Rammeavtale om mekanisk vedlikehold og rørføring

Rammeavtale for mekanisk vedlikehold og rørføring knyttet til Veas-anlegget (Bjerkås), inkludert arbeid på rørsystemer, pumper, ventiler og prosessutstyr. Avtalen skal understøtte stabil drift 24/7 og innebærer parallelle rammeavtaler med inntil tre leverandører. Kontrakten gjøres via avrop (bestillinger) etter rangering, men kan fravikes ved fagspesifikt/konkret behov. Rammeavtalens varighet er 4 år.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i hjemstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: godtgjørelse på registrering i foretaks-/faglig register/handelsregister.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.1
• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift samt arbeidsgiver- og merverdiavgiftsforhold.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist). Utenlandske: tilsvarende attester.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittrating A fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (ikke eldre enn 3 mnd fra tilbudsfrist). Alternativer/annen dokumentasjon kan aksepteres; Oppdragsgiver kan innhente ytterligere informasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3
• Leverandøren skal ha sertifisert miljøledelsessystem eller tilsvarende rutiner.

  Dokumentasjon: Attest for EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende; evt. skriftlige rutiner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil tre) siste tre år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante oppdrag, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker (navn/telefon/e-post). Relevans er leverandørens ansvar.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.5
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonsoppfyllelse og fravær av avvisningsgrunner; samt samlet erklæring i del IV.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlagt ESPD-skjema (skal leveres sammen med tilbudet). ESPD-del IV: samlet erklæring kan gis.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.6 (inkl. 4.6.1-4.6.3)
• Mulighet til støtte fra andre virksomheter for å oppfylle krav til økonomi og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring om rådighet. Separate signerte ESPD for støttende foretak. Krav om solidarisk ansvar ved støtte til økonomi; og at støttende foretak utfører relevante deler ved støtte til tekniske/faglige krav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.7
• Ved innlevering av forespørsel om å bli kvalifisert skal leverandøren inkludere angitte dokumenter.

  Dokumentasjon: Forespørsel om å delta, dokumentasjon som svarer på kvalifikasjonskrav, ESPD-egenerklæring, og evt. forpliktelseserklæringer.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.8

• Ved innlevering av tilbud: Tilbudet skal leveres elektronisk i oppdragsgivers KGV. Kun inviterte leverandører kan levere tilbud. Tilbud etter frist avvises. Tilbud skal vedstås til angitt tidspunkt (3 måneder fra tilbudsfrist).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7.1
• Tilbudets innhold: Tilbudsbrev (vedlegg 2, utfylt og signert), ferdig utfylt pristilbud (vedlegg 3), samt leverandørens tilbud som underbygger tildelingskriteriene (pkt. 8.1).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7.2
• Praktisk: ESPD skal være fylt ut og leveres sammen med tilbudet (jf. kvalifiseringsgrunnlagets krav).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.6.1 (sammen med kap. 7) / Vedlegg 2 (tilbudsbrev)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalevarighet: fra 14.10.2026 til 13.10.2030 (4 år) eller til maksimal verdi er nådd; kunden kan si opp med 3 mnd varsel (ikke virkning for avrop gjort før oppsigelse).Kilde: Rammeavtale (Veas generelle vilkår) pkt. 2.1
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (inkl. dokumentasjon/tilbakehold ved brudd).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.10 og Rammeavtale pkt. 3.4
• Krav til bruk av lærlinger i samsvar med FOR-2016-12-17-1708 (kontraktskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.11
• Arbeid skal være fagmessig utført og dokumentert, og utføres av kvalifisert/autoriserte personer der det kreves.Kilde: Rammeavtale pkt. 3.1
• HMS-krav: Leverandør skal følge Veas’ HMS-bestemmelser, delta på relevante HMS-arrangementer/evakueringsøvelser, bruke påkrevd verneutstyr og følge adgangskontroll/registrering mv.Kilde: Vedlegg D HMS-bestemmelser (oppdragsrettet krav) og Rammeavtale pkt. 3.1/3.9
• Miljøkrav: nullutslippskjøretøy ved kjøring når teknisk mulig; rutiner for å redusere miljøpåvirkning (transport, materialbruk, avfall mv.); avfallshåndtering og varslingsplikt ved miljøavvik.Kilde: Rammeavtale pkt. 3.10
• Nulltoleranse/etterlevelse av Veas etiske retningslinjer (kontraktskrav) + heving/tilbakehold ved brudd (rammevilkår).Kilde: Rammeavtale pkt. 3.3 og pkt. 7.3 / Vedlegg E
• Avropsmekanisme: oppdrag bestilles som avrop; ikke eksklusiv rammeavtale; tildeling som hovedregel etter rangering, unntaksvis ved fagspesifikt behov.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.9 og Rammeavtale pkt. 2.4
• Dokumentasjonskrav for utført arbeid (ved kravspesifikasjon): f.eks. risikovurdering/SJA før arbeid, oppdatering av vedlikeholdssystem/historikk/teknisk dokumentasjon, arbeidsrapport min. innhold, ryddig arbeidssted, deltakelse i møter.Kilde: Vedlegg 1 kravspesifikasjon (krav nr. 7-16, samt 12-15)

• Kravspesifikasjonens E-krav (evalueringskrav) er ikke oppsummert her utover henvisning; eksakt hvilke E-krav som inngår i evalueringen fremgår av tabellen med 'E', men deres fulle innhold er bare delvis synlig i utdraget (likevel framkommer bl.a. kompetanse-/rutinebeskrivelser).
• Rammeavtalens øvrige kontrakts-/avløpsspesifikke avropsdetaljer (f.eks. konkrete avropsprosedyrer i Veas’ generelle vilkår punkt 2.4, samt KPI-er) er ikke gjengitt i detalj i utdraget, utover generelle bestemmelser.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 krav nr. 7 (“Hasteoppdrag skal påbegynnes innen 48 timer på hverdager”), ber vi oppdragsgiver presisere hvordan “påbegynnes” skal forstås i praksis (f.eks. oppmøte på anlegget, oppstart på verksted/klargjøring, eller første tiltak på planlagt oppdrag), og om kravet gjelder både planlagt og akutt arbeid samt omfanget av arbeid som skal være startet innen fristen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av responstid/oppstart er avgjørende for bemanningsplanlegging og riktig prising av kapasitet.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 2 (“Krav”), krav nr. 7

2. I Vedlegg 1 krav nr. 8 (“Kontaktperson for avtalen skal gjøre seg kjent med anlegget”), ber vi oppdragsgiver presisere hva som ligger i “gjøre seg kjent” og hvordan dette skal dokumenteres/etterprøves (f.eks. innenstand, gjennomført befaring, opplæring, eller bestått krav til sikkerhets-/anleggskunnskap), samt hvilken frist som gjelder før tildelte oppdrag.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets innhold påvirker oppstartskostnader, planlegging og risiko ved levering.

   Kilde: Vedlegg 1, krav nr. 8

3. I Vedlegg 1 krav nr. 12 (“Leverandør skal gjennomføre nødvendig risikovurdering/SJA før arbeid starter”) og Vedlegg D HMS-bestemmelser, ber vi oppdragsgiver angi hvilken SJA-mal/prosess Veas skal bruke (eller hvor den finnes), hvem som skal godkjenne SJA før oppstart, og om SJA må leveres på forhånd eller kan dokumenteres ved oppstart/etter kontroller.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og gjennomføring av HMS-krav avhenger av konkret prosess og dokumentasjonsformat.

   Kilde: Vedlegg 1, krav nr. 12; Vedlegg D HMS-bestemmelser

4. I Vedlegg 1 krav nr. 13–14 om dokumentasjon (inkl. krav til “arbeidsrapport” med minimumspunkter), ber vi oppdragsgiver presisere format og leveringsmåte (system/filmal/EHF/PDF i KGV/e-post), samt om avvik og anbefalte videre tiltak skal være standardiserte felter eller kan leveres som fritekst.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskravene påvirker tidsbruk per oppdrag og kan gi vesentlige kostnadsforskjeller uten presisering.

   Kilde: Vedlegg 1, krav nr. 13 og 14

5. Vedlegg 1 krav nr. 17–18 (fallsikringskurs og truck-/kran-/anhukerkompetanse der relevant) og Vedlegg D, ber vi oppdragsgiver klargjøre hvilke konkrete sertifikater/kurstyper som aksepteres, gyldighetsperiode for kurs/sertifikater, og hvordan “der dette er relevant” vurderes (av oppdragsgiver i forkant eller av leverandør i SJA).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompetansekrav kan utløse planleggingsbehov og kostnader; leverandøren må vite hvilke dokumenter som kreves.

   Kilde: Vedlegg 1, krav nr. 17 og 18; Vedlegg D HMS-bestemmelser

6. I Vedlegg 3 prisskjema og beskrivelsen av medgått tid, fremgår at reisetid til og fra Veas, gangtid til avtalt fremmøtested, og forberedelser/pauser/administrasjon ikke skal regnes som medgått tid. Ber vi oppdragsgiver presisere hvordan dette håndteres ved akutte avrop der leverandør må “klargjøre” utstyr eller hente reservedeler (regnes klargjøring/last av utstyr som forberedelse som ikke honoreres, eller kan det priselegges som tid hvis det utføres etter pålagt start?).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skillet mellom ikke-honorerte aktiviteter og honorerte timer er kritisk for korrekt timesats og margin ved akutte oppdrag.

   Kilde: Vedlegg 3, avsnittet “Medgått tid”

7. Rammeavtalen punkt 2.3–2.4 beskriver avropsmekanisme og rangering “som hovedregel”, og fravik ved særlig behov for spesialisert fagkompetanse. Ber vi oppdragsgiver presisere hvordan “særlig behov” dokumenteres/kommuniseres, og om leverandøren får varsel/begrunnelse når oppdrag tildeles utenfor rangering (samt innen hvilken frist).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger forutsigbarhet for kommersiell risiko knyttet til avrop utenfor rangering.

   Kilde: Rammeavtalen, punkt 2.4 (“Avropsmekanisme”)

8. Rammeavtalen punkt 6.1–6.4 og Vedlegg 3, ber vi oppdragsgiver bekrefte hva som gjelder for betaling av reelle materialkostnader ved “materiell utstyr” (faktura fra underleverandør vedlegges): skal leverandøren belastes full innkjøpsfaktura med påslag, eller er det tak/avgrensninger i Veas’ kontrollregime (f.eks. krav til forhåndsgodkjenning over en terskelverdi).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Materialhåndtering påvirker totalrisiko og prising; leverandøren må vite om det finnes terskler eller godkjenningskrav.

   Kilde: Rammeavtalen, punkt 6.1–6.4; Vedlegg 3 (“Materiell”, og faktureringskrav)

9. Tildelingskriteriet kvalitet i konkurransegrunnlaget punkt 8.1 viser at CV/nøkkelpersoner (max 5) evalueres og at det også skal gis beskrivelse av “hvordan leverandøren vil sikre bemanning ved parallelle oppdrag og høy belastning” samt “hvordan leverandøren planlegger, prioriterer og gjennomfører oppdrag”. Ber vi oppdragsgiver presisere om det i tilbudet forventes én samlet bemannings-/beredskapsbeskrivelse for hele avtalen, eller om det skal knyttes til konkrete scenarier (planlagt akutt, parallelle avrop, hasteoppdrag) og i så fall hvordan scenariene skal adresseres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart evalueringsoppsett reduserer risiko for feil tilbudsdisponering og gir mer sammenlignbare tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 8.1 (“Kvalitet”)