Rammeavtale IKT-Utstyr

Oppdragsgiverne (flere kommuner via felles anbudsarbeid) skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av nytt IKT-utstyr, med løpende kjøp/avrop uten kjøpsforpliktelse. Avtalen skal dekke hoved- og kantsortiment (bl.a. klienter, skjermer, nettbrett og server-/møteroms-/periferiutstyr), samt fullsortimentsleveranse og avtalt pris/påslag også for produkter utenfor prisskjema. Det er ikke anledning til alternative tilbud eller deltilbud. Kontraktsvilkår skal følge SSA-R/SSA-K (Statens standardavtaler), herunder krav til lønns- og arbeidsvilkår, garantier og leveranseprosess.

• Leverandøren skal levere utfylt ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) i Mercell, inkl. underleverandører ved støtte/samarbeid for kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema utfylt i Mercell for både leverandør og eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Ved forespørsel må leverandøren fremlegge dokumentasjonsbevis.

  Kilde: Pkt. 4.1 ESPD (samt 4.1.3 om underleverandører/støtte)
• Leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet skal være tilstrekkelig til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk info (årsregnskap/noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning).

  Kilde: Pkt. 4.2 Krav knyttet til økonomisk/finansiell kapasitet
• Leverandør skal ha skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt dersom valgt leverandør er norsk.

  Dokumentasjon: Skatteattest(er), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist; skal ikke ha restanser av betydning.

  Kilde: Pkt. 4.2 Skatteattest
• Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker; leveres ved innlevering. Det skal dokumenteres relevans gjennom beskrivelsen. Oppdrag inntil 3 år tilbake.

  Kilde: Pkt. 4.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør skal være godkjent lærebedrift og ha lærlinger ansatt under hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Attest over at tilbyder er tilknyttet godkjent lærlingeordning; samt oppfyllelse av at lærlinger er ansatt under hele avtaleperioden (forutsetter dokumentasjon/attest iht. krav).

  Kilde: Pkt. 4.4 Krav til leverandør

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist, og leverandør må sikre at profil i Mercell inneholder korrekte opplysninger.Kilde: Pkt. 6 Innlevering av tilbud (bl.a. krav om Mercell og profil)
• Tilbudet skal signeres med elektronisk signatur ved levering.Kilde: Pkt. 6.3 Elektronisk signatur
• Tilbudets utforming: alt skal leveres i henhold til elektronisk system/disposisjon, med dokumentnavn og leverandørens navn.Kilde: Pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Dokumenter/utfyllinger som skal inngå i tilbudet: (1) Fullstendig utfylt SSA-R med bilag og SSA-K med bilag; (2) Fullstendig utfylt Vedlegg 1 med kundens kravspesifikasjon og leverandørens besvarelse (inkl. forslag til databehandleravtale, ref. pkt. 1.10); (3) Fullstendig utfylt Vedlegg 2 pris- og produktskjema; (4) Signert og utfylt Vedlegg 3 Tilbudsskjema; (5) Dokumentasjon/oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i Mercell.Kilde: Pkt. 6.4.1.1.1 Tilbudets utforming (liste over vedlegg/dokumentasjon)
• Komplett utfylling av Vedlegg 2 – Pris- og produktskjema, og mangelfull utfylling kan medføre avvisning.Kilde: Pkt. 5.2.1 Evaluering av pris (krav til Vedlegg 2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtaleform: rammeavtale med én leverandør per avtalepart (separate kontrakter mellom valgt leverandør og hver kommune/oppdragsgiver).Kilde: Pkt. 2.6 Kontrakt
• Avtaleperiode fra 01.08.26 til 31.07.28, med opsjon 1+1 år og oppdragsgivers ensidige rett til prolongering inntil 2 år.Kilde: Pkt. 2.3 Kontraktens verdi og lengde
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår skal inngå i kontrakten i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (2008 nr. 112).Kilde: Pkt. 2.6.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Leverandør har ansvar for at utstyr/programvare oppfyller krav og beskrivelser i bilag 1; bilag 1 går foran øvrige produktbeskrivelser ved motstrid.Kilde: SSA-K (kap. «Gjennomføring av avtalen» – «Utstyr og programvare»)
• Levering og frister etter bilag 4; innvendinger mot levering må fremmes skriftlig innen 5 virkedager etter fysisk levering eller elektronisk nedlastning (med vilkår).Kilde: SSA-K «Tid og sted for Leveransen» (innvendinger innen 5 virkedager)
• Godkjenningsprøve: levering anses ikke skjedd før godkjenningsprøve er gjennomført/godkjent hvis avtalt i bilag 5.Kilde: SSA-K «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» (og «Tid og sted for Leveransen»)
• Garantiperioder: 1 år for programvare og 2 år for utstyr, med rett til feilretting/utbedring uten ekstra kostnad ved reklamert feil innen garantiperioden (med forbehold for bilag 8).Kilde: SSA-K «Garantiperiode og garantiytelser»
• Betalingsbetingelser: fakturering ved levering; betaling innen 30 dager (og krav om elektronisk faktura for offentlige virksomheter).Kilde: SSA-K «Fakturering»

• Krav til konkrete miljø-/klimadokumentasjonskrav eller minstekrav er omtalt som tema (og at miljø vanligvis håndteres som minstekrav), men konkrete minstekrav/dokumentasjonskrav finnes ikke i tekstutdraget (kan ligge i Vedlegg 1 eller øvrige vedlegg).
• Konkrete kontrakts-/leveransekrav for IKT-utstyr (f.eks. tekniske spesifikasjoner, pris/påslag, leveringstid, reklamasjon/garanti-prosedyrer utover generelle garantier) fremgår i hovedsak av vedlegg (bilag 1/2/4/5/7/8), men disse er ikke inkludert i gitt dokumenttekst.
• Tildelingskriteriet «Kvalitet» beskriver evaluering, men hva som inngår i leverandørens svar i Vedlegg 1 (og spesifikke kundekrav) er ikke gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen beskrives at klima- og miljøhensyn skal ivaretas som minstekrav (og/eller veies etter § 7-9), men konkrete minstekrav og dokumentasjonskrav fremgår ikke av utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete miljø-/klimatiltak og eventuelle minimumskrav som gjelder (særlig knyttet til emballasje, reparasjon/utskiftning/levetid, levering og avhending), og hvor i konkurransegrunnlaget de er spesifisert (f.eks. i Vedlegg 1 eller andre vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke konkrete miljøkrav som skal oppfylles og hvordan det skal dokumenteres for å kunne levere et korrekt og konkurransedyktig tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.1.1 «Miljøkrav i konkurransen»; Vedlegg 1/øvrige vedlegg (angitt, men ikke gjengitt i utdraget).

2. Kan oppdragsgiver utdype forventet prismekanisme i Vedlegg 2/4 (Prismodell), særlig hvordan pris/påslag skal fastsettes for produkter som ligger «utenfor definerte produktlinjer i prisskjemaet», og hvilken produktprisindeks/kildedata (hvis noen) som skal legges til grunn ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Anskaffelsen inkluderer kjøp utenfor prisskjemaets produktlinjer, og leverandøren må kunne beregne riktig påslag og prise avrop.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 2.2 «Omfang» og Vedlegg 2/4; også omtale av prismekanismer i pkt. 5.1 (Pris).

3. Hvordan skal leveringstid/frister prises og håndteres ved avrop: Hvilke konkrete minimumsleveringstider gjelder (for hovedsortiment og kantsortiment), hva forventes ved eventuelle restordre/leveranseforsinkelser, og hvor i konkurransegrunnlaget/vedleggene er fristene og eventuelle dagbøter/konsekvenser spesifisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå leveransekravene og tilhørende økonomiske konsekvenser for å prise risiko riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 2.4 (fremdriftsplan) og SSA-K pkt. 2.2.5/2.2.6 samt «bilag 4»; detaljer finnes i vedlegg, som ikke er inkludert i utdraget.

4. Tildelingskriteriet «Kvalitet» evalueres basert på (i) leverandørens svar i Vedlegg 1 (kundens kravspesifikasjon og leverandørens besvarelse) og (ii) tilbudte produkter (kolonne E, merke og modell) i Vedlegg 2. Kan oppdragsgiver beskrive hvilket nivå av detalj som forventes i Vedlegg 1 for å unngå at tilbud får 0 poeng (f.eks. om det skal gis dokumentasjon, metrikker, garantiprosess, reservedelsdekning, osv.), og hvordan oppdragsgiver behandler «standardproduktark» i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsmetoden peker på at manglende dokumentasjon kan gi 0 poeng, og leverandøren må vite hvilken type og mengde informasjon som kreves for scoring.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.1 «Tildelingskriterier» og pkt. 5.2.2 «Evaluering av kvalitet» (inkl. formuleringen om 0 poeng ved mangelfull dokumentasjon), samt Vedlegg 1/kolonne E i Vedlegg 2.

5. Kan oppdragsgiver klargjøre hvordan leverandøren skal håndtere krav til miljø-/klimadokumentasjon i forbindelse med reparasjon/bytte, reservedeler og avhending, gitt at oppdragsgiver beskriver at miljø primært er knyttet til håndtering, levering og avhending? Er det dokumentasjonskrav knyttet til f.eks. merke-/produktspesifikke opplysninger, emballasje, returordning eller dokumentasjon ved avhending?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver signaliserer at miljø handler om håndtering/avhending, men leverandøren trenger konkrete dokumentasjonskrav for å kunne planlegge prosesser og tilbudsinformasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 5.1.1 «Miljøkrav i konkurransen» og SSA-K (om eventuelle krav i bilag/leveransebeskrivelse som ikke er gjengitt i utdraget).

6. I SSA-K fremgår det at garantiperiode er 1 år for programvare og 2 år for utstyr, men «i bilag 2 kunne spesifiseres nærmere krav til vedlikehold som må være utført for at garantien skal gjelde». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke garantivilkår og eventuelle vedlikeholds-/servicekrav som faktisk er lagt inn for IKT-utstyret (hva som gir/ikke gir garantidekning), og hvor dette er spesifisert (bilag/vedlegg nummer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantivilkår og eventuelle betingelser kan gi betydelig kostnads- og risikoforskjell; leverandøren må prise riktig.

   Kilde: SSA-K pkt. «Garantiperiode og garantiytelser» (og referanse til bilag 8 og at vedlikehold kan spesifiseres i bilag 2).

7. Hvordan skal reklamations-/feilrettingsprosess forventes gjennomført i praksis for denne rammeavtalen: Hva er forventet responstid (når oppdragsgiver melder feil), hva menes med «innen rimelig tid» for feilretting, og er det avtalte SLAs/dagbøter for garantisaker eller feilretting utover standard garantibestemmelser i SSA-K?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om SSA-K beskriver generelle plikter, må leverandøren forstå operasjonelle servicenivåkrav for å prise og bemanne riktig.

   Kilde: SSA-K pkt. «Garantiperiode og garantiytelser» samt «dagbot»/fristregulering i bilag 4 (detaljer ikke gjengitt).

8. Oppdragsgiver er flere kommuner med separate kontrakter. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan avrop administreres på tvers av kommunene (f.eks. én felles bestillingskanal/roller eller ulike prosedyrer), og hvilke krav leverandøren må ha kapasitet til å levere for hver kommune (inkl. kontaktpunkt og logistikk), slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget/bilag 6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operativt avvik mellom kommunene kan påvirke kostnader og leveransekapasitet, og må avklares før tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.1 (separate juridiske enheter/kontrakter) og SSA-K pkt. om «bilag 6» (bemyndiget representant/administrative bestemmelser) som ikke er gjengitt i utdraget.

9. Kvalifikasjonskravet for erfaring: Leverandøren skal levere beskrivelse av sammenlignbare oppdrag inntil 3 år tilbake. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som «sammenlignbare oppdrag» for denne konkrete anskaffelsen (f.eks. IKT-utstyrsleveranser via rammeavtale, omfangskrav, typer produkter som må være inkludert) og om det er tilstrekkelig med f.eks. rammeavtale/avrop, eller om det må være enkelte leveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig tolkning av «sammenlignbare oppdrag» er avgjørende for at leverandøren legger ved riktig dokumentasjon og unngår avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 4.3 «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner» (beskrivelse og dokumentasjonskrav), samt ESPD/dokumentasjonskrav.