Harstad Kommune
Kjøp av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune
Bakgrunn
Harstad kommune med samarbeidskommuner har behov for å fornye og supplere møbler til kontorer, møterom og fellesarealer på flere lokasjoner. Behovet omfatter utskifting av eldre møbler, etablering av nye arbeids- og møteplasser samt oppgradering av møterom for å forbedre funksjonalitet og brukskvalitet.
Anskaffelsen skal dekke kommunens behov for helhetlige arbeids- og møtemiljøer som støtter ulike arbeidsformer. Kommunen etterspør møbelløsninger med god ergonomi, komfort, fleksibilitet og kvalitet, som tåler daglig bruk over tid. Løsningene skal fungere på tvers av ulike soner og lokaler, og være enkle å rengjøre og vedlikeholde.
Møblene skal benyttes i åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Anskaffelsen omfatter derfor et bredt spekter av møbeltyper og skal dekke kommunens behov for funksjonelle og sammenhengende møbleringsløsninger på tvers av lokasjoner.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget gjelder levering av kontor- og møteromsmøbler.. Leveransen omfatter blant annet skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord, møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler.
Møblene skal dekke behov i åpne kontorlandskap, cellekontorer, små, mellomstore og store møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingsområder. Anskaffelsen omfatter både utskifting av eksisterende møbler og innredning av nye arbeids- og møteplasser.
Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Det etterspørres møbler med god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflater. Møblene skal ha et helhetlig uttrykk og være egnet for fleksibel bruk og enkel ommøblering ved endrede behov.
For å redusere risikoen for strategisk prising skal tilbudte produkter og priser være representative for det reelle sortimentet, variasjon i størrelse, og det forventede behovet i avtaleperioden. Eventuelle vesentlige avvik i prisnivå mellom sammenlignbare produktkategorier kan bli gjenstand for nærmere vurdering.
Estimert verdi pr. kommune
Kommune............................ Estimat basert på statistikk............. Maksverdi
Harstad Kommune............... 8 000 000........................................ 12 000 000
Tjeldsund Kommune........... 2 400 000.......................................... 4 000 000
Lødingen Kommune............ 1 400 000.......................................... 3 000 000
Kvæfjord Kommune............ 1 400 000 ..........................................3 000 000
Ibestad Kommune ...............1 400 000......................................... 3 000 000
Sum.....................................14 600 000 ......................................25 000 000
Estimatene er ikke bindende for oppdragsgiverne, faktisk uttak avhenger av budsjett og prioriteringer.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Del 10: Endring
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III for levering av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune med samarbeidskommuner (rammeavtale). Omfatter bl.a. skrivebord/høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord/møtestoler, oppbevaring, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler. Leveransen skal være komplett med innbæring, montering, plassering og funksjonstesting, og inkludere krav til kvalitet, miljø/merker og service.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (Foretaksregisteret) som bekrefter registrering, signaturrett og prokura.
Dokumentasjon: Hentes automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav nr. 1 - Leverandøren skal ikke være under konkursbehandling/oppløsning/tvangsoppløsning.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav nr. 2 - Skatteattest for anskaffelser over 500 000 kr ekskl. mva. (FOA § 7-2, norske leverandører).
Dokumentasjon: Kan ivaretas med kvalifikasjonskrav verifisert via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav nr. 3 - Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav nr. 4 - Relevant erfaring dokumentert med referanser: minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Oppgis referanser i tilbudet (omfang ikke detaljert i teksten).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav nr. 5
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud skal leveres elektronisk i Hyyr.Kilde: Prosedyre – ‘Alle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr’
- Elektronisk innlevering er påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering: Påkrevd
- Tilbudsfrist: 31. august 2026 kl. 12:00.Kilde: Tidsfrister – Tilbudsfrist
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 31.08.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Klima og miljø | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Kvalitet | 40 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Levering skal være komplett: innbæring, montering, plassering og funksjonstesting (og fjerning av avfall/emballasje).Kilde: Beskrivelse av oppdraget; samt Bilag 1 – ‘Krav montering og plassering’ og ‘Levering og leveringssted’
- Leveringstid: fra mottatt bestilling til leveransen er ferdig levert og montert i oppdragsgivers lokaler maks 8 uker (med døgnmulkt ved forsinkelse).Kilde: Bilag 1 – ‘Leveringstid’
- Kostnadsfritt ferdig montert og plassert på avtalt rom/etter bestillers angitte plassering (med mindre avvik/oppfyllelse ikke er oppgitt).Kilde: Bilag 1 – ‘Krav montering og plassering’
- Oppfølgingsservice kostnadsfritt: nødvendig justering, etterstramming, avdekke feil som dekkes av garanti/reklamasjon.Kilde: Bilag 1 – ‘Krav oppfølgingsservice’
- Retur/reklamasjoner: kostnadsfritt, på avtalt tidspunkt med bestillende enhet.Kilde: Bilag 1 – ‘Retur’ (etter levering)
- Fast kontaktperson tilgjengelig 08.00–16.00 og statusmøter i gang i året samt oppfølgingsmøter ved behov.Kilde: Bilag 1 – ‘Fast kontaktperson’
- Elektronisk fakturering: EHF faktura obligatorisk; EHF v3.0 / PEPPOL BIS Billing v3.0 eller nyere; all fakturering via kommunens PEPPOL-adressering.Kilde: Vedlegg: ‘Krav til merking av EHF faktura’ – Kap. 1 og adressering i Kap. 2
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentteksten viser ikke eksplisitte avvisnings-/kvalifikasjonskrav utover ESPD avvisningsgrunner og de fem oppgitte kvalifikasjonskravene (men nasjonale/ytterligere krav kan ligge i øvrige deler av konkurransegrunnlaget).
- Bilag 1 inneholder mange ‘Kan kravet oppfylles’-punkter uten utfylt ‘hva som skjer ved manglende oppfyllelse’ i den gitte teksten.
- Prisskjemaets detaljer (deloppstillinger/enhetspriser) og hvordan ‘besvarelse av kravspesifikasjon’ skal gis, er ikke inkludert i den oppgitte tekstmengden.
- Avtaleform: rammeavtale med maksimalt antall leverandører 1 er angitt, men det fremgår ikke tydelig av teksten om det er konkurranse med rangering (kun ett evalueringsoppsett er gitt).
- Kontrakts-/leveringssted spesifiseres generelt (utførelsessted postmottak/Harstad kommune), men om leveranser også skal til ‘flere lokasjoner’ i detalj er ikke uttømmende listet i utdraget.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I bilag 2/Bilag 1 Kravspesifikasjon: flere punkter er formulert som «Kan kravet oppfylles» uten at det fremgår hva som kreves som dokumentasjon i selve tilbudet. Kan dere presisere nøyaktig hvilken dokumentasjon dere forventer at leverandøren legger ved i tilbudet for hvert underpunkt (f.eks. Møbelfakta/ISO 14024 Type I, testrapporter, erklæringer), og om det holder å oppgi lenker/henvisninger – eller om dere krever vedlegg allerede ved innlevering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som skal vedlegges ved tilbudsinnlevering for å dokumentere «Kan oppfylles»-kravene og redusere risiko for avvik/avvisning eller behov for ettersending.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, kapitlene 3.1–3.14 (flere «Kan kravet oppfylles»-punkter), særlig 3.1–3.4 og 3.5–3.12.Hvordan skal vi prise og angi enhet/pris i prisskjemaet (bilag 3) når vi leverer flere fargevalg (f.eks. kontorstol i ull/melert «10 valgfrie farger til samme pris» og syntetisk stoff «min 5 farger til samme pris»)? Skal prisskjemaet fylles ut med én pris per møbeltype uavhengig av farge, eller forventer dere prislinjer per fargevariant?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt prislinjestruktur ved variantfarger kan gi feil prissetting og skjev evaluering i priskomponenten.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, punkt om kontorstol/farger (under «Krav til produktet»), samt Bilag 3 Prisskjema for utfylling.Kravet om «nøkkel må være leddet og kunne bøyes» og at det skal kunne tilbys hovednøkkelsystem for alle produkter med lås: kan dere bekrefte hvilke låstyper/produkttyper dette gjelder for i denne konkurransen (f.eks. skap, reoler, enkelte bordløsninger), og hvilken nøkkel-/låsemodell dere forventer at leverandøren beskriver og priser (f.eks. antall nøkler, system-/låsesylinderomfang)?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren forstå omfanget og detaljene i nøkkel/hovednøkkelsystemet knyttet til faktiske møbeltyper i sortimentet.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, avsnitt «Krav til produktet» (hovednøkkelsystem og nøkkelkrav).Leveringstid: dere oppgir «maksimalt 8 uker» fra mottatt bestilling til leveransen er ferdig levert og montert, og at det ved forsinkelser vil påløpe døgnmulkt. Kan dere opplyse hvilken døgnmulkt-sats som gjelder (kronebeløp eller beregningsgrunnlag) og fra hvilket tidspunkt mulkten starter å løpe ved forsinkelse?
Hvorfor det er verdt å spørre: Døgnmulkt er en økonomisk og risikostyrende størrelse; leverandøren må kjenne betingelsene for å prise risiko riktig.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, «Leveringstid».Møblene skal «kostnadsfritt være ferdig montert og plassert på angitt rom … eller etter bestillers angitte plassering», og levering anses som gjennomført når alt er levert og montert til avtalt sted/etasje/tid. Kan dere beskrive hvordan dere håndterer endringer i plassering/rom (rekkefølge, antall endringer inkludert, og om det gir tids-/kostnadsjustering)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Offentlige bestillinger kan endre plassering; uklare rammer for endringshåndtering kan påvirke kapasitet, fremdrift og pris.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, «Krav montering og plassering» og «Levering og leveringssted».Retur: dere skriver «Retur av feil leverte varer og reklamasjoner skal skje kostnadsfritt, og på det tidspunkt som avtales med bestillende enhet». Kan dere presisere hva som menes med «feil leverte varer» (feil varetype/variant, feil mengde, feil farge osv.), og hvem som dekker kostnader for returtransport og evt. ompakking/avfallshåndtering ved retur?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå uforutsett kost kan leverandøren avklare retur- og reklamasjonsomfang og kostnadsansvar for ulike typer avvik.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, «Retur».Oppfølgingsservice: kravet sier kostnadsfritt «nødvendig justering … etterstramming av skruer» og avdekke feil som dekkes av garanti/reklamasjon. Kan dere avklare hvor mange oppfølgingsservicebesøk dere forventer i avtaleperioden (f.eks. antall ganger per leveranse eller maksimalt antall per år), og innen hvilken frist etter levering dette skal utføres?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kvantifisering av serviceomfang er nødvendig for å kunne prise total leveransekost og bemanning.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, «Krav oppfølgingsservice».Befaring/innredningsforslag: det står at leverandøren vederlagsfritt skal komme på befaringer og at forslag skal foreligge innen 5 virkedager etter befaring. Kan dere avklare hva som utløser befaring og innredningsforslag (alle bestillinger eller kun enkelte), om det er en begrensning på antall befaringer per bestilling/per kommune, samt om «5 virkedager» gjelder for alle rom/helhetlige plantegninger eller for et minimumsomfang?
Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidsomfanget knyttet til 2D/3D-tegninger og tidsfrister må avklares for korrekt ressursprising.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon, «Krav til leverandør» (behovsvurdering/befaring og «Forslag skal foreligge … innen 5 virkedager»).Tildeling/kvalitet: Tildelingskriteriet «Kvalitet» har 40% vekt og består av «Besvarelse av kravspesifikasjon». Hvordan vil dere evaluere besvarelsen når det ikke er oppgitt en vurderingsmatrise i utdraget? Kan dere dele en konkret oversikt over hvilke kvalitetsmomenter i bilag 1 som gir uttelling (og evt. hvilke som vektes høyest innen 40%)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan tekst/besvarelse i tilbudet blir vurdert for å levere riktig dokumentasjon og riktig detaljnivå.
Kilde: Konkurransedetaljer/Tildelingskriterier (40% Kvalitet – «Besvarelse av kravspesifikasjon»), samt Bilag 1 Kravspesifikasjon, avsnitt «1. Kvalitet 1.1 Besvarelse av kravspesifikasjon».Rammeavtale: det står at «maksimalt antall leverandører: 1». Kan dere bekrefte om konkurransen dermed har én leverandør som tildeles hele rammeavtalen (uten delkontrakter/rangering), og hvordan dere i så fall håndterer bestillinger på tvers av flere kommuner/samarbeidskommuner (Harstad, Tjeldsund, Lødingen, Kvæfjord, Ibestad og evt. Harstad Havn) – herunder om det er ulike behovspunkter og/eller ulike lokale leveringskrav?
Hvorfor det er verdt å spørre: Avtalestrukturen påvirker prising, kapasitet, og leverings-/tjenestetilrettelegging på tvers av flere avtaleeier(e).
Kilde: Konkurransedetaljer «Rammeavtaleinnstillinger» (maks antall leverandører 1) og «Kontaktperson/Kjøpere» (flere kommuner/Harstad Havn), samt «Beskrivelse av oppdraget»/«Levering og leveringssted».
Dokumentassistent
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med henvisning til kapittel og punkt i dokumentene svaret er hentet fra.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →