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 4 (Dispensere og beholdere)
• Reklamasjon/håndtering: reklamasjoner skal arkiveres og vises på forespørsel med oversikt over alle forespørsler/reklamasjoner. Feilleverte/varer som ikke holder avtalt kvalitet skal tas i retur vederlagsfritt og krediteres ved neste mulighet.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 5 (Håndtering av reklamasjon)
• Sortimentsendringer i avtaleperioden skal godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 6 (Nye produkter)
• Beredskap ved krisesituasjoner (force majeure): så langt mulig prioriteres leveranser til oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 7 (Beredskap)
• Levering/logistikk: DDP Incoterms 2020, varer bestilt innen 12:00 leveres med forsendelsen neste virkedag hvis det er planlagt leveringsdag; varelevering to ganger per uke; kostnadsfri retur av paller/tom emballasje/returvarer ved levering (pant ikke faktureres); levering til avtalt adresse/anvist sted, ikke utomhus, levering til hvert brukersted, levering mellom kl. 08:00-14:00; sjåfør skal kunne kommunisere norsk eller engelsk; leveringsplan avtales skriftlig i implementeringsfasen.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 8 (Levering) + (støttes av Vedlegg D - Rammeavtale.pdf, pkt. 8 Leveringsbetingelser)
• Hastelevering og gebyr: leverandøren skal kunne tilby hastelevering ved behov (bestilling innen 12:00 med levering påfølgende virkedag, også om ikke ordinær leveringsdag); hastegebyr maks 250,- eks. mva.; småordretillegg maks 200,- eks. mva. ved bestillinger under 1000,- eks. mva.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 9 (Hastelevering og småordretillegg)
• Erstatningsprodukt ved mangler: ordre skal leveres komplett; ved mangler skal levere erstatningsprodukt med tilsvarende/best kvalitet til samme pris i samme levering; restordre skal ikke medføre ekstra kostnader; restleveranser uten tillegg i pris/frakt.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 10 (Erstatningsprodukt)
• Retur: feillevering og kjøpers feilbestilling skal kunne returneres for kredit (forutsatt ubrukte/salgbar vare i original emballasje). Ved feillevering skal leverandør kostnadsfritt hente og levere snarest i henhold til bestilling. Retur av emballasje/paller/traller kostnadsfritt. All retur skal være avtalt på forhånd.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 11 (Retur) + (støttes av Vedlegg D, pkt. 9 Returrett av varer)
• Anbrekk: produkter skal kunne tilbys ved anbrekk uten tillegg i pris, så fremt anbrekk inngår som del av større bestilling iht. minsteordre.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 12 (Anbrekk)
• Emballering under transport: emballasje skal være gjenbrukbar eller resirkulerbar; ikke mer innpakning enn nødvendig; ved produkter som skal monteres skal emballasje tas med av montør.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 13 (Emballering under transport)
• Språk i leveransen/kommunikasjon: dokumenter og kommunikasjon skal foregå på norsk, også ved gjennomføring av rammeavtalen/kontrakten.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 14 (Språk) + Vedlegg D, pkt. 1.3
• Produktkvalitet/dokumentasjon: produkter skal være godkjent av norske myndigheter; varedeklarasjon på norsk og forpakninger merket med nødvendige opplysninger; link til oppdaterte HMS-datablad og brukerveiledning skal være tilgjengelig i nettbutikk/punch-out; produktenes kvalitet i samsvar med regelverk; særskilte funksjonskrav for mikrofiberkluter/mopper, toalettpapir/tørkeprodukter, håndhygiene, samt hansker/avfallsposer; levere produkter som ikke risikerer å gå ut av produksjon i avtaleperioden, med erstatning til godkjent kvalitet/pris hvis produkt utgår.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 15 (Produktspekter)
• Mikrofiberkluter/mopper: god sugeevne og absorpsjon; tåle kokvask og minst 500 vask; redusere mikroorganismer med >99% og være skånsomme mot huden.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 19 (Mikrofiberkluter)
• Emballasje/dosering/merking: egnet bruksemballasje; produkter som krever dosering skal ha sikker doseringsløsning og nødvendig utstyr inkludert; etiketter for bruksløsning/doseringsflasker ved fortynning; krav til miljøvennlig og plassbesparende emballering; levere mindre forpakninger tilpasset små enheter.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 20 (Emballasje, dosering og merking)
• Varedeklarasjon/SDS: varedeklarasjon på norsk; sikkerhetsdatablad (SDS) for gratis nedlasting; SDS på norsk, i henhold til regelverk, ikke eldre enn 3 år, korrekt klassifisering, konkret angivelse av nødvendig verneutstyr; SDS skal leveres elektronisk og være tilgjengelig i oppdragsgivers stoffkartotek ved oppstart og ved endringer.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 21 (Varedeklarasjon) + krav 26 (Krav til sikkerhetsdatablad)
• Miljø/HMS: oppfylle gjeldende krav i norsk regelverk; ikke inneholde forbudte stoffer eller stoffer på Miljødirektoratets prioritetsliste for fase-/reduksjonsbehov; vekt på lav miljø-/helserisiko, minst mulig unødvendig parfyme og lav risiko for allergi; ikke ønskelig med methylisothiazolinone (MI) og parabener (skal fremgå hvis inkludert). Leverandør skal dokumentere egenskaper via SDS eller tilsvarende.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 23 (Krav til helse, miljø og sikkerhet)
• Miljømerking: relevante miljømerkede alternativer skal tilbys for ISO 14024 type I-ordninger (f.eks. Svanemerket/EU Ecolabel eller tilsvarende). Ved miljømerkede produkter skal vedleggs-/lenkedokumentasjon oppgis. Mangelfull dokumentasjon medfører at produktet ikke anses som dokumentert miljømerket i evalueringen.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 24 (Miljømerking)
• SUP-direktivet: engangsprodukter skal oppfylle gjeldende regelverk for engangsprodukter (SUP) og ikke tilbys produkter forbudt i regelverket; leverandøren ansvarlig for at produkter omfattes av avtalen oppfyller kravene.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 25 (SUP-direktivet)
• Miljø for papir: papir av nytt trevirke skal være FSC- eller PEFC-sertifisert eller dokumentert tilsvarende; papir skal ha tredjeparts miljømerking (f.eks. Svanemerket). Produkter som dekker husholdningsbehov (bl.a. maskinoppvaskmiddel, håndoppvaskmiddel, shampoo, balsam) skal være Svanemerket eller sertifisert tilsvarende, med dokumentasjon (lisensnummer/etterprøvbar dokumentasjon).Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 28 (Papirråstoff), 29 (Papir), 30 (Svanemerkede renholdsprodukter)
• Transport: kjøretøy brukt til vareleveranse skal minimum ha euroklasse 6/VI.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 31 (Transport)
• Etterlevelse av sikkerhets-/regelverkskrav: produkter skal oppfylle H/M/S-krav i norsk regelverk; CE-merke når krav; leverandør skal kunne dokumentere samsvar på forespørsel.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 32 (Etterlevelse av sikkerhetsforeskrifter og direktiver i Norge og EU)
• Kjemikalier/substitusjon: kjemikalier egnet for profesjonell bruk; kjemikalier skal kunne substitueres med tilsvarende funksjon og lavere/lika fareklassifisering; produkter som inneholder CMR-stoffer aksepteres som hovedregel ikke (hvis inngår eller høyere fareklassifisering: begrunnes/dokumenteres særskilt).Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 33 (Kjemikalier og substitusjon)
• E-handel: produkter skal være tilgjengelig via e-handel herunder punchout/roundtrip; nettbutikk skal muliggjøre bestilling til avtalte priser og vise produktinformasjon/bilder; kun avtaleprodukter synlige; avtaleprodukter tydelig merket; tredjeparts miljømerking lett synlig; faremerking skal fremgå for faremerkede kjemikalier.Kilde: Vedlegg C - Kravspesifikasjon.xlsx, krav 35 (Nettbutikk)

• Vedlegg C angir flere absolutte krav (A/A1) som «Tilbyders svar Ja/Nei», men selve avkrysningsmalen er ikke gjengitt; vurderingslogikk og ordregivende rammer for evaluering utover krav 2 (kvalitet) fremgår ikke i den viste teksten.
• Kvalifikasjonskrav i Vedlegg H listes som (Skatteattest, Firmaattest, Miljøledelsessystem, Kvalitetsledelsessystem), men selve kvalifikasjonskravene er ikke gitt i den medsendte teksten.
• Vekt/tildelingsmodell for andre evalueringspunkter enn «tilleggskriteriet kvalitet» (krav 2) er ikke oppgitt i den viste teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg C – Kravspesifikasjon punkt(er) med «A/A1 – Tilbyders svar Ja/Nei» (slik det er angitt i malen): Kan dere bekrefte nøyaktig hvor i kravspesifikasjonen vurderingen/kriteriene for disse A/A1-kravene er beskrevet, herunder om «Ja/Nei» alene utløser score, eller om det også ligger en kvalitativ vurderingslogikk/forutsetninger bak poenggivningen utover pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan A/A1-besvarelsene i Vedlegg C omsettes til evaluering (for å prise/strukturere tilbudet riktig og unngå at besvarelsen gir lavere uttelling enn forventet).

   Kilde: Vedlegg C – Kravspesifikasjon (A/A1 – Tilbyders svar Ja/Nei), samt kap. 5.2 Kvalitet (30%)

2. Vedlegg H – Tilbudsbrev: Kan dere bekrefte hvilken informasjon/opplysninger som skal inn i tilbudsbrevet (og hvordan eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal henvises til sidetall og punktnummer), slik at vi kan sikre at avvik blir registrert riktig og ikke medfører avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom avvik ikke dokumenteres og henvises korrekt i Vedlegg H og Vedlegg F, kan tilbudet bli avvist eller gitt lav score; leverandøren trenger presis etterlevelse av format/krav.

   Kilde: 7 Sjekkliste og ønsket presentasjonsform (Signert tilbudsbrev), samt 2.12 Avvik

3. Kvalifikasjonskrav 4 og 5: Kan dere bekrefte om dokumentasjonskravet for Miljøledelsessystem (Krav 4) og Kvalitetsledelsessystem (Krav 5) er «gyldig sertifikat» eller «alternativ dokumentasjon», og i så fall hvilke minimumselementer/innhold som forventes ved alternativ dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hva som aksepteres og hva som må inngå i alternativ dokumentasjon for å unngå at vi ikke blir kvalifisert eller får et formelt avvik.

   Kilde: 4.4 Miljøledelsessystem og 4.5 Kvalitetsledelsessystem

4. Ved evaluering av kvalitet (kap. 5.2): Hvordan vil dere håndtere tilfeller der leverandør i prisskjemaet oppgir produktlenker, men produktinformasjonen på nettsiden ikke inneholder alle elementene dere lister (bruksområde/tekniske egenskaper/innhold og sammensetning/dosering/sertifisering)? Vil manglende elementer gi automatisk redusert score, eller foretas det et helhetlig faglig skjønn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Poengscoren for kvalitet er avhengig av tilgjengelig og etterprøvbar produktinformasjon; leverandøren trenger å forstå hvordan dokumentasjonsmangler tolkes i scoring.

   Kilde: 5.2 Evaluering av kvalitet (30%) – «Produktinformasjon … minimum omfatter …»

5. Pris - øvrig sortiment (kap. 5.1 og tildelingsmodell): Når dere sier at dere vil plukke ut ca. 20–25 representative produkter fra statistikken og publisere utvalget innen 1 time etter tilbudsfrist, kan dere bekrefte hvilken informasjon dere vil gi leverandørene om disse produktene (f.eks. varenummer, varegruppe, enhet, og eventuelt produktvariant/merke), slik at vi kan sikre at prisliste for nettopriser matcher utvalget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utvalget styrer prisscoren for «øvrig sortiment»; leverandøren må vite hvilke identifikatorer som brukes for å matche prisliste riktig og unngå utilsiktede prisavvik.

   Kilde: 5.1 Evaluering av pris (40%) – «Oppdragsgiver vil … plukket ut … før utgangen av tilbudsfrist … offentliggjort … innen 1 time»

6. Pris – avtaleprodukter (kap. 5.1): Dersom vi ikke har mulighet til å tilby et produkt i prisskjemaet, dere skriver at dere kan legge til grunn prisen til dyreste leverandør på det aktuelle produktet pluss 15% ved evaluering. Kan dere bekrefte om dette kun gjelder der leverandør «ikke har mulighet» (og hvordan det markeres i prisskjemaet), eller om det også kan gjelde hvis vi ved en feil fyller inn «0»/lar felt stå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som er riktig praksis ved manglende leveringsmulighet, siden «0»/manglende utfylling også har egne konsekvenser og kan påvirke prispoeng dramatisk.

   Kilde: 5.1 Evaluering av pris (40%) – «Dersom en tilbyder ikke har mulighet … dyreste … pluss 15%» og «Alle poster må besvares … svaret er ‘0’»

7. Kvalitet – «Faglig bistand og kurs» (kap. 5.2): Kan dere avklare hva som menes med «dedikerte kontaktpersoner» (omfang/ressursnivå) og «proaktiv oppfølging» (frekvens/forventet aktivitet), slik at vi kan beskrive dette presist innenfor rammen på maks 1200 ord?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige forventninger til bemanning og oppfølgingsnivå gjør det vanskelig å optimalisere tilbudet for høy score i et ikke-forhandlingsløp.

   Kilde: 5.2 Evaluering av kvalitet (30%) – «Faglig bistand og kurs»

8. Miljøkriteriet (kap. 5.3): Når dere beregner «andel av miljøvennlige produkter utover fastsatte krav til miljømerking»: Hvordan defineres «miljøandel» i praksis (teller det antall varelinjer, antall/enheter, omsetningsandel, eller kostnadsandel slik det fremkommer av prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøscoren beregnes relativt etter miljøandel; uten å vite hvordan andel måles (linjer/enheter/andre vekter) kan leverandøren feiloptimalisere miljøtilbudet.

   Kilde: 5.3 Evaluering av miljø (30%) og 5.3.1 Evalueringsmodell miljø

9. Rammeavtale – pris og prisregulering (Vedlegg E pkt. 2 og 3): Kan dere bekrefte hvilken «første varsel» som gjelder og hvordan dere håndterer situasjonen dersom avtalen forlenges via opsjon (1+1): gjelder samme varslingsfrist og samme KPI-prinsipp også i opsjonsperiodene, og hvordan fastsettes eventuelt «startindeks» etter forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregulering i løpet av 2+1+1 år påvirker totalkost og risikobildet; leverandøren trenger forutsigbarhet for hvordan prisjustering håndteres ved opsjon.

   Kilde: Vedlegg E – Bilag til rammeavtale (pkt. 2 Pris og prisreguleringer) og pkt. 3 Startindeks

10. Rammeavtale – underleverandør (Vedlegg E pkt. 11): Kan dere bekrefte prosedyren for å innhente skriftlig forhåndssamtykke (tidsbruk/saksbehandling), og om leverandøren må innhente samtykke på forhånd for alle underleverandører i hele avtaleperioden eller kun ved endringer/ny bruk?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tids- og prosedyrekrav kan gi praktisk risiko i oppstart og ved behov for å bytte underleverandør; leverandøren må planlegge etter faktiske saksbehandlingstider.

    Kilde: Vedlegg E – Bilag til rammeavtale (pkt. 11 Bruk av underleverandør)