Harstad Kommune
Kjøp av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune
Bakgrunn
Harstad kommune med samarbeidskommuner har behov for å fornye og supplere møbler til kontorer, møterom og fellesarealer på flere lokasjoner. Behovet omfatter utskifting av eldre møbler, etablering av nye arbeids- og møteplasser samt oppgradering av møterom for å forbedre funksjonalitet og brukskvalitet.
Anskaffelsen skal dekke kommunens behov for helhetlige arbeids- og møtemiljøer som støtter ulike arbeidsformer. Kommunen etterspør møbelløsninger med god ergonomi, komfort, fleksibilitet og kvalitet, som tåler daglig bruk over tid. Løsningene skal fungere på tvers av ulike soner og lokaler, og være enkle å rengjøre og vedlikeholde.
Møblene skal benyttes i åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Anskaffelsen omfatter derfor et bredt spekter av møbeltyper og skal dekke kommunens behov for funksjonelle og sammenhengende møbleringsløsninger på tvers av lokasjoner.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget gjelder levering av kontor- og møteromsmøbler.. Leveransen omfatter blant annet skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord, møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler.
Møblene skal dekke behov i åpne kontorlandskap, cellekontorer, små, mellomstore og store møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingsområder. Anskaffelsen omfatter både utskifting av eksisterende møbler og innredning av nye arbeids- og møteplasser.
Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Det etterspørres møbler med god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflater. Møblene skal ha et helhetlig uttrykk og være egnet for fleksibel bruk og enkel ommøblering ved endrede behov.
For å redusere risikoen for strategisk prising skal tilbudte produkter og priser være representative for det reelle sortimentet, variasjon i størrelse, og det forventede behovet i avtaleperioden. Eventuelle vesentlige avvik i prisnivå mellom sammenlignbare produktkategorier kan bli gjenstand for nærmere vurdering.
Estimert verdi pr. kommune
Kommune............................ Estimat basert på statistikk............. Maksverdi
Harstad Kommune............... 8 000 000........................................ 12 000 000
Tjeldsund Kommune........... 2 400 000.......................................... 4 000 000
Lødingen Kommune............ 1 400 000.......................................... 3 000 000
Kvæfjord Kommune............ 1 400 000 ..........................................3 000 000
Ibestad Kommune ...............1 400 000......................................... 3 000 000
Sum.....................................14 600 000 ......................................25 000 000
Estimatene er ikke bindende for oppdragsgiverne, faktisk uttak avhenger av budsjett og prioriteringer.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Del 10: Endring
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Åpen anbudskonkurranse for levering av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune med samarbeidende kommuner/oppdragsgivere. Omfatter bl.a. skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord/møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger og lounge-/resepsjons-/samhandlingsmøbler. Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Levering skal støtte ulike kontor- og møtearenaer (åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser, resepsjon/lounge/samhandling).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (registrering, signaturrett og prokura)
Dokumentasjon: Hentes automatisk via eBevis (Foretaksregisteret).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 1 - Ikke under konkursbehandling/oppløsning/tvangsoppløsning
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 2 - Skatteattest (påbudt for anskaffelser > 500 000 NOK ekskl. mva.)
Dokumentasjon: Kan ivaretas som kvalifikasjonskrav verifisert via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 3 - Tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig)
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 4 - Relevant erfaring: minst tre (3) referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år
Dokumentasjon: Oppgis i tilbudet (referanser).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 5
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud skal leveres elektronisk (innlevering påkrevd)Kilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår
- Elektronisk signering: valgfrittKilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår
- Tillatt språk: norskKilde: Konkurransedetaljer – Innleveringsvilkår
- Kommunikasjon og spørsmål/svar skal skje elektronisk og skriftlig via HyyrKilde: Prosedyre / Regler for kommunikasjon
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 14.09.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Klima og miljø | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Kvalitet | 40 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstestingKilde: Beskrivelse av oppdraget – Leveransen skal være komplett...
- Møbler skal ha god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflaterKilde: Beskrivelse av oppdraget – Kvalitet/komfort/ergonomi og overflater
- Produkter/priser skal være representative for reelt sortiment/variasjon i størrelse og forventet behov i avtaleperioden; vesentlige prisavvik kan bli vurdertKilde: Beskrivelse av oppdraget – Strategisk prising/representativitet
- Rammeavtale: maks verdi 25 000 000 NOK og maksimalt antall leverandører: 1Kilde: Konkurransedetaljer – Rammeavtaleinnstillinger
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Tekst gjentar konkurransegrunnlaget flere ganger; ingen tydelig avvik, men eksakte krav utover de oppgitte punktene (f.eks. utfyllende dokumentasjon for prisskjema/krav i bilag 2) ligger i vedlegg som ikke er gjengitt i teksten.
- Kontrakts-/leveringsdetaljer for bestillingsfrekvens, leveransetid per varelinje og krav til garantier/sertifiseringer utover miljømerking er ikke spesifisert i utdraget.
- Tildelingens konkrete poeng-/scoreberegning utover formel for pris fremgår kun delvis (r_max, p_min/p og håndtering av negative poeng er ikke fullt operasjonalisert i teksten).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I prisskjemaet (Bilag 3) ber vi om en bekreftelse av hvordan prisfeltene skal fylles ut for hver møbeltype (enhetspris, rabattsats, evt. pris per m/ro), og hvordan oppdragsgiver vil beregne evaluert pris fra prisskjemaet (ref. lineær prisberegning). Kan dere beskrive hvilket summerings-/transformasjonsgrunnlag som brukes i evalueringen?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå eksakt beregningslogikk i prisskjemaet for å gi riktige priser og unngå strategiske feilsummeringer.
Kilde: Tildelingskriterier (Pris) + Bilag 3 Prisskjema for utfylling, møbler til kontor og konferanse 2026Kvalitetskriteriet (40%) er oppgitt med «Kvalitet / Besvarelse av kravspesifikasjon». Kan dere presisere hvordan evalueringen praktisk skjer (f.eks. poenggivning/skalering, hvilke delkrav som vurderes, og om det er vektlegging mellom delkapitlene i kravspesifikasjonen)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsoppsett gjør det vanskelig å dimensjonere dokumentasjon og tilbudsinnhold for å få riktig kvalitetspoeng.
Kilde: Tildelingskriterier (Kvalitet 40%)Miljøkriteriet (30%) fremgår som «Klima og miljø / Standard håndtering», og samtidig står det at det skal vurderes «Miljømerkede produkter» der «Besvarelse av miljømerkede produkter oppgis i prisskjema». Kan dere forklare hvilke miljømerker/ordninger som gir uttelling, hvordan de skal dokumenteres i prisskjemaet, og om det finnes terskler eller minimumskrav for poeng?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke miljøbevis som faktisk teller og hvordan dette skal prise- og dokumentasjonsmessig håndteres i tilbudet.
Kilde: Tildelingskriterier (Miljøkriterier 30%) + Kravspesifikasjon punkt 2.1 (Miljømerkede produkter)Kravet «Kontorstoler og møteromsstoler ... vil bli innkalt til praktisk utprøving ... Leverandøren skal kostnadsfritt stille aktuelle stoler til disposisjon i utprøvingsperioden». Kan dere presisere omfang (antall modeller/stoler), geografisk utprøvingssted (Harstad og/eller øvrige kommuner), forventet utprøvingsperiode/leveringstid for stoler, og hvem som dekker transport/inntransport/innhenting i praksis?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en kostnads- og logistikkdriver som må avklares for å kunne prise riktig og planlegge kapasitet.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 2.1.1 / Stoler (utprøving hos kommunen)Krav om leveringstid: «maksimalt 8 uker fra mottatt bestilling til leveransen er ferdig levert og montert» og at «ved forsinkelser ... påløpe døgnmulkt». Kan dere angi døgnmulktsats/sanksjonsmekanisme (beløp eller prosent), og hvordan den beregnes (per kalenderdøgn, fra hvilket tidspunkt, og om det finnes fristforlengelser ved forhold på kundens side)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Døgnmulkt kan være betydelig og må forstås for å vurdere risiko og innarbeide realistiske leveranseplaner.
Kilde: Bilag 1 Krav: Leveringstid + varighet/kontraktsmal (Standard kontraktsvilkår for kjøp av varer)I EHF-faktura-dokumentet er det beskrevet felter for «Avtaleeier/BuyerReference», «Kontraktsnummer/ContractDocumentReference/ID», «Fakturaperiode» og «OrderReference som midlertidig løsning». Kan dere bekrefte forventet fakturagrunnlag for denne konkrete rammeavtalen: vil kontraktsnummer alltid være tilgjengelig ved første fakturering, og hvordan ønsker dere at vi håndterer ordrelinjer ved delleveranser (f.eks. hvilken referanse som skal benyttes og om fakturaperiode skal følge faktisk leveringsdato)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Feil referanse/periodisering kan gi retur av EHF og forskyve betalingsfrist; leverandøren må forstå prosessen for rammeavtale/bestilling og referansebruk.
Kilde: Vedlegg: Krav til faktura (særlig punkt 3/4 og feltene «Kontraktsnummer» og «Dersom ... ikke mulighet ... OrderReference»)Kravspesifikasjonen beskriver at leverandøren «kostnadsfritt ... vederlagsfritt komme på befaringer» og at «Forslag skal foreligge ... innen 5 virkedager etter at befaring er foretatt», og i tillegg «Ved forespørsel ... gjennomføre ferdigbefaring». Kan dere avklare hva som er forskjellen i praksis mellom (i) behovsvurdering/befaring for innredningsforslag og (ii) ferdigbefaring før/ved levering, inkl. forventet omfang (timetall), antall deltagere, og dokumentasjonsformat (2D/3D/plantegning) for hver type befaring?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er flere parallelle plikter som kan overlappe i tid/kostnad; presisering reduserer risiko for feil ressursbruk i tilbudet.
Kilde: Bilag 1 Krav til leverandør (behovsvurdering/befaring og frist 5 virkedager) + Krav ferdigbefaringKrav til leveringssted: «Leveringssted er anvist sted på adressen til den enkelte avdeling/virksomhet som bestiller på avtalen» og «Oppdragsgiver skal se til at leverandør har nødvendig informasjon». Kan dere opplyse om dere har standard «leveringssteds-/rommatrikkel» eller møbelsbestillingsskjema per kommune, og hvilke minimumsopplysninger vi kan forvente ved hver bestilling (romnavn/etasje, adkomst, heis/etasjeoppløft, parkeringsforhold, evt. HMS-krav)?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere komplett med inntransport/montering/testing innen 8 uker må leverandøren vite hvilken bestillingsinformasjon som normalt gis og hvilke forhold som kan stoppe logistikk.
Kilde: Bilag 1 Krav: Levering og leveringssted + LeveringstidFor nøkkel-/låssystemer: krav om «hovednøkkelsystem for alle produkter med lås. Nøkkel må være leddet og kunne bøyes». Kan dere bekrefte om dette gjelder ett felles hovednøkkelsystem per kommune eller per bygg/bestillende enhet, og om dere krever spesifikk nøkkelprofil/standard eller navngitt leverandør-/låssystem?
Hvorfor det er verdt å spørre: Låsesystemer påvirker innkjøpskost og risiko for feil spesifikasjon; leverandøren må få presisering av scope per bestillende enhet.
Kilde: Bilag 1 Krav til produktet (nøkkel/hovednøkkelsystem)
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →