Harstad Kommune
Kjøp av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune
Bakgrunn
Harstad kommune med samarbeidskommuner har behov for å fornye og supplere møbler til kontorer, møterom og fellesarealer på flere lokasjoner. Behovet omfatter utskifting av eldre møbler, etablering av nye arbeids- og møteplasser samt oppgradering av møterom for å forbedre funksjonalitet og brukskvalitet.
Anskaffelsen skal dekke kommunens behov for helhetlige arbeids- og møtemiljøer som støtter ulike arbeidsformer. Kommunen etterspør møbelløsninger med god ergonomi, komfort, fleksibilitet og kvalitet, som tåler daglig bruk over tid. Løsningene skal fungere på tvers av ulike soner og lokaler, og være enkle å rengjøre og vedlikeholde.
Møblene skal benyttes i åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Anskaffelsen omfatter derfor et bredt spekter av møbeltyper og skal dekke kommunens behov for funksjonelle og sammenhengende møbleringsløsninger på tvers av lokasjoner.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget gjelder levering av kontor- og møteromsmøbler.. Leveransen omfatter blant annet skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord, møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler.
Møblene skal dekke behov i åpne kontorlandskap, cellekontorer, små, mellomstore og store møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingsområder. Anskaffelsen omfatter både utskifting av eksisterende møbler og innredning av nye arbeids- og møteplasser.
Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Det etterspørres møbler med god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflater. Møblene skal ha et helhetlig uttrykk og være egnet for fleksibel bruk og enkel ommøblering ved endrede behov.
For å redusere risikoen for strategisk prising skal tilbudte produkter og priser være representative for det reelle sortimentet, variasjon i størrelse, og det forventede behovet i avtaleperioden. Eventuelle vesentlige avvik i prisnivå mellom sammenlignbare produktkategorier kan bli gjenstand for nærmere vurdering.
Estimert verdi pr. kommune
Kommune............................ Estimat basert på statistikk............. Maksverdi
Harstad Kommune............... 8 000 000........................................ 12 000 000
Tjeldsund Kommune........... 2 400 000.......................................... 4 000 000
Lødingen Kommune............ 1 400 000.......................................... 3 000 000
Kvæfjord Kommune............ 1 400 000 ..........................................3 000 000
Ibestad Kommune ...............1 400 000......................................... 3 000 000
Sum.....................................14 600 000 ......................................25 000 000
Estimatene er ikke bindende for oppdragsgiverne, faktisk uttak avhenger av budsjett og prioriteringer.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Del 10: Endring
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Åpen anbudskonkurranse for kjøp/levering av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune og samarbeidskommuner, inkludert et bredt spekter av møbeltyper (bl.a. skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, kontorstoler, møtebord/stoler, oppbevaring, skjermvegger samt lounge/resepsjon/samhandling). Leveransen skal være komplett og omfatte innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Varighet 2 år med opsjon 1+1 år (total mulig varighet 4 år).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (Foretaksregisteret) som bekrefter registrering, signaturrett og prokura. Hentes automatisk via eBevis.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis (Foretaksregisteret).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 1 (Firmaattest) - Leverandøren skal ikke være under konkursbehandling, oppløsning eller tvangsoppløsning.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 2 (Ikke under konkurs eller oppløsning) - Skatteattest: innkreving av skatteattest er påbudt for anskaffelser over 500 000 kr ekskl. mva. (FOA § 7-2).
Dokumentasjon: Kan ivaretas med kvalifikasjonskrav verifisert via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 3 (Skatteattest) - Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse kan være tilstrekkelig).
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 4 (Økonomisk og finansiell kapasitet) - Relevant erfaring: oppgi minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Referanseliste med minst 3 referanser.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 5 (Relevant erfaring gjennom referanser)
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering av tilbud: påkrevd.Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår (Elektronisk innlevering)
- Elektronisk signering: valgfritt.Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår (Elektronisk signering)
- Tillatt språk: norsk.Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår (Tillatte språk)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 14.09.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Klima og miljø | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Kvalitet | 40 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting.Kilde: Beskrivelse av oppdraget – Leveranseomfang
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Ingen særskilte konkrete kontraktsklausuler (ut over leveranseomfang) er eksplisitt oppgitt i den synlige teksten utover at kontraktsmal er «Standard kontraktsvilkår for kjøp av varer».
- Detaljer om hva som nøyaktig inngår i «tildelingskriterium kvalitet» utover generelle formuleringer/kravspesifikasjon fremgår delvis av bilag (tekstutdrag er ikke komplett).
- Forutsetninger knyttet til «rammeavtaleinnstillinger» (f.eks. bestillingsmekanisme/volumfordeling) fremgår ikke i den synlige teksten.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2, punkt 3.2 Kvalitet krav (bl.a. krav om Møbelfakta-sertifikat/ISO 14024 Type I-lisensnummer, samt testrapport fra akkreditert laboratorium): Kan oppdragsgiver bekrefte om det er tilstrekkelig å levere Møbelfakta-sertifikat (eller ISO 14024 Type I-lisensnummer) som samlet dokumentasjon for hele kravet, eller om det i tillegg alltid må vedlegges testrapporter for hvert produkt/produktkategori?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjør hvilken dokumentasjon som faktisk kreves for å dokumentere kvalitetskravene, og dermed tilbudets arbeidsomfang og prisgrunnlag.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – punkt 3.2 Møbler med høy kvalitet etter produktstandard (3.1) / Krav til produktet (3.2) – dokumentasjonskrav (Møbelfakta/ISO 14024 og testrapport).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2, avsnittet «3.1 Stoler» (praktisk utprøving): Hva er forventet omfang og varighet av utprøvingsperioden, hvor mange stoler/modeller som typisk vil bli bedt stilt kostnadsfritt til disposisjon per tilbudt stoltype, og hvem dekker frakt/inntransport/oppstilling og eventuell henting tilbake?
Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk utprøving er omtalt, men uten konkrete volumer/varighet og kostnadsallokering. Dette påvirker kostnad og risiko i tilbudsregningen.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – 3.2.1 Stoler (praktisk utprøving og kostnadsfritt stille stoler).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2, «Krav til leverandør» (behovsvurdering/befaring/innredningsforslag): Hvordan ønsker oppdragsgiver at leverandøren skal prise og håndtere dette i rammekonkurransen – er det ment som inkludert leveranse/fast prising i tilbudsprisen, eller skal det prises særskilt i prisskjema når oppdragsgiver ber om befaring og/eller målsatte 2D/3D-tegninger?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør hvordan rådgivnings-/tegning-/befaringsarbeidet skal reflekteres i prisskjemaet og avropene, for å unngå underprising.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Krav til leverandør (behovsvurdering, vederlagsfri befaring, forslag innen 5 virkedager, innredningsforslag med 2D/3D og prisgrunnlag).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Krav montering og plassering» og «Levering og leveringssted»: Kan oppdragsgiver bekrefte om kostnader til inntransport, montering, fjerning av avfall/emballasje, plassering og funksjonstesting skal inngå i enhetsprisene per møbel i prisskjema (og at det ikke faktureres særskilt for dette ved hver ordre)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Krever bekreftelse på om leverandør skal ha enhetlige priser som inkluderer disse elementene, eller om det finnes opsjoner/tillegg som skal prises separat.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Krav montering og plassering; og punkt 4.2 Levering og leveringssted (ansvar for inntransport/avfall/emballasje/testing).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Leveringstid»: Det står at leveringstid fra mottatt bestilling til leveransen er ferdig levert og montert skal være maksimalt 8 uker, og at det påløper døgnmulkt ved forsinkelser. Kan oppdragsgiver opplyse hva døgnmulktens størrelse er (kronebeløp eller prosent) og hvordan fristen beregnes i praksis ved delleveranser (jfr. teksten om at det ikke faktureres før leveransen er ferdigstilt)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret døgnmulkt vil leverandør ikke kunne vurdere økonomisk risiko og beregne realistisk kapasitet/planlegging.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Leveringstid (maks 8 uker) og omtale av døgnmulkt; samt «Levering og leveringssted» om del-/delleveranse og fakturering.I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Produktenes fleksibilitet/tilpasning» (bl.a. justeringsmuligheter ved ujevnt underlag, ben/hjul, bordben rengjøringsvennlig, skap/reol uten sokkel med ben minimum 10 cm): Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal dokumenteres i tilbudet for de enkelte møbelkategoriene (for eksempel ved produktdatablad/tegning), og om det finnes krav til hvilke felter som må fylles ut i prisskjemaet for å dokumentere oppfyllelse?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er mange funksjonskrav som må dokumenteres/vises i tilbudsbesvarelsen. Leverandøren trenger å vite hvilke bevis som kreves og hvordan det skal matches mot prisskjema.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Kvalitetskrav/krav til produktet (justering, hjul, ben, avstivning, nøkkel, rengjøringsvennlige utforminger).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Produktinformasjon om demontering, reparasjon og tilgang på reservedeler»: Oppdragsgiver skriver at slitedeler skal kunne erstattes og at reservedeler skal være allment tilgjengelig i minimum 10 år (alternativt erstatning med tilsvarende funksjon). Kan oppdragsgiver presisere om dette 10-årskravet gjelder samtlige komponenter/slitedeler, eller om det er ment å gjelde et definert sett av slitedeler per møbeltype (og i så fall hvilke)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Hjelper leverandøren å avgrense reservedelsforpliktelser og håndtere margin/risiko riktig.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Produktinformasjon om demontering, reparasjon og tilgang på reservedeler (reservedeler allment tilgjengelig i 10 år).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Miljøvennlig emballasje»: Kravet beskriver mål om redusert primær plast/økt gjenvunnet og fornybart materiale, emballasjeoptimalisering og separerbarhet, samt at isopor/bobleplast ikke limes til emballasjen. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren skal levere dokumentasjon i tilbudet (f.eks. emballasjeredegjørelse/leverandørerklæring), eller om dette primært er en kontraktsforpliktelse som dokumenteres ved oppstart/ved gjennomføring?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjør hva som må med i selve tilbudet vs. hva som håndteres senere, som påvirker tilbudsoppsett og kostnad.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Miljøvennlig emballasje (dokumentasjon og beskriv).I Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 «Retur»: Det står at retur av feil leverte varer og reklamasjoner skal skje kostnadsfritt og på avtalt tidspunkt. Kan oppdragsgiver presisere om kostnadsfritt retur også inkluderer henting/transport tilbake til leverandør, og om det gjelder både komplett møbel og enkeltkomponenter (f.eks. knotter, beslag, tekstiltrekk), og hvordan dette praktiseres ved montasje?
Hvorfor det er verdt å spørre: Retur-/reklamasjonsprosedyre kan gi betydelig logistikk- og arbeidskostnad. Leverandøren trenger presisering for å kalkulere riktig.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2 – Retur (kostnadsfritt) og vilkår knyttet til levering/montering.
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →